現(xiàn)代人事檔案管理探索

1、現(xiàn)代人事檔案管理探究現(xiàn)代人事檔案管理探究我國(guó)在上世紀(jì)50年代初產(chǎn)生人事檔案以來(lái)，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具，對(duì)中國(guó)的信譽(yù)建立、干部職工管理、國(guó)家平安、福利分配等方面作出過(guò)不可磨滅的制度性奉獻(xiàn)。但是，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人事檔案制度的身份性和制度性弊端也顯露無(wú)遺，出現(xiàn)了一些死檔、棄檔、虛假檔案、人質(zhì)檔案、克隆檔案，甚至人才自由流動(dòng)中造成了人檔脫節(jié)的現(xiàn)象。在人事檔案管理上問(wèn)題也不少，多數(shù)人事檔案管理技術(shù)手段滯后，管理人員裝備缺乏，硬件和軟件都比擬差。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)展人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的篩癬排序、分類、匯總，信息化程度比擬低

2、，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人才資源的極大浪費(fèi)。因此，人事檔案工作者要立檔案意識(shí)，堅(jiān)持以人為本，以民為本，樹立人性化的管理理念。要促進(jìn)人事檔案盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使傳統(tǒng)的檔案工作者向信息管理工作者轉(zhuǎn)變。一、確保人事檔案材料真實(shí)性，注意多樣性人事檔案材料主要由人事、組織、勞資等部門在人事管理活動(dòng)中形成，它是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)才能、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處分等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。因此，真實(shí)性是檔案的生命。任何不真實(shí)的檔案都會(huì)誤國(guó)誤民，貽害無(wú)

3、窮。然而，出于檔案當(dāng)事人自身利益考慮，近些年來(lái)人事檔案材料內(nèi)容失真情況比擬普遍，突出的是三齡一歷的造假問(wèn)題，即有些人在自傳和表中，年齡填的越來(lái)越低，參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間越填越早，學(xué)歷越填越高。極個(gè)別人甚至無(wú)中生有，偽造學(xué)歷和工作經(jīng)歷，平步青云走上高級(jí)指導(dǎo)崗位，最典型的莫過(guò)于原石家莊市委副書記王亞麗。人事檔案管理應(yīng)該強(qiáng)調(diào)人事檔案的信息效勞功能，強(qiáng)調(diào)檔案的人力資源寫實(shí)功能，強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)工作人員合法權(quán)益的保護(hù)功能。搜集材料是人事檔案工作的起點(diǎn)和根底，要經(jīng)常地、有方案地搜集和補(bǔ)充人事檔案材料。特別要注重搜集反映職工個(gè)人素質(zhì)和業(yè)績(jī)變化的各種培訓(xùn)、學(xué)歷進(jìn)步的證書和證明材料，反映職工關(guān)系變動(dòng)的各種聘用合同、

4、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動(dòng)等相關(guān)材料，反映職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的原始和變動(dòng)材料。人事檔案的形成具有一定的規(guī)律和特點(diǎn)，如產(chǎn)生的連續(xù)性、來(lái)源的廣泛性、形式的固定性、互相的聯(lián)絡(luò)性等等，因此就有多樣的搜集方法。要加強(qiáng)教職本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理工的業(yè)績(jī)跟蹤，關(guān)注各種活信息。不僅要搜集文字、表格等物質(zhì)材料，還要注意搜集電子信息、數(shù)據(jù)庫(kù)信息，在多媒體、網(wǎng)頁(yè)、圖形、圖片中發(fā)現(xiàn)值得入檔的材料。使人事檔案材料既真實(shí)豐富，又具有時(shí)代特征，可以全面反映一個(gè)員工的德、勤、績(jī)、能，為正確培養(yǎng)、選拔和使用人才提供詳實(shí)的原始材料。二、利用AB管理法管理人事檔案，講究科學(xué)性

5、AB管理法最早源于巴雷特曲線圖，美國(guó)通用公司的狄凱于1951年將其應(yīng)用于庫(kù)存管理，并命名為AB管理法。這種管理法時(shí)運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)的分法，對(duì)構(gòu)成事物的影響因素按主次進(jìn)展分類排列，以抓住事物的主要矛盾進(jìn)而對(duì)它們實(shí)行分別控制的一種科學(xué)分類管理技術(shù)。它是按照分析的需要，將事物或管理對(duì)象的影響因素或所占比重的大小，劃分為A、B、三局部，并對(duì)其分別進(jìn)展重點(diǎn)次要和一般三種不同程度的控制和管理，以便最經(jīng)濟(jì)、最有效地使用人力、物力、財(cái)力獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。正因?yàn)槿绱?，半個(gè)多世紀(jì)以來(lái)，該分法被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中，如今在圖書、檔案等文獻(xiàn)資料管理領(lǐng)域也得到了應(yīng)用。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，人事檔案可以建立正本、副本。

6、正本內(nèi)容豐富，能全面反映員工的情況。副本內(nèi)容比擬概括，是正本材料的備份或復(fù)制件，主要在指導(dǎo)干部檔案中建立。一般人事檔案只建立正本。正本由一個(gè)員工的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料所構(gòu)成，共包括履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、職稱、政審、獎(jiǎng)勵(lì)以及職務(wù)、工資等方面的10類材料。根據(jù)AB管理法，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)在職人員材料的搜集與鑒定工作。應(yīng)建立學(xué)校各單位、各部門專人負(fù)責(zé)的搜集制度，定期搜集，定向搜集，隨時(shí)搜集，追蹤搜集，并根據(jù)事實(shí)準(zhǔn)確，材料完好，手續(xù)完備的要求，對(duì)各類人員的材料進(jìn)展統(tǒng)一的甄別和審核，根據(jù)其真?zhèn)魏蛢r(jià)值決定取舍。工人檔案內(nèi)容應(yīng)突出評(píng)定崗位技能和學(xué)歷、勞動(dòng)合同、工資、保險(xiǎn)福利待遇等重點(diǎn)局部，對(duì)政審和參加黨團(tuán)材料可

7、從簡(jiǎn)處置。而離休、退休、離任和死亡人員檔案可以先搜集、不整理，以后根據(jù)需要再整理。三、建立人事檔案計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，表達(dá)先進(jìn)性隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速開展，改變了人事檔案管理和效勞方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展信息共享和信息交換，從傳播學(xué)的角度講，徹底改變了空間對(duì)人的約束。建立干部人事檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，是國(guó)家信息化和新時(shí)期組織的迫切需要。采用先進(jìn)得的電子信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建整個(gè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，因此，要采用先進(jìn)的應(yīng)用軟件。人事檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代

8、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，開展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檢索信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)展分類、提娶分析、加工，可以直接進(jìn)步檔案工作的效益，進(jìn)步勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量，使人事檔案管理更加科學(xué)化。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢和修改，而且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，進(jìn)步檔案的利用率，降低了檔案管理的本錢。當(dāng)然，由于電子文件保存中存在著更新版本的不兼容性和不可識(shí)讀性，所以，儲(chǔ)存材料及載體的易損問(wèn)題都不能無(wú)視，處理不當(dāng)回造成珍貴的人事檔案信息資源喪失。另外，還要正確運(yùn)用加密功能，在嚴(yán)格界定檔案材料密級(jí)的根底上，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根

9、據(jù)使用權(quán)限進(jìn)展系統(tǒng)的分類加密，防止信息喪失泄密，給單位和個(gè)人造成不應(yīng)有的損失。四、重視人事檔案信息資源的開發(fā)與利用，增強(qiáng)實(shí)用性人事檔案工作室是人事工作的重要組成局部，也是國(guó)家檔案工作的一個(gè)方面。檔案是人們?cè)诟鞣N理論活動(dòng)及思維活動(dòng)中自然形成的歷史記錄，一般說(shuō)來(lái)，其內(nèi)容比擬真實(shí)，譽(yù)者不過(guò)其實(shí)，抑者不損其真。正因?yàn)槿绱?，檔案的憑證作用和參考作用在各種文獻(xiàn)中居于首位，這是我們應(yīng)大力開發(fā)和利用人事檔案的主要原因。開發(fā)檔案信息資源的手段很多，最根本的措施是對(duì)檔案搜集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及進(jìn)展統(tǒng)計(jì)等等，這是對(duì)檔案的第一次整理。開展檔案文獻(xiàn)編纂公布，那么是根據(jù)一定的專題，在有關(guān)的檔案部門內(nèi)查選檔案，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的編輯加工，以文獻(xiàn)出版物的形式向全社會(huì)公布檔案內(nèi)容，這屬于對(duì)檔案的第二次整理。在人事檔案信息系統(tǒng)建立和應(yīng)用過(guò)程中，要重視信息資料的采集、開發(fā)與利用，不能購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以應(yīng)用為主線，開發(fā)選用一些實(shí)用的應(yīng)用程序，充分利用現(xiàn)有的信息資源。中國(guó)南方人才市場(chǎng)1997年就上因特網(wǎng)，可搜集25000條人事檔案信息，它已向1500個(gè)單位提供人才信息網(wǎng)絡(luò)的終端，還開發(fā)了人才測(cè)評(píng)軟件系統(tǒng)，為7000多人進(jìn)展了評(píng)估。當(dāng)前高?？?/p>