公共關(guān)系管理程序doc

1、公共關(guān)系管理程序編號：ZGFZ-QP-RS003版號：A/0頁碼： 第9頁 共9頁P(yáng)AGE PAGE 9公共關(guān)系管理程序編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人20071226完成文字部分楊文昌目的公司公共關(guān)系工作運(yùn)作及時(shí)順暢、管理有效。集合公司外部資源，達(dá)到資源共享。適用范圍適用于公司所有公共關(guān)系活動(dòng)管理。公司層面的對外接待（含政府、媒體、合作伙伴、集團(tuán)及兄弟公司等）。目的性業(yè)務(wù)公關(guān)活動(dòng)（業(yè)務(wù)部門為主，有明確目標(biāo)）。各類評獎(jiǎng)、政府安排的活動(dòng)及工作、媒體訪談及關(guān)系維護(hù)。危機(jī)狀況公關(guān)活動(dòng)。其他公關(guān)活動(dòng)。術(shù)語和定義職責(zé)由董辦負(fù)責(zé)制定、解釋該管理程序，各部門在此管理程

2、序指導(dǎo)下實(shí)施具體公共關(guān)系活動(dòng)。工作流程5.1公關(guān)活動(dòng)實(shí)施要求接待方面，對于公司層面的來訪（其中包括政府要員、主要媒體高層領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)、兄弟公司高層領(lǐng)導(dǎo)及執(zhí)行總裁特別指定的人員等）。a.相關(guān)部門或人員于接到信息后，仔細(xì)咨詢、了解來訪者的情況并提前三天知會(huì)董辦。b.由董辦按照來訪者的要求填寫來訪接待確認(rèn)函，制定具體的接待計(jì)劃，并通知相關(guān)人員提前做好準(zhǔn)備工作，注重計(jì)劃的前瞻性與現(xiàn)實(shí)的操作性，接待過程中關(guān)注細(xì)節(jié)。c.對于一般的業(yè)務(wù)來訪，可由相對應(yīng)部門直接安排具體的接待事 宜，并提前三天知會(huì)董辦，由董辦提供相關(guān)協(xié)助。當(dāng)業(yè)務(wù)部門為解決業(yè)務(wù)實(shí)際操作中的問題而需進(jìn)行相關(guān)目的性公關(guān)活動(dòng)時(shí)，具體經(jīng)辦部門或人員需將事

3、由報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)還需報(bào)請執(zhí)行總裁批示，經(jīng)審批通過后方可執(zhí)行。對于各類評獎(jiǎng)活動(dòng)原則上參加級別較高的評獎(jiǎng)。a.相關(guān)部門在接到評獎(jiǎng)通知后，首先進(jìn)行初步判斷并提出相關(guān)意見報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。b.分管領(lǐng)導(dǎo)同意后報(bào)請總經(jīng)理批示。c.經(jīng)審批通過后參加評獎(jiǎng)活動(dòng)。具體參獎(jiǎng)事宜由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，其中包括資料的準(zhǔn)備、報(bào)送等，董辦予以協(xié)助，報(bào)送的相關(guān)資料需報(bào)董辦備案。d.活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)由具體操作部門將獲獎(jiǎng)情況抄報(bào)董辦，由董辦在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)并備案。對于政府統(tǒng)一安排的相關(guān)活動(dòng)及會(huì)議a.應(yīng)由對口業(yè)務(wù)部門了解清楚具體情況后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。b.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后安排有關(guān)人員參加。c.活動(dòng)結(jié)束后參加人需在兩天內(nèi)將活動(dòng)的內(nèi)容、對

4、公司的要求及自己的分析判斷等報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)應(yīng)知會(huì)董辦。公司層面的媒體采訪活動(dòng)a.原則上由董辦和營銷中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排，其中包括確定采訪的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、提綱和預(yù)計(jì)報(bào)導(dǎo)的情況等。b.負(fù)責(zé)提前與記者溝通采訪的重點(diǎn)和需要準(zhǔn)備的相關(guān)資料。c.采訪活動(dòng)結(jié)束后，聯(lián)系人應(yīng)及時(shí)跟蹤報(bào)道情況并將報(bào)道交由董辦留存歸檔。d.涉及總經(jīng)理級（含）以上人員接受媒體的個(gè)人專訪及進(jìn)行評論性質(zhì)的采訪時(shí)，還需于實(shí)施采訪活動(dòng)的前兩天報(bào)董辦備案，報(bào)道發(fā)布后三天內(nèi)抄報(bào)董辦。公司出現(xiàn)危機(jī)狀況時(shí)a.相關(guān)部門應(yīng)充分收集信息，撰寫情況說明并判斷事態(tài)的嚴(yán)重程度于兩日內(nèi)上報(bào)公司高層。b.公司成立危機(jī)處理工作小組，與相關(guān)部門溝通制定解決方案，準(zhǔn)

5、備對外說明文件，統(tǒng)一對外口徑，盡早解決問題并報(bào)董辦備案。c.危機(jī)解除后，經(jīng)辦部門需于兩周內(nèi)完成總結(jié)、分析并留存歸檔。d.危機(jī)發(fā)生時(shí)還應(yīng)密切關(guān)注媒體動(dòng)態(tài)，由董辦和營銷公司牽頭，主動(dòng)與媒體方面溝通，以書面形式提供相關(guān)材料，并及時(shí)把握動(dòng)向，盡可能避免負(fù)面報(bào)道的產(chǎn)生。對于公司內(nèi)部征訂禮品a.由各部門根據(jù)實(shí)際情況將所需數(shù)量報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。b.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)董辦。c.由董辦進(jìn)行統(tǒng)籌后報(bào)請執(zhí)行總裁批準(zhǔn)執(zhí)行。5.2公共關(guān)系信息管理建立公共關(guān)系名錄資料庫a.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)于每年的1月和7月將所關(guān)聯(lián)的各級政府部門相關(guān)工作人員、合作伙伴的姓名、工作單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等信息進(jìn)行匯總、更新，并抄報(bào)董辦。b.由董辦輸

6、入公司公共關(guān)系名錄資料庫中。c.董辦定期按照名錄寄送周刊和其他公司刊物。建立當(dāng)?shù)刂髁髅襟w名錄a.由董辦和營銷公司負(fù)責(zé)收集當(dāng)?shù)刂髁髅襟w情況其中包括媒體名稱、類型、發(fā)行量（影響力）、聯(lián)系方式等并進(jìn)行匯總，建立當(dāng)?shù)刂髁髅襟w名錄。b.即時(shí)收集有關(guān)公司的宣傳報(bào)道，每季度由董辦對相關(guān)的報(bào)道情況進(jìn)行匯總。建立交往記錄有關(guān)公司層面對外交往性質(zhì)的公共關(guān)系活動(dòng)，具體經(jīng)辦部門或人員需于活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)將交往活動(dòng)的情況，其中包括我方參與接觸的具體人員、成果等進(jìn)行簡要文字描述，并抄報(bào)董辦。公司機(jī)密性質(zhì)的信息可由各業(yè)務(wù)部門與公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)直接溝通和聯(lián)系。5.3公共關(guān)系維護(hù)要求各業(yè)務(wù)部門應(yīng)與所關(guān)聯(lián)的關(guān)系單位長期保持良好的合作

7、關(guān)系a.充分了解其辦事程序和人員的變動(dòng)情況等。b.經(jīng)常進(jìn)行禮節(jié)性問候或拜訪。c.對于重點(diǎn)關(guān)系單位要每季度進(jìn)行走訪。d.促進(jìn)高層之間的互訪，建立良好的感情聯(lián)絡(luò)及互信關(guān)系。5.3.2 公司不定期舉辦公關(guān)聯(lián)誼活動(dòng)，邀請公共關(guān)系名錄中的關(guān)系單位參加，以促進(jìn)交往、增進(jìn)感情，同時(shí)，也獲取信息、增強(qiáng)合作。重大節(jié)日前夕公司除統(tǒng)一安排相應(yīng)的禮拜活動(dòng)外，將根據(jù)具體情況舉辦答謝會(huì)，邀請重要關(guān)系人員出席，感謝其對公司的支持與幫助，聯(lián)絡(luò)感情。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過日常的交往，培植公共關(guān)系資源。同時(shí)，注重挖掘公司內(nèi)部資源（人脈資源）。公司具體經(jīng)辦人員應(yīng)樹立高度的保密意識，不得泄露公司機(jī)密。公司具體經(jīng)辦人員不得違反國家的法律、法規(guī)，不違背職業(yè)道德，對給公司造成損失的將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。支持