計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用

1、計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用伴隨著計(jì)算機(jī)的逐步推廣和使用，人們 對(duì) 辦公室的自動(dòng)化的要求與日俱增。采用現(xiàn)代化 辦公設(shè)備和先 進(jìn)的通訊技術(shù)廣泛、逐步地收集、整理、加 工、存儲(chǔ) 和使用信息，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而 達(dá)到提高工作效率。辦公自動(dòng)化屬于計(jì)算機(jī)在信息處理方面的應(yīng)用，它是利用 先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外 的各種設(shè)備中并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo) 的 人機(jī)信息處理系統(tǒng)，其目的是盡可能充分地利用信息資源，提 高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量 輔助決策，求得更好的效果。一、何為辦公自動(dòng)化？辦公自動(dòng)化主要包括以下幾個(gè)方面：（一）辦公自動(dòng)化就是利用計(jì)算機(jī)及先進(jìn)的辦 公

2、設(shè)備連續(xù)地、自動(dòng)地處理辦公例行事務(wù)，提高人們?cè)谵k公室中工作和管理效率，利 用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人們的一部分辦 公業(yè)務(wù)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，以提高辦公效率。（二）辦公自動(dòng)化是把計(jì)算機(jī)技術(shù)信息技術(shù)、 系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)。（三）辦公自動(dòng)化是一個(gè)由辦公人員和計(jì)算 機(jī)構(gòu)成的人機(jī)信息系統(tǒng)，具有很強(qiáng)的信息處 理功能有效地利用信息資源，向多級(jí)辦公人員及時(shí) 提供所需信息，提高工作效率和質(zhì)量，進(jìn)行輔 助決策提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量。二、電子計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用處理工 作的一項(xiàng)綜合技 術(shù)。電子計(jì)算機(jī)為信息管理，數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，已逐漸成為各種管理現(xiàn)代化的重要工具，為

3、建 立一個(gè) 通用的辦公環(huán)境，研制出新的辦公協(xié)作模式一 一綜合辦公軟件。它包含了多個(gè)應(yīng)用軟件和若干個(gè)功能全面的 工具程序，包括字處理軟件、數(shù)據(jù)電子表格、圖文演示與制作 軟件、電子郵件及信息管理軟件、數(shù)據(jù)處理軟件、出版物創(chuàng)建 軟件、站點(diǎn)管理與網(wǎng)頁(yè)編輯軟件及新型的商務(wù)圖形處理軟件。電子計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用具體表現(xiàn)在 以下幾個(gè)方面：（一）處理軟件字處理軟件是一個(gè)功能齊全、操作簡(jiǎn)單的文字處理軟件。利用它可以建立和編輯書(shū)信、商務(wù)合同、報(bào)告等各種文檔 以圖文并茂的形式將文字、表 格和圖形結(jié)合在一起。它不但文 字的處理功能強(qiáng)大，而且對(duì)表格和圖形也具有簡(jiǎn) 單靈活、易于掌握和使用的特點(diǎn)。還提供了許多命令和功

4、 能幫助用戶簡(jiǎn)便、快捷地完成任務(wù)，其中包 括：方便的圖形處理功能提綱功能、表格中的數(shù)據(jù) 計(jì)算功能、 創(chuàng)建郵件列表功能、列表排序和高 效的文件 管理功 能。此外，它還提供了格式化字符、創(chuàng)建顯示類(lèi)型 以及文本對(duì)齊、添加圖形邊框和陰影功能等。（二）數(shù)據(jù)電子表格數(shù)據(jù)電子表格具有方便的表格處 理 功 能，同時(shí)又是一個(gè)功能豐富且易于使用的計(jì) 算工具。它提供的大量符合專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的計(jì)算和分析工具可以免除人 工復(fù)雜的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分析工作提高效率。其工作表的格式化功 能可以加快表 格 的 格 式 化 ， 圖 表 、 數(shù) 據(jù) 以 及 數(shù) 據(jù) 透 視表的使用可 以對(duì)數(shù) 據(jù)進(jìn)行 形象直 觀的分 析，特別適用于制作財(cái)務(wù)報(bào)表和

5、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)信息分析。（三）圖文演示與制作軟件是用于制作、維護(hù)和播放幻燈片的應(yīng)用軟件。它以幻燈片的格式輸入和編輯文本表格、組織結(jié)構(gòu)圖、剪 貼、圖片、藝術(shù)字對(duì)象和公式 對(duì) 象等。同時(shí)，可以在 幻燈片中插入聲音或視頻剪輯等，以增強(qiáng)演 示的效果。（四）電子郵件及信息管理軟件電子郵件 及信息管理軟件是一個(gè)桌面?zhèn)€人信息管理程序。該軟件可以對(duì)郵件、約會(huì)、聯(lián)系人和任務(wù) 進(jìn) 行管理 和跟蹤，并且可以查看和打開(kāi)文件或進(jìn)行信息 共享。使用它可以管理個(gè)人和商務(wù)信 息，安排約會(huì)和會(huì) 議，保存聯(lián)系人的信息等；通過(guò)電子郵件、 公用文件可實(shí)現(xiàn)信息的共享；可作為MAPI的 客戶應(yīng)用程序；可以支持的有MicrosofMail、 M

6、icrosoft Exchange 、 Microsoft Server Microsoft- Fax等多種郵件系統(tǒng)，接收和發(fā)送電子郵件時(shí)可以 在統(tǒng)一的界面下完成。（五）數(shù)據(jù)處理軟件數(shù)據(jù)處理軟件是一個(gè) 功能全面而且易于使用的桌面關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和應(yīng)用 程序生成器。該軟件可以獨(dú)立地創(chuàng)建用于個(gè)人或部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng) 用程序，也可以配合企業(yè)級(jí)后端數(shù)據(jù)庫(kù) 創(chuàng)建客戶端應(yīng)用程序。（六）出版物創(chuàng)建軟件出版物創(chuàng)建軟件主 要用 來(lái)制作商用桌面出版物。它提供了超過(guò)2000種專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)的出版物 模 板和數(shù)百種易于在出版物中進(jìn)行混合和匹配的 設(shè)計(jì)元 素。所有這些，都使用戶能夠很方便地制作 出具有專(zhuān)業(yè)風(fēng)格的出版物，成為了

7、當(dāng)今應(yīng)用 較廣泛的商業(yè)桌面出版物應(yīng)用程序之一。（七）站點(diǎn)管理與網(wǎng)頁(yè)編輯軟件站點(diǎn)管理 與網(wǎng)頁(yè)編輯軟件是一個(gè)高級(jí)圖形軟件。它融合了繪畫(huà)與插圖、圖形和圖形的展示 文 件 轉(zhuǎn)換、彩色矢量圖編輯等技術(shù)，可以建立3D （即立體的）圖案，可以用來(lái)修飾圖片，生成圖畫(huà)或與實(shí)際照片一樣的圖形。新型的商務(wù)圖形處理軟件新型的商處理軟件務(wù)圖形是一個(gè)非常好而又簡(jiǎn)單實(shí)用的作工具。網(wǎng)頁(yè)是網(wǎng)頁(yè)制新型的商務(wù)圖形處理軟件新型的商處理軟件務(wù)圖形是一個(gè)非常好而又簡(jiǎn)單實(shí)用的作工具。網(wǎng)頁(yè)是網(wǎng)頁(yè)制使用一種稱為HTML的寫(xiě)成的，它的書(shū)語(yǔ)言所寫(xiě)格式比較但編有一定的難寫(xiě)起來(lái)寫(xiě)格式比較但編有一定的難寫(xiě)起來(lái)度，一般要由專(zhuān)業(yè)人員來(lái)完用者不需成。使提要直接書(shū)寫(xiě)代碼，只要使用它工具來(lái)供的懂 設(shè)計(jì)，就可以完成制作，即使不HTML Web語(yǔ)言，也可以制作出專(zhuān)業(yè)效果的頁(yè)面。公應(yīng)用 在辦公自動(dòng)化過(guò)程中幾乎所有辦程序都使用同用程序 一種語(yǔ)言編程，使得各應(yīng)使用如同一程序的 體，因此掌握其中一種應(yīng)用操作技一反 術(shù)，對(duì)其余的程序觸類(lèi)旁通，舉三。結(jié)論：計(jì)算機(jī)能夠比人更快地提供更加準(zhǔn)更新， 確、更有信息價(jià)值管理數(shù)據(jù)，它 可以高 效能、大容量地收集、處理、存儲(chǔ)大量信息、大幅 度地提 高工作質(zhì)量和效率，及時(shí)掌握管理 系統(tǒng)的全面情況，提供系統(tǒng)的準(zhǔn)確信息。參考文獻(xiàn)：1