Word 2021多級列表一用就會

1、 4/4Word 2021多級列表一用就會 徹底征服Word 2007多級列表 用Word編寫文檔的人都知道，一篇長文檔一般是需要分章節(jié)來劃分段落的。在Word中也有對應的工具來完成這項任務，這就是多級列表。然而絕大多數(shù)使用Microsoft Office的朋友卻并不知道Word有這么個工具；或者即使知道，卻對如何正確使用這個工具不得要領。有的人可能會用“標題一”樣式來做單級列表，但是在碰到需要二級列表甚至三級列表的時候，卻完全不知所措了。結果往往只能純靠手工進行，費時費力不說，還經(jīng)常因為標題對不齊或者縮進搞不定而頭疼。尤其是當文檔還需要在前面安插目錄的時候，對于初學者來講不啻是個災難。 如果

2、你還在為這個問題而痛苦的話，那么恭喜你，你找對地方了。下面我將帶領你徹底征服Word的多級列表技術。 由于Word 2003在多級列表工具上存在有bug，因此我這里的描述以Word 2007（以下簡稱為Word）為依據(jù)。如果文中有圖片缺失，請刷新一下。 一、設定樣式 多級列表是以Word的樣式概念為基礎的，要想使用多級列表，就必須從樣式入手。所謂樣式，簡單說就是預先將想要的格式組合在一起，然后命名，就成了樣式。例如，中國人的文章一般喜歡用章、節(jié)、小節(jié)來劃分，就像下面這樣： 第一章緒論 第一節(jié)背景介紹 第二節(jié)系統(tǒng)目標和意義 其中“第一章緒論”使用了黑體、二號字、居中等格式，我們在Word中以“標

3、題一”來命名這一類型；而“第一節(jié)背景介紹”則使用了宋體、三號字、居中等格式，我們以“標題二”來命名之；其余的“標題三”、“標題四”、等依此類推。而正文部分，我們就以“正文”來命名樣式。 由于Word中默認的“正文”樣式使用的是“宋體（中文正文）”、五號字，而我們大多數(shù)時候都默認正文使用小四號宋體字，因此我們首先從這個入手。 打開Word，點擊“開始”選項卡中“樣式”欄右下角的箭頭，調(diào)出“樣式”窗口，在“正文”那一行的右邊點擊向下箭頭，選擇修改，如圖1： 圖1 在修改樣式對話框中，在格式下面依次改為“宋體”、“小四”。如圖2： 圖2 如果需要同時對西文字體也進行設置，則在同一行右側點擊“中文”，

4、改為西文，然后在左邊選擇字體，例如“Times New Roman”。如圖3： 圖3 設置好了正文樣式，接著就要設定標題樣式。 在圖一所示的樣式窗口中，你可能可以看到“標題一”到“標題三”甚至“標題四”，但有的朋友可能只能看到“標題一”，甚至連“標題一”都看不到。這是因為你的文檔尚未應用內(nèi)置的這些樣式，所以沒有顯示出來而已。對于連“標題一”都看不到的，就需要點擊下面的“選項”，把“推薦的樣式”改為“所有樣式”即可。這里我們假定你至少可以看到“標題一”樣式。 如果你打開的是空文檔，那么此時就需要輸入你的文章的標題內(nèi)容，然后按住Ctrl鍵選中那些你需要設置為“標題一”樣式的行；但如果你打開的是已經(jīng)

5、 完成輸入的文檔，則只需要按住Ctrl鍵選中那些你需要設置為“標題一”樣式的行，而不管它們原來是怎么設置的。 選中之后就可以開始設置“標題一”樣式了。這里我們假定圖4是最后希望看到的結果： 圖4 而圖5則是目前剛剛準備開始設置“標題一”的情形： 圖5 在選中了圖五中這些需要設置為標題一的行之后，點擊樣式窗口中的“標題一”，將這些行首先應用“標題一”樣式，然后按照修改“正文”樣式同樣的方法修改“標題一”樣式。我們假定，你需要的“標題一”樣式為中文黑體（西文字體設為Times New Roman，以下均按此設置，不再贅述）、二號、加粗，然后點擊此窗口中左下角的“格式”-“段落”，將大綱級別為1級（

6、注意，這里大綱級別用默認的設置即可。之所以要提到這一點是因為自動生成目錄需要它，如果沒有大綱級別上的區(qū)分，無論你的樣式設置得多么漂亮，也不可能生成你需要的目錄的），段前段后間距設為自動，行距為單倍行距。確定之后，我們就把“標題一”初步設置好了。 選中需要設置為二級標題的行，然后設置為“標題二”樣式，修改“標題二”樣式為中文黑體、三號、加粗，大綱級別2級，段前段后間距設為自動，行距為單倍行距。依此類推，“標題三”樣式設置為中文宋體、四號、不加粗，大綱級別3級，段前段后間距設為自動，行距為單倍行距。 這些都設置好了以后，我們可以看到如圖6所示的效果了： 圖6 很多人到了這一步就認為差不多大功告成了

7、，于是寧愿手工去給相應的標題加上“第一章”或者“1.1”這樣的標題號，也不愿意再深入一步去學習如何自動給標題編號。當然，如果你的文章并不長，不在乎浪費這點時間和精力，那也沒關系。但是，如果你的文章比較長，超過了20頁，其中還有不少插圖的話，那我勸你還是再下點功夫好好學習一下怎么使用多級列表。 多級列表不僅僅是幫助我們自動給標題編號，重要的是，它還能使我們給文章中的圖片、表格、公式、等等自動編號（用Word的術語說就是在題注中編號），并且這些編號可以在正文中交叉引用，這樣做的好處是一旦你的文章骨 架做好了，那么在使用了交叉引用技術后，無論這些圖片、表格或者公式如何變動地方，相應正文中的引用和題注

8、都會自動跟隨變化。 二、設置多級列表 我們首先從一級標題開始。這里我們假定你是按照國際標準來設定標題編號的，也就是一級標題前面設為“1”、“2”、這樣；二級標題設為“1.1”、“1.2”、“2.3”、這樣；而三級標題則設為“1.1.1”、“2.1.3”、“3.2.2”、這樣。如果你需要按照中文習慣設置，只需要在編號樣式中選擇一下即可。 將光標停留在任意一個一級標題中，點擊“編輯”選項卡中的“選 擇”-“選擇格式相似的文本”，如圖7： 圖7 這樣就把所有的一級標題都選中了。單擊“段落”選項卡中的“多級列表”按鈕，如圖8： 圖8 在打開的“定義新多級列表”窗口中，點擊左下角的“更多”按鈕，按照圖9

9、所示設置（注意：不要急著點確定）： 圖9 如果你使用的是“第一章xxxx”且居中的格式，請將“編號對齊方式”修改為居中。按上圖設置好之后，不要點擊確定，接著點擊“設置所有級別”，按照圖10所示設置： 圖10 這一步非常重要！因為按照國際慣例，無論哪一級標題都是沒有縮進，頂格排版的。所以除非你的確需要二級標題和三級標題依次遞進縮進，否則請在這里將每一級的附加縮進量設為0。而如果你是設置的純中文格式，則根據(jù)自己的需要來進行設置。好了，現(xiàn)在可以點擊確定了。 將光標停留在任意一個二級標題中，同樣“選擇格式相似的文本”，選中所有的二級標題，重復剛才對一級標題所做的操作，打開“定義新多級列表”窗口。 注意

10、，這個窗口中的“起始編號”可能不是1，而是2或者其它值。由于此時我們選擇的二級標題跨越了多章的內(nèi)容，但它們的起始編號依然是從1開始的，也就是應該從“2.1”、“3.1”、開始，因此我們按照圖11進行修改： 圖11 做完這一步之后，問題并沒有完全解決。 首先要保證看到樣式窗口中的“標題二”前面出現(xiàn)了“1.1”的編號，如果沒有看到，就說明出了問題，這表明剛才的編號格式?jīng)]有鏈接上來，此時可能需要回退一下，然后存盤退出，關閉其它文檔，重新打開該文檔再做一次上面的操作。不管怎樣，一定要確?？吹健皹祟}二”樣式出現(xiàn)編號。 其次，你觀察一下那些被編號的二級標題，會發(fā)現(xiàn)從第2章開始，編號依然延續(xù)了第1章的順序，

11、也就是本來應該是“2.1”開始的編號，卻變成了“1.3”。這是因為我們剛才是跨越各章節(jié)選擇了所有的二級標題，因此這時需要分別對每一章的二級標題進行修改。方法如下： 首先按住Ctrl鍵點選第2章中的所有二級標題。選中之后，點擊圖8中的最下一行“定義新的列表樣式”，出現(xiàn)如圖12所示窗口： 圖12 由于修改的是第2章的二級標題，因此第一級別起始編號就應該是2。依此類推，后面修改其它章的二級標題時，就要修改對應的第一級別起始編號，與其所在章號對應即可。我們這個例子中只有兩章有二級和三級標題，因此隨后修改第三章二級標題。 當修改完各章二級標題編號之后，你會發(fā)現(xiàn)樣式窗口中的“標題二”樣式前的編號又消失了。

12、而這一次則是正常的，因為每一章內(nèi)的二級標題編號其第一級別并不連續(xù)，所以此時樣式庫中的標題二就恢復了無編號形式。 現(xiàn)在，想必你已經(jīng)知道了如何修改三級標題了吧？沒錯，按照上面的過程依葫蘆畫瓢就是了，只不過要對應修改三級標題的第一級別和第二級別起始編號，和它們所在的章節(jié)位置保持一致就是了。 三、不正常時的對策 Word最大的毛病就是喜歡自作主張，總是會在你不需要它幫忙的時候給你幫點兒倒忙。所以即使你完全按照上面的過程來走，依然可能會出現(xiàn)各種和上面描述不一致的情形。尤其是在設置三級標題編號的時候，往往會出現(xiàn)設置了后面 的編號，前面的編號或者格式（主要是縮進）卻出現(xiàn)問題。這個其實是Word的 自動套用格

13、式選項導致的，不過目前我還沒有研究出究竟是哪一項設置導致這樣的問題，但我卻找到了對付的辦法。那就是從后向前設置編號！ 比如，當你在設置二級標題的時候，選擇“格式相似的文本”選中了所有二級標題，設置了編號，需要去調(diào)整各章內(nèi)部的二級標題對應的第一級別起始編號時，不要從第2章開始往后做，而是從最后一章開始往前做！這樣就基本上可以避免出現(xiàn)各種意外的格式自動變化帶來的錯亂問題。尤其是在設置三級標題時，如果順序從前往后做，出現(xiàn)錯亂的幾率相當高，但是從后往前做就基本上沒有出現(xiàn)過問題。這也是我反復試驗之后才驗證出來的獨門秘技。 到此為止，相信你已經(jīng)了解了如何使用Word多級列表了，只要你多用幾次 就基本上能夠熟練運用了。前面我提到了如何自動編號可以為交叉引用提供便利，這一技術如何使用，網(wǎng)上可以搜出許多，不過大多數(shù)都是抄襲同