專題培訓-聲像檔案(含實物)課件

1、亞運聲像檔案是指在亞運籌辦、舉辦工作中直接形成的有查考價值的，并以磁性材料、感光材料為主要載體和以影像、聲音為主要反映方式的歷史記錄。包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。需編制文字說明。針對記錄內(nèi)容、記錄內(nèi)容產(chǎn)生過程及相應支持軟、硬件的“文字說明”是特殊載體檔案不可缺少的部分。亞運聲像檔案的記錄形式及載體金屬模版(保管單位為張)：主要是唱片膠片(保管單位為本或卷)：主要是底片；電影膠片；幻燈片等 磁粉(保管單位為盒)：主要是錄音帶、錄像帶；硬盤和磁帶等。光反應材料(有機染料與金屬化合物)(保管單位為張)：主要是CD-R、CD-RW和DVD光盤等。聲像檔案歸檔范圍及保管期限示例保管期限為“永久”。

2、亞運聲像檔案歸檔時間確定歸檔時間主要是為保證文字說明的準確性、聲像檔案完整性和將來利用的有效性。聲像材料的歸檔應實行“誰主辦,誰負責收集整理”的原則。一般在形成后一個月內(nèi)歸檔。對一些比較重要的聲像材料，歸檔時間要靈活掌握，要做到及時跟蹤、盡快收集歸檔。按照檔案法及相關法律法規(guī)的規(guī)定，對屬于歸檔范圍的聲像信息材料，應按照歸檔時間及時歸檔，任何單位或個人不得據(jù)為己有。除存儲格式要按電子文件歸檔與管理規(guī)范(GBT 188942002)轉(zhuǎn)換為通用格式外，歸檔聲像信息材料的內(nèi)容必須是未加任何更改或修飾的原版和原件。聲像記錄的歸檔要求亞運聲像記錄的歸檔要求歸檔的磁性載體或光盤文件必須是可讀文件。必須在有關

3、的設備上演示或檢測過，運轉(zhuǎn)正常，無病毒，清潔，無劃傷。內(nèi)容完整、準確。圖像、聲音、代碼等清晰。同一項目同一類別聲像記錄應存貯在同一磁性載體或光盤上。單個磁性載體或光盤上記錄的問題類別或主題應盡量單一。亞運聲像記錄的歸檔要求對于制成光盤等存儲的，應在相應的載體中制作出對應的機讀目錄或存儲內(nèi)容說明。對磁性載體和光盤要制作一式三份歸檔，文字說明描述全面、內(nèi)容準確。照片入像簿立放；錄音(像)帶分別單個入塑料盒或?qū)Ｓ觅A存柜平放；磁盤與光盤放入塑料盒或?qū)Ｓ觅A存柜存放。不能放置樟腦等揮發(fā)性藥物；定期倒帶；須遠離磁場和電器設備等。聲像檔案中照片檔案的編號示例（機關）G 1.2.2008-1 (1)照片順序號(

4、第一張)案卷順序號(第一冊)三級類目號(形成年度)二級類目號(照片)一級類目號(照片檔案)大類類目號(聲像檔案)底片的編號示例（機關）“G1.1-1”為第一本底片冊“G1.1-3(100)”為第三本底片冊內(nèi)的第100張底片說明：底片不需再細分錄音檔案G 21 錄像檔案 G 31案卷順序號(第一盒錄音帶)一級類目號(錄音檔案)大類類目號(聲像檔案)案卷順序號(第一盒錄像帶)一級類目號(錄像檔案)大類類目號(聲像檔案)實物檔案的整理 本單位的集體或個人在各類活動中，獲得國家、省、市、區(qū)等級別頒發(fā)的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎旗、獎章（杯）及饋贈紀念品等實物，均作為實物類檔案進行歸檔管理。實物檔案的整理

5、一般分為“可折疊類(代號為H1)”和“不可折疊類(代號為H2)”，再按獲得實物時間的先后順序分別從“1”開始編一個案卷流水號(一個實物一個號)。并在實體背面貼牢一標簽：實物檔案的整理不可折疊類可放陳列室，可折疊類(標簽向外)折疊后按順序入檔案盒:實物檔案的整理實物檔案的整理 “榮譽實物”照片 按照片檔案要求整理拍攝或收集照片歸檔的要求與活動主題密切相關。照片的內(nèi)容應真實、充分反映整個活動的特點（標致物、主背景、主要人物、主場景、橫幅、主要過程等）無論是檔案部門拍攝，還是收集照片，都要做到及時歸檔。拍攝或收集照片歸檔的要求對活動的時間、地點，人物的全名、具體職務及人物在照片中所處位次，活動主題及

6、結(jié)果，本組照片的起止張?zhí)柕葢帉懗鑫淖终f明(即“總說明”與“分說明”)，文字說明的敘述要準確、全面，讓陌生人看了一目了然。拍攝或收集照片歸檔的要求像簿內(nèi)按時間先后，一組照片排完后，再依次排另一組照片。底片或照片均在各自像簿內(nèi)編起止張?zhí)?，每個像簿內(nèi)底片或照片的編號均從“1”開始。同一像簿內(nèi)照片或底片張?zhí)柌荒苤貜?。照片的背面與底片的包裝袋上均應寫上相應的檔號。拍攝或收集照片歸檔的要求底片與照片應分開存放。大張照片不能裝入普通的像簿，可于相應類的像簿內(nèi)編號后再單獨存放(掛放、卷放或?qū)Ｖ普掌?，于照片袋上貼上檔號標簽等)。分說明示例(此例為一組照片中某張照片的分說明)照片檔案案卷(像簿)外觀照片的整理

7、照片的整理底片檔案(底片簿)案卷脊背外觀當?shù)灼c正片分開保管時要用到“底片檔案”冊底片的整理填寫正片卷內(nèi)目錄底片不需另外再編寫卷內(nèi)目錄（已經(jīng)包含在正片卷內(nèi)目錄中）每個像簿內(nèi)都需要附有正片卷內(nèi)目錄。按像簿內(nèi)正片號的順序依次在卷內(nèi)目錄上逐欄寫入“總說明”、每張照片的“正片號/底片號”、“題名”（即照片反映的內(nèi)容）等。正片卷內(nèi)目錄一式兩份，一份放像簿內(nèi)，一份放照片目錄夾內(nèi)。填寫正片卷內(nèi)目錄示例填寫照片檔案案卷(像簿)封面示例填寫正片案卷目錄以像簿為登記單位編寫正片的案卷目錄。按像簿檔號的先后順序依次在案卷目錄上逐欄寫入每個像簿的“檔號”、“題名”、“日期”、“張數(shù)或分鐘”、“保管期限”等。正片的案卷

8、目錄只出一份，放入“聲像檔案目錄”夾中，與正片的卷內(nèi)目錄（位于案卷目錄之后）一起組成照片的檢索目錄。填寫正片案卷目錄示例編制照片檔案目錄照片檔案目錄的組成：目錄夾、照片案卷目錄、照片卷內(nèi)目錄編制照片檔案目錄夾標簽聲像檔案中其它載體檔案編號表示錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等載體類型的聲像檔案以自然的盒、張為組卷單位進行整理，一盒（張）編一個案卷號。同一載體類型按時間順序編起止號。直接填寫案卷目錄，不需填寫卷內(nèi)目錄。錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等檔案的載體與包裝上均應貼上它的檔號(注意題名的擬寫)填寫錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等載體檔案的案卷目錄以錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等載體自然盒、張為登記單位編

9、寫案卷目錄。按各自檔號的先后順序依次在案卷目錄上逐欄寫入同類載體的“檔號”、“題名”、“日期”、“張數(shù)或分鐘”、“保管期限”等。此種案卷目錄只出一份，放入“聲像檔案目錄”夾中，形成錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等載體檔案的檢索目錄。填寫錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等載體檔案的案卷目錄示例(某企業(yè)的錄音帶) 錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等載體檔案的檢索目錄的組成： 目錄夾、案卷目錄編制錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等載體檔案的檢索目錄(以光盤為例)應歸檔電子檔案的整理聲像檔案是指聲音和影像類的信息材料。由于在聲像檔案類中包含有光盤載體屬類，可能會有人理解為凡是存儲檔案信息的光盤均屬聲像檔案類中的光盤載體屬類

10、。這種理解是不太正確的，只有當光盤上存儲的是聲像信息記錄時才歸入聲像檔案類。為避免造成理解上的混亂，有必要在此提一下應歸檔電子文件的整理。應歸檔電子檔案的整理這里所稱應歸檔電子文件，為“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明”。從整理角度來看, “應歸檔電子文件”可理解為:本單位劃入歸檔范圍并已整理歸檔檔案的電子備份，包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化和“雙軌制”下直接形成的電子備份，及其相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。應歸檔電子文件多為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(即事先對每份電子或掃描文件逐一進行著錄后形成的電子文件數(shù)據(jù)庫)。光盤是應歸檔電子文件存儲載體的一個典型代表。應歸檔電子檔案的整理電子檔案的整理按國家標準CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求等有關整理電子檔案的規(guī)范進行整理和編號。編號示例如下：應歸檔電子檔案的整理應歸檔電子檔案的整理例如，某機關對文書檔案的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)刻錄成光盤后的光盤編號為應歸檔電子檔案的整理此時，以光盤為載體的電子檔案和以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案，在同一單位內(nèi)所對應的檔案分類方案是一樣的。同時，光盤內(nèi)的文件結(jié)構(gòu)為：應歸檔電子檔案的整理電子文件歸檔的一般程序按已制定的有關規(guī)定確定電子文件需要歸檔版本；文件積累和暫時保存；