會議接待流程準(zhǔn)備工作

1、精心整理會議招待流程及準(zhǔn)備工作一、會議先期工作1、依據(jù)客戶的要求，作出初步計劃和建議書，安排好客戶觀察，踩線的招待工作，協(xié)調(diào)有關(guān)關(guān)系。2、輔助客戶最后確立招待單位和觀察路線，務(wù)求高質(zhì)量、廉價位.3、代表客戶與各有關(guān)單位洽商，簽署有關(guān)合同協(xié)議。4、制定完美的招待計劃，交客戶鑒定。5、做好會務(wù)組到達前的社會配套服務(wù)、市場檢查及各項準(zhǔn)備工作。二、接送站、司機服務(wù)1、人員：依據(jù)會務(wù)要求，由營銷部經(jīng)理帶領(lǐng)專業(yè)會務(wù)工作人員分別負(fù)責(zé)火車站、機場接送站工作。2、車輛：有計劃有償供給各種汽車接送站。3、招待標(biāo)準(zhǔn)：（1）提早舉牌候客。（2）招待人員規(guī)范服務(wù)。（3）重要客戶、領(lǐng)導(dǎo)由企業(yè)老總進站臺或機場鮮花接送，必需

2、時請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和媒體出頭迎送并警車開道。（4）24小時服務(wù)。三、報到、返程服務(wù)精心整理1、選派一名優(yōu)異工作人員隨會務(wù)組輔助報導(dǎo)工作；2、提早做好返程票源的準(zhǔn)備工作，并準(zhǔn)備酒店功能表，火車、飛機時刻價目表，返程票預(yù)定建議書。3、全部客房提早擺放鮮花、水果、會務(wù)組的祝愿卡。4、24小時解答客戶咨詢，達成會務(wù)組隨時交給的其余任務(wù)。備注：機票：可依據(jù)客戶要求代勞，免罷手續(xù)費?；疖嚻保翰徽摱嗌偃硕寄?00%保證（包含節(jié)假日時期）。手續(xù)費：收5元/張（異地手續(xù)費按采買成本計算）四、文秘、宣傳服務(wù)1、可供給一臺電腦，一套打印設(shè)施供會務(wù)組使用。2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟習(xí)當(dāng)?shù)貭顩r的秘書

3、，隨會服務(wù)。3、提早做好文印、宣傳、廣告、醫(yī)療衛(wèi)生、菜單表、作息時間表、會議日程、議程、旅行安排表，領(lǐng)導(dǎo)席位表等會議文件及會場內(nèi)外部署等后勤服務(wù)工作.五、財務(wù)服務(wù)1、企業(yè)選派一名財務(wù)人員詳細輔助會務(wù)財務(wù)工作；精心整理2、輔助會務(wù)組實時清理，互簽用房、用餐、用會議室等酒店花費狀況，精打細算，節(jié)儉開銷。六、酒店服務(wù)1、提早20天簽署會議招待協(xié)議，明確、詳盡、嚴(yán)格規(guī)范責(zé)任和義務(wù)。2、酒店營銷部經(jīng)理全程跟會，詳細協(xié)調(diào)酒店房、餐、會議、娛樂、財務(wù)、交通、后勤、動力捍衛(wèi)、醫(yī)療等方面的工作。3、提早做好會議報到，控房，暫時用餐、用車、車輛擺放，酒店安全捍衛(wèi)等方面的工作。4、提早準(zhǔn)備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標(biāo)、指示牌等工作。5、每天實時簽任房態(tài)、用餐及其余花費狀況，輔助客房結(jié)帳，為客房供給其它財務(wù)服務(wù)。6、達成客戶會務(wù)組交給的其余工作。七、保安服務(wù)1、酒店內(nèi)部保安按酒店要求，增強警衛(wèi)，保證會議時期汽車出入暢達，人身財富絕對安全。精心整理2、旅行時期依據(jù)需要可安排警車開道，要點領(lǐng)導(dǎo)可安排全程貼身護衛(wèi)。3、接送站及介紹的社會娛樂場所，提早做好安全警衛(wèi)工作。4、企業(yè)選派一名從事過軍警工作的同志負(fù)責(zé)捍衛(wèi)協(xié)調(diào)工作。八、總結(jié)、結(jié)算服務(wù)1、輔助會務(wù)組、旅行社、車隊等有關(guān)單位結(jié)算，搞好客戶結(jié)算。2、按會務(wù)組要求做好財務(wù)清理、清退工作，視狀況