信息交流與溝通管理程序

1、信息交流管理程序 第108頁(yè)信息交流管理程序編制人：張桂敏 文件編號(hào)：CSCEC2b.MS.02.14-2010審批人：朱文匯 第101頁(yè) 修改狀態(tài)信息交流管理程序1 目的 通過(guò)對(duì)本組織所涉及的管理體系方面的內(nèi)外信息的控制, 確保信息交流的渠道暢通、完善,交流的信息及時(shí)、準(zhǔn)確,交流的方式適宜有效,證實(shí)信息交流的資料及時(shí)、完整。2 范圍 本程序適用于組織內(nèi)部和外部有關(guān)管理體系方面信息的渠道的建立,內(nèi)外信息的交流與溝通,重要環(huán)境因素與外部交流的管理。3 引用文件 GB/T19000-2008 idt ISO9000:2008質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)； GB/T19001-2008 idt ISO9

2、001:2008質(zhì)量管理體系 要求；GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004環(huán)境管理體系 要求及使用指南；GB/T28001-2001 職業(yè)健康安全管理體系 規(guī)范； 全面管理手冊(cè)；文件和記錄管理程序； 辦公活動(dòng)中環(huán)境與安全管理程序。4 術(shù)語(yǔ)采用上述文件中有關(guān)術(shù)語(yǔ)、定義及下述解釋。4.1 相關(guān)方包括：本組織周邊的單位和居民、業(yè)主、監(jiān)理、承包方、供應(yīng)商、投資方、執(zhí)法者、應(yīng)急服務(wù)機(jī)構(gòu)、新聞媒體等。4.2 信息交流的方式包括：對(duì)焦點(diǎn)問(wèn)題的溝通、和社區(qū)居民對(duì)話(huà)、對(duì)外接待、上門(mén)拜訪(fǎng)、召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)、電子郵件、局域網(wǎng)、中建二局網(wǎng)站、企業(yè)論壇、傳真、廣告、建筑通訊、熱線(xiàn)電話(huà)、文件、會(huì)議

3、紀(jì)要、專(zhuān)項(xiàng)記錄、年度報(bào)告等。5 程序5.1 信息交流的內(nèi)容5.1.1 外部信息交流的內(nèi)容 從外部至內(nèi)部交流的信息 a) 管理體系有關(guān)的法律法規(guī)、條例、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等信息； b) 上級(jí)或地方主管部門(mén)發(fā)出的規(guī)定、決定、要求、指示等信息; c) 來(lái)自監(jiān)測(cè)部門(mén)質(zhì)量抽查與環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、通報(bào)等有關(guān)的信息； d) 業(yè)主或監(jiān)理對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、安全方面的協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、不符合通知、便函、業(yè)主的投訴或抱怨等有關(guān)的信息；周邊社區(qū)或居民的投訴和關(guān)注的環(huán)境問(wèn)題；f) 認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽發(fā)的涉及本組織的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康審核計(jì)劃、審核報(bào)告、不符合項(xiàng)通知單、認(rèn)證證書(shū)等;g) 其它相關(guān)方涉及的管理體系方面的信息。 從內(nèi)部至外部交流的信息

4、 a) 向公眾展示本組織的管理方針,質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理承諾與管理績(jī)效;b) 向總公司和地方政府或行業(yè)協(xié)會(huì)申報(bào)相應(yīng)級(jí)別的優(yōu)質(zhì)工程資料、QC小組活動(dòng)成果、報(bào)表;c) 緊急情況時(shí)報(bào)警、與應(yīng)急服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系救援,事故、事件向總公司和地方政府報(bào)告;d) 涉及業(yè)主與其它相關(guān)方重要質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全信息的答復(fù)與處理;e) 向環(huán)保部門(mén)通報(bào)本組織組織遵守環(huán)境法律法規(guī)和其它要求合規(guī)性評(píng)價(jià)情況;f) 向認(rèn)證機(jī)構(gòu)報(bào)本組織質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康外審不符合項(xiàng)糾正措施計(jì)劃、糾正及糾正措施實(shí)施、驗(yàn)證資料。5.1.2 內(nèi)部信息交流的內(nèi)容 從上級(jí)至下級(jí)交流的信息 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理方針,質(zhì)量、環(huán)境、職

5、業(yè)健康安全管理承諾,質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理體系的文件、文件更改方面的信息； 明確各部門(mén)各級(jí)人員與重要環(huán)境崗位人員的職責(zé)、權(quán)限,傳達(dá)本組織對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的要求及新舉措；c) 下達(dá)質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)、職業(yè)健康安全目標(biāo), 并通告局總部目標(biāo)指標(biāo)的完成情況及管理績(jī)效等信息；d) 通報(bào)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理體系內(nèi)部審核報(bào)告、審核總結(jié)、管理評(píng)審報(bào)告、第三方審核結(jié)論;e) 印發(fā)的管理制度或規(guī)定、檢查通報(bào)、專(zhuān)業(yè)會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、筒報(bào)、請(qǐng)示答復(fù), 轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)或政府文件,簽發(fā)的工程合同、分包合同等信息；f) 識(shí)別確定的法律、法規(guī)要求和其它要求的清單、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范清單,環(huán)境因

6、素臺(tái)帳、重要環(huán)境因素清單,危險(xiǎn)因素臺(tái)帳、重大危險(xiǎn)因素清單等信息。從下級(jí)至上級(jí)交流的信息a) 質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)、職業(yè)健康安全目標(biāo)完成資料, 上級(jí)要求上報(bào)的各種報(bào)表、項(xiàng)目經(jīng)理月度報(bào)告、事故或事件報(bào)告、各種請(qǐng)示等信息;b) 環(huán)境、職業(yè)健康安全管理方案實(shí)施和質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理體系運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題、改進(jìn)建議、培訓(xùn)需求等信息;c) 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理體系內(nèi)審或檢查開(kāi)具的不合格或不符合項(xiàng)或隱患糾正后的反饋的信息;d) 需報(bào)上級(jí)審批的施工組織設(shè)計(jì)、特殊施工方案等信息,需歸檔的工程交工資料、榮譽(yù)證書(shū)等信息e) 上級(jí)要求對(duì)業(yè)主與其它相關(guān)方的投訴或報(bào)怨及處置結(jié)果需反饋的信息。5

7、.2 信息的交流5.2.1 外部信息的交流 從外部至內(nèi)部信息的交流 局合約部/合約部門(mén)負(fù)責(zé)接收與業(yè)主有關(guān)的信息并將業(yè)主要求，以通報(bào)形式或?qū)⒐こ毯贤谋緜鬟f到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén), 其格式見(jiàn)MS.02.01-02； 局工程管理部/工程技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)接收、傳遞、處理業(yè)主投訴或抱怨、建議和業(yè)主滿(mǎn)意的信息，以業(yè)主投訴處理記錄、業(yè)主滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)表傳遞到主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén), 其格式見(jiàn)MS.02.15-01、MS.02.17-01、MS.02.17-02； 局工程管理部/安全部門(mén)負(fù)責(zé)接收、傳遞、處理來(lái)自相關(guān)方涉及重要環(huán)境影響的信息，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示傳遞到相關(guān)單位或部門(mén)承辦，其格式見(jiàn)MS.02.01-01、MS.02

8、.01-02；局質(zhì)量安全部/工程技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)接收、傳遞、處理來(lái)自相關(guān)方涉及重大安全影響的信息，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示傳遞到相關(guān)單位或部門(mén)承辦，其格式見(jiàn)MS.02.01-01、MS.02.01-02； 局質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)將認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽發(fā)外部審核計(jì)劃、審核報(bào)告、不符合項(xiàng)通知單、認(rèn)證證書(shū)等信息傳遞到各部門(mén)及各分公司承辦,其格式見(jiàn)MS.02.01-02； 局質(zhì)量安全部/質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)接收政府部門(mén)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)測(cè)報(bào)告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示傳遞到相關(guān)單位或部門(mén)承辦，其格式見(jiàn)MS.02.01-01、MS.02.01-02；局工程管理部/工程技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)接收政府部門(mén)有關(guān)環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示傳遞到相關(guān)單位或部門(mén)承辦，其格式見(jiàn)M

9、S.02.01-01、MS.02.01-02； 局辦公室負(fù)責(zé)接收上級(jí)、地方主管部門(mén)的規(guī)定、決定、要求等信息，并填寫(xiě)收文記錄, 并按主管領(lǐng)導(dǎo)批示傳遞到各部門(mén)及各分公司承辦,其格式見(jiàn)MS.02.01-01、MS.02.01-02； 局法律事務(wù)室負(fù)責(zé)收集管理體系方面的國(guó)家法律法規(guī)要求和其它要求，并編制適用的法律法規(guī)要求和其它要求清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)代表批準(zhǔn)后，按文件控制程序要求傳遞到各分公司, 其格式見(jiàn)MS.02.01-02； 局科技部負(fù)責(zé)收集質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并編制適用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范清單，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后，按文件和記錄管理程序要求傳遞到各分公司, 其格式見(jiàn)MS.0

10、2.01-02;i) 涉及項(xiàng)目交流的信息按項(xiàng)目管理手冊(cè)規(guī)定實(shí)施。 從內(nèi)部至外部信息的交流a) 局經(jīng)營(yíng)部/經(jīng)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)在投標(biāo)中向業(yè)主提供質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理手冊(cè)或經(jīng)營(yíng)圖冊(cè)或通過(guò)“中建二局網(wǎng)站”(WWW.)向公眾展示本組織的管理方針,質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理承諾與管理績(jī)效; b) 局工程管理部/工程技術(shù)部門(mén)將業(yè)主與其它相關(guān)方的投訴、抱怨進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)、處理,并將反饋業(yè)主的處理意見(jiàn)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),傳遞給相關(guān)單位或部門(mén)歸檔；c) 局質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)報(bào)送本組織質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康外審不符合項(xiàng)糾正措施計(jì)劃、糾正及糾正措施實(shí)施、驗(yàn)證資料。d) 局質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)組織向總公司和地方政府或行

11、業(yè)協(xié)會(huì)申報(bào)相應(yīng)級(jí)別的優(yōu)質(zhì)工程資料、QC小組活動(dòng)成果、質(zhì)量安全報(bào)表; e) 發(fā)生緊急情況時(shí),責(zé)任單位或部門(mén)按辦公活動(dòng)中環(huán)境與安全管理程序及時(shí)報(bào)警,并與應(yīng)急服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系搶救或滅火或事故處理; f) 涉及項(xiàng)目交流的信息按項(xiàng)目管理手冊(cè)的規(guī)定實(shí)施。 對(duì)外進(jìn)行交流的重要環(huán)境因素信息 a) 與市政部門(mén)進(jìn)行交流的重要環(huán)境因素信息 局辦公室/分公司辦公室對(duì)辦公樓污水排放系統(tǒng)應(yīng)辦理正式驗(yàn)收手續(xù)后,才能排污; 當(dāng)辦公樓使用功能發(fā)生變化并涉及到污水排放性質(zhì)的變化后, 局辦公室/分公司辦公室應(yīng)重新辦理驗(yàn)收手續(xù)后,才能排污。b) 與消防部門(mén)進(jìn)行交流的重要環(huán)境因素信息 局辦公室/分公司辦公室對(duì)辦公樓消防系統(tǒng)應(yīng)辦理正式驗(yàn)收手

12、續(xù)后,才能使用; 辦公樓使用的滅火器材局辦公室/分公司辦公室應(yīng)購(gòu)買(mǎi)權(quán)威機(jī)構(gòu)檢測(cè)確認(rèn)的產(chǎn)品,并定期檢測(cè)其性能確保適宜有效; 辦公樓應(yīng)急準(zhǔn)備情況應(yīng)接受當(dāng)?shù)叵啦块T(mén)檢查,檢查發(fā)現(xiàn)的隱患局辦公室/分公司辦公室應(yīng)按消防部行意見(jiàn)在規(guī)定期限內(nèi)糾正; 發(fā)生火災(zāi)險(xiǎn)情時(shí),責(zé)任單位或部門(mén)應(yīng)按辦公活動(dòng)中環(huán)境與安全管理程序規(guī)定及時(shí)報(bào)警,組織人員疏散,配合搶救財(cái)產(chǎn)、滅火,并按消防部門(mén)意見(jiàn)處罰相關(guān)責(zé)任人員、進(jìn)行善后處理。c) 項(xiàng)目部對(duì)外交流的重要環(huán)境因素信息噪聲排放、污水排放、揚(yáng)塵、遺灑等重要環(huán)境因素對(duì)外交流按項(xiàng)目管理手冊(cè)規(guī)定實(shí)施。 d) 對(duì)外交流的重要環(huán)境因素信息記錄 局總部和分公司相關(guān)部門(mén)、項(xiàng)目部決定對(duì)外交流的重要環(huán)境

13、因素信息應(yīng)記錄,記錄的格式見(jiàn)MS.02.14-01。5.2.2 內(nèi)部信息的交流 上級(jí)向下級(jí)進(jìn)行的信息交流 局總部的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理方針,質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理承諾，由局發(fā)展研究部以文件、局域網(wǎng)、電子郵件、建筑通訊等形式傳遞到局領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門(mén)、公司、分公司、局簽約工程項(xiàng)目，項(xiàng)目傳遞到項(xiàng)目全體員工；b) 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全一體化管理體系文件、危險(xiǎn)因素和重大危險(xiǎn)因素、管理方案、職業(yè)健康安全目標(biāo)、主管的質(zhì)量目標(biāo)等信息，由局質(zhì)量安全部以光盤(pán)、局域網(wǎng)、書(shū)面文本的方式傳達(dá)到局領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門(mén)、分公司實(shí)施，由分公司質(zhì)量或安全部門(mén)傳達(dá)到分公司各部門(mén)和項(xiàng)目部實(shí)施,其格式見(jiàn)MS.02

14、.01-02；c) 環(huán)境因素和重要環(huán)境因素、管理方案、環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)、主管的質(zhì)量目標(biāo)等信息，由局工程管理部以光盤(pán)、局域網(wǎng)、書(shū)面文本的方式傳達(dá)到局領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門(mén)、分公司實(shí)施，由分公司工程技術(shù)部門(mén)傳達(dá)到分公司各部門(mén)和項(xiàng)目部實(shí)施,其格式見(jiàn)MS.02.01-02；d) 辦公室負(fù)責(zé)將上級(jí)、地方主管部門(mén)的規(guī)定、決定、要求等信息及時(shí)送局長(zhǎng)或主管副局長(zhǎng)閱示,按批示交主管部門(mén)承辦或轉(zhuǎn)發(fā)到各分公司實(shí)施, 其格式見(jiàn)MS.02.01-01;e) 管理評(píng)審的信息由局質(zhì)量安全部、工程管理部、經(jīng)營(yíng)部、辦公室分別以管理評(píng)審報(bào)告或會(huì)議紀(jì)要、局域網(wǎng)等方式傳達(dá)到相關(guān)部門(mén)、各分公司實(shí)施, 由分公司主管部門(mén)傳達(dá)到分公司相關(guān)部門(mén)和項(xiàng)目部

15、實(shí)施；f) 內(nèi)部審核和外審發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，由局質(zhì)量安全部/質(zhì)量部門(mén)以不符合項(xiàng)通知單、“外審糾正措施計(jì)劃” 內(nèi)部審核報(bào)告、審核總結(jié)、認(rèn)證證書(shū)等形式通知受審核單位，要求責(zé)任單位或部門(mén)糾正或正確使用認(rèn)證證書(shū)；g) 各部門(mén)職責(zé)由局發(fā)展研究部/人事部門(mén)按辦公會(huì)意見(jiàn)確定,各級(jí)各類(lèi)人員的職責(zé)、權(quán)限和管理體系要求由局質(zhì)量安全部/工程技術(shù)科組織編制的一體化管理體系文件或技術(shù)文件中明確, 以文件、局域網(wǎng)傳達(dá)到相關(guān)部門(mén)和人員實(shí)施;h) 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的培訓(xùn)計(jì)劃，由局人力資源部與各部門(mén)和分公司溝通后確定，以文件、局域網(wǎng)形式下發(fā)到局總部各部門(mén)和分公司實(shí)施，分公司人事部門(mén)以文件形式下發(fā)到部門(mén)和項(xiàng)目實(shí)施； i)

16、本組織在質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的新舉措,主要質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)、職業(yè)健康安全目標(biāo)及管理績(jī)效通過(guò)總經(jīng)理、管理者代表、主管領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)或文件或建筑通訊或局域網(wǎng)向各層人員傳達(dá)；j) 對(duì)下級(jí)提出的問(wèn)題或建議,主管部門(mén)要認(rèn)真研究后及時(shí)答復(fù),部門(mén)不能解決的請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)后以文件或書(shū)面形式答復(fù)。k) 事故或緊急情況處理結(jié)束后，局質(zhì)量安全部或局辦公室按管理者代表的指示，對(duì)質(zhì)量或環(huán)境方面的處理報(bào)告，在適當(dāng)圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)；m) 涉及項(xiàng)目交流的信息按項(xiàng)目管理手冊(cè)、項(xiàng)目環(huán)境管理計(jì)劃書(shū)、項(xiàng)目職業(yè)健康安全管理計(jì)劃書(shū)規(guī)定實(shí)施。 下級(jí)向上級(jí)反饋的信息 質(zhì)量報(bào)表、環(huán)境、職業(yè)健康安全統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目重點(diǎn)工程文字月報(bào)、管理績(jī)效實(shí)

17、施結(jié)果、業(yè)主及其它相關(guān)方的信息按局、分公司各部門(mén)規(guī)定時(shí)間、要求上報(bào)； 實(shí)施內(nèi)審、外審、管理評(píng)審、定期或不定期監(jiān)視和測(cè)量發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)、不合格或隱患，應(yīng)按相關(guān)報(bào)告或通知單要求糾正或制定實(shí)施糾正措施，并將糾正效果上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)； 文件要求辦的事情，責(zé)任單位或部門(mén)按文件規(guī)定時(shí)間處置后，按文件規(guī)定將完成情況上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)，主管部門(mén)應(yīng)協(xié)調(diào)解決實(shí)施中的難題，以保證達(dá)到預(yù)期效果； 創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)實(shí)施情況分公司每年上報(bào)局質(zhì)量安全部1次；其它質(zhì)量目標(biāo)每年上報(bào)局質(zhì)量安全部或工程管理部1次，局質(zhì)量安全部通過(guò)創(chuàng)優(yōu)檢查、請(qǐng)專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)等形式解決創(chuàng)優(yōu)實(shí)施、申報(bào)、檢查驗(yàn)收中的難題；環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)實(shí)施情況，分公司每年上報(bào)局工

18、程管理部和局總經(jīng)理辦公室1次，職業(yè)健康安全管理目標(biāo)實(shí)施情況，分公司每年上報(bào)局質(zhì)量安全部1次,以上部門(mén)匯總后上報(bào)局管理者代表；下級(jí)不能解決運(yùn)行中的難題或需上級(jí)解決的問(wèn)題或改進(jìn)建議，可通過(guò)電話(huà)或書(shū)面或企業(yè)論壇等形式與主管部門(mén)溝通，也可通過(guò)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告，上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)在10日內(nèi)以批復(fù)的形式答復(fù)；質(zhì)量事故,環(huán)境、職業(yè)健康安全緊急情況或事故或事件發(fā)生后,分別按不合格品管理程序、辦公活動(dòng)中環(huán)境與安全管理程序、環(huán)境、安全事故報(bào)告調(diào)查處理管理程序規(guī)定上報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén),并反饋處理結(jié)果。 h) 涉及項(xiàng)目交流的信息按項(xiàng)目管理手冊(cè)、項(xiàng)目環(huán)境管理計(jì)劃書(shū)、項(xiàng)目職業(yè)健康安全管理計(jì)劃書(shū)規(guī)定實(shí)施。5.3 信息交流中的協(xié)調(diào)5.3.1 各部門(mén)