展會業(yè)務流程

1、一接洽階段上門拜訪客戶明確設計圖交付日期 二設計階段與設計師溝通并即時同客戶進行展位設計的交流向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價研究客戶反饋意見并再次修改交付最后定稿之設計圖及工程報價三簽約階段同客戶確定工程價格明確同客戶的相互配合要求簽定合同四制作階段根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)五現(xiàn)場施工階段現(xiàn)場展位搭建處理現(xiàn)場追加、變更項目配合客戶展品進場客戶驗收六展會期間及撤場階段安排展會期間現(xiàn)場應急服務和增值服務配合客戶展品離場現(xiàn)場拆除七后續(xù)跟蹤服務展會的后續(xù)總結(jié)報告為客戶提供行業(yè)會展信息和分析邀請客戶參觀公司其他服務案例一項目

2、接洽階段自的優(yōu)勢和以往資源，有側(cè)重地選擇哪個展會開展業(yè)務。上屆展覽會的會刊一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的 渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36 平米以上是需要特別布置的）方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負責人姓名登在上面）。會刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進行比較，今后市場部將對重要展會的所有特裝展位進行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。展會專設網(wǎng)站比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益

3、，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。正在服務客戶的參展商手冊和平面圖如果在每次展會上有我們的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（為新客戶服務時也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。 2上門拜訪客戶:會展行業(yè)的業(yè)務特殊性在于它的客戶是確定的，只是客戶選擇不同的供應商而已。很多的客戶會進行邀稿 競標，這些是我們可以進入的，有些供應商關系已經(jīng)固定的客戶我們可以以后通過機會再進入。目前聯(lián)智公司在會議整合上 優(yōu)勢明顯

4、，有品牌知名度，但在展覽上所做的市場宣傳不多，沒有很明顯的優(yōu)勢，要向直接客戶展開展覽投標，就很需要前 期主動聯(lián)系。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務的，可以進行登門拜訪的。什么會放棄原有的合作關系，有哪些地方是不滿意的。種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。如果得到客戶的認可，同意我們?yōu)槠湔褂[提供策劃設計，通常我們需要得到客戶的以下資料展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預算。風格和價格都比較接近的展臺圖。（的資料收集工作中進一步完善。）參展

5、商手冊和客戶要求關系到設計師的方案是否能夠達到入圍中標，我們應該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊 照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。制定工作計劃（員有限，我們應該盡可能避免參與多家競爭的比稿中）。對于大的項目，應該制定一份工作時間明細表，有需要可以提交給 客戶。二 設 計 階 段 1表，轉(zhuǎn)交給設計部的負責人。（有必要由設計負責人制定比較適合客戶要求的設計師操作。）讓雙方可以有直接的聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務人員或者設計師安排去現(xiàn)場。設計師應注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設計采用的材料陳舊或者有些設計無法實地施工。2向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報

6、價施工的準確性。展覽設計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交的，應在報價中凡代場館收費的項目一定要注明，比如電箱申請、場地管理費等。有些客戶要求在提交設計圖時同時附上設計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設計圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應該提倡設計師寫設計說明。一般可以就展位風格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，如果能夠安排設計師一起同客戶見面的就好，可由設計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。 3研究客戶反饋意見并進行再

7、次修改具體情況。4交付最后定稿之設計圖及工程報價三簽約階段同客戶確定工程價格將造成不好影響。明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只有 2-3 天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責的范圍。簽定合同四制作階段1根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作根據(jù)具體項目的需要，安排 AV 設備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應商、美工制作等部分按照設計圖的要求和客戶的制定進行制作。注意在制作過程中如果有變動，應及時同設計師聯(lián)系，有需要業(yè)務人員應照會客戶。 2安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況一般客戶確認最后的效果圖后就只是等待到時進場，有些

8、項目較大或者是客戶特別注重的項目會在制作中進行監(jiān)督，我們應做好安排其到公司或工廠間參觀的準備。3完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)有些項目應該是要于開展前向展館或者主辦方進行申報的，如果該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進行審批。對于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進行特別的審批。五現(xiàn)場施工階段1現(xiàn)場展位搭建很多客戶希望能得到這樣的服務。如果業(yè)務人員確實有原因不能在現(xiàn)場，應該把負責搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。 2處理現(xiàn)場追加、變更項目總項目款項中。3配合客戶展品進場實踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要注

9、意為客戶服務，配合其展品進場。4客戶驗收的開幕。（臺衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）六展會期間及撤場階段安排展會期間現(xiàn)場應急服務和增值服務要的時候隨時可以得到解決。客戶在現(xiàn)場的工作人員應該有我們的現(xiàn)場服務人員的最直接的聯(lián)系方法。增值服務方面可以很廣泛，有些業(yè)務人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當翻譯服務，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、安排客戶間見面等。配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除展覽結(jié)束后，應首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進行展位的拆除，如果客戶對有些材料需要再次使用的，應幫助其大包運輸；如果是需要我們保存的，應主要拆裝。退回前期預付的相關費用完成工程后，應即時進行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預付的電箱申請、通訊押金等費用。七.后續(xù)跟蹤服務