資料歸檔整理與移交辦法

1、資料歸檔整理與移交辦法（完成版）.對外援助成套項目資料歸檔整理與移交辦法（試行）第一章總則第一條為規(guī)范對外援助成套項目（以下簡稱項目）資料的歸檔整理工作，明 確移交驗收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的成套項目檔案系統(tǒng)，確保項目建成后的運營、 維修及改（擴）建對原始資料的需要，保留與項目有關(guān)的重要歷史資料，根據(jù)中 華人民共和國檔案法、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范、建 設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）、對外援助成套項目施工技術(shù)資 料管理辦法（1999外經(jīng)貿(mào)援發(fā)第188號文附件七，以下簡稱資料管理辦法） 及電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 188942002）、電子公文歸檔

2、管理暫行 辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合對外援助成套項目的特點，制定本辦法。第二條項目資料是指在項目實施過程中形成的、對國家和社會有保存價值的、 按規(guī)定辦法整理成卷的紙質(zhì)和電子文件，包括重要的經(jīng)濟技術(shù)資料和記錄項目實 施過程中重要環(huán)節(jié)、重要階段、重大事情的圖片、音像資料。第二章各方職責(zé)第三條商務(wù)部國際經(jīng)濟合作事務(wù)局（以下簡稱經(jīng)濟合作局）是商務(wù)部授權(quán)的 項目資料管理部門，負(fù)責(zé)制定有關(guān)規(guī)章制度，接收、保管及開發(fā)利用項目資料， 并對有關(guān)單位在項目資料收集、歸檔、保管過程中的工作進行監(jiān)督、檢查、和必 要的培訓(xùn)，必要時對歸檔整理人員進行現(xiàn)場指導(dǎo)。督促有關(guān)項目單位按有關(guān)規(guī)定或合同約定移交資料，對于未在規(guī)定期限內(nèi)移

3、交的單位，用有效的方式催交。第四條參與項目考察設(shè)計、施工、施工監(jiān)理、設(shè)計監(jiān)理、中期質(zhì)檢、竣工驗 收的各有關(guān)總承包單位是項目原始資料的形成單位，除須按照國家建設(shè)部門及其 它有關(guān)部門的要求收集并保管規(guī)定的資料外，還必須按商務(wù)部的有關(guān)規(guī)定和合同 的約定收集、整理并移交相關(guān)的考察設(shè)計資料、施工資料、監(jiān)理資料、中期質(zhì)檢 與竣工驗收資料，并妥善保管備份資料，備份資料的所有權(quán)和使用權(quán)歸商務(wù)部所 有。凡有分包內(nèi)容的項目，由總承包單位負(fù)責(zé)匯集、整理各分包企業(yè)編制的全部 資料，并對此負(fù)全責(zé)。第五條施工監(jiān)理單位和設(shè)計監(jiān)理單位還應(yīng)分別對施工單位和設(shè)計單位的項 目資料及有關(guān)工作實施監(jiān)督、檢查。第六條各項目實施單位領(lǐng)導(dǎo)及

4、項目技術(shù)組領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對資料工作高度重視，建立 崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、考核措施；指派專門人員并督促其認(rèn)真領(lǐng)會、掌握資料管理辦法及本辦法 （以下簡稱資料整理辦法）的要求，認(rèn)真做好歸檔所需資料的有關(guān)工作。第三章資料的形成與收集第七條按國家有關(guān)制度和規(guī)范形成種類齊全、質(zhì)量合格的、份數(shù)足夠的原始 文件。第八條紙質(zhì)資料形成的要求（一）資料所載內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，與項目實際相符合，具有可追 溯性。其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及驗收等方面規(guī)范、 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。（二）應(yīng)簽名（或蓋章）處，必須簽（蓋），且字跡清楚，不得代簽。（三）所需的各種表格采用資料管理辦法中規(guī)定的樣本，不足部分參照

5、 國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范中的樣本制表，表格的所有欄目均應(yīng)簽署明確意見。（四）歸檔的文字資料應(yīng)采用A4幅面（297mm*210mm）耐久性強的紙張， 并采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色（如純藍(lán) 墨水、圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙）的書寫材料，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、 簽字蓋章手續(xù)完備。（五）圖紙可采用藍(lán)曬圖和機打圖。所有竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章（圖章 樣本見附件3）并簽名。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空 白處。凡采用施工藍(lán)圖改繪竣工圖的，必須注明變更修改依據(jù)。第九條在施工過程中，隨進度、按專業(yè)、有系統(tǒng)地及時收集和初步整理應(yīng)歸 檔的所有原始資料。隨時收

6、集、及時整理、妥善保管。第十條各有關(guān)單位應(yīng)進行歸檔整理并向商務(wù)部移交資料的具體內(nèi)容、分類辦 法詳見本辦法附件1。第十一條電子文件的收集電子文件包括以下兩類：一是有關(guān)文字資料和圖紙的電子版本（見附件1 中電子文件移交相關(guān)部分）；二是反映項目實施各方面情況的音像和圖片資料的 電子文件（歸檔移交內(nèi)容和分類辦法見附件2）。第一類電子文件最終版確定并印制相應(yīng)紙質(zhì)文件后，應(yīng)立即將最終版的電子 文件存入專用的暫存存儲器中（其它無關(guān)電子文件不得與此混存），或刻錄成盤， 妥善保管，供電子文件歸檔整理時使用。必要時，向本單位檔案部門進行臨時歸 檔備案。第二類電子文件形成后應(yīng)立即在不同的存儲介質(zhì)中備份。在紙質(zhì)資料正

7、式裝訂前，應(yīng)按本辦法的有關(guān)要求制作尚未形成的電子文件，尤其是需掃描成電子文件的紙質(zhì)資料，如圖紙類。電子文件的存儲格式要求如下：（一）文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式，要求轉(zhuǎn)化為PDF格式。（二）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集 時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子 文件以JPEG、TIFF、BMP為通用格式。（三）對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注 明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件， 應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻

8、和多媒體電子文件以 MPEG、AVI、RMVB為通用格式。（五）對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通 用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。（六）對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號 和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型 電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。第四章資料的歸檔整理第十二條項目結(jié)束或所承擔(dān)的任務(wù)完成后，各有關(guān)單位應(yīng)及時對收集的資料 進行歸檔整理。第十三條歸檔資料編制正本一套、副本一套，每套均由紙質(zhì)資料和刻入規(guī)定 內(nèi)容的電子光盤組成。正本移交經(jīng)濟合作局管理，副本由移

9、交單位代商務(wù)部實施 異地保管。正本歸檔資料必須為原件，不能提供原件的，可以復(fù)印件代替，并在復(fù)印件 上注明原件存放處，同時，必須以文字形式對此做出必要的說明。制作歸檔資料 副本時，如沒有足夠的原件，可以使用正本資料的復(fù)印件。第十四條電子文件的整理（一）對擬刻入光盤的電子文件進行歸檔鑒定，對其真實性、完整性、有效 性進行檢驗和審核。（二）對照紙質(zhì)文件逐一核對，確保電子文件與相應(yīng)紙質(zhì)文件的內(nèi)容及其表 現(xiàn)形式一致，存儲格式滿足本辦法的要求。（三）對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測各電子文件所依賴的 硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性、有無病毒感染等。（四）按附件2規(guī)定的分類辦法存儲檢驗合格的音

10、像、圖片電子文件，必要 時增加子條目。第五章歸檔資料的組卷第十五條資料的保管期限分為:永久、長期二種;永久是指檔案需永久保存， 凡記錄重要歷史事項的檔案應(yīng)定為永久保管；長期是指檔案保管時間與項目的使 用壽命具有相同的期限，項目本身的運營、改（擴）建所需的技術(shù)資料、隨項目 壽命的結(jié)束而失去其保管意義的檔案應(yīng)定為長期保管。第十六條組卷原則（一）按照本辦法附件規(guī)定的分類辦法、保管期限進行組卷。（二）文字資料和圖紙原則上不能混裝，如有必要混合組卷，文字資料在前， 圖紙在后。（三）保存期限不同的資料不能混裝成卷。不同類別、內(nèi)容相近且保管期限 相同的資料可以編入一卷。（四）遵循資料形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)

11、資料的有機聯(lián)系。（五）在按照上述原則組卷的條件下，卷內(nèi)資料應(yīng)按單位工程、分部工程、 專業(yè)、系統(tǒng)等劃分辦法、形成時間等因素進行有機編排。1、必要時，按單位工程或?qū)I(yè)、系統(tǒng)分別立卷。2、工程圖紙按專業(yè)組卷，同專業(yè)的圖紙按圖號順序排列。3、分部分項工程質(zhì)量檢驗評定按子分項、分項、分部工程順序逐級編排組 卷。4、鋼筋、水泥、砂石等公用材料的有關(guān)資料應(yīng)單獨組卷。5、單位工程資料總量超過20卷的，應(yīng)編制目錄且獨立成卷。第十七條案卷編制（一）案卷構(gòu)成案卷應(yīng)由封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)資料、備考表和封底構(gòu)成并按此順序裝訂（案 卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表的樣本詳見附件4至6）。（二）案卷頁碼編號1、每卷頁碼獨立編號，卷

12、內(nèi)有書寫內(nèi)容的資料均按頁面編號，頁號從阿拉 伯?dāng)?shù)字1開始，編寫在頁面的右下角（背面如有內(nèi)容，編寫在背面的左下角）， 折疊后的圖紙一律編寫在右下角。2、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、封底不編寫頁號。3、成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原有目錄可代替卷內(nèi)目錄，已有頁碼的不必重新編號。第十八條案卷規(guī)格與裝訂_（一）案卷規(guī)格：案卷封面、目錄、備考表、封底均應(yīng)采用70g以上、A4幅（297mm*210mm）尺寸的書寫紙張制作，圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白紙襯托。（二）不同幅面的圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609.3-89） 統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露出外

13、面。（三）案卷厚度不得超過40mm。（四）包括文字和圖紙在內(nèi)的所有零散資料均必須整齊牢固裝訂成卷，裝訂 前應(yīng)剔除金屬物，建議采用線繩左側(cè)三孔裝訂法，訂結(jié)打在背面。裝訂線距左側(cè) 20mm，上下孔距中孔80mm，避免裝訂線壓占頁面上有圖、文內(nèi)容的部分。必要 時，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。自然成冊的資料不必另行裝訂，但不得帶有金屬裝訂物，不得以塑料裝訂物 打孔活頁裝訂。第十九條案卷的裝盒資料移交前不必裝盒，正式移交后在經(jīng)濟合作局使用中國對外援助成套項目 檔案專用裝具統(tǒng)一裝盒。第二十條電子光盤的刻錄刻錄光盤及包裝（一）文字、圖紙、音像圖片等三類電子文件不能在同一張光盤中混裝，須 分別刻錄在不同

14、的光盤上。（二）竣工圖電子檔案須制作兩個版本，并盡量刻入一張光盤。版本一：為保證歸檔竣工圖電子版本的真實性，以有手簽、蓋章的紙質(zhì)竣工 圖為對象，掃描形成電子文件。版本二：為方便竣工圖電子版本的使用，須以CAD軟件制作與紙質(zhì)竣工圖內(nèi) 容完全一致的電子文檔。在兩個版本有出入時，以版本一為準(zhǔn)。（三）如果電子文件是由自行開發(fā)的軟件形成的，應(yīng)將該軟件與相關(guān)數(shù)據(jù)一 同刻錄進光盤。（四）選用高品質(zhì)一次性可讀寫CD或DVD光盤，禁止選用可擦寫光盤。（五）刻錄光盤要求一式三套，移交商務(wù)部國際經(jīng)濟合作事務(wù)局兩套、另一 套由檔案移交單位代商務(wù)部保管，使用權(quán)歸商務(wù)部。（六）移交的光盤應(yīng)使用硬盒包裝，并在表面貼上標(biāo)簽（

15、樣本見附件7）， 標(biāo)明項目名稱、光盤編號、該盤所載文件的名稱。（七）音像、圖片資料刻錄光盤時，應(yīng)按照附件2的分類辦法在盤內(nèi)建立文 件夾分類存儲。對文件夾內(nèi)的各個電子文件用自然排列的數(shù)字（從001開始）重 新命名，用Word文檔或表格簡要描述資料所記錄的內(nèi)容，一并刻錄入光盤。第六章資料的移交第二十一條項目竣工驗收合格或所承擔(dān)的任務(wù)完成后，各有關(guān)實施單位必須 在3個月或合同規(guī)定的期限內(nèi)向經(jīng)濟合作局移交歸檔資料。第二十二條全部紙質(zhì)資料和電子文件的歸檔整理、立卷、裝訂、光盤刻錄工 作結(jié)束后，應(yīng)制作對外援助成套項目資料移交書（樣式見附件8）并編制移 交資料明細(xì)表（樣表見附件9）。（一）接收單位按有關(guān)規(guī)定

16、驗收移交資料，如果發(fā)現(xiàn)存在問題，向移交單位提出書面整改意見，經(jīng)移交單位最大限度地彌補了存在的缺陷后，辦理移交手續(xù)。（二）如果所移交的資料經(jīng)整改后仍存在不可彌補的缺陷，接收單位將根據(jù) 遺留的不可彌補的缺陷的種類、數(shù)量確定對外援助成套項目資料移交書中尾 款扣罰比例，并編制接收資料存在不可彌補缺陷情況明細(xì)表（樣式見附件10） 附加到對外援助成套項目資料移交書后。第七章法律責(zé)任第二十三條任何單位或個人不得私自保存應(yīng)移交歸檔的資料，也不得以任何 理由拒絕歸檔移交。資料整理人員不得涂改、偽造移交資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，依法追 究責(zé)任。第八章附則第二十四條本辦法由商務(wù)部國際經(jīng)濟合作事務(wù)局負(fù)責(zé)解釋。第二十五條本辦法自

17、頒布之日起執(zhí)行。經(jīng)濟合作局二。八年月日附件1援外成套項目資料移交目錄注：電子文件移交數(shù)量是指移交光盤的套數(shù)，而不是單張光盤里相同文件的 份數(shù)，同一張光盤內(nèi)相同的文件有且僅可有一份。移交單位須制作光盤三套，兩 套移交，一套自存。電子文件和紙質(zhì)文件需同時移交。附件2音像、圖片資料分類目錄一、施工單位須提供的音像、圖片資料（一）總體面貌1.開工前地形地貌竣工后的全貌（正面、側(cè)面）（二）重要活動1.開工奠基儀式竣工典禮儀式對外移交儀式來訪參觀重要談判（三）施工過程1.采用新技術(shù)新工藝新材料工程關(guān)鍵部位標(biāo)志性階段性進展、重點工程工程事故（四）質(zhì)檢與驗收1.中期質(zhì)檢竣工驗收二、考察設(shè)計單位須提供的音像、圖

18、片資料（一）選址工作及場地環(huán)境（二）施工過程中的設(shè)計工作（三）竣工效果圖三、施工監(jiān)理單位須提供的音像、圖片資料（一）重要現(xiàn)場1.主要或大宗 材料2.砂石等材料的取料場3.材料設(shè)備到場情況及安裝（二）重要過程1.重要環(huán)節(jié)旁站處2.設(shè)備安裝重要工程施工過程（三）質(zhì)量問題與事故注：可根據(jù)需要增加條目附件3竣工圖章式樣1015附件4案卷封面式樣檔號項目名稱資料種類案卷題名編制單位編制時間密級保管期限共卷第卷注:1、項目名稱：填寫項目名稱的全稱。2、資料種類：選擇填寫考察設(shè)計資料、施工技術(shù)資料、施工監(jiān)理資料、中 期質(zhì)檢、竣工驗收資料。3、案卷題名：填寫本卷卷名。包括專業(yè)名稱和卷內(nèi)主要文件內(nèi)容，若項目 分為多個單位工程，應(yīng)寫上單位工程名稱。4、編制單位：填寫本卷編制單位的名稱。5、編制時間：歸檔整理工作完成時間。6、保管期限：按要求填寫永久、長期。7、檔號、密級等由接收單位填寫。附件5卷內(nèi)目錄式樣注：1.序號：以一份文件為單位，從阿拉伯?dāng)?shù)字1依次標(biāo)注。文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。日期：填寫文件形成的日期。頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。備注：填寫需要說明的問題附件6卷內(nèi)備考表附件11標(biāo)簽樣本附件7光盤盒標(biāo)簽注：光盤編碼由接收單位填寫。附件8對外援助成套項目資料移交書項目名稱