社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案操作規(guī)程

1、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理操作規(guī)程第一章檔案業(yè)務(wù)材料的收集、整理、立卷在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的已辦結(jié)的各種文件材料， 按照 新疆維吾爾自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行） 進(jìn)行收集、整理、立卷。第一節(jié)檔案資料的收集檔案資料的收集是指相關(guān)責(zé)任人（業(yè)務(wù)人員或兼職檔案員） ，把分散在本單位業(yè)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員手中的具有保存價(jià)值的檔案資料按照規(guī)定的范圍和辦法集中歸集，確保安全、完整，實(shí)行統(tǒng)一管理的工作。一、檔案資料的收集范圍各地按照 新疆維吾爾自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行）制定的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管期限表所列內(nèi)容進(jìn)行收集，就是收集業(yè)務(wù)工作過(guò)程中日常已辦結(jié)的、按照規(guī)定具有保存價(jià)值的專

2、業(yè)性文字材料、申報(bào)憑證、審核表單、結(jié)算憑證、電子文檔、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的原始記錄。二、檔案資料的收集要求1、做到辦結(jié)一件收集一件，不同的業(yè)務(wù)資料分類存放，每類資料按辦理的時(shí)間順序扣放在專用的整理箱（架） 中。 當(dāng)文件累積到一定厚度時(shí)，按照規(guī)定的案卷厚度整理齊整后，用金屬夾分類夾起存放，一般案卷厚度不超過(guò)35mm。金屬夾分類夾起存放，一般案卷厚度不超過(guò)2、 收集過(guò)程中必須審核每份資料的構(gòu)成要素（包括名稱、簽章、 日期、 項(xiàng)目） 并審核檔案資料的主附件是否符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性、有效性。3、收集過(guò)程中必須審核每份資料是否符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。 包括紙質(zhì)、墨水、

3、字跡的清晰度等是否符合存檔要求，如不符合要求需進(jìn)行相應(yīng)處理。4、平時(shí)注意收集具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議決定、照片、 聲像資料等，避免有價(jià)值的檔案資料遺失。第二節(jié)檔案資料的整理檔案資料的整理是指對(duì)收集到的檔案資料去除雜物、統(tǒng)一規(guī)格、托裱、復(fù)制并進(jìn)行分類、排列和編目，使之整齊美觀、排列規(guī)范，組成有序體系的過(guò)程。一、檔案資料的整理原則社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將收集的檔案資料，遵循業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，依照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管期限表， 采取以案卷為單位，按 “年度業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度險(xiǎn)種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)” 的分類方法進(jìn)行整理。遵循不同年度、不同保管期限、不同類別、

4、不同險(xiǎn)種的檔案資料歸入不同案卷，不得混合組卷。二、檔案資料的整理步驟1、將收集的檔案首先去除金屬物、裝訂繩、多余的卷皮封底，展平褶皺頁(yè)。2、修復(fù)、托裱破損文件資料。用易褪變材料書(shū)寫(xiě)的檔案資料應(yīng)予復(fù)制，材料的規(guī)格過(guò)?。ㄐ∮贐5）的應(yīng)粘貼在A4紙上， 大于 A4的應(yīng)裁剪或折疊。裱貼時(shí)， 應(yīng)在左邊留出20 25mm裝訂邊。案卷所有材料統(tǒng)一規(guī)格，整理齊整。字跡不清或用易褪色墨水、 傳真熱敏紙等無(wú)法長(zhǎng)期保存材質(zhì)形成的檔案資料要同時(shí)留存復(fù)印件。3、多部門(mén)留存同一資料時(shí)，多份文件資料原則不上得重復(fù)歸檔。 部門(mén)間通過(guò)協(xié)商確定歸檔部門(mén)，原則上一式多份或多個(gè)環(huán)節(jié)辦理的經(jīng)辦資料由業(yè)務(wù)辦結(jié)的部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。4、非紙質(zhì)資

5、料要附文字說(shuō)明，實(shí)物與其文字說(shuō)明一并歸檔， 少數(shù)民族文字或外文資料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。5、具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件隨同電子文件一并歸檔。6、組卷。（ 1）同一年度、同一保管期限、同一類別、同一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案資料可以放在一個(gè)案卷中。（ 2）單一主表檔案資料數(shù)量較多的可組成多卷。（ 3）同一年度、同一險(xiǎn)種、同一保管期限、同一類別的頁(yè)數(shù)較少的不同主表，可以組成一卷。卷內(nèi)文件資料，應(yīng)按照主表在前，附件在后；審核結(jié)果在前，審核依據(jù)在后；重要憑證在前，次要憑證在后；辦結(jié)時(shí)間早的在前，辦結(jié)時(shí)間晚的在后的原則排序。（ 1）一筆業(yè)務(wù)辦理多人的明

6、細(xì)表或匯總表，應(yīng)按照明細(xì)表或匯總表的順序整理主、附件。（ 2）社會(huì)保險(xiǎn)審計(jì)稽核檔案資料，根據(jù)工作流程按工作方案、稽核（審計(jì)）通知書(shū)、工作記錄、工作底稿、稽核（審計(jì)） 報(bào)告、 整改意見(jiàn)書(shū)順序排列，可一事一卷，亦可多事一卷。7、編寫(xiě)頁(yè)碼。凡有圖文的卷內(nèi)文件材料頁(yè)面均需編寫(xiě)頁(yè)碼、避免重碼、空碼、過(guò)碼。與本材料無(wú)關(guān)內(nèi)容的圖文不需編碼。 頁(yè)碼位置在正面的右上角，反面的左上角，用鉛筆使用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編流水頁(yè)碼，多張材料粘貼在一張紙上的應(yīng)按材料逐件編碼。一個(gè)主表頁(yè)較多或一個(gè)主表的附件較多而組成若干卷的，應(yīng)編一個(gè)大流水頁(yè)碼。8、按照以上步驟整理完成后，要將每卷檔案資料躉齊并用金屬夾夾起，集中擺放在整理箱中

7、，避免發(fā)生新的錯(cuò)亂和丟失。第三節(jié)檔案資料的立卷檔案資料的立卷是指各部門(mén)專、兼職檔案員將所屬單位組卷整理后的檔案資料，根據(jù)年度和內(nèi)容確定其類別、保管期限、案卷封皮、案卷目錄、備考表的過(guò)程。1、確定類別。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分為十類，所有業(yè)務(wù)資料都要?dú)w入這十類之中，要根據(jù)業(yè)務(wù)所屬環(huán)節(jié)確定檔案資料類 別。資料大類內(nèi)容見(jiàn)下表：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料基本大類表類別類別代碼社會(huì)保險(xiǎn)管理類GL社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類ZJ養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類YL失業(yè)保險(xiǎn)待遇類SB醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類YB工傷保險(xiǎn)待遇類GS生育保險(xiǎn)待遇類SY社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類JH社會(huì)保險(xiǎn)基金收繳結(jié)算類JS社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類TJ2、確定歸檔年份。檔案資料應(yīng)歸入檔案形成的年

8、度，業(yè)務(wù)的辦結(jié)時(shí)間、審批時(shí)間即是檔案的形成時(shí)間。3、確定保管期限。根據(jù)卷內(nèi)主表對(duì)照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管期限表，準(zhǔn)確劃分各類檔案資料的保管期限，同一案卷具有兩個(gè)以上主表時(shí)，保管期限確定原則“就長(zhǎng)不就短”。4、編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件目錄是提示文件內(nèi)容和成分的一覽表，按照卷內(nèi)文件的排列順序編寫(xiě)，置于案卷的首頁(yè)（見(jiàn)附件 2） 。目錄的輸入要完整、規(guī)范、 建立卷內(nèi)目錄要把每一份主件都列入目錄之中，不能漏錄，合并錄入、簡(jiǎn)化錄入，附件不錄入卷內(nèi)目錄中。要充分利用案卷內(nèi)檔案資料主件上所具有的信息，建立卷內(nèi)目錄要以有利于查詢和準(zhǔn)確定位為原則。1）序號(hào)：資料序號(hào)，以主件為單位，一事一件（一筆一件） 、一件一號(hào)。（

9、 2）單位代碼：一級(jí)單位代碼。（ 3）單位名稱：一級(jí)單位全稱或通用簡(jiǎn)稱。（ 4）身份證號(hào)：參保人的身份證號(hào)，如無(wú)身份證號(hào)或發(fā)現(xiàn)身份證填寫(xiě)不正確的應(yīng)采取相應(yīng)措施加以補(bǔ)救。（ 5）文件題名：同一保管期限、同一類別的不同主表組合立卷的，錄入每份資料的實(shí)際名稱，并逐件錄入。（ 6） 日期： 文件資料形成日期，即辦結(jié)日期或?qū)徟掌?，填?xiě) 8 位，如： “ 2011.01.01 ”。（ 7）頁(yè)號(hào)：填寫(xiě)每份文件資料所在的頁(yè)號(hào)。最后一份資料的頁(yè)碼填寫(xiě)起止頁(yè)。5、填寫(xiě)備考表。卷內(nèi)備考表是用以說(shuō)明卷內(nèi)文件存在狀況的表格，置于案卷的末頁(yè)（見(jiàn)附件3） 。（ 1）備考表中的件、頁(yè)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的實(shí)際件數(shù)和總頁(yè)數(shù)；（

10、 2）填寫(xiě)本卷在整理和管理過(guò)程中有需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，包括卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。如果無(wú)情況，可不填寫(xiě)；（ 3）立卷人：完成立卷后，由立卷者簽名；（ 4）檢查人：由案卷質(zhì)量檢查人（各部門(mén)兼職檔案員）簽名；5）立卷時(shí)間：填寫(xiě)完成立卷的時(shí)間，包括年月日。第二章檔案的交接、定檔編目、裝盒上架檔案管理部門(mén)作為本單位專業(yè)檔案管理部門(mén)定期組織各部門(mén)交接檔案，按照檔案專業(yè)管理要求確定檔號(hào)（定檔），編制案卷目錄、歸類裝盒，按照一定規(guī)律將檔案排列上架。第一節(jié)檔案案卷的交接一、業(yè)務(wù)人員與兼職檔案人員交接業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將檔案資料移交兼職檔案員前，需按文件材料順序編制業(yè)務(wù)檔案資料收集目錄一式兩份，與

11、檔案案卷一并移交本部門(mén)兼職檔案員（此表系經(jīng)辦過(guò)程中形成的業(yè)務(wù)資料過(guò)錄表，由業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)）。兼職檔案員根據(jù)業(yè)務(wù)檔案資料收集目錄逐件清點(diǎn)文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)，檢查案卷資料整理和立卷是否符合收集整理立卷歸檔要求，經(jīng)審核確認(rèn)無(wú)誤后予以接收；清點(diǎn)每一個(gè)業(yè)務(wù)人員移交檔案資料件數(shù)并進(jìn)行登記，填寫(xiě) 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案交接單 一式兩份，并和業(yè)務(wù)人員履行交接及簽字手續(xù)，完成檔案資料部門(mén)內(nèi)部交接過(guò)程。如文件材料整理分類立卷不符合歸檔要求，兼職檔案員可以拒絕接收并提出整改意見(jiàn)。二、各部門(mén)兼職檔案員向業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)移交交接前要編制本部門(mén)當(dāng)次的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案移交清冊(cè)一式三份（檔案管理部門(mén)二份，兼職檔案員留一份），在移交檔案同

12、時(shí)將社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交清冊(cè)連同部門(mén)所有業(yè)務(wù)人員的 檔案資料收集目錄（一份）一并移交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)設(shè)專人接收檔案，按要求對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收審核，具體審核以下內(nèi)容：1、核對(duì)案卷的數(shù)量、卷內(nèi)文件的件數(shù)及頁(yè)數(shù)；2、案卷內(nèi)文件材料是否齊全、完整；3、卷內(nèi)文件材料的分類、排序、編碼、卷內(nèi)目錄、備考表等是否符合規(guī)定要求。經(jīng)審核合格后，履行簽字交接手續(xù)。如經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量不合格或賬物不符，接收責(zé)任人有權(quán)拒絕接收，填寫(xiě) 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整改通知書(shū)，提出整改意見(jiàn)，退回有關(guān)部門(mén)重新整改， 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫(xiě)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案移交清冊(cè)重新交接。三、接收后資料歸檔檔案管理部門(mén)將接收的檔案轉(zhuǎn)入定檔編目裝盒上架程序，將

13、社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)移交清冊(cè)歸入全宗卷。檔案盒統(tǒng)一采取翻蓋式。第二節(jié)檔案案卷的定檔檔案案卷的定檔是指將接收后的檔案案卷根據(jù)檔案管理的要求，填寫(xiě)案卷封皮和案卷檔號(hào)的工作。案卷封皮內(nèi)容包括：案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、保管期限、立檔單位名稱、檔號(hào)。案卷題名又稱案卷標(biāo)題，用以概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分， 是識(shí)別、 檢索文件的重要標(biāo)記，也是編制各種檢索工具的重要依據(jù)。具體內(nèi)容包括：1、卷內(nèi)文件起止日期：卷內(nèi)文件形成的最早日期和最后的日期。2、卷內(nèi)（件）頁(yè)數(shù)：裝訂的案卷填寫(xiě)其總頁(yè)數(shù)；不裝訂的案卷填寫(xiě)總件數(shù)。3、保管期限：填寫(xiě)為該卷劃定的保管期限。根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管期限表要求，可填寫(xiě)：永久

14、、100 年、 50年、 30 年、 10 年。4、立檔單位：本單位標(biāo)準(zhǔn)全稱。例如“新疆維吾爾自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)管理局”。5、編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)是檔案管理部門(mén)在整理和管理檔案的過(guò)程中賦予檔案實(shí)體的一組位置號(hào)或存址號(hào)，一般包括全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、保管期限、順序號(hào)。檔號(hào)是檔案實(shí)體最基本的秩序號(hào)，在檔案管理中起著基礎(chǔ)性的控制作用。具體填寫(xiě)詳解如下：（ 1）全宗號(hào)填寫(xiě)所在地檔案館給予本單位的全宗號(hào)。（ 2）類別大類屬類。詳細(xì)內(nèi)容見(jiàn)新疆維吾爾自治（試行） 之附件： 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管期限表。 如： “單位社會(huì)保險(xiǎn)登記卷” 填寫(xiě)：GL01。（ 3）年度檔案形成的年度（例：2011 年） 。（ 4）保管期限業(yè)務(wù)

15、檔案的保管期限劃分為：Y永久；H 100 年；C 50 年；Z 30 年；D 10 年。檔案的保管期限自形成之日次年1 月 1 日起開(kāi)始計(jì)算。（ 5）順序號(hào)同一年度、同一保管期限、同一大類下順序排列案卷號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)案卷的實(shí)際編號(hào)。每一年度重新排列順序號(hào)，順序號(hào)做到不重、不空、不漏。第三節(jié)檔案的編目及裝訂檔案的編目是指檔案管理部門(mén)接收檔案后對(duì)檔案進(jìn)行著錄、組織、制作索引目錄的工作。一、檔案編目的任務(wù)1、要充分體現(xiàn)檔案多級(jí)著錄的原則。所謂檔案多級(jí)著錄是指檔案著錄必須首先從全宗著錄起，由全宗逐級(jí)向下著錄至類別，然后再由類別著錄至案卷、文件。2、編制案卷目錄，將卷內(nèi)目錄轉(zhuǎn)錄檔案部門(mén)檢索系統(tǒng)，為

16、檔案保管利用提供基本工具。檢索建立方法，主要有下列幾個(gè)步驟： 分析利用要求；選定檢索工具，確定檢索途徑和方法，可按業(yè)務(wù)關(guān)鍵字、檔案分類、標(biāo)題，或按責(zé)任者、年代以及其他途徑建立索引。二、檔案編目方法和步驟1、進(jìn)行全引目錄的組織和編制。編制案卷目錄分不同的保管期限，分年度或混年度編制。同步檔案要求分年度編制。2、檔案庫(kù)指南、全宗指南、專題檔案指南等報(bào)道工具，一般采用文字?jǐn)⑹鲂问蕉菞l目排列形式，采取編撰方法而不采取表格和目錄。隨著計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)在檔案管理工作中的應(yīng)用，為檔案編目提供了便利。三、檔案案卷的裝訂檔案案卷在完成前期歸檔立卷后，如需掃描可暫不裝訂，掃描后裝訂應(yīng)遵循文件材料橫向的標(biāo)題向左

17、，文件材料縱向的標(biāo)題向上，左側(cè)縱向活頁(yè)裝訂檔案材料，以免散落丟失。裝訂檔案材料左、下躉齊， 按要求采用 “三孔一線”辦法進(jìn)行裝訂，距紙張左邊緣15mm，上中下孔位居中，裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字、不丟頁(yè)、不損壞文件、不影響閱讀。第四節(jié)檔案裝盒上架檔案整理完畢后要及時(shí)裝入盒內(nèi)，不同年度、不同保管期限、不同類別、不同險(xiǎn)種的檔案材料分別裝盒，不得混裝。按照裝盒案卷填寫(xiě)盒脊的相關(guān)內(nèi)容，按照檔案庫(kù)房整體布局及區(qū)域劃分情況確定上架原則及時(shí)上架。一、檔案裝盒1、裝盒原則每個(gè)檔案盒內(nèi)可根據(jù)案卷厚度裝一卷或多卷，每盒裝入多卷時(shí)， 裝盒的案卷必須為相同類別、相同年度、相同保管期限、同一險(xiǎn)種的案卷。2、盒脊內(nèi)容的填寫(xiě)：

18、（樣式供參考）。二、檔案上架（ 1）根據(jù)庫(kù)房資料和中長(zhǎng)期檔案入庫(kù)數(shù)量，按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的大類，嚴(yán)格區(qū)分，劃定界限，規(guī)劃庫(kù)房區(qū)位資源，制作庫(kù)區(qū)分配圖。規(guī)劃確定后，要按照事后確定的規(guī)劃做好標(biāo)識(shí)，為上架準(zhǔn)備。（ 2）每大類下以年度類別為一組上架，根據(jù)一年內(nèi)檔案多次交接入館上架要求，留足年內(nèi)各組檔案上架物理空間，按盒號(hào)編排順序上架擺放。（ 3）根據(jù)“地址編排方法”（即每個(gè)柜架的欄從左向右，每欄的格自上而下編號(hào)）和“上架地址方案”，在檔案盒上架時(shí)建立“盒的索引目錄與盒的物理地址關(guān)聯(lián)關(guān)系”，確保一一對(duì)應(yīng)，能迅速準(zhǔn)確查詢到每一盒、每一卷、每一份檔案資料。（ 4）每年一季度或半年完成上年所有檔案入庫(kù)上架工

19、作后， 要對(duì)上年度庫(kù)房檔案位置進(jìn)行調(diào)整，目的是提高庫(kù)房利用率，騰出剩余空間，為下一年度上架做好準(zhǔn)備。（ 5）編制“庫(kù)房檔案存放位置索引”表以利于案卷的查找。第三章檔案的統(tǒng)計(jì)和利用檔案統(tǒng)計(jì)和利用是檔案發(fā)揮其價(jià)值的重要途徑，也是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。做好統(tǒng)計(jì)和利用工作是檔案管工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。理部門(mén)需要研究的重要課題。第一節(jié)檔案的統(tǒng)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)是以表冊(cè)、指標(biāo)、 數(shù)字等形式提示檔案和檔案工作情況的一項(xiàng)工作。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量較多，成分繁雜，為了科學(xué)地保管和有效地提供利用，檔案管理部門(mén)要掌握檔案和檔案工作的基本情況， 對(duì)有關(guān)狀況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)包括的內(nèi)容如下：1、檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。包括

20、檔案收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存等方面的情況，建立登記簿，做到賬物相符。檔案開(kāi)發(fā)利用情況的統(tǒng)計(jì)。包括借閱人次、借閱數(shù)量、利用率、利用效果等，對(duì)利用數(shù)據(jù)進(jìn)行定期必要分析。3、檔案工作條件的統(tǒng)計(jì)。包括對(duì)人員配備、人員素質(zhì)、庫(kù)房面積、設(shè)備配置運(yùn)行情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)的目的就是為了準(zhǔn)確掌握庫(kù)存檔案的微觀和宏觀情況， 以統(tǒng)計(jì)數(shù)字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現(xiàn)象的特征和規(guī)律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業(yè)建設(shè)的方針政策和計(jì)劃，實(shí)行有效監(jiān)督與指導(dǎo)的重要依據(jù)和手段。包括檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理、統(tǒng)計(jì)分析和提供統(tǒng)計(jì)資料等環(huán)節(jié)。檔案統(tǒng)計(jì)要作為日常工作安排。第二節(jié)檔案利用檔案工作的

21、最終目的和落腳點(diǎn)是發(fā)揮檔案的作用。檔案利用是檔案管理部門(mén)通過(guò)一定的方式與方法，提供檔案或檔案影像，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。一、 利用范圍：社會(huì)保險(xiǎn)檔案主要供社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和參保主體利用，兼顧民生檔案社會(huì)利用。二、利用方式：包括查閱利用，檔案編研利用等。1、查閱利用查詢借閱社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案需按照業(yè)務(wù)檔案利用制度的規(guī)定，填寫(xiě)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案查詢申請(qǐng)單，并根據(jù)利用范圍履行相應(yīng)的審批手續(xù)。業(yè)務(wù)人員調(diào)閱本總部門(mén)業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意；非業(yè)務(wù)人員調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)主管局長(zhǎng)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意；外系統(tǒng)需要調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案，必須持有調(diào)閱公函，由主管局長(zhǎng)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人

22、簽定同意，并指定專人負(fù)責(zé)陪同調(diào)閱。調(diào)閱人對(duì)所需的檔案可以復(fù)制，但不得將原件抽出。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案原則上只能現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱。如遇特殊情況借出檔案，需填寫(xiě)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案借出申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管局長(zhǎng)同意方可借出。2、檔案編研利用檔案編研是檔案部門(mén)根據(jù)庫(kù)存檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)參考資料，匯編檔案文件、參與編史修志、 撰寫(xiě)論文專著，用于指導(dǎo)工作的過(guò)程。檔案編研是檔案利用的重要形式。第四章檔案的鑒定和銷毀檔案的鑒定工作就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案繼續(xù)保管，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷毀的工作，鑒定工作直接決定檔案的存毀。第一節(jié)檔案的鑒定1、檔案鑒定工作由檔案鑒定

23、工作領(lǐng)導(dǎo)小組完成。2、大規(guī)模檔案鑒定要制定鑒定方案，鑒定工作要細(xì)致耐心。3、檔案鑒定應(yīng)采取直接鑒定法，按照檔案的實(shí)際情況，以案卷為單位，逐件逐張審查，直接判定其價(jià)值，對(duì)一時(shí)難以判定價(jià)值的檔案，應(yīng)采取保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本單位從寬，外單位從嚴(yán)的處理方法。對(duì)鑒定后需要銷毀的，一般應(yīng) “判處銷毀、 暫緩執(zhí)行”，以減少價(jià)值預(yù)測(cè)的失誤，在確認(rèn)已無(wú)利用價(jià)值時(shí)再進(jìn)入銷毀環(huán)節(jié)。第二節(jié)檔案的銷毀保管期滿經(jīng)鑒定無(wú)繼續(xù)保留價(jià)值的檔案經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)可進(jìn)行銷毀處理。1、檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，編寫(xiě)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案銷毀審批報(bào)告列明銷毀檔案的類別、名稱、檔號(hào)、規(guī)定保管期限、 已保管期限等內(nèi)

24、容，并建立 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案銷毀臺(tái)賬 。2、經(jīng)檔案鑒定工作小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批同意，并在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。準(zhǔn)備銷毀的檔案，還需記錄鑒定工作情況和銷毀原因，附在銷毀清冊(cè)后。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組派員和檔案管理部門(mén)共同銷毀。監(jiān)督人在銷毀社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)對(duì)銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)。銷毀后，要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。5、檔案銷毀應(yīng)指派兩名以上專人負(fù)責(zé)，對(duì)需要銷毀的檔案檢查準(zhǔn)確無(wú)誤后，送指定地點(diǎn)銷毀，銷毀人要在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點(diǎn)，并由銷毀人簽字。6、檔案銷毀清冊(cè)歸入全宗卷。第五章全宗卷的編制全宗卷有助于了解和熟悉立檔單位及全宗的歷史情況。注意收集、 規(guī)范管理全宗卷的文件材料是檔案部門(mén)在檔案管理工作中的一項(xiàng)十分重要的工作。全宗是一個(gè)具有獨(dú)立性的單位或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所形成的全部檔案的總稱，是一個(gè)表示檔案范圍的計(jì)量單位。全宗卷是檔案部門(mén)在管理某一全宗過(guò)程中的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門(mén)案卷。1、檔案部門(mén)都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷。2、全宗卷的各種文件材料，應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全