東莞喜來登大酒店采購部管理手冊

1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.東莞喜來登大酒店采購部管理手冊目錄第一章采采購管理理制度第二章采采購部工工作流程程第三章采采購部各各崗位職職責(zé)及分分工第四章采采購部相相關(guān)工作作表格.喜來登大酒酒店采購購管理制制度 為使使酒店的的采購工工作走上上制度化化、規(guī)范化化,合理理控制成成本,加加強內(nèi)部部工作協(xié)協(xié)調(diào)和提提高工作作效率,特制定定本采購購管理制制度:采購管理部部門酒店設(shè)立專專職采購購部,隸隸屬酒店店財務(wù)部部管理,接受財財務(wù)總監(jiān)監(jiān)、成本本控制、集集團稽查查部及其其它部門門的監(jiān)督督,全面面負(fù)責(zé)

2、酒酒店的采采購工作作.采購部工作作基本要要求所有采購項項目均需需董事會會簽批授授權(quán)及酒酒店財務(wù)務(wù)部批準(zhǔn)準(zhǔn)同意所有采購物物品均需需比較至至少三家家的價格格和品質(zhì)質(zhì),月結(jié)結(jié)類物品品每月每每一類至至少有三三家供貨貨商提供供報價單單所有采購物物品的品品質(zhì)須保保持一慣慣穩(wěn)定采購部工作作人員須須對自己己采購物物品的價價格和品品質(zhì)負(fù)責(zé)責(zé)采購部須每每半個月月一次通通過電話話、傳真真、外出出調(diào)查、接接待廠商商等方式式獲取酒酒店使用用的各類類物品主主要品種種的價格格信息并并整理成成價格信信息庫,以書面面形式匯匯報給酒酒店財務(wù)務(wù)部及董董事會所有供應(yīng)商商名片、報報價單、合合同等資資料及樣樣品采購購部須登登記歸檔檔并妥

3、善善保管,有人員員變動時時須全部部列入移移交.上上述資料料及采購購人員自自購物品品價格信信息采購購部每天天須錄入入至采購購部價格格信息庫庫.采購時間要要求:一一般物品品采購時時間為33天;急急用物品品當(dāng)天必必須采購購回來;印刷品品、客房房一次性性用品、布布草等使使用部門門須提前前一個月月下單采采購采購部禁止止采購任任何未下下申購單單的物品品,否則則財務(wù)部部將不予予以報銷銷禁止使用部部門自行行采購物物品或私私自與供供應(yīng)商洽洽談采購購事宜采購部負(fù)責(zé)責(zé)跟進各各協(xié)作廠廠商的貨貨款及時時簽批支支付事宜宜.對到到期的應(yīng)應(yīng)付帳款款,酒店店應(yīng)及時時支付,以建立立酒店良良好形象象,維護護酒店財財務(wù)信譽譽,同時時

4、也為日日后的采采購工作作提供便便利.采購審批程程序1.申購單單審批程程序：使用部門經(jīng)經(jīng)理(倉庫主主管) 資產(chǎn)產(chǎn)會計復(fù)復(fù)查 董事事同意 采購購部詢價價 財財務(wù)總監(jiān)監(jiān) 稽稽查部 行政辦辦董事會 申申購單返返回采購購部 22.單位位價值110000元以下下或批量量價值在在20000元以以下的由由采購部部現(xiàn)金自自購的物物品,采采購部須須事先貨貨比三家家,并在在申購單單上注明明詢價結(jié)結(jié)果和選選定的供供應(yīng)商,經(jīng)董事事會最后后批準(zhǔn)后后方可采采購.酒酒店財務(wù)務(wù)部和集集團稽查查部將對對價格及及品質(zhì)進進行不定定期抽查查.2. 單位位價值110000元以上上或批量量價值在在20000元以以上的物物品采購購審批程程序

5、:采購部尋找找至少三三家廠商商比較價價格品質(zhì)質(zhì) 評定小小組確定定供貨商商 采購部部與供貨貨商共同同草擬合合同或采采購協(xié)議議財務(wù)審批 行行政辦審審批 董事事會審批批蓋章或或簽字執(zhí)行合同或或協(xié)議(評定小組組由采購購部、使使用部門門、財務(wù)務(wù)部、主主管副總總、集團團稽查組組成) 3.賒購(月結(jié))物品采采購審批批程序蔬菜、肉類類、凍品品、三鳥鳥、海鮮鮮，水果果由各廚廚主廚直直接下單單至采購購部叫貨貨.其它它物品按按上述第第1、22、3款款程序執(zhí)執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)應(yīng)商選定定辦法：采采購部每每月每類類物品均均應(yīng)邀請請至少三三家供應(yīng)應(yīng)商報價價,采購購部、使使用部門門、主管副副總、財務(wù)部部和集團稽稽查部組組成供貨

6、貨商評定定小組,通力合合作，進進行價格格及質(zhì)量量的比較較和討論論，選定定供應(yīng)商商。采購購部及上上述相關(guān)關(guān)部門可可分頭或或聯(lián)合組組織市場場調(diào)查，根根椐市場場調(diào)查的的價格，與與供應(yīng)商商確定固固定的一一個月的的供應(yīng)價價，在此此確認(rèn)期期間內(nèi)，供供應(yīng)商將將按此固固定價格格提供酒酒店所需需的物料料.采購監(jiān)督采購成本的的控制由由財務(wù)部部、采購購部、使使用部門門及集團團稽查部部共同完完成,平平時各部部門應(yīng)及及時到市市場上了了解價格格行情,以促進進酒店采采購成本本的控制制與監(jiān)督督. 供應(yīng)商管理理財務(wù)部應(yīng)定定期(每每月或每每季度)牽頭,組織財財務(wù)部、采采購部、使使用部門門及集團團稽查部部對供應(yīng)應(yīng)商進行行評估(酒店

7、每每類物品品須有至至少三家家供貨商商),淘淘汰部分分不合格格供貨商商.選用供應(yīng)商商角度采采用1+2+NN原則，所所謂1+2+NN是指一一類商品品一個主主供應(yīng)商商、2個輔助助供應(yīng)商商、N個考察察供應(yīng)商商。這類類商品只只有一個個主要供供應(yīng)商，大大約700%的物物資從他他手中購購買。22個輔助助供應(yīng)商商提供大大約200%的物物資，一一旦主供供應(yīng)商出出現(xiàn)問題題能有其其他供應(yīng)應(yīng)商立即即頂替。數(shù)數(shù)量不限限的考察察供應(yīng)商商既是輔輔助供應(yīng)應(yīng)商的后后備力量量，也使使酒店在在采購極極其特殊殊物資時時無購買買死角。采購部要做做好同供供貨商的的聯(lián)系和和接待等等工作,維護酒酒店形象象.采購部工作作流程一、各類物物品采購

8、購工作流流程倉庫補倉物物品的采采購工作作流程： 倉庫庫的每種種存?zhèn)}物物品，均均應(yīng)設(shè)定定合理的的采購線線，在存存量接近近或低于于采購線線時，即即需要補補充貨倉倉里的存存貨，倉倉庫主任任要填寫寫一份倉倉庫補倉倉“采購購申請單單”，且且采購申申請單內(nèi)內(nèi)必須注注明以下下資料:（1）貨貨品名稱稱，規(guī)格格； （22）平均均每月消消耗量； （33）庫存存數(shù)量； （44）最近近一次訂訂貨單價價； （55）最近近一次訂訂貨數(shù)量量； （66）提供供本次訂訂貨數(shù)量量建議。經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三

9、家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。部門新增物物品的采購工作作流程： 若部部門欲添添置新物物品，部門門經(jīng)理或或各餐廳廳總廚應(yīng)應(yīng)撰寫有關(guān)關(guān)專門申申請報告告，經(jīng)董董事會審審批后,連同“采采購申請請單”一一并送交交采購部部，采購購部經(jīng)理理初審?fù)夂?，按?“采采購申請請單”內(nèi)內(nèi)容要求求，在至至少三家家供貨商商中比較較,選定定相應(yīng)供供應(yīng)商，提提出采購購意見，按按酒店采購購審批程程序報批批，經(jīng)董董事會批批準(zhǔn)后，采采購部立立即組織織實施.部門更新替替換舊有有設(shè)備和和物品的的采購

10、工作作流程： 如部部門欲更更新替換換舊有設(shè)設(shè)備或舊舊有物品品，應(yīng)先先填寫一一份“物物品報損損報告”給給財務(wù)部部及董事會會審批。經(jīng)經(jīng)審批后后，將一一份“物物品報損損報告”和和采購申申請單一一并送交交采購部部，采購購部須在在采購申申請單內(nèi)內(nèi)必須注注明以下下資料:（1）貨貨品名稱稱，規(guī)格格； （2）最近近一次訂訂貨單價價； （3）最近近一次訂訂貨數(shù)量量； （4）提供供本次訂訂貨數(shù)量量建議。采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，組織采購。鮮活食品凍凍品的采采購工作作流程：蔬菜、肉肉類、凍凍品、三三鳥、海海鮮，水水果等物物料的采采購申請請，由各各酒吧

11、、各各部門總總廚或主主管，根根據(jù)當(dāng)日日經(jīng)營情情況，預(yù)預(yù)測明天天用量，填填寫每日日申購單交采采購部，采購部部當(dāng)日下下午以電電話落單單或第二二日直接接到市場場選購。燃料的采購購工作流流程：采購部部根據(jù)營營業(yè)情況況與工程程部編制制每月燃油、石石油氣、柴柴油采購購申購計計劃，填填寫采購購申請單單,按酒店采購購審批程程序辦理理，并組組織實施施。維修零配件件和工程物物料的采購工作作流程：工程倉日常常補倉由由工程部部填寫“采采購申請請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)

12、量建議。大型改造工工程或大大型維修修活動,工程部部須做工工程預(yù)算算,并根根據(jù)預(yù)算算表項目目填寫采采購申請請單(工工程預(yù)算算表附在在采購申申請單下下面), 且采采購申請請單內(nèi)必必須注明明以下資資料:（1）貨貨品名稱稱，規(guī)格格； （2）庫存存數(shù)量； （3）最近近一次訂訂貨單價價； （4）最近近一次訂訂貨數(shù)量量； （5）提供供本次訂訂貨數(shù)量量建議。以上采購申申請單經(jīng)經(jīng)何董事事簽批同同意后送送采購部部經(jīng)理初初審，采采購部經(jīng)經(jīng)理初審審?fù)夂蠛?，?“采購購申請單單”內(nèi)容容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施.二、采購工工作

13、流程程中須規(guī)規(guī)范事項項:1、所有有的采購購申請必必須填寫寫一式四四聯(lián)，采采購申請請單經(jīng)部部門經(jīng)理理核簽后后，整份份共四聯(lián)聯(lián)交給資資產(chǎn)會計計，資產(chǎn)會會計復(fù)核核后送董事。2、采購申申請單一一共四聯(lián)聯(lián)，在經(jīng)經(jīng)審批批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)聯(lián)作倉庫庫收貨用用。第二二聯(lián)采購購部存檔檔并組織織采購。第第三聯(lián)財財務(wù)部成成本會計計存檔核核實。第第四聯(lián)部部門存檔檔。3、審審核采購申申清單：收到采采購申請請單后、采采購部應(yīng)應(yīng)作出以以下復(fù)查查以防錯錯漏。（11）簽置置核對：檢查采采購申請請單是否否部門經(jīng)經(jīng)理簽置置，核對對其是否否正確。（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。4、邀請供應(yīng)商報價。

14、三、貨比三三家工作作流程： 每類類物品報報價單需需要最少少三家作作出比較較，目的的是防止止有關(guān)人人員從中中徇私舞舞弊，保保證采購購物品價價格的合合理性。酒酒店采取取三方報報價的方方法進行行采購工工作，即即在訂貨貨前，必必須征詢詢3個或或3個以以上供應(yīng)應(yīng)商報價價，然后后確定選選用那家家供應(yīng)商商的物品品，具體體做法是是： 1、采采購部按按照采購購申請單單的要求求組織進進貨，填填制空白白報價單單， 包包括：填寫空空白報價價單中所所需要的的物品名名稱、產(chǎn)產(chǎn)地、規(guī)規(guī)格、型型號、數(shù)數(shù)量、包包裝、質(zhì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及交貨貨時間，送送交供應(yīng)應(yīng)商（至至少選擇擇3個供供應(yīng)商），要要求供應(yīng)應(yīng)商填寫寫價格并并簽名退退回。對

15、于交交通不便便或外地地的供應(yīng)應(yīng)商，可可用傳真真或電話話詢價。用用電話詢詢價時，應(yīng)應(yīng)把詢價價結(jié)果填填在報價價單上并并記下報報價人的的姓名，職職務(wù)等。提出采采購部的的選擇意意見和理理由，連連同報價價單一起起送交評評定小組組審批。2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進工作 1、采購訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消（1）酒店取消訂單： 如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失。3.違反合合同： 合同同上應(yīng)載載明詳細(xì)細(xì)細(xì)則，如如有違反反，便應(yīng)應(yīng)依合同同上所載載處理。 4.檔案儲儲存： 所所有供應(yīng)應(yīng)商名片片、報價價單、合合同等資資料須分分類歸檔檔備查,并連同同 采購人員員自購物物品價格格信息每每天須錄錄入至采采購部價價格信息息庫.5.采購交交貨延遲遲檢討凡凡未能按按時、按