采購作業(yè)管理制度

1、 PAGE 第10頁 共10頁第1頁 共10頁 采購作業(yè)管理制度 1 目的 為規(guī)范采購內(nèi)部作業(yè)流程，確保采購物料質(zhì)優(yōu)價(jià)低，提高采購作業(yè)效能保障正常生產(chǎn)，特制定本管理制度。2 范圍公司采購文員、采購員、采購課長的所有采購作業(yè)活動。3 職責(zé)3.1采購文員：負(fù)責(zé)采購作業(yè)單據(jù)的編制，采購物料的跟催，異常采購物料的跟蹤、處理，采購課所有統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制及文件的收發(fā)、保管。3.2采購員：負(fù)責(zé)新供方開發(fā)，采購價(jià)格、合同的談判和確認(rèn)，及合格供方質(zhì)量和服務(wù)的管控。3.3采購課長：負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的實(shí)施及作業(yè)活動中所有單據(jù)的審核，采購價(jià)格、合同的審核，及新供方的評審。4 定義 無5 內(nèi)容5.1采購課各作業(yè)人員按崗位說明

2、書內(nèi)容要求，承擔(dān)各自的崗位職責(zé)與工作任務(wù)。會簽版次編制日期修改日期編制審核批準(zhǔn)生效日期 5.2采購作業(yè)相關(guān)工作參照采購控制程序執(zhí)行，具體工作內(nèi)容及要求如下：責(zé)任人工作流程工作內(nèi)容說明完成時(shí)間要求使用表格（單）采購員新供方開發(fā)的策劃依據(jù)采購需求，制定新供方開發(fā)年度計(jì)劃表每年12月15日前新供方開發(fā)年度計(jì)劃表采購員新供方開發(fā)的準(zhǔn)備依據(jù)采購控制程序要求標(biāo)準(zhǔn)，收集新供方相關(guān)資料新供方開發(fā)時(shí)供應(yīng)商調(diào)查表采購課長新供方開發(fā)的評審依據(jù)新供方相關(guān)資料，組織工程部、品質(zhì)部、生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理對新供方進(jìn)行評審會議每月10日前供應(yīng)商評價(jià)記錄表、供應(yīng)商現(xiàn)場考察表采購員新供方樣品的跟進(jìn)新供方評審合格后，跟進(jìn)供方打樣，要求

3、供方按購買式樣書提供樣品并附檢驗(yàn)報(bào)告、材質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告評審合格后1個月內(nèi)原材料打樣標(biāo)準(zhǔn)要求表、購買式樣書采購文員B新供方樣品的跟進(jìn)接采購員樣品當(dāng)日內(nèi)開出聯(lián)絡(luò)單將樣品、檢驗(yàn)報(bào)告、材質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告一起交工程部，于7個工作日內(nèi)跟蹤樣品的測試結(jié)果，并將樣品確認(rèn)報(bào)告即時(shí)傳真到供方即時(shí)聯(lián)絡(luò)單、樣品確認(rèn)報(bào)告采購文員B新供方試產(chǎn)的跟進(jìn)編制新供方試產(chǎn)的到貨單時(shí)即開出小批量試產(chǎn)跟蹤表交品質(zhì)部、制造部、工程部進(jìn)行跟蹤確認(rèn)即時(shí)小批量試產(chǎn)跟蹤表采購文員B新供方合格的錄入新供方兩次小批量試產(chǎn)跟蹤表評審合格后，即時(shí)將新供方錄入到合格供應(yīng)商名錄即時(shí)合格供應(yīng)商名錄采購員采購價(jià)格、條件的確認(rèn)依據(jù)市場行情及物料成本結(jié)構(gòu)，每月常用物料按采購

4、控制程序要求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行價(jià)格、條件確認(rèn)，采購計(jì)劃外需補(bǔ)充的物料價(jià)格確認(rèn)工作在接計(jì)劃后4天內(nèi)完成。每月7日至11日報(bào)價(jià)單、詢價(jià)單采購課長采購價(jià)格、條件的審核依據(jù)市場行情及物料成本結(jié)構(gòu)，對報(bào)價(jià)單、詢價(jià)單進(jìn)行審核每月8日至11日報(bào)價(jià)單、詢價(jià)單采購文員B采購價(jià)格、條件的保存將審批后的報(bào)價(jià)單、詢價(jià)單即時(shí)發(fā)放到財(cái)務(wù)部進(jìn)行ERP錄入及管控，并將其分類整理，保存歸檔每月15日前報(bào)價(jià)單、詢價(jià)單采購文員B采購訂單的編制依據(jù)審批的價(jià)格，在接請購單5個工作日內(nèi)將采購訂單編制好，編制時(shí)需確認(rèn)價(jià)格、數(shù)量、供方，半小時(shí)內(nèi)通知上級對采購訂單進(jìn)行審核每月11日前采購訂單采購課長采購訂單的審核接采購文員通知，1個小時(shí)內(nèi)對采購訂單進(jìn)行

5、審核，并通知采購文員B審核結(jié)果每月11日前采購訂單采購文員B采購訂單的發(fā)放采購訂單審核后即時(shí)打印一式三份，呈交總經(jīng)理審批后，第一聯(lián)保存并傳真到供方，剩下兩聯(lián)交財(cái)務(wù)部每月12日前采購訂單采購文員B采購訂單的保管采購訂單傳真到供方后2個工作日內(nèi)需跟催供方確認(rèn)回傳，回傳交期服務(wù)有異議需即時(shí)反饋給采購文員A，回傳訂單與采購訂單原件裝訂在一起分月保存每月15日前采購訂單采購文員A采購物料的跟催依據(jù)采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表跟催到貨入庫工作，對到貨后5天未辦理入庫的物料進(jìn)行跟蹤處理，并將統(tǒng)計(jì)表中未及時(shí)入庫的單據(jù)進(jìn)行跟蹤處理、并上報(bào)采購課長每周一/周四12：00前各一次采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表、到貨單、入庫單采購文員A采

6、購物料的跟催每天16點(diǎn)前確認(rèn)當(dāng)天各供方應(yīng)發(fā)和需發(fā)的物料，即時(shí)錄入供應(yīng)商發(fā)貨跟蹤表進(jìn)行跟蹤，保證按時(shí)按量交貨每天16點(diǎn)前供應(yīng)商發(fā)貨跟蹤表采購文員A采購物料的跟催每天15點(diǎn)前確認(rèn)采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表中欠貨物料的交期，并導(dǎo)出欠貨清單交采購員，另將欠貨清單中的物料錄入到白板上的供方欠貨跟蹤情況重點(diǎn)跟蹤 每天15點(diǎn)前采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表、供方欠貨跟蹤情況采購員采購物料跟催中的異常協(xié)助處理每天16點(diǎn)前確認(rèn)采購文員A導(dǎo)出的欠貨清單中的物料最快交貨時(shí)間，并將信息反饋給采購文員A每天16點(diǎn)前采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表采購文員A采購物料的到貨每天16點(diǎn)前確認(rèn)好第二天各供方要到的物料，即時(shí)編制到貨單，當(dāng)日16點(diǎn)前需編制好次日將

7、到物料的到貨單，并即時(shí)發(fā)放到品質(zhì)部、倉儲課每天16點(diǎn)前到貨單采購文員A采購物料的退貨、拒收接倉儲課出庫單即時(shí)編制退貨單或拒收單，當(dāng)日16點(diǎn)前需編制好所有退貨單、拒收單并即時(shí)通知上級對其審核每天16點(diǎn)前退貨單、拒收單采購課長采購物料的退貨、拒收接采購文員A通知，1個小時(shí)內(nèi)對退貨單拒收單進(jìn)行審核，并即時(shí)通知采購文員A審核結(jié)果每天17點(diǎn)前退貨單、拒收單采購文員A采購物料的退貨、拒收接上級通知后，于此日9點(diǎn)前打印退貨單、拒收單后即時(shí)將單據(jù)發(fā)放到倉儲課、供方，并重點(diǎn)對退貨和拒收物料進(jìn)行補(bǔ)換的跟蹤每天9點(diǎn)前退貨單、拒收單采購文員A采購物料的退貨、拒收接上級通知后，于此日9點(diǎn)前打印退貨單、拒收單后即時(shí)將單據(jù)

8、發(fā)放到倉儲課、供方，并重點(diǎn)對退貨和拒收物料進(jìn)行補(bǔ)換的跟蹤每天9點(diǎn)前退貨單、拒收單采購文員B來料不良的處理接來料不良通知單后，即時(shí)將單據(jù)分發(fā)到責(zé)任采購員手中即時(shí)來料不良通知單采購員來料不良的處理接來料不良通知單后核實(shí)不良情況，半個小時(shí)內(nèi)確認(rèn)好若補(bǔ)貨的周期，可提供建議性方式交采購文員B接單半個小時(shí)內(nèi)來料不良通知單采購員來料不良的處理接來料不良通知單后核實(shí)情況，2個小時(shí)內(nèi)依據(jù)來料不良特采條件參考表確認(rèn)好特采或讓步接收的方式后，即時(shí)交上級審核接單2個小時(shí)內(nèi)來料不良通知單、來料不良特采條件參考表采購課長來料不良的處理接來料不良通知單后核實(shí)相關(guān)情況，半個小時(shí)內(nèi)審核特采或讓步接收的條件，并即時(shí)交采購文員B接

9、單半個小時(shí)內(nèi)來料不良通知單采購文員B來料不良的處理接審核的來料不良通知單后，即時(shí)將單據(jù)分發(fā)到品質(zhì)部、制造部、計(jì)劃課或財(cái)務(wù)部（涉及到扣款的）即時(shí)來料不良通知單采購文員A相關(guān)工作報(bào)表依據(jù)所有合作供方上月到貨的情況與來料不良情況編制供應(yīng)商質(zhì)量考核統(tǒng)計(jì)表和課室質(zhì)量目標(biāo)考核統(tǒng)計(jì)表，并即時(shí)將統(tǒng)計(jì)表交上級審核每月4日前供應(yīng)商質(zhì)量考核統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量目標(biāo)考核統(tǒng)計(jì)表依據(jù)供應(yīng)商質(zhì)量考核統(tǒng)計(jì)表的延誤交貨情況，編制供方交期延誤統(tǒng)計(jì)表，并及時(shí)將統(tǒng)計(jì)表交上級審核每月8日前供方交期延誤統(tǒng)計(jì)表依據(jù)請購計(jì)劃、消耗品手工訂單，即時(shí)編制消耗品跟蹤表并對采購員確認(rèn)價(jià)格、供方交付情況進(jìn)行跟催，即時(shí)錄入到貨記錄即時(shí)消耗品跟蹤表依據(jù)消耗品跟蹤

10、表，定期對價(jià)格確認(rèn)和訂單編制、供方交付進(jìn)度進(jìn)行跟催確認(rèn)，并清理、上交欠貨清單每周四12：00前消耗品跟蹤表依據(jù)每月的供應(yīng)商質(zhì)量考核統(tǒng)計(jì)表和供應(yīng)商年度考核計(jì)劃表，編制好供應(yīng)商年度考核表，按計(jì)劃時(shí)間要求送交各部門評估會簽后傳真到供方，并保存按計(jì)劃表要求時(shí)間供應(yīng)商年度考核計(jì)劃表、供應(yīng)商年度考核表采購文員A會議培訓(xùn)依據(jù)會議、培訓(xùn)內(nèi)容，編制會議培訓(xùn)記錄并保存即時(shí)會議培訓(xùn)記錄采購文員B相關(guān)工作報(bào)表依據(jù)來料不良通知單，編制所有合作供方的來料不良特采單匯總表，統(tǒng)計(jì)不良原因及處理情況每月5日前來料不良特采單匯總依據(jù)考勤信息，編制課室的考勤統(tǒng)計(jì)表經(jīng)責(zé)任人確認(rèn)后，交上級審核并交人力資源部每月10日前考勤統(tǒng)計(jì)表依據(jù)采

11、購作業(yè)人員的績效考核目標(biāo)，據(jù)實(shí)際情況對相應(yīng)考核指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制采購績效考核表經(jīng)責(zé)任人確認(rèn)后，交上級確認(rèn)并交人力資源部每月15日前采購績效考核表依據(jù)當(dāng)月所有審核的報(bào)價(jià)單、詢價(jià)單，編制原材料價(jià)格趨勢表，交上級確認(rèn)每月25日前原材料價(jià)格趨勢表依據(jù)當(dāng)月所有消耗品手工訂單、訂購合同，編制消耗品價(jià)格趨勢表，交上級確認(rèn)每月25日前消耗品價(jià)格趨勢表依據(jù)供應(yīng)商年度考核表結(jié)果，定期更新編制合格供應(yīng)商名錄每年12月內(nèi)合格供應(yīng)商名錄采購文員B文件資料的發(fā)放、保管依據(jù)文件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，收發(fā)、整理、保管課室文件和資料即時(shí)采購員質(zhì)量整改的實(shí)施依據(jù)月度質(zhì)量目標(biāo)考核統(tǒng)計(jì)表，編制未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防表，分析未達(dá)標(biāo)的真正原因，制定糾

12、正預(yù)防對策，跟蹤落實(shí)整改結(jié)果每月6日前未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防質(zhì)量整改的驗(yàn)證依據(jù)未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防表，定期跟進(jìn)糾正預(yù)防對策實(shí)施，并定期進(jìn)行自我驗(yàn)證每月25日前未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防工作計(jì)劃的制定依據(jù)課室年度工作計(jì)劃和月度工作計(jì)劃、目標(biāo)，定期制定月度個人工作計(jì)劃目標(biāo)表，并交上級審核每月8日前個人工作計(jì)劃目標(biāo)表工作計(jì)劃的總結(jié)依據(jù)月初制定的個人工作計(jì)劃目標(biāo)，定期對工作開展的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)自評，并交上級確認(rèn)每月月底前個人工作計(jì)劃目標(biāo)表采購課長質(zhì)量整改的確認(rèn)督促采購員按時(shí)據(jù)質(zhì)量目標(biāo)考核統(tǒng)計(jì)表制定未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防方案，并對原因分析和對策進(jìn)行確認(rèn)每月8日前未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防質(zhì)量整改的驗(yàn)證依據(jù)未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防表，定期跟進(jìn)糾正預(yù)防

13、對策的實(shí)施，并定期進(jìn)行結(jié)果驗(yàn)證每月月底前未達(dá)標(biāo)糾正與預(yù)防采購員工作計(jì)劃的確認(rèn)依據(jù)月初確認(rèn)的個人工作計(jì)劃、目標(biāo)，定期對其工作開展的結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，驗(yàn)證每月1日前個人工作計(jì)劃目標(biāo)表采購課長采購員工作計(jì)劃的確認(rèn)依據(jù)月初確認(rèn)的個人工作計(jì)劃、目標(biāo)，定期對其工作開展的結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，驗(yàn)證每月1日前個人工作計(jì)劃目標(biāo)表工作計(jì)劃的制定依據(jù)課室情況，分析制定月度課室工作計(jì)劃目標(biāo)每月2日前月度課室工作計(jì)劃目標(biāo)工作計(jì)劃的總結(jié)依據(jù)課室月度工作計(jì)劃目標(biāo)，定期對工作開展的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)、檢討每月1日前月度課室工作計(jì)劃目標(biāo)工作計(jì)劃的制定依據(jù)課室情況，分析制定年度課室工作計(jì)劃目標(biāo)每年12月前年度課室工作計(jì)劃目標(biāo)工作計(jì)劃的總結(jié)依據(jù)課室

14、年度工作計(jì)劃目標(biāo)，對年度工作開展的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)、檢討每年12月前年度課室工作計(jì)劃目標(biāo)其他解決采購文員與采購員不能處理的工作問題；處理各課室、各部門的協(xié)調(diào)溝通工作；每月20日前課室電腦資料上傳服務(wù)器；每月月底前對采購訂單、到貨單、退貨單進(jìn)行定期關(guān)閉清理。5.3采購作業(yè)人員應(yīng)本著公平、公正、公開原則，提出供方配合與交貨能力之評估、建議，與供方交談來往過程中，需注意禮貌用語并注重相關(guān)禮節(jié)。5.4采購作業(yè)人員接聽電話語言應(yīng)簡潔、清晰，接聽電話時(shí)間每次不允許超過10分鐘。 6 相關(guān)文件不合格品控制程序 SIASE/QII-04原材料入庫管理規(guī)定 SIASE/Q-GL-038物料采購計(jì)劃管理規(guī)定 SIAS

15、E/Q-GL-043進(jìn)料檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書 SIASE/Q-ZY-001進(jìn)料驗(yàn)證規(guī)范 SIASE/Q-JY-004設(shè)備管理制度 SIASE/Q-GL-021合同管理制度 SIASE/Q-GL-0457 相關(guān)表格購買式樣書 （供方不同，物料不同，則內(nèi)容不同，無固定編號）供應(yīng)商調(diào)查表 SIASE/QIV-350供應(yīng)商現(xiàn)場考察表 SIASE/QIV-359供應(yīng)商評價(jià)記錄表 SIASE/QIV-351合格供應(yīng)商名錄 SIASE/QIV-352供應(yīng)商年度考核表 SIASE/QIV-353供應(yīng)商發(fā)貨跟蹤表 SIASE/QIV-354小批量試產(chǎn)跟蹤表 SIASE/QIV-360聯(lián)絡(luò)單 SIASE/QIV-557

16、采購訂單 （電腦打單，無固定編號）到貨單 （電腦打單，無固定編號）拒收單 （電腦打單，無固定編號）退貨單 （電腦打單，無固定編號）采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表 （電腦打單，無固定編號）消耗品跟蹤表 （電子文擋，無編號）報(bào)價(jià)單 （供方不同，物料不同，則內(nèi)容不同，無固定編號）8 附件附件一：供應(yīng)商年度考核計(jì)劃表附件二：原材料打樣標(biāo)準(zhǔn)要求表附件三：來料不良特采條件參考表附件一：供應(yīng)商年度考核計(jì)劃表序號物料系列名稱物資分類考核完成時(shí)間序號物料系列名稱物資分類考核完成時(shí)間180101系列銅帶類A1月2281102301-81102302 銀點(diǎn)系列A8月280102系列鋁板、鋼板、PC片類A1月2381102401

17、-421系列銅鐵件、滅弧罩類A8月380104系列塑膠原料類A1月2481102501-504系列鉚釘1P-4P類A8月480104018 C5冰霜ABS料A1月2581102601-617系列鐵芯彈簧類A9月580201系列接線柱類A2月2681103001-014系列電刷線、導(dǎo)線類A9月680202系列螺絲類A3月2781104001-81104008系列 漏電磁環(huán)、電位器A9月780203系列鋁鉚釘、銅鉚釘類A3月2881104101-146系列滌綸、電阻、電容類A9月880204系列觸點(diǎn)類A3月2980105系列夜光粉、色母類B10月980205系列彈簧類A4月3080501系列大箱、

18、小盒類C10月1080207系列鐵中板、鋼架類A4月3180502系列自封袋、包裝袋、烘烤袋類C10月1180208系列螺紋罩類A4月3281105001-004系列收縮膜80502022 收縮膜C10月1280209系列字片、散熱片類A4月3380502020 A9聲控海綿C11月1380301系列燈頭配套、電話后座類A5月3480502021 防濺盒墊片C11月1480401系列線路板類A5月3580503系列合格證、說明書類C11月1580402系列電腦插、插芯、焊錫絲類A5月3680504-09系列標(biāo)簽類C11月1680403系列功能件類A6月3780601套管、不干膠、干燥劑類C11

19、月1780404系列電線、燈頭線、觸摸線類A6月3880001系列斷路器類A12月1881101系列DZ47塑料外殼類A6月3980002系列保護(hù)器類A12月1981102001-013系列線圈類A7月4080003系列插座、開關(guān)類A12月2081102101-108系列雙金類A7月41外協(xié)加工供方類A12月2181102201-216系列螺絲、螺母類A7月附件二：原材料打樣標(biāo)準(zhǔn)要求表序號物料系列名稱物資分類最少打樣數(shù)量單位序號物料系列名稱物資分類最少打樣數(shù)量單位180101系列銅帶類A100KG2281102301-81102302 銀點(diǎn)系列A100PCS280102系列鋁板、鋼板、PC片類

20、A1平方米2381102401-421系列銅鐵件、滅弧罩類A20PCS380104系列塑膠原料類A25KG2481102501-504系列鉚釘1P-4P類A100PCS480104018 C5冰霜ABS料A25KG2581102601-617系列鐵芯彈簧類A100PCS580201系列接線柱類A100PCS2681103001-014系列電刷線、導(dǎo)線類A20PCS680202系列螺絲類A100PCS2781104001-81104008 漏電磁環(huán)、電位器A20PCS780203系列鋁鉚釘、銅鉚釘類A100PCS2881104101-146系列滌綸、電阻、電容類A20PCS880204系列觸點(diǎn)類

21、A100PCS2980105系列夜光粉、色母類B0.5KG980205系列彈簧類A100PCS3080501系列大箱、小盒類C5PCS1080207系列鐵中板、鋼架類A20PCS3180502系列自封袋、包裝袋、烘烤袋類C20PCS1180208系列螺紋罩類A20PCS3281105001-004系列收縮膜80502022 收縮膜C100PCS1280209系列字片、散熱片類A20PCS3380502020 A9聲控海綿C1平方米1380301系列燈頭配套、電話后座類A20PCS3480502021 防濺盒墊片C20PCS1480401系列線路板類A20PCS3580503系列合格證、說明書類

22、C20PCS1580402系列電腦插、插芯、焊錫絲類A20PCS3680504-09系列標(biāo)簽類C20PCS1680403系列功能件類A10PCS3780601套管、不干膠、干燥劑類C20PCS1780404系列電線、燈頭線、觸摸線類A20PCS3880001系列斷路器類A10PCS1881101系列DZ47塑料外殼類A10PCS3980002系列保護(hù)器類A10PCS1981102001-013系列線圈類A100PCS4080003系列插座、開關(guān)類A10PCS2081102101-108系列雙金類A100PCS41外協(xié)加工供方類A10PCS2181102201-216系列螺絲、螺母類A100PCS42消耗品價(jià)目表、展板系列供方類C3PCS附件三：來料不良特采條件參考表序號物料類別物料系列名稱挑選千件產(chǎn)品所耗工時(shí)參考人工費(fèi)用不良產(chǎn)品降價(jià)特采標(biāo)準(zhǔn)1外購半成品80001系列斷路器類；80002系列保護(hù)器類；80003系列插座、開關(guān)類功能性2H 外觀1H5元/H外觀不良降價(jià)來料總貨款的1%-4%*當(dāng)月累計(jì)發(fā)生次數(shù)；材質(zhì)性能不良降價(jià)來料總貨款的5%以上*當(dāng)月累計(jì)發(fā)生次數(shù)。（注：同種產(chǎn)品同種不良現(xiàn)象則*當(dāng)月累計(jì)發(fā)生次數(shù)。另外，物料