個(gè)人成效與時(shí)間管理-文創(chuàng)公

1、個(gè)人成效與時(shí)間管理9/7/20221管理課件我們?yōu)槭裁匆M(jìn)行時(shí)間管理？我們?nèi)绾芜M(jìn)行時(shí)間管理？9/7/20222管理課件我們?yōu)槭裁匆M(jìn)行時(shí)間管理？案例1：9/7/20223管理課件72歲壽命的人一生的時(shí)間分配睡覺(jué)21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年在交通旅程中6年排隊(duì)5年學(xué)習(xí)4年開(kāi)會(huì)3年打電話2年找東西1年其他3年您達(dá)至人生成功的時(shí)間僅占人生的五分之一！9/7/20224管理課件我們的時(shí)間值多少錢？時(shí)間就是金錢！9/7/20225管理課件據(jù)新加坡聯(lián)合早報(bào)2001年8月26日?qǐng)?bào)道，有人在網(wǎng)上想出幾種方法，形象地計(jì)算了全球首富、微軟公司創(chuàng)辦人比爾蓋茨的財(cái)富。 一、蓋茨每秒賺250美元，即每天賺216

2、0萬(wàn)美元，一年賺78億美元。 二、假如蓋茨掉了1000美元，他懶得去撿起來(lái)，因?yàn)樗煲?秒，這一彎腰的時(shí)間，他已賺回1000美元。 文創(chuàng)公6管理課件假如你只有半年的生命，只容許你做十件事，你會(huì)做什么？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、9/7/20227管理課件如何管理時(shí)間？9/7/20228管理課件正確的動(dòng)機(jī)正確的技巧正確的心態(tài)好的時(shí)間管理+9/7/20229管理課件偷走你的時(shí)間的主要元兇:缺乏計(jì)劃改變心態(tài)，刻意安排時(shí)間做計(jì)劃不分重點(diǎn)把握重點(diǎn)、要事第一。選擇機(jī)會(huì)過(guò)分承諾學(xué)會(huì)說(shuō)不。授權(quán)太多干擾有選擇性地接電話和來(lái)訪9/7/202210管理課件偷走你的時(shí)間的主要元兇:會(huì)議太多避免閑聊、

3、設(shè)定議程、設(shè)定時(shí)間太多來(lái)訪主動(dòng)拜訪對(duì)方拖延停止拖延、學(xué)習(xí)果斷辦公室太混亂馬上收拾9/7/202211管理課件偷走你的時(shí)間的主要元兇:電腦文件存檔混亂馬上收拾、整理總是要處理危機(jī)計(jì)劃太多的閱讀與文件資料學(xué)習(xí)速讀。使用坐交通的時(shí)間9/7/202212管理課件偷走你的時(shí)間的主要元兇:授權(quán)不利學(xué)會(huì)授權(quán)、應(yīng)清楚哪些該授權(quán)、哪些不該日?，嵤吕p身說(shuō)不、授權(quán)、專注KRA9/7/202213管理課件確立人生的目標(biāo)沒(méi)有目標(biāo)（27%）9/7/202214管理課件確立人生的目標(biāo)模糊目標(biāo)（60%）9/7/202215管理課件確立人生的目標(biāo)清楚目標(biāo)（10%）9/7/202216管理課件確立人生的目標(biāo)非常清楚目標(biāo)（3%）9

4、/7/202217管理課件人生管理人生最重要的是確定最重要的是最重要的！*The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!9/7/202218管理課件確立人生目標(biāo)#明確自己的人生使命#設(shè)計(jì)自己的人生目標(biāo)（人際、情感、心靈、財(cái)政、康體、思想等）1、10個(gè)長(zhǎng)期的目標(biāo)（5年、10年）2、10個(gè)短期的目標(biāo)（1年、5年）9/7/202219管理課件You have owned.You dont own.(你已擁有）（你未擁有）你想要You w

5、ant .你不想要You dont Want.Opportunity（機(jī)會(huì)）Forget It.Not a roblem.(忘掉)Problem（問(wèn)題）Forget It.Not a roblem.(忘掉)9/7/202220管理課件 Urgent(緊急） Not Urgent(不緊急）Important重要NotImportant不重要）A*危機(jī)*緊迫的問(wèn)題*增進(jìn)產(chǎn)量*有時(shí)間期限的計(jì)劃B*預(yù)防*改進(jìn)產(chǎn)能*建立人際關(guān)系*發(fā)掘新機(jī)會(huì)*休閑*與家人一起*適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動(dòng)C*不速之客*某些電話*某些信件與報(bào)告*必要而不重要的會(huì)議D*繁瑣的工作*某些電話*某些信件*浪費(fèi)時(shí)間的事*有趣的活動(dòng)*看消閑雜志9/7

6、/202221管理課件操之在我受制于人操之在我我已無(wú)能為力試試看有沒(méi)有其他可能我就是這樣一個(gè)人我可以選擇不同的作風(fēng)他使我怒不可遏我可以控制自己的情緒他們不會(huì)接受的我可以想出有效的表達(dá)方式我被迫我能選擇恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)我不能我選擇我必須我情愿如果我打算9/7/202222管理課件1、現(xiàn)在做就是現(xiàn)在做2、現(xiàn)在就系統(tǒng)化3、現(xiàn)在就開(kāi)始計(jì)劃4、后續(xù)追蹤并持續(xù)完成5、維修系統(tǒng)建立個(gè)人效率系統(tǒng)9/7/202223管理課件現(xiàn)在做就是現(xiàn)在做 決定那些事該做，決定怎樣去完成，考慮授權(quán)。停止把同樣的資料翻來(lái)覆去。重新定義待辦這個(gè)詞。停止拖延。讓果斷成為你的工作習(xí)慣。9/7/202224管理課件思想決定行動(dòng)，行動(dòng)決定習(xí)慣，

7、習(xí)慣決定品德，品德決定命運(yùn)！俗語(yǔ)9/7/202225管理課件 現(xiàn)在就系統(tǒng)化更聰明的工作: 既要增加效率也要增加效果（產(chǎn)能）。分析你的時(shí)間使用狀況。不要讓低價(jià)值的工作或資訊進(jìn)入你的系統(tǒng)?；ㄗ钌俚臅r(shí)間在例行工作上，再繼續(xù)做高價(jià)值的工作。 9/7/202226管理課件現(xiàn)在就系統(tǒng)化 學(xué)習(xí)如何最有效地處理例行工作。 替工作項(xiàng)目排定時(shí)間。 若您是主管，安排與您重要的員工每星期一對(duì)一的會(huì)議。 檢查你可以使用的消除干擾的步驟，然后付諸實(shí)行。 9/7/202227管理課件建立以下系統(tǒng): 1.文件存檔系統(tǒng)2.電腦文件存檔系統(tǒng) (Email, 各類文件，網(wǎng)址等)3.時(shí)間管理系統(tǒng) (Time Management S

8、ystem)4.個(gè)人資訊系統(tǒng) (Personal Information Manager)5.個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng) (Personal Knowledge Management System)6.制定個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃 (Personal Learning Plan)7.個(gè)人創(chuàng)意系統(tǒng) (Personal Innovation System)9/7/202228管理課件個(gè)人資訊系統(tǒng) 電活、傳真、Email、地址: 私人、公司、顧客名片約會(huì)時(shí)間交通資料出差資料:世界時(shí)間貨幣轉(zhuǎn)換困難:如何將紙張、電腦、手提電話、PDA的資料同步9/7/202229管理課件個(gè)人知識(shí)管理系統(tǒng) 資料收集: 決定收集什么資料: 學(xué)習(xí)

9、計(jì)劃 關(guān)鍵詞語(yǔ)資料整理、存檔: 學(xué)習(xí)隨時(shí)隨地記錄信息 利用構(gòu)思記錄卡整理信息 學(xué)會(huì)檢索、使用互聯(lián)網(wǎng)搜尋器 轉(zhuǎn)化成為知識(shí): 應(yīng)用9/7/202230管理課件個(gè)人創(chuàng)意系統(tǒng)有效地發(fā)展自己的思想:特意為考慮新的設(shè)想留出時(shí)間 再一次深入探討自己的想法 使用不同思考方法 集體思考 隨時(shí)隨地發(fā)展創(chuàng)造力 使用音樂(lè) 休息 潛意識(shí)9/7/202231管理課件制定個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃 人生目標(biāo) 職業(yè)生涯規(guī)劃 個(gè)人SWOT分析 培養(yǎng)終生學(xué)習(xí)態(tài)度 學(xué)習(xí)快速閱讀 學(xué)習(xí)使用電腦及使用高科技產(chǎn)品9/7/202232管理課件現(xiàn)在就開(kāi)始計(jì)劃 計(jì)劃你的一生:9/7/202233管理課件編制工作進(jìn)度表:制訂長(zhǎng)期計(jì)劃在你的工作進(jìn)度表里，許多任

10、務(wù)完成之后并不因此消失。這些任務(wù)在一個(gè)工作年中常常周期性地反覆出現(xiàn)。 例如：你也許會(huì)把某種產(chǎn)品在每年的相同時(shí)間里瞄準(zhǔn)特定的消費(fèi)者。為了把時(shí)間有規(guī)律性地分配給重復(fù)出現(xiàn)的任務(wù)，你需要一個(gè)長(zhǎng)期的規(guī)劃作為你短期計(jì)劃的補(bǔ)充。例如：一幅帶有彩色標(biāo)記的掛圖。利用明亮的色彩標(biāo)識(shí)出規(guī)律性的任務(wù)，這樣你能夠一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制訂計(jì)劃。9/7/202234管理課件計(jì)劃一年的工作：(產(chǎn)生宏觀時(shí)問(wèn)使用感覺(jué))在一幅帶有彩色標(biāo)記的掛圖上列出所有的常規(guī)任務(wù)。如下圖所示。用不同顏色表示不同的任務(wù)。這樣可以讓你看到是否有任務(wù)發(fā)生沖突，從而可以重新安排。 9/7/202235管理課件9/7/202236管理課件關(guān)注K

11、RA(Key Result Area )9/7/202237管理課件計(jì)劃你的每個(gè)月:計(jì)劃你的每個(gè)月: 把年度目標(biāo)進(jìn)行分解轉(zhuǎn)為每個(gè)月的工作重點(diǎn)計(jì)劃你的每個(gè)星期: 對(duì)每周的時(shí)間進(jìn)行整體的規(guī)劃計(jì)劃你的每一天: 每天早晨第一件事: 寫(xiě)出6項(xiàng)今天要完成的工作9/7/202238管理課件建立每天任務(wù)清單1、寫(xiě)下當(dāng)天工作任務(wù)清單2、將工作任務(wù)分為三類（ABC法則）A）重要或重要及緊迫（必須做MUST）B）緊迫但不重要（應(yīng)該做SHOULD）C）既不重要也不緊迫，屬日常性的工作（可以做CAN） 請(qǐng)記住：緊迫優(yōu)先9/7/202239管理課件建立每天任務(wù)清單3、確定哪些任務(wù)優(yōu)先處理，哪些任務(wù)授權(quán)別人代辦，而后按先后

12、順序排列。請(qǐng)人代辦的事應(yīng)該盡快交出去。協(xié)調(diào)你的上級(jí)在工作安排的先后順序上存在的差異要及時(shí)發(fā)現(xiàn)與同事在工作先后順序上的矛盾9/7/202240管理課件建立每天任務(wù)清單4、選出你確定能在一天之內(nèi)可以干完的工作。把這三類任務(wù)合理安排在一整天。把精神高度集中的時(shí)間段（致力于A類任務(wù)）穿插在完成要求較低的B、C類任務(wù)的時(shí)間段之間。根據(jù)情況的變化和新信息的出現(xiàn)，要對(duì)工作的優(yōu)先順序作出變更。9/7/202241管理課件后續(xù)追蹤并持續(xù)完成毅力清除一疊紙的提醒系統(tǒng)，使用一本行事筆記，將文件歸檔使用你能計(jì)劃整個(gè)星期的行事筆記系統(tǒng)分派工作會(huì)倍增你的產(chǎn)能使后續(xù)追蹤和持續(xù)完成成為工作過(guò)程的 一部分9/7/202242管

13、理課件維修系統(tǒng) 定期維修: 文件存檔系統(tǒng),電腦文件存檔系統(tǒng),個(gè)人資訊系統(tǒng)定期回顧檢討:人生短期及長(zhǎng)期目標(biāo)時(shí)間管理狀況 個(gè)人知識(shí)管理 個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃9/7/202243管理課件一些辦公室時(shí)間管理技巧 9/7/202244管理課件整理辦公室留心告示貼式的便條，小心丟失；寫(xiě)字桌上沒(méi)有用的東西清理走，只把現(xiàn)在的工作留在手邊；文件里的特別關(guān)鍵處要做標(biāo)記以加快重讀時(shí)的速度；定期整理、存檔、維修9/7/202245管理課件建立盒子系統(tǒng)（幾天內(nèi)、位于手臂范圍之內(nèi)）收進(jìn): -當(dāng)你一拿起來(lái)，便立即行動(dòng)- 如果有秘書(shū)，信傷應(yīng)該過(guò)濾、放入分類的檔案夾、依照處理的先後次序排列 發(fā)出 閱讀:- 將短的文章一次讀完以免累積-

14、 安排固定的閱讀時(shí)間9/7/202246管理課件建立盒子系統(tǒng) 待辦:- 24 48 小時(shí)的短期問(wèn)題- 你試著處理但無(wú)法完成的工作(例如等待資料、等待回電、有更重要的事插進(jìn)來(lái)-不是因?yàn)橥涎託w檔9/7/202247管理課件歸檔文件 建立一個(gè)檔案系統(tǒng)；將較難歸類的文件系統(tǒng)放入一個(gè)檔案夾中，貼上“其他”標(biāo)簽；只把將來(lái)要參考的重要文件存檔使用顏色存檔系統(tǒng)9/7/202248管理課件避免中斷工作阻止別人打斷你的工作；重新布置工作空間；9/7/202249管理課件篩選信息 寫(xiě)字桌上只留重要的讀物 合理設(shè)置IE主頁(yè)9/7/202250管理課件使用電話 選擇打電話時(shí)的時(shí)間 結(jié)束電話的暗示 告訴別人什么時(shí)候打電話給你最好9/7/202251管理課件閱讀和寫(xiě)作 在你必須閱讀的報(bào)告上劃出關(guān)鍵的句子學(xué)會(huì)閱讀報(bào)紙的標(biāo)題及速讀9/7/202252管理課件應(yīng)用現(xiàn)代科技 每月一次清除電腦里的不需要的文件定期拷貝重要的文件建立一個(gè)有效的電子文件檔案建立一個(gè)有效的收藏夾 行業(yè)網(wǎng)址專業(yè)團(tuán)體網(wǎng)址顧問(wèn)公司 大學(xué) 興趣搜索器 著名出版商: 報(bào)章、雜誌、書(shū)9/7/202253管理課件召開(kāi)會(huì)議 會(huì)議必須有議程，議程在4個(gè)工作天前發(fā)給參與會(huì)議的人鼓勵(lì)人們只參加會(huì)議中與他們有關(guān)的部份會(huì)議必須簡(jiǎn)