保健食品GMP質(zhì)量體系03人事檔案管理制度

1、1.目的：建立公司人事檔案管理，確保公司人事檔案的健全。2.范圍：適用于公司人事檔案管理。3.責(zé)任：綜合辦。4.內(nèi)容：4.1對人事檔案進(jìn)行妥善保管,要有檔案編號、專人管理，能有效地保守機(jī)密。4.1.1維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞4.1.24.2人事檔案保管制度的基本內(nèi)容：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。4.2.1材料歸檔制度：新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的程序4.2.2檢查核對制度：檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)

2、現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。4.2.3轉(zhuǎn)遞制度：轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下 4.2.3.1取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案4.2.3.2在檔案底賬上注銷4.2.3.3按發(fā)文要求包裝、密封4.2.44.2.4.1一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備4.2.4.2庫房備有必要的防火、防潮器材4.2.4.3庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品4.2.4.4任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合4.2.4.5無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙4.2.4.64.2.5統(tǒng)計(jì)制度：人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)4.2.5.1人事檔案的數(shù)量4

3、.2.5.2人事檔案材料收集補(bǔ)充情況4.2.5.3檔案整理情況4.2.5.4檔案保管情況4.2.5.5利用情況4.2.5.6庫房設(shè)備情況4.2.5.74.3人事檔案利用制度:4.3.14.3.1的程序和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。4.3.1.2建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按行事。4.3.2人事檔案利用的方式4.3.2.1設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，管理。4.3.2.2借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案，部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長，到期未還者應(yīng)及

4、時(shí)催還。4.3.2.3關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是 入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。4.3.3人事檔案利用的手續(xù)：4.3.3.1查閱手續(xù)：明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由綜合審核批準(zhǔn)。綜合辦對申請報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。4.3.3.2外借手續(xù)：首先，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相同。其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。再次，綜合辦對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。然后，進(jìn)行借檔登記內(nèi)容：4.3.3.3手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，