集團會務管理制度

1、PAGE PAGE 10第 PAGE 10 頁會務管理理制度（試行稿稿）1、目的的規(guī)范會議議管理，使公司司經(jīng)營活活動中的的各種會會議，通通過合理理的組織織能夠高高效率、高質(zhì)量量的進行行。2、制度度文件的的類別定義2.1 集團會議議管理制度度：是強強制性要要求執(zhí)行行，具有有普遍適適應性，且相對對穩(wěn)定性性質(zhì)的管管理規(guī)定定。2.2 集團會會議管理理作業(yè)規(guī)規(guī)則：是是指強制制性要求求集團員員工執(zhí)行行的，但但會根據(jù)據(jù)企業(yè)經(jīng)營環(huán)環(huán)境和策策略變化化，而適適時進行行調(diào)整優(yōu)優(yōu)化的作作業(yè)管理理類規(guī)定定。2.3集集團會議議管理作作業(yè)文本本：是指指要求集集團員工工使用，但員工工可以依依據(jù)實際際狀況進進行優(yōu)化化、帶指指導

2、性的的作業(yè)管管理類工工具。3、會議議基本目目標要求求3.1會會前：會議召召集人/主持人人須明確確會議議議題，并并做好會會務及會會議資料料準備；3.2 會中：會議主主持人須須把握會會議方向向，控制制會議質(zhì)質(zhì)量，實實現(xiàn)會議議既定目目標成果；3.3 會后：會議召召集人/相關人人須負責會議紀要要的形成成，并跟跟蹤相關關人員按會議議紀要要求完完成后續(xù)續(xù)工作。4、會議議準備4.1 會議計計劃4.1.1所有有的會議議召開前前都應有有會議計計劃，重重要和大大型會議議應制定定書面計劃(或或方案)。會議計計劃原則則上應包包括以下下內(nèi)容：會議名稱稱、會議議主題、會議時時間、會會議地點點、會議議召集人人（或部部門）、

3、會議組組織、參參會人員員、會議議內(nèi)容、會議日日程、會會議議程程、會議議資料清清單、會會議籌備備工作、會議費費用預算算等。4.1.2例行行會議的的會議計計劃在第第一次會會議確定定后，原原則上不不再變化化，如有變化，由會議議召集人人（或部部門）臨臨時通知知。小型型或非正正式會議議，以上上內(nèi)容可可以簡化化，由會會議召集集人（或或部門）決定。4.1.3沿沿海綠色色家園集集團固定定會議一一覽表是根據(jù)據(jù)集團經(jīng)經(jīng)營環(huán)境境和策略略目標制定定的會議議計劃，定位為為集團作作業(yè)規(guī)則則類的規(guī)規(guī)定。4.1.4會議議計劃（或方案案），由由會議召召集人/部門擬擬定后，報分管管領導（年度會議報報總裁和和集團董董事長，大型會會

4、議報集集團分管管會議管管理的執(zhí)執(zhí)行總裁裁）審批批同意后后執(zhí)行。4.2 會議通通知4.2.1會議議召開前前，會議召召集人/部門應應提前通通知參會會人員，以便做做好參會準備。4.2.2會議議通知有有口頭（直接或或電話）和文字字通知兩兩種形式式，小型型或非正式會議議可采用用口頭通通知；重重要和大大型會議議則應采采用電子子文本或或紙質(zhì)文文本的書書面通知知（提倡倡用電子子文本）；例行行會議除除第一次次和有變變動時通通知外，以后可可不再通通知。4.3 會議資資料準備備4.3.1會議議所需要要文件由由召集人人/部門擬擬制，并并報相關關領導審審核同意意。4.3.2重要要專題或或需研討的會議議，研討討報告或或相

5、關資資料，會會議召集集部門或或會務組組，須考考慮參會會人員閱閱讀及思思考所需需的合理理時間提提前發(fā)送送或發(fā)放放給參會人員員。4.3.3會議議需參會人員員準備發(fā)發(fā)言稿或或提供相相關文件件的，應應在會議議通知時時具體說明明。4.4 會議行行政事務務準備4.4.1會務務籌備：在外地地召開的的集團重重大會議議，應成成立會議議籌備組組，會議籌備組組負責組組織會務務工作，并備齊齊會議所所需會議議用具；各地區(qū)區(qū)公司/部門的的會議，則由各各公司/部門會議議召集人人，自行行指定會會務籌備備人進行行會前準準備。4.4.2會議議室管理理：行政政事務組組負責對對會議室室的使用用進行管管理，并并負責編寫會會議室使使用規(guī)

6、則則。行政事事務組在在接到會會議室使使用申請請后，應對使用用做合理理調(diào)配，防止使使用上出出現(xiàn)使用用“重疊”現(xiàn)象。4.4.3會務務服務：會議室室的衛(wèi)生生、茶水水供應由由行政事事務部負負責并提提供服務。4.4.4會議議場地布布置：包包括音響響效果、燈光效效果、座座位排列列、幻燈燈片放映測試、廣告調(diào)調(diào)幅排放放等，集集團重大大會議由由會議籌籌備組/行政事事務組負責，一般會會議由會會議召集集部門/人負責責安排。4.4.5會議議接待事事務：包包括交通通安排、住宿安安排、用用餐安排排、參觀觀安排、醫(yī)療準備備等。集集團重大大會議由由會議籌籌備組/行政事事務組負負責，一一般會議議由會議議召集部部門/人負責責安排

7、。4.4.6會議議費用預預算：會議召召集人負負責組織織對會議議費用進進行預算算，年度度會議費用用進入總總裁辦費費用預算算，其他會會議費用用按會議議召集人人/部門進入部門門的預算算，各會議議須嚴格格將費用用控制在在預算范范圍內(nèi)。5、會間間管理5.1 會前檢檢查會議前，尤其是是重要和和大型會會議，會議召召集人和和會務組組必須對對會議的的各項準備工工作進行行全面檢檢查，包括所所有參會會人員是是否都已已通知，會議的的文件是是否準備完完畢，會場內(nèi)內(nèi)的布置置是否合合乎要求求，各種的的會議設設施、會議用用品是否否準備齊備備，車輛是是否落實實，會議錄錄像、照照相、新新聞記者者是否安安排到位位等，如如發(fā)現(xiàn)問題題

8、，應立立即采取取補救措措施。5.2會會議簽到到5.2.1會議議召集人人/部門應應準備好好會議簽簽到冊，參會人員員到會時時應簽到到。5.2.2各地地區(qū)應有有專門的的會議記記錄本對對召開的的會議進進行簽到到和記錄錄。5.3會會議紀律律5.3.1參會會人員須須遵守會會議議程程和會議議主持人人的指令令。5.3.2參會會人員不不得遲到到、早退退、中途途無故退退席；因因故不能能參加會會議，必須向會會議召集集人/主持人人請假。5.3.3會議進進行時，手機應應設置為為振動狀狀態(tài)，重重要電話話須接聽聽，應到到會議室外接接聽，嚴嚴禁在會會場內(nèi)打打電話。5.3.4會議期期間尊重重他人，不打斷斷發(fā)言，不私下下交談。5

9、.4會會議組織織5.4.1會議議召集人人/主持人人，須按按會議目目的與議議程，及及時糾正正會議中中的偏題發(fā)揮?？刂茣h達成成會議目目標和成成果。5.4.2對會會議做了充分分準備及及沒有進進行會議議準備的的參會者者，主持持人要及及時作出評評估，以以培育集集團的執(zhí)執(zhí)行文化化。5.4.3會議議召集人人/主持人人，須提提倡精短短、簡要要到位的的會議文文化，控控制會議時間，提高會會議效率率。5.4.4會議議在進行行問題研研討時，會議主主持人引引導參會人員員暢所欲欲言，形形成開放、對立、統(tǒng)合的的會議風風氣。5.5 會議記記錄5.5.1參會會人員應應自帶筆筆記本，并做好好會議記記錄。5.5.2有外外部客戶

10、戶的重要要會議，會務組組應為參參會者準準備好記記錄本和和筆。5.5.3重要要和大型型會議，會議召召集人/主持人人應指定定專人做做好會議議記錄；若會議分分組討論論，還應應安排專專人記錄錄各組討討論的結(jié)結(jié)果。5.5.4會議議記錄要要求字跡跡清晰、內(nèi)容完完整，對對會議的的意見、結(jié)論或或決定事項，必必須準確確、詳細細地記錄錄。5.6 會議發(fā)發(fā)言5.6.1會議議指定的的發(fā)言人人，應提提前做好好發(fā)言準準備，需需放幻燈燈片的演演講稿，應提前交交與會務務組或會會議秘書書做放映映準備。5.6.2會議議發(fā)言者者應嚴格格控制時時間，除除會議有有安排時時間外，一般發(fā)發(fā)言不應超過110分鐘鐘，力求求使會議議開得緊緊湊、

11、高高效。6、會后后工作6.1 會議紀紀要6.1.1根據(jù)據(jù)會議規(guī)規(guī)定，應應形成“會議紀紀要”/“決議”的會議議，會議議記錄人人（由會會議召集集人指定定）須在在會議結(jié)結(jié)束后的的兩個工工作日內(nèi)內(nèi)，完成成“會議紀紀要”/“決議”整理，并上報報給相關關領導審審批簽發(fā)發(fā)。6.1.2“會議紀紀要”/“決議”須在會會議結(jié)束束后，五五個工作作日內(nèi)，按要求求上載集集團資訊訊文檔平平臺/遞遞交相關關部門。6.1.3會議紀紀要未經(jīng)經(jīng)允許不不得外傳傳，如有有必要知知會其他他未參會會人員，需簽發(fā)發(fā)人同意意。6.2 會議的的貫徹落落實6.2.1參加加會議的的人員，應負責責會議精精神和內(nèi)內(nèi)容的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)達與貫貫徹；6.2.2會議議

12、紀要/會議成成果文件件，須按要要求由會議召召集人或或其指定定人，送達相關人人員、執(zhí)執(zhí)行跟蹤蹤人和執(zhí)執(zhí)行監(jiān)督督人。6.2.3集團團的年度度會議及及集團指定定要求傳傳達的文文件，各各地區(qū)和和職能部部總經(jīng)理是當當然的傳傳達責任任人。6.2.4對于于會議紀紀要/會議成成果文件件中的決決定/決議/工作指指令，執(zhí)執(zhí)行跟蹤蹤人須及時進進行督辦辦，并將將結(jié)果準準確地向向相關領領導反饋饋。6.3 會議的的品牌宣宣傳6.3.1對重重大和大大型的會會議，集集團品牌牌負責部部門應安安排錄像像、照相相、錄音，記錄錄會議的的全過程程。6.3.2對外外有宣傳傳意義的的會議，應邀請請新聞記記者參加加，并跟跟進達成成媒體的正面

13、宣宣傳報道道。6.4 會議檔檔案6.4.1會議議完畢，根據(jù)會會議類別別，集團團檔案管管理負責責部門、集團各各職能部、各地地區(qū)檔案案管理部部門、地地區(qū)相關關職能部部，應遵遵循集團團檔案管管理制度度，對會會議的所所有資料料進行整整理并歸歸檔。6.4.2會議議資料包包括：會會議申請請、會議議計劃（方案）、會議議通知、發(fā)言稿稿、會議文件件、會議議記錄、會議紀紀要（決決定）及及其他會會議成果果文件、會議費費用清單單等。6.4.3所有有的會議議成果文文件，須須按“沿海綠綠色家園園集團固固定會議議計劃之之會議成果果文件表表”的要求求，上傳傳集團資資訊系統(tǒng)統(tǒng)。7、“固固定會議議計劃”作業(yè)規(guī)規(guī)則7.1 集團團固

14、定會會議計劃劃表是是根據(jù)集集團經(jīng)營營環(huán)境需需求安排排的會議議計劃，定位為為集團作作業(yè)規(guī)則則類的管管理規(guī)定定。 7.2集集團固定定會議計計劃表內(nèi)的會會議安排排,是強強制性要要求召開開的會議議，屬于于指令性性工作計計劃，各各相關部部門和責責任人必必須遵照照實施。（ 集團固固定會議議計劃表表詳見見附件一一)7.3“集團固固定會議議計劃表表”規(guī)定中中的會議議召開時時間，會會議召集集人可根根據(jù)參會會人員的的工作安安排，在在計劃時時間區(qū)間間內(nèi)，選選擇合適適時間召召開。7.4 會議計計劃表中中的“時間長長度”欄的時時間表述述，會議議主持人人可作控控制會議議時間的的參考，但非指指令性要要求時間間，在計計劃表中

15、中，僅作作時間統(tǒng)統(tǒng)計分析析使用。7.5還還沒有進進入房產(chǎn)產(chǎn)開發(fā)狀狀態(tài)公司司，對不不能按規(guī)規(guī)定召開開的會議議，須上上報執(zhí)行行標準調(diào)調(diào)整申請請，經(jīng)集集團分管管的管理理部門，批準后后可按調(diào)調(diào)整規(guī)定定執(zhí)行。7.6“集團固固定會議議計劃表表”中會議議參加人人是指基基本參加加人員，會議召召集人可可根據(jù)實實際情況況需要，增加參參加人員員。 7.7參會會人員相相同和會會議內(nèi)容容基本相相同的周周、月、季會議議，重疊疊的時候候可以選選擇合并并一起召召開，但但在會議議紀要中中須作說說明，以以免監(jiān)督督評估人人產(chǎn)生誤誤解。 7.8集團團各部、各地區(qū)區(qū)公司，須依據(jù)據(jù)“集團固固定會議議成果文文件表”的要求求，形成成和按時時

16、上報，相應的的“會議紀紀要”或其他他會議成成果文件件。 7.9會議議紀要/決定是是傳達會會議事項項、工作作安排、會議主主要精神神等的正正式公文文，具有有要求強強制性執(zhí)執(zhí)行的效效力。8、執(zhí)行行監(jiān)督、執(zhí)行評評估及獎獎懲作業(yè)業(yè)規(guī)則8.1執(zhí)執(zhí)行監(jiān)督督與工具具執(zhí)行監(jiān)督督分別通通過：地地區(qū)常董董、執(zhí)行行跟蹤人人、執(zhí)行行監(jiān)督人人、會議議成果文件（會議紀紀要等）上載集集團資訊訊系統(tǒng)、集團內(nèi)內(nèi)部審計計等，三三個監(jiān)督督人、兩個個監(jiān)督工工具來運運作。8.2執(zhí)執(zhí)行評估估作業(yè)規(guī)規(guī)則8.2.1常董董按集團團固定會會議計劃劃，對地區(qū)區(qū)的會議議制度執(zhí)執(zhí)行進行行督察，并通過“常董月月報”對地區(qū)區(qū)的會議議執(zhí)行結(jié)結(jié)果進行行評估。8

17、.2.2執(zhí)行行跟蹤人人，對會會議形成成的紀要要（決定定），負負有督促促跟蹤完完成工作作 的責任，并通過過集團績效效考核路路徑對經(jīng)經(jīng)辦責任任人/部門的工工作效果果 進行評估估。8.2.3執(zhí)行行監(jiān)督人人，具有有對執(zhí)行行結(jié)果進進行檢查查的權力力，并通通過集團團績效考核路徑徑對經(jīng)辦辦責任人人/部門和執(zhí)執(zhí)行跟蹤蹤人的工工作效果果進行評評估。8.2.4對于于要求上上載的會會議成果果文件（會議紀紀要等），知識識管理部部通過資資訊系統(tǒng)記記錄進行行統(tǒng)計，并進行評評估。8.2.5集團團的內(nèi)部部審計組組通過對對各地區(qū)區(qū)、各職職能部的的會議成成果文件件（會議紀要等等）的檔檔案管理理（如會議議簽到本本/會議文文件等)進行檢檢查，并并對會議制制度執(zhí)行行的結(jié)果果進行評評估。8.3考考核指標標與獎懲作業(yè)業(yè)規(guī)則8.3.1會議議制度的的獎罰作作業(yè)規(guī)則則與集團團的績效效考核體體系掛鉤鉤。8.3.2會議議制度及及規(guī)則的的執(zhí)行考考核指標標，以集集團下達達的“沿海集集團KPPI指標表”為為執(zhí)行標標準進行行考核和和獎懲。8.3.3會議議成果文文