貨物憑據(jù)安全管理工作程序貨物憑據(jù)安全管理實施細則

1、3/3貨物憑據(jù)平安工作程序1.0目的本程序明確有關(guān)收、發(fā)、用貨物以及成品出貸單據(jù)的開具、經(jīng)手、保存等管制措施，;確保貨物交易的文件資料清晰完整精確, 手續(xù)完善;避開丟失或提交不正確的資料,并能準時通知海關(guān);對運輸資料或資料系統(tǒng)的掌握以防無許可接觸，以免被不法分子利用而造成盜竊或恐怖大事。2.0范圍2.1本程序適用于來料記錄的平安掌握2.2本程序適用于廠內(nèi)貨物流轉(zhuǎn)記錄的平安掌握2.3本程序適用于付運文件資料的平安掌握3.0主要職責(zé)和權(quán)限3.1貨倉部負責(zé)物料/產(chǎn)品收發(fā)存單據(jù)的記錄和掌握3.2船務(wù)部負責(zé)付運文件資料的外部聯(lián)絡(luò)和掌握3.3物料部負責(zé)物料/產(chǎn)品收發(fā)存單據(jù)審批和監(jiān)控3.4品管部負責(zé)產(chǎn)品/物

2、料質(zhì)量的記錄和掌握3.5各部門負責(zé)車間內(nèi)物料流通的記錄和掌握4.0工作程序4.1付運文件資料的預(yù)備和處理4.1.1如何確保在付運前2天將文件傳送給貨運公司：4.1.1.1船務(wù)部依據(jù)客戶之交貨期跟進生產(chǎn)工場的進度，在規(guī)定交貨期前3天，假如尚未收到香港寫字樓有關(guān)付運的資料，則會與香港業(yè)務(wù)運作部聯(lián)絡(luò)溝通，由香港業(yè)務(wù)運作部與客戶聯(lián)絡(luò)了解有關(guān)之貨運公司、走貨船期、船公司、貨柜等。4.1.1.2在與客戶商定好有關(guān)產(chǎn)品之付運數(shù)量、付運期限確認后，香港業(yè)務(wù)運作部會發(fā)出付運產(chǎn)品之資料Booking傳送給貨運公司（FAX或?qū)＿f等方式）。 4.1.1.3在走貨前2天，船務(wù)部一般會收到船公司的一份Booking資料，

3、香港業(yè)務(wù)運作部會Fax或跟文件袋形式交給船務(wù)部，船務(wù)部會依此做好出貨前的資料Shipment Note給貨倉成品組負責(zé)人備貨，在出貨當(dāng)天船務(wù)部會依據(jù)實際裝運成品開出貨物出口單給貨倉轉(zhuǎn)交貨車司機相互簽署，然后簽署放行條放車出廠.4.1.2如何確保收到足夠的信息資料（查PO以及與客戶聯(lián)絡(luò)）：為了能夠準時、精確地交貨給客戶，做好出貨前的預(yù)備工作特別重要，為此，統(tǒng)籌出貨的部門船務(wù)部需要依據(jù)客戶的走貨期，提前做好出貨文件資料的預(yù)備和跟進生產(chǎn)工場的進度。為了能夠收到足夠的出貨信息資料，船務(wù)部需要依據(jù)客戶之PO或與客戶溝通聯(lián)絡(luò)，提前預(yù)備好有關(guān)貨物通關(guān)單及出口清單、出口備案合同等，收到Booking資料在走貨

4、前2天，資料仍不齊全，則馬上需要聯(lián)絡(luò)客戶、有關(guān)部門跟進完成。按期、按時正確預(yù)備好出貨資料是船務(wù)部MBO中的重要一項。4.1.3如何驗證按期付運貨物的程序由船務(wù)部依據(jù)客戶之PO、SI等資料跟進生產(chǎn)工廠之生產(chǎn)落貨進度是否符合客戶走貨期，然后與業(yè)務(wù)運作部聯(lián)絡(luò)預(yù)定車輛/貨柜。貨物有否按期付運主要依據(jù)Shipment Note上之走貨時間與客戶之走貨期相比較而得出。Shipment Note上會填寫有付運資料（車輛號碼走貨時間、貨物名稱、數(shù)量、箱數(shù)、客方ITEM NO、PO NO、司機裝貨后簽名確認等）。4.2在付運方面發(fā)覺、報告和訂正錯誤文件資料的處理4.2.1在進入付運工作的過程中，假如發(fā)覺進出口清

5、單、備案合同、貨物出口通關(guān)單與實際裝運之貨物不符時及文件資料有錯誤等，需要準時更改有關(guān)資料（例如重量/數(shù)量錯誤，則需重新填/更改填報出口清單及重新辦理通關(guān)單等）。4.2.2正常狀況下，香港業(yè)務(wù)運作部收到客方資料Shipment Plan或Shipping Order，為確保出口資料正確無誤，如屬新貨，船務(wù)部需通知貨倉先取一箱成品過磅，復(fù)測總重量是否跟船務(wù)部所填寫之出口集中報關(guān)清單資料相符，如有不符，不行放車離廠，須馬上通知船務(wù)部復(fù)核是否需要更改資料。4.2.3貨倉收到 Shipment Note及出口清單（即出口集中報關(guān)貨物申報單）后，在走貨前，出貨人員必需核對實貨與Shipment Note

6、資料是否全都，并核對實貨與成品檢驗狀態(tài)紙數(shù)量是否全都，如有不符，馬上聯(lián)絡(luò)船務(wù)部/品管部有關(guān)人員查詢，否則不行安排裝柜，直至有關(guān)人員復(fù)查OK后方可進行裝柜。4.2.4經(jīng)貨倉復(fù)核及于Shipment Note填寫上有關(guān)車輛資料并簽署后，船務(wù)部據(jù)此開出發(fā)票給業(yè)務(wù)運作部董事批準后，由香港業(yè)務(wù)運作部傳送給客戶、會計部，香港業(yè)務(wù)運作部會保存底單。4.3來料/貨物的接收和處理4.3.1接收來料之運作是：首先依據(jù)供應(yīng)商之送貨單核對本廠PO，然后點數(shù)秤重，通知IQC作待驗,由IQC檢驗、標識，QC檢驗合格后轉(zhuǎn)合格倉，并按檢驗狀態(tài)和貨物類別儲存在適當(dāng)倉位。4.3.2不符合PO（例如超PO、無PO）的不收，待驗、合

7、格、不合格的貨物會按檢驗狀態(tài)和類別隔離擺放在不同區(qū)域等待處理。4.3.3一些高度危急的物品（例如易燃易爆的化學(xué)溶劑等）會特地儲存在危急倉，非經(jīng)授權(quán)人員批準是不能接近和進入。4.3.4具體運作程序可參看來料檢驗掌握程序、貨倉平安工作程序、貨倉管理制度4.4廠內(nèi)廠外（付運成品）貨物的流轉(zhuǎn)的跟蹤4.4.1廠內(nèi)貨物流轉(zhuǎn)的跟蹤：廠內(nèi)貨物的流轉(zhuǎn)主要在各分倉、生產(chǎn)車間、組別之間流轉(zhuǎn)，凡是進出都會有相應(yīng)的發(fā)貨單或領(lǐng)料單支持和跟隨以及電腦記錄。4.4.1.1為了能夠識別貨物，公司建立了獨特的編號系統(tǒng)（Part Number System）對于不同工序、不同類別的制品都會有獨特的物科/產(chǎn)品編號，而每一批物料/產(chǎn)品

8、都會有自身之狀態(tài)標識（注明名稱、編號、數(shù)量、日期等，如屬于成品，則會有一張“成品檢驗狀態(tài)紙”注明該批成品的Date Code等資料）。具體參見4.4.1.2為了能夠清晰反映每一筆貨物的進出去向和結(jié)存，工廠已設(shè)立電腦系統(tǒng)去輸入和記錄每一筆貨物的進出狀況：包括供應(yīng)商名稱、貨物進由日期、貨物名稱、編號、數(shù)量等）；同時，每一部貨車的到廠和出廠的時間也都有司機的簽署。4.4.1.3貨物在廠內(nèi)流淌遷移會有領(lǐng)料單、發(fā)料單的支持和跟隨，單據(jù)上之資料和內(nèi)容（例如：名稱、編號、數(shù)量等）會與貨物上的標識相互全都。即使是各工序/各組別之間的遷移流淌，也會有內(nèi)部發(fā)貨/領(lǐng)料單做支持和追蹤。4.4.1.4假如發(fā)貨給外發(fā)廠，

9、貨倉部會依據(jù)S/O之電腦記錄的資料開出外發(fā)單備料,再轉(zhuǎn)開送貨單給外發(fā)廠簽收,這些單據(jù)上的資料和內(nèi)容也需要與貨物上的標識相全都。4.4.1.5為了照實反映存貨的狀態(tài)，每一筆貨物的收發(fā)都需要在當(dāng)天內(nèi)輸入電腦。全部發(fā)生的生產(chǎn)、檢驗、收發(fā)記錄都需要當(dāng)天完成入數(shù)。各部門/各分倉每個月都會做一份月結(jié)，以反映本部門/本倉儲位置的存貨狀況。同時，電腦記錄上可以即時查閱已入數(shù)的物料/制品的收發(fā)、結(jié)存數(shù)目、流轉(zhuǎn)部門/倉儲位置等。4.4.1.6各部門可以通過電腦系統(tǒng)即時查看貨物的帳存數(shù)；同時，貨倉人員每周會安排人員去抽查各分倉盤點后打印的周結(jié)報表帳存數(shù)的精確性，并通過每周、每月的收發(fā)盤存和定期實際盤點去反映存貨的短

10、缺和盈余，然后依據(jù)實際狀況向公司報告和申請帳存數(shù)的盈虧調(diào)整。4.4.1.7庫存成品都會張貼上“成品檢驗狀態(tài)紙”標識上客戶名稱、產(chǎn)品名稱/編號，哪一張訂單、數(shù)量以及QA檢驗的結(jié)果等。當(dāng)安排裝運成品上貨柜時，載貨單和付運清單上都會有相應(yīng)的資料/內(nèi)容去界定和報告所需付運成品的資料，以便貨倉核實付運資料和付運成品是否全都。假如是成品出貨，則按成品檢驗掌握程序之規(guī)定執(zhí)行。4.4.1.8依據(jù)物料/產(chǎn)品的狀態(tài)標識以及跟隨轉(zhuǎn)移的單據(jù)、帳冊記錄，可以跟蹤貨物的流轉(zhuǎn)。假如客戶還需要更具體的跟蹤，則會編制個別具體的追蹤工作指示去作為貨物追蹤的操作指引。4.4.2如何跟蹤成品/物科的付運4.4.2.1每批成品付運會有

11、Shipment Note和出口清單等資料記載Shipment Note上會寫上貨柜車的車牌號碼、貨柜號碼等資料，以及要求司機簽署。依據(jù)Shipment Note可以追蹤付運成品的去向。4.4.2.2每批物料/制品向外發(fā)貨前，貨倉都會依S/O之電腦記錄，貨倉會據(jù)此開出“外發(fā)單”從相應(yīng)的分倉提貨，然后開出“送貨單”交收貨方簽署蓋章?！八拓泦巍钡葐螕?jù)上都注明所發(fā)的物料/制品的具體資料（如名稱、編號、數(shù)量、日期、收貨方等）。依據(jù)S/O、PO、送貨單等資料，可以追蹤物料的去向。4.5裝運區(qū)域的平安和貨柜的驗證、密封掌握詳見4.6記錄、報告/分析貨物短缺、盈余、損壞的掌握詳見4.7接近/用法信息資料/電

12、腦平安維護/信息的平安傳遞和保存的掌握詳見4.8數(shù)據(jù)完整性規(guī)定為保持數(shù)據(jù)的完整性，防止未獲授權(quán)人員違規(guī)更改并指定有權(quán)填寫和/或簽署貨運文件的人,特作如下規(guī)定:4.8.1只有船務(wù)負責(zé)人有權(quán)稍微改動貨運文件上的貨物數(shù)量（小于 +/- 5%），并在改動位置旁簽名。4.8.2假如需要進行較大的改動（大于 +/- 5%），必需打印或用法新的文件和表格由獲授權(quán)的經(jīng)辦人員進行更改，并經(jīng)必要的簽名和審核。 4.8.3本廠建議全部更改，即使特別稍微，都用法新的表格或重新打印。4.8.4一般的裝貨員工倉管員檢驗員保安員等人員無權(quán)改動貨運文件.4.8.5貨倉工作人員要收到相關(guān)的指令性文件資料方能進行收發(fā)貨工作，如PMC部發(fā)出的