WPS表格excel操作指引書(shū)

1、XWPS 表格操作指引書(shū)北京金山辦公軟件有限公司目錄 HYPERLINK l _bookmark0 辦公數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和技巧1 HYPERLINK l _bookmark1 快捷鍵1 HYPERLINK l _bookmark1 數(shù)據(jù)填充1 HYPERLINK l _bookmark2 自定義序列2 HYPERLINK l _bookmark3 數(shù)據(jù)格式設(shè)置3 HYPERLINK l _bookmark4 中文大寫(xiě)4 HYPERLINK l _bookmark5 智能顯示非法、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)5 HYPERLINK l _bookmark6 重復(fù)值限制錄入5 HYPERLINK l _bookmark6

2、 高亮顯示重復(fù)項(xiàng)5 HYPERLINK l _bookmark7 刪除重復(fù)項(xiàng)6 HYPERLINK l _bookmark8 精美報(bào)表格式和閱讀工具7 HYPERLINK l _bookmark9 報(bào)表格式工具7 HYPERLINK l _bookmark9 閱讀模式7 HYPERLINK l _bookmark10 護(hù)眼模式8 HYPERLINK l _bookmark11 夜間模式9 HYPERLINK l _bookmark12 大數(shù)據(jù)閱讀10 HYPERLINK l _bookmark12 編輯欄折疊10 HYPERLINK l _bookmark13 公式和函數(shù)11 HYPERLIN

3、K l _bookmark14 4.1. 公式11 HYPERLINK l _bookmark15 4.2. 函數(shù)13 HYPERLINK l _bookmark15 常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)13 HYPERLINK l _bookmark16 邏輯函數(shù)14 HYPERLINK l _bookmark16 日期函數(shù)14 HYPERLINK l _bookmark17 文本函數(shù)15 HYPERLINK l _bookmark17 查找函數(shù)15 HYPERLINK l _bookmark18 常用公式(繁體版無(wú)此功能）16 HYPERLINK l _bookmark19 數(shù)據(jù)排序17 HYPERLINK l

4、_bookmark20 多關(guān)鍵字排序17 HYPERLINK l _bookmark21 改變 WPS 排序規(guī)則進(jìn)行自定義排序18 HYPERLINK l _bookmark22 提高數(shù)據(jù)約束力20 HYPERLINK l _bookmark23 日期、數(shù)值、文本限定20 HYPERLINK l _bookmark24 制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框22 HYPERLINK l _bookmark25 數(shù)據(jù)透視表看透你的數(shù)據(jù)23 HYPERLINK l _bookmark26 生成數(shù)據(jù)透視表23 HYPERLINK l _bookmark27 數(shù)據(jù)透視表字段設(shè)置25 HYPERLINK l _book

5、mark28 輕松制作數(shù)據(jù)圖表26 HYPERLINK l _bookmark29 商業(yè)圖表的類(lèi)型和使用場(chǎng)景26 HYPERLINK l _bookmark30 快速增加圖表元素更改圖表布局27 HYPERLINK l _bookmark31 快速美化圖片28 HYPERLINK l _bookmark32 組合圖制作29 HYPERLINK l _bookmark32 常用商務(wù)圖表的規(guī)范29 HYPERLINK l _bookmark33 數(shù)據(jù)的保護(hù)31 HYPERLINK l _bookmark34 表格文件保護(hù)31 HYPERLINK l _bookmark34 工作表的保護(hù)31 HYP

6、ERLINK l _bookmark35 單元格的保護(hù)32第 PAGE 9 頁(yè) 共 36 頁(yè)辦公數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和技巧快捷鍵功能描述：通過(guò)表格快捷鍵的操作使錄入數(shù)據(jù)時(shí)提高速度，掌握快速錄入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切換到下一個(gè)工作簿?！綜trl+Shift+Tab】切換到上一個(gè)工作簿?！綯ab】在選定區(qū)域中從左向右移動(dòng)?！維hift+Tab】在選定區(qū)域中從右向左移動(dòng)?！綜trl+D】向下填充。【Ctrl+R】向右填充?！続lt+下方向鍵】顯示清單的當(dāng)前列中的數(shù)值下拉列表?！綜trl+；】輸入日期?！綜trl+Shift+；】輸入時(shí)間。【Alt+=】用 SUM 函數(shù)插入自動(dòng)求和公式?！綜trl

7、+Enter】用當(dāng)前輸入項(xiàng)填充選定的單元格區(qū)域?！綜trl+Z】撤消上一次操作?！続lt+Enter】在單元格內(nèi)換行。數(shù)據(jù)填充功能描述：使用自動(dòng)填充功能可以完成智能錄入，快速輸入一部分?jǐn)?shù)據(jù)，有效提高輸入效率。 操作步驟：選中數(shù)據(jù)單元格將鼠標(biāo)移動(dòng)到數(shù)據(jù)單元格右下角鼠標(biāo)指針變成十字星按下鼠標(biāo)左鍵，并向下拖拽鼠標(biāo)按著【Ctrl】下拉填充效果將改為復(fù)制填充數(shù)據(jù)。自定義序列功能描述：速通過(guò)拖拉填充柄的方式產(chǎn)生平時(shí)常用序列。操作步驟：WPS 表格選項(xiàng)自定義序列新序列錄入常用序列添加確定數(shù)據(jù)格式設(shè)置功能描述：?jiǎn)卧窨梢栽O(shè)置的格式屬性有 12 種類(lèi)別，分別為常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會(huì)計(jì)專(zhuān)用、日期、時(shí)間、百分比、分?jǐn)?shù)

8、、科學(xué)記數(shù)、文本、特殊和自定義。操作步驟：選中數(shù)據(jù)單元格右擊鼠標(biāo)選中設(shè)置單元格格式中文大寫(xiě)功能描述：在財(cái)務(wù)工作中，我們經(jīng)常需要將小寫(xiě)的金額數(shù)字轉(zhuǎn)換成中文大寫(xiě)金額，如填寫(xiě)發(fā)票、員工填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)憑證等，利用 WPS 表格的單元格數(shù)字格式也可以很輕松地實(shí)現(xiàn)。操作步驟：選中金額數(shù)據(jù)單元格右擊鼠標(biāo)選中設(shè)置單元格格式特殊人民幣大寫(xiě)智能顯示非法、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)重復(fù)值限制錄入功能描述：在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到數(shù)據(jù)不能重復(fù)，通過(guò) WPS 的重復(fù)項(xiàng)功能可以很輕松的限制重復(fù)值的錄入。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡拒絕錄入重復(fù)項(xiàng)確定高亮顯示重復(fù)項(xiàng)功能描述：查看報(bào)表時(shí)通過(guò) WPS 表格中的重復(fù)項(xiàng)功能快速查找、高亮顯

9、示重復(fù)項(xiàng)。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡高亮顯示重復(fù)項(xiàng)確定刪除重復(fù)項(xiàng)功能描述：快速將某一列有重復(fù)的值刪除掉，僅保留一個(gè)。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡刪除重復(fù)項(xiàng)確定精美報(bào)表格式和閱讀工具報(bào)表格式工具功能描述：一鍵套用精美格式，方便閱讀操作步驟：選擇數(shù)據(jù)表“表格樣式”選項(xiàng)卡選擇樣式閱讀模式功能描述：在進(jìn)行復(fù)雜數(shù)據(jù)表格閱讀查找等工作時(shí)，使用閱讀模式可以有效地防止數(shù)據(jù)閱讀 串行，方便了我們對(duì)數(shù)據(jù)把評(píng)標(biāo)的查閱。操作步驟：狀態(tài)欄閱讀模式護(hù)眼模式功能描述：在長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行復(fù)雜數(shù)據(jù)表格閱讀查找等工作時(shí)，護(hù)眼模式可以保護(hù)用戶(hù)的眼鏡不 易疲憊。操作步驟：狀態(tài)欄護(hù)眼模式夜間模式功能描述：在燈光較暗的環(huán)

10、境進(jìn)行數(shù)據(jù)表格閱讀查找等工作時(shí)，夜間模式可以將表格調(diào)暗保 護(hù)用戶(hù)的眼鏡不易疲憊。操作步驟：狀態(tài)欄夜間模式第 PAGE 19 頁(yè) 共 36 頁(yè)大數(shù)據(jù)閱讀功能描述：將數(shù)字的分隔符用中文顯示出來(lái)，便于用戶(hù)一眼看出多位數(shù)據(jù)的單位，尤其適合財(cái)務(wù)人員，例如：1,123,456,789，在 WPS 表格狀態(tài)欄中顯示為：11 億 2345 萬(wàn) 6789。操作步驟：狀態(tài)欄右擊勾選帶中文單位分隔編輯欄折疊功能描述：當(dāng)單元格內(nèi)容過(guò)多時(shí)，編輯欄就會(huì)呈多行顯示，此時(shí)會(huì)導(dǎo)致編輯欄下方的單元格 被遮擋，而“編輯框折疊”功能很好的解決了這個(gè)問(wèn)題，便于單元格的閱讀與編輯。操作步驟：點(diǎn)擊編輯欄下方向上的雙箭頭即可對(duì)編輯欄進(jìn)行縮放

11、選擇公式和函數(shù)公式功能描述：公式是在工作表中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計(jì)算的等式，有助于分析工作表中的數(shù)據(jù)。使用公式可以對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行加、減、乘、除等運(yùn)算。公式可以包括以下的任何元素： 運(yùn)算符、單元格引用位置、數(shù)值、工作表函數(shù)以及名稱(chēng)。如果要在工作表單元格中輸入公式， 則可以在編輯欄中輸入這些元素的組合。操作步驟：在 WPS 表格中，以西文等號(hào)“=”開(kāi)頭的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)判定為公式。公式是對(duì)工作表中數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算的表達(dá)式，公式中可以包含單元格地址、數(shù)值常量、函數(shù)等，它們由運(yùn) 算符連接而成。具體來(lái)說(shuō)，一個(gè)公式通常由以下幾部分組成：=：西文等號(hào)，表示將要輸入的是公式而不是其他數(shù)據(jù)。（字體統(tǒng)一）數(shù)值：由阿拉伯?dāng)?shù)

12、字 09 構(gòu)成的可以參與運(yùn)算的數(shù)據(jù)，或者是包含有某個(gè)數(shù)值的單元格地址。其他參數(shù)：可以被公式或函數(shù)引用的其他數(shù)據(jù)。( )：圓括號(hào)，用于設(shè)置運(yùn)算優(yōu)先順序。類(lèi)別運(yùn)算符功能備 注算術(shù)運(yùn)算符+ （加號(hào)）加法運(yùn)算運(yùn)算順序按數(shù)學(xué)運(yùn)算的慣例處理：括號(hào)里的表達(dá)式優(yōu)先計(jì)算； 先乘除、后加減；同一級(jí)別運(yùn)- （減號(hào)）減法運(yùn)算* （乘號(hào)）乘法運(yùn)算運(yùn)算符：用于連接各個(gè)數(shù)據(jù)。在 WPS 表格中，可以使用的運(yùn)算符分為算術(shù)運(yùn)算符、比較（邏輯）運(yùn)算符和字符串運(yùn)算符 3 大類(lèi)，其功能見(jiàn)下圖類(lèi)別運(yùn)算符功能備 注/ （除號(hào)）除法運(yùn)算算，由左至右依次執(zhí)行%百分比 （乘方）乘方運(yùn)算比較運(yùn)算符=等于比較運(yùn)算符用于比較兩個(gè)數(shù)據(jù)后得出“真”或“

13、假”兩個(gè)邏輯值。當(dāng)符合條件時(shí)為 True（真），否則為 False（假）。通常用于構(gòu)建條件表達(dá)式大于=大于等于=小于等于不等于字符串運(yùn)算符&連接字符串將幾個(gè)單元格中的字符串合并成一個(gè)字符串(例如：“WPS”&“表格”得到“WPS 表格”引用運(yùn)算符:(冒號(hào))區(qū)域運(yùn)算符產(chǎn)生對(duì)包括在兩個(gè)引用之間的所有單元格的引用（例如：A1： A3，表示引用 A1 到 A3 單元格之間的區(qū)域）,(逗號(hào))聯(lián)合運(yùn)算符將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用（例如：SUM（A1：A3，B1：B5），表示兩不同的單元格區(qū)域的并集）類(lèi)別運(yùn)算符功能備 注(空格)交叉運(yùn)算符產(chǎn)生對(duì)兩個(gè)引用共有的單元格的引用（例如： A1：A3 A2： B5），表

14、示兩個(gè)不同的單元格區(qū)域的交集）函數(shù)功能描述：為了使操作更簡(jiǎn)便，WPS 表格將一些公式定義為函數(shù)，用戶(hù)只需按照一定的語(yǔ)法使用這些函數(shù)。操作步驟：調(diào)用函數(shù)的語(yǔ)法都是一樣的，其基本形式為：=函數(shù)名（參數(shù) 1，參數(shù) 2，參數(shù)3，）。常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)SUMIF 函數(shù)：條件求和語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（區(qū)域，條件，求和區(qū)域）COUNTIF 函數(shù)：條件計(jì)數(shù)語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（區(qū)域，條件）SUMIFS 函數(shù)：多條件求和語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（求和區(qū)域，區(qū)域 1，條件 1，區(qū)域 2，條件 2，區(qū)域 3，條件 3，）COUNTIFS 函數(shù)：多條件計(jì)數(shù)語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（區(qū)域 1，條件 1,區(qū)域 2，條件 2,區(qū)域 3，條件 3,）邏輯函數(shù)AN

15、D 函數(shù)：所有條件成立返回 TRUE，否則返回 FALSE語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（條件 1，條件 2）OR 函數(shù)：所有條件都不成立就返回 FALSE，有一個(gè)成立也返回 TRUE語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（條件 1，條件 2）IF 函數(shù)：判斷一個(gè)條件是否滿(mǎn)足，如果滿(mǎn)足返回一個(gè)值，否則返回另一個(gè)值語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（條件，條件是滿(mǎn)足返回值，條件不滿(mǎn)足返回值）日期函數(shù)DATE 函數(shù)：組合日期語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（年，月，日）TODAY 函數(shù)：返回當(dāng)前日期語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（）沒(méi)有參數(shù)DATEDIF 函數(shù)：計(jì)算兩個(gè)日期相距的年月日語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（開(kāi)始日期，結(jié)束日期，計(jì)算單位）文本函數(shù)LEN 函數(shù)：返回字符個(gè)數(shù)語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（字符串）L

16、EFT 函數(shù)：從字符串左邊開(kāi)始取字符語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（字符串，取幾個(gè)字符個(gè)數(shù)）RIGHT 函數(shù)：從字符串右邊開(kāi)始取字符語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（字符串、取幾個(gè)字符個(gè)數(shù)）MID 函數(shù)：從字符串的指定位置取字符語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（字符串，從第幾個(gè)字符開(kāi)始，取字符個(gè)數(shù)）查找函數(shù)VLOOKUP 函數(shù)：數(shù)據(jù)匹配語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，0）MATCH 函數(shù)：返回指定內(nèi)容在指定區(qū)域的名次語(yǔ)法參數(shù)說(shuō)明：（查找值，數(shù)據(jù)表，0）常用公式(繁體版無(wú)此功能）功能描述：WPS 表格中的常用公式向?qū)芰?，為你?jiǎn)化公式操作，輕松完成復(fù)雜計(jì)算。操作步驟：“公式”選項(xiàng)卡插入函數(shù)常用公式身份證提取生日個(gè)人所得稅計(jì)算數(shù)據(jù)排序多關(guān)鍵

17、字排序功能描述：排序是最常用的數(shù)據(jù)整理方法之一，WPS 的排序功能提供了同時(shí)滿(mǎn)足 3 個(gè)關(guān)鍵字的排序效果。操作步驟：選擇排序區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡排序選擇關(guān)鍵字所在字段排序效果排序規(guī)則說(shuō)明：在多關(guān)鍵字排序中【次要關(guān)鍵字】將作為更進(jìn)一步的排序依據(jù)，如下圖。當(dāng)主關(guān)鍵字的內(nèi)容相同時(shí)，繼續(xù)對(duì)這些相同的工資進(jìn)一步以次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序。改變WPS 排序規(guī)則進(jìn)行自定義排序功能描述：在 WPS 表格中默認(rèn)的排序依據(jù)包括數(shù)字的大小，英文或拼音字母的順序等，但很多時(shí)候用戶(hù)需要依據(jù)超出上述范圍的某些特殊的規(guī)律來(lái)排序。例如公司職位高低、學(xué)歷高 低等。操作步驟：創(chuàng)建自定義序列（創(chuàng)建方法請(qǐng)參照本文 1.3 自定義序列）“數(shù)據(jù)

18、”選項(xiàng)卡排序次序自定義排序次序選擇序列次序下拉菜單第 PAGE 29 頁(yè) 共 36 頁(yè)提高數(shù)據(jù)約束力日期、數(shù)值、文本限定功能描述：數(shù)據(jù)有效性是對(duì)單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。對(duì)于符 合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對(duì)于不符合條件的數(shù)據(jù)，則禁止輸入。這樣就可以依靠系統(tǒng)檢查數(shù)據(jù)的正確有效性，避免錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)錄入。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡有效性選擇限制種類(lèi)限制條件輸入錯(cuò)誤值時(shí)表格就回彈出報(bào)錯(cuò)窗口，如下圖：制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框功能描述：在數(shù)據(jù)有效性中通過(guò)限制類(lèi)型中的序列制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框，不僅能限制規(guī) 范錄入數(shù)據(jù)，同時(shí)也可以使錄表人快速的錄入指定數(shù)據(jù)操作步驟：選擇單元格“

19、數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡有效性序列手動(dòng)錄入或選取單元格數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表看透你的數(shù)據(jù)生成數(shù)據(jù)透視表功能描述：WPS 表格數(shù)據(jù)透視表是一種建立在 WPS 表格數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，用于對(duì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總和分析交互的、交叉制表的報(bào)表。數(shù)據(jù)透視表通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)不同的視角顯示數(shù)據(jù) 并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、揭示和分析，從而將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成有意義的信息。操作步驟：選擇報(bào)表內(nèi)任意一個(gè)有數(shù)據(jù)的單元格“插入”選項(xiàng)卡數(shù)透視表拖動(dòng)字段到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中從任務(wù)窗格里的字段列表中，拖動(dòng)字段到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中的“頁(yè)區(qū)域”、“區(qū)域”、“數(shù) 字區(qū)域”就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析對(duì)比。如下圖：數(shù)據(jù)透視表字段設(shè)置功能描述：數(shù)據(jù)透視表對(duì)于數(shù)值字段的默認(rèn)計(jì)算方式是求和，除了求和之外數(shù)據(jù)透視表還提 供了多種計(jì)算的方式如：計(jì)數(shù)、最大值、最小值、操作步驟：選擇數(shù)字單元格數(shù)據(jù)透視表工具字段設(shè)置選擇計(jì)算方式輕松制作數(shù)據(jù)圖表商業(yè)圖表的類(lèi)型和使用場(chǎng)景功能描述：如何在 WPS 提供的多種圖表中找到適用的圖表類(lèi)型，哪種圖表更能表達(dá)自己的觀點(diǎn)。通過(guò) WPS 圖表中的實(shí)時(shí)預(yù)覽窗口你可以快速的套用適合自己數(shù)據(jù)的圖表。操作步驟：選擇數(shù)據(jù)“插入”選項(xiàng)卡圖表實(shí)時(shí)預(yù)覽窗口快速增加圖表元素更改圖表布局功能描述：增加、刪除或更改圖表元素（例如：標(biāo)題、圖例、網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)標(biāo)簽等） 操作步驟：選中圖表圖表元素按鈕勾選快速美化圖片功能描述：通過(guò) WPS 提供的圖表樣式快速美化圖表修