秘書(shū)辦公室事務(wù)值班、來(lái)客、印信等綜合講述資料

1、辦公室日常事務(wù)一、值班工作 二、電話接待工作三、來(lái)客接待工作 四、印章的管理和使用 五、開(kāi)具各種信函 六、擬寫(xiě)大事記 七、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作第一頁(yè)，共六十五頁(yè)。一、值班工作 值班工作是秘書(shū)部門(mén)的日常工作之一，各單位或部門(mén)值班的任務(wù)都非常龐雜，且各有不同的特點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，其工作包括：辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)；上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外；處理來(lái)函、來(lái)電；隨時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)的情況；協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。 第二頁(yè)，共六十五頁(yè)。 要做好值班工作，應(yīng)當(dāng)做到。 值班工作的內(nèi)容值班工作的內(nèi)容 要 求 堅(jiān)守值班崗位 必須做到人不離崗、人不離機(jī)（電話機(jī)），始終保持通信聯(lián)絡(luò)暢通，及時(shí)接納來(lái)自四面八方的函電信息，傳送處理信息。

2、特別是在高級(jí)首腦機(jī)關(guān)或要害部門(mén)值班，隨時(shí)都可能有突發(fā)性的事件報(bào)到值班室，有許多緊急事件無(wú)規(guī)律可循，必須隨時(shí)準(zhǔn)備應(yīng)付復(fù)雜情況和處理突發(fā)性事件 認(rèn)真處理事務(wù) 值班人員必須要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度處理好每一件事情。如認(rèn)真接轉(zhuǎn)電話，認(rèn)真做好記錄，認(rèn)真接待來(lái)訪人員等，真正起到問(wèn)事員、聯(lián)絡(luò)員、收發(fā)員的作用 第三頁(yè)，共六十五頁(yè)。值班工作的內(nèi)容要 求做好值班記錄 一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄 加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作 值班人員一定要處理好熱情接待來(lái)人和嚴(yán)格門(mén)衛(wèi)制度的關(guān)系，既要熱情接待，又要嚴(yán)格執(zhí)行制度，嚴(yán)防壞人混入作案，如遇到緊急情況和可疑人員，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和公安、保衛(wèi)部門(mén)報(bào)告。值班人員要有保密觀念，不能把親戚、

3、朋友帶到值班室留宿，不能泄漏機(jī)關(guān)秘密，對(duì)于機(jī)密文件、他人信函，不得擅自拆閱 續(xù) 表第四頁(yè)，共六十五頁(yè)。二、電話接待工作 辦公室日常事務(wù)之一，就是接打電話。打電話工作，看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上需要工作人員認(rèn)真對(duì)待。做好接打電話工作需要注意以下幾點(diǎn)。第五頁(yè)，共六十五頁(yè)。（一）熟悉常用電話號(hào)碼 應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機(jī)的分布情況、各科室電話號(hào)碼和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號(hào)碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的電話號(hào)碼和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號(hào)碼；工作案頭應(yīng)備電話號(hào)碼查詢資料以咨查用。第六頁(yè)，共六十五頁(yè)。（二）打電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng) 打電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)如下注意事項(xiàng)替上司打電話給對(duì)方上司應(yīng)在對(duì)方上司接電話前將電話遞給上司錯(cuò)打電話，錯(cuò)播

4、號(hào)碼都要說(shuō)對(duì)不起先確認(rèn)對(duì)方電話號(hào)碼、單位和具體要通話的人的姓名通后，先確認(rèn)對(duì)方，然后報(bào)出自己的單位、姓名談工作前，先明確對(duì)方是否有時(shí)間，是否方便談此項(xiàng)事宜第七頁(yè)，共六十五頁(yè)。（三）接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng) 接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)如下通完話，不必急于掛機(jī)，對(duì)方身份高時(shí)對(duì)方先掛機(jī)不清楚的要請(qǐng)對(duì)方復(fù)述,重要的內(nèi)容要復(fù)述給對(duì)方談事情要盡快確認(rèn)對(duì)方單位、姓名和電話事由 找人接電話要問(wèn)清對(duì)方姓名或單位接聽(tīng)電話說(shuō)：“您好，這里是公司部門(mén)” 鈴響兩三聲之間是接聽(tīng)電話的最佳時(shí)機(jī)對(duì)錯(cuò)打的電話，態(tài)度也要和藹客氣第八頁(yè)，共六十五頁(yè)。（四）注意電話禮儀 無(wú)論接、打電話，秘書(shū)都應(yīng)注意聲音要柔和，語(yǔ)氣要親切，表述要清楚，快慢要適

5、中，嘴離話筒不要太近，每次通話時(shí)間不可過(guò)長(zhǎng)。接打電話時(shí)用問(wèn)候語(yǔ)，更自然的方法是問(wèn)明對(duì)方是誰(shuí)的時(shí)候再問(wèn)候“您好”，這樣的問(wèn)候顯然是專(zhuān)給對(duì)方的，顯得更為真誠(chéng)。如果對(duì)方先問(wèn)候了，那么一定要回敬問(wèn)候語(yǔ)，然后再詢問(wèn)對(duì)方有什么事情。第九頁(yè)，共六十五頁(yè)。（五）做好電話記錄 無(wú)論打電話還是接電話，必要的時(shí)候，都要有電話記錄，要依據(jù)電話內(nèi)容做好電話記錄工作。記錄時(shí)，要注意通話中的五要素是否齊全。這五要素通常稱(chēng)為“5W1H”。 記錄電話內(nèi)容，應(yīng)備有格式固定的電話記錄本，摘記內(nèi)容可依據(jù)“5W1H” 的要求，電話記錄是事先印制好的表格式簿冊(cè)。 第十頁(yè)，共六十五頁(yè)。（六） 做好圖文傳真 做好圖文傳真應(yīng)了解以下九點(diǎn)。 目

6、前高級(jí)傳真機(jī)是兼容的，收發(fā)傳真非常便捷。 接通電話，請(qǐng)收件方給傳真信號(hào)，發(fā)傳真方要先 按Fax鍵，后掛機(jī)。 原件一定要扣放在發(fā)送面上，也可以在接通傳真機(jī)前就放好傳真件。 一般收文以后有一份報(bào)表在頁(yè)頭上，注明發(fā)送時(shí)間，傳真號(hào)碼。秘書(shū)可以以此做好登記。 一般傳真機(jī)的提示屏有文字提示：Phone 電話 Sending 發(fā)送12345第十一頁(yè)，共六十五頁(yè)。 傳真有自動(dòng)接收功能，秘書(shū)用此鍵要注意保密問(wèn)題，當(dāng)秘書(shū)不在的時(shí)候或者有外人的時(shí)候，自動(dòng)接受傳真容易失密。 換紙：傳真機(jī)一般采用21050M或21030M兩種規(guī)格的熱敏紙，因?yàn)闊崦艏埐灰琢舸?，目前比較多地采用復(fù)印傳真兼可的設(shè)備和用紙。 熱敏紙傳真件要留

7、存需及時(shí)復(fù)印。 即使是使用熱敏紙的傳真機(jī)同樣也有復(fù)印功能。6789第十二頁(yè)，共六十五頁(yè)。 有時(shí)需要運(yùn)用電話直接口授某些文件或運(yùn)用電話設(shè)施進(jìn)行文件傳真?zhèn)鬟f?？谑陔娫捀搴蛡髡嫖募前l(fā)出的文件定稿，應(yīng)在傳輸前履行審批簽發(fā)手續(xù)，傳遞后應(yīng)按辦畢文書(shū)處置。 第十三頁(yè)，共六十五頁(yè)。（七）電話記錄的處理 通話后應(yīng)及時(shí)整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話記錄），并根據(jù)涉及的內(nèi)容和緩急程度，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書(shū)人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門(mén)或人員辦理。對(duì)于一般的例行事務(wù)，秘書(shū)人員可直接答復(fù)或辦理。第十四頁(yè)，共六十五頁(yè)。三、來(lái)客接待工作 來(lái)客接待，是指秘書(shū)對(duì)一切來(lái)客、來(lái)賓、來(lái)訪者的接待工作，它包括對(duì)來(lái)客、來(lái)賓禮儀禮

8、貌性的接待工作和對(duì)來(lái)客、來(lái)訪所涉及的事務(wù)處理工作。接待工作，是秘書(shū)的一項(xiàng)全面體現(xiàn)素質(zhì)修養(yǎng)的工作，也是秘書(shū)體現(xiàn)單位機(jī)構(gòu)作風(fēng)的門(mén)面窗口性工作。接待禮儀包括接待環(huán)境和接待工作兩方面。第十五頁(yè)，共六十五頁(yè)。（一）秘書(shū)應(yīng)盡量堅(jiān)持“約見(jiàn)”制度 接待工作，常被秘書(shū)根據(jù)來(lái)客是否有約定而分為“有約來(lái)客”和“無(wú)約來(lái)客”。在秘書(shū)的接待工作中，秘書(shū)應(yīng)盡量堅(jiān)持“約見(jiàn)”制度，即使每一位來(lái)客和來(lái)訪者能在事前通過(guò)電話，預(yù)約來(lái)訪時(shí)間和所談事宜，使秘書(shū)對(duì)每一項(xiàng)接待都先有準(zhǔn)備，接談后事情能夠落實(shí)，或有進(jìn)展。 第十六頁(yè)，共六十五頁(yè)。 根據(jù)“約見(jiàn)制度”，秘書(shū)的接待工作自然會(huì)分為有約接待和無(wú)約接待兩類(lèi)。秘書(shū)應(yīng)注意工作中，對(duì)無(wú)約來(lái)客，要本

9、著熱情為人的態(tài)度。咨詢性的、不必花費(fèi)太多時(shí)間的事，盡量辦理好并告之電話約定；一時(shí)辦不完，要按程序登記秘書(shū)在接待中要有意識(shí)地示意對(duì)方，來(lái)訪面談要事先有約可以約見(jiàn)秘書(shū)，也可能約見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)、或其他什么有關(guān)部門(mén)第十七頁(yè)，共六十五頁(yè)。（二）秘書(shū)必須堅(jiān)持“一視同仁”的原則 秘書(shū)對(duì)每一位來(lái)訪者，必須堅(jiān)持一視同仁的原則，即無(wú)論來(lái)客是權(quán)勢(shì)顯赫的大人物，還是來(lái)尋求幫助的人。這不僅僅體現(xiàn)在接待的具體細(xì)節(jié)上，更重要的是要對(duì)來(lái)賓有同等的尊重和同樣的禮遇。在具體的接待中，秘書(shū)應(yīng)注意：第十八頁(yè)，共六十五頁(yè)。 無(wú)論是來(lái)客自行推門(mén)而入還是有人引見(jiàn)，秘書(shū)要馬上放下手頭工作，面帶微笑，起身站立，問(wèn)候并接待。 如果是到接待室、會(huì)客室相見(jiàn)

10、，秘書(shū)要守時(shí)、迅速、步履輕快地走進(jìn)接待室，輕聲問(wèn)：“哪位是先生（小姐）？”確認(rèn)后，馬上自我介紹：“您好！我是部門(mén)秘書(shū)，我叫?！?2第十九頁(yè)，共六十五頁(yè)。 見(jiàn)面的禮節(jié)一般是握手。秘書(shū)不可忽視握手的禮節(jié)，握手時(shí)應(yīng)注意以下六點(diǎn)。 站立并伸右手，摘去手套。 不便握手時(shí)，要面帶歉意申明。 對(duì)于不明身份的來(lái)賓，秘書(shū)可先伸手；來(lái)客身份較高的，秘書(shū)可不主動(dòng)伸手。 手掌遞向?qū)Ψ?，力度適當(dāng)?shù)匚兆?，在三五秒?nèi)。 握手不要太用力，尤其是對(duì)女客；不要握而無(wú)力，不要久不放手，東張西望。 在秘書(shū)的接待工作中，可以稱(chēng)來(lái)客“同志”、“先生”、小姐”、“女士”。還可以稱(chēng)對(duì)方的職務(wù)或職業(yè)，稱(chēng)呼之后，是問(wèn)候“您好”！ 3123456

11、第二十頁(yè)，共六十五頁(yè)。（三）秘書(shū)應(yīng)堅(jiān)持熱情適度、 禮儀周全的接待原則 秘書(shū)應(yīng)該時(shí)刻清楚，來(lái)訪者是本公司、本單位的客人，自己只是代表公司、但作為做接待工作的秘書(shū)，接待工作的核心是明確客人來(lái)意，盡快處理事宜。 確認(rèn)需要引見(jiàn)的，秘書(shū)要先與其聯(lián)系。秘書(shū)對(duì)要求見(jiàn)自己的領(lǐng)導(dǎo)、上司的來(lái)客，一般應(yīng)堅(jiān)持事先約定的原則。 第二十一頁(yè)，共六十五頁(yè)。 如果引導(dǎo)客人到其他地方、秘書(shū)要注意引導(dǎo)客人注意事項(xiàng)一般應(yīng)該走在客人左前方數(shù)步將辦公桌上的文書(shū)收拾好再離開(kāi)無(wú)人服務(wù)電梯先進(jìn)后出,有人服務(wù)電梯后進(jìn)后出進(jìn)出門(mén)時(shí)，主動(dòng)為客人開(kāi)門(mén),走旋轉(zhuǎn)門(mén)時(shí)，不要與客人同走一扇第二十二頁(yè)，共六十五頁(yè)。為來(lái)客引見(jiàn)介紹時(shí)，秘書(shū)要注意來(lái)客引見(jiàn)介紹的注

12、意事項(xiàng)站立介紹，盡量不要背對(duì)任何一位引見(jiàn)介紹完，稍事服務(wù)微笑退出，走時(shí)面向室內(nèi)關(guān)門(mén)細(xì)心地記住別人介紹給你的每一位引見(jiàn)介紹順序是被尊敬、被照顧的一方應(yīng)先知道自己見(jiàn)到的是誰(shuí)禮貌地以手示幫助介紹,手臂向被介紹者微伸，手心向上介紹被介紹人的單位職務(wù)盡量簡(jiǎn)明第二十三頁(yè)，共六十五頁(yè)。 需要稍候被會(huì)見(jiàn)的客人和直接由秘書(shū)接談的客人，都應(yīng)受到及時(shí)的熱情招待。 彼此確認(rèn)身份后，馬上為來(lái)客讓座或讓進(jìn)會(huì)客室。盡量選一個(gè)便于談話的安靜環(huán)境。 及時(shí)為來(lái)客斟水，水杯用前一定要當(dāng)著客人的面燙凈，最好用一次性紙杯?？梢栽儐?wèn)客人習(xí)慣飲何種飲品。 對(duì)等待其他人會(huì)見(jiàn)的來(lái)客，秘書(shū)不一定陪聊，可以送上報(bào)紙、雜志等。 接談來(lái)客前應(yīng)準(zhǔn)備好筆

13、和記錄紙或登記冊(cè)，耐心傾聽(tīng)、仔細(xì)詢問(wèn)。對(duì)能答復(fù)、能辦妥的事，要盡量答復(fù)、辦妥；不能答復(fù)的，要做周到的解釋?zhuān)荒苻k妥的，要約定下次協(xié)商的時(shí)間或辦妥時(shí)限。1234第二十四頁(yè)，共六十五頁(yè)。 來(lái)客告辭,秘書(shū)要起身相送。一般領(lǐng)導(dǎo)、上司約見(jiàn)的客人也可以由秘書(shū)送出。對(duì)一般客人秘書(shū)可以只送到樓梯口或電梯處。秘書(shū)要為客人叫電梯并陪客人等電梯，握別后，目送客人乘電梯或走下樓梯離去。尊貴的客人，送至大廳門(mén)口或辦公樓外，甚至要為客人叫好出租車(chē)，握別后，要目送客人離去再返身。第二十五頁(yè)，共六十五頁(yè)。（四）秘書(shū)應(yīng)堅(jiān)持接待工作有始有終，始終如一的原則 秘書(shū)在接待工作中，不能因?yàn)槌醮谓佑|一個(gè)陌生的來(lái)客而冷漠、拘謹(jǐn)，也不能因?yàn)?/p>

14、僅僅是工作中一面之交而人走茶涼。秘書(shū)在具體接待中應(yīng)注意秘書(shū)在具體接待中應(yīng)注意的事項(xiàng)認(rèn)真做好接待記錄，對(duì)每一位來(lái)客的事項(xiàng)應(yīng)有妥當(dāng)?shù)慕淮龖B(tài)度和藹、誠(chéng)懇、接談?wù)J真負(fù)責(zé)，介紹情況實(shí)在、有分寸隨時(shí)準(zhǔn)備放下手頭工作，熱情接待來(lái)客不因個(gè)人感情影響對(duì)來(lái)客的禮儀和態(tài)度第二十六頁(yè)，共六十五頁(yè)。（五）秘書(shū)應(yīng)注意“上下區(qū)分，內(nèi)外有別”的原則 上下區(qū)分一般指上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的接待工作原則?！吧?、下”是指來(lái)客來(lái)訪者的單位與秘書(shū)本身的機(jī)關(guān)單位的上下關(guān)系。來(lái)客是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的，秘書(shū)應(yīng)做好以下四點(diǎn)1第二十七頁(yè)，共六十五頁(yè)。接待上級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)陪同中不主談，不問(wèn)不談不可在本單位領(lǐng)導(dǎo)面前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)本單位工作特殊情況需要秘書(shū)匯

15、報(bào)情況的，要實(shí)事求是。在聽(tīng)取指示時(shí)要認(rèn)真記錄秘書(shū)負(fù)責(zé)最初的禮節(jié)性接待和會(huì)晤服務(wù)，是否陪同則由單位領(lǐng)導(dǎo)決定第二十八頁(yè)，共六十五頁(yè)。 來(lái)客是平級(jí)單位或不相隸屬單位的，秘書(shū)應(yīng)做好以下四點(diǎn)接待平級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)對(duì)方是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)接待,領(lǐng)導(dǎo)不在可由秘書(shū)接待接待熱情，注意聯(lián)絡(luò)感情對(duì)接待中涉及的問(wèn)題，秘書(shū)不擅自做主，明確表示要匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)才能決定第二十九頁(yè)，共六十五頁(yè)。 來(lái)客是下級(jí)單位的，秘書(shū)應(yīng)做好以下四點(diǎn)接待下級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)一般情況應(yīng)主要由秘書(shū)接待、接談工作屬其他職能部門(mén)的做好介紹轉(zhuǎn)辦工作屬于自己職權(quán)范圍能回答的，要盡量解決。難以解決的問(wèn)題，要請(qǐng)示給領(lǐng)導(dǎo)對(duì)不清楚的問(wèn)題不擅自做答第三十頁(yè)，共六十五頁(yè)。 來(lái)

16、賓是新聞媒體的，秘書(shū)應(yīng)做好以下四點(diǎn)接待新聞媒體應(yīng)注意的事項(xiàng)要熱情配合，為其提供方便對(duì)于所要報(bào)道的內(nèi)容要慎重，提供信息要實(shí)在一般情況都是由秘書(shū)部門(mén)主要做接待工作沒(méi)有把握的問(wèn)題不擅自主張決定第三十一頁(yè)，共六十五頁(yè)。 “內(nèi)外有別”是對(duì)國(guó)家而言，對(duì)外國(guó)友人要與國(guó)人有區(qū)別，這不僅表現(xiàn)在禮儀上，主要表現(xiàn)在接待原則上2接待原則按國(guó)家或地方單位統(tǒng)一的政策、方針、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)要求等辦理接待對(duì)來(lái)賓要平等對(duì)待；尊重是互相的，隨俗也是互相的遵守重禮儀講實(shí)效的原則尤其要遵守保密的原則第三十二頁(yè)，共六十五頁(yè)。四、印章的管理和使用 掌管印章是秘書(shū)部門(mén)或秘書(shū)的一項(xiàng)重要的日常工作。秘書(shū)管理的印章有公章、專(zhuān)用章、負(fù)責(zé)人印章等

17、。 公章是一個(gè)機(jī)關(guān)、單位或社會(huì)組織的正式印章，是其具有合法性的標(biāo)志，是行使其職權(quán)的憑信。 第三十三頁(yè)，共六十五頁(yè)。 公章可分為兩種公章的分類(lèi)圓形橢圓形或方形國(guó)內(nèi)公章，規(guī)格有明確規(guī)定國(guó)際公章印文用中文宋體或簡(jiǎn)體，自左向右環(huán)行或自左至右橫行，一般用全稱(chēng)一般是外文居右上方，中文居左下方，且須用繁體字第三十四頁(yè)，共六十五頁(yè)。 公章一般由上級(jí)制發(fā)，如需自行刻制必須報(bào)經(jīng)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并在指定處刻制。 專(zhuān)用章是為某種專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)刻制的印章，如“財(cái)務(wù)專(zhuān)用章”，“合同專(zhuān)用章”等，它不代表機(jī)關(guān)、單位，只反映某項(xiàng)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力。專(zhuān)用章可以是圓形，也可以是橢圓形、方形、菱形或長(zhǎng)方形。第三十五頁(yè)，共六十五頁(yè)。

18、 手章是負(fù)責(zé)人印章，是機(jī)關(guān)、單位主要負(fù)責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。有些文件，有些事項(xiàng)，有些手續(xù)，如銀行借貸、財(cái)務(wù)報(bào)告和決算、簽訂合同等，除蓋公章和專(zhuān)用章外，還須蓋負(fù)責(zé)人手章才能生效。第三十六頁(yè)，共六十五頁(yè)。 印章的應(yīng)用應(yīng)注意以下四個(gè)方面印章的應(yīng)用應(yīng)注意的事項(xiàng)要求 具體內(nèi)容 管理印章要有制度 對(duì)什么情況下用公章，什么情況下用專(zhuān)用章，什么情況下用負(fù)責(zé)人印章都要有明確規(guī)定，并且責(zé)成專(zhuān)人管理和使用，未經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，任何人不得管理和使用印章 使用印章要慎重 要有批準(zhǔn)手續(xù)，并進(jìn)行登記。登記項(xiàng)目有用章日期、用章單位、用章經(jīng)手人、用章事由、用章批準(zhǔn)人、用章印數(shù)等 使用印章事前認(rèn)真檢

19、查 看手續(xù)是否齊全，材料是否完備，對(duì)不合法和不合手續(xù)的可以提出異議，甚至拒絕用印 蓋章位置準(zhǔn)確 要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月，印文字跡要端正清晰 印章必須妥善保管 須放在安全可靠的地方，或保險(xiǎn)柜中，或抽屜中，并隨時(shí)上鎖。節(jié)假日須加貼封條，以防被盜。如發(fā)現(xiàn)被盜，要馬上報(bào)案，并迅速通報(bào)有關(guān)方面 第三十七頁(yè)，共六十五頁(yè)。五、開(kāi)具各種信函 開(kāi)具或擬寫(xiě)各種信函文件，是辦公室日常工作之一。常開(kāi)具的信函有：介紹信、證明信。常擬寫(xiě)的信函有慰問(wèn)信、邀請(qǐng)函、聘書(shū)等。第三十八頁(yè)，共六十五頁(yè)。（一） 介紹信 介紹信是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或個(gè)人聯(lián)系工作、了解情況、洽談業(yè)務(wù)、參加各種社

20、會(huì)活動(dòng)使用的一種專(zhuān)用書(shū)信。 介紹信的種類(lèi) 介紹信大致分三種：打印成文，不留存根的印刷介紹信；打印成文帶存根的印刷介紹信；用一般公文紙書(shū)寫(xiě)的介紹信。1第三十九頁(yè)，共六十五頁(yè)。 介紹信的寫(xiě)作 介紹信的內(nèi)容內(nèi)容 具體要求 上款 指對(duì)方單位的名稱(chēng)或?qū)Ψ截?fù)責(zé)同志的稱(chēng)呼。上款要單獨(dú)起一行，頂格書(shū)寫(xiě)，稱(chēng)呼后加冒號(hào) 介紹事項(xiàng) 包括：持介紹信者的姓名、年齡、身份。如被介紹的不只一人，則須注明人數(shù)。然后寫(xiě)接洽、聯(lián)系什么事情，有什么希望和要求。當(dāng)事項(xiàng)涉及一定保密范圍時(shí)，還須注明聯(lián)系人的政治面貌、職務(wù)、級(jí)別等 落款 寫(xiě)開(kāi)具介紹信的單位名稱(chēng)和開(kāi)具介紹信的日期，并加蓋公章 附注 一般寫(xiě)介紹信的有效期限 2第四十頁(yè)，共六十

21、五頁(yè)。 書(shū)信式介紹信 例文 介紹信公司負(fù)責(zé)同志: 今介紹我所副研究員何濤、高級(jí)工程師陳錦二位同志前往貴公司洽談?dòng)嘘P(guān)合作的具體事宜，請(qǐng)予接待。 此致敬禮! 實(shí)用技術(shù)研究所 （蓋公章） 二八年月日1第四十一頁(yè)，共六十五頁(yè)。 不帶存根的印刷介紹信 例文 市局介紹信_(tái)負(fù)責(zé)同志： 茲介紹_同志前往你處_事宜，請(qǐng)接洽并予協(xié)助。（有效期_天） 市局（蓋章） 二八年月日2第四十二頁(yè)，共六十五頁(yè)。 帶存根的印刷介紹信 例文 介紹信（存根） _ 字_號(hào)_等_名同志，前往_聯(lián)系_事宜。 年 月 日 介紹信 _字_號(hào) 茲有_等_名同志，前往_聯(lián)系_事宜，望接洽并予協(xié)助。 此致敬禮! （蓋章） 年 月 日3第四十三頁(yè)，

22、共六十五頁(yè)。（二）證明信 證明信是證明一個(gè)人的身份、經(jīng)歷或一件事情的真實(shí)情況的專(zhuān)用書(shū)信。證明信通常被稱(chēng)為“證明”或“證明書(shū)”。 證明信的種類(lèi) 證明信可以有以下幾種分類(lèi)1第四十四頁(yè)，共六十五頁(yè)。證明信的種類(lèi)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn) 種 類(lèi) 從內(nèi)容上 以組織名義出具的證明信和以個(gè)人名義出具的證明信從格式上 固定形式的證明信和非固定形式的證明信 從證明信的用途來(lái)看 證件式的證明信、作為材料存入檔案的證明信和證明證件丟失等情況的證明信第四十五頁(yè)，共六十五頁(yè)。 證明信的寫(xiě)作 一般證明信都由標(biāo)題、稱(chēng)呼、正文、署名和日期組成2標(biāo)題上款正文落款在第一行中間冠以“證明信”或“證明書(shū)”，或?qū)懨鳌瓣P(guān)于同志情況的證明 頂格寫(xiě)上需要證

23、明的單位名稱(chēng)，之后加冒號(hào)另起一行空兩格寫(xiě)明被證明事項(xiàng)的全部事實(shí)。寫(xiě)完后，另起一行空兩格寫(xiě)特此證明 在正文右下方署上證明單位名稱(chēng)，并加蓋公章或私章，否則證明無(wú)效第四十六頁(yè)，共六十五頁(yè)。 固定式證明書(shū)信 例文 證 明 信 校辦字號(hào) 茲證明我校同志（男），因公到_，請(qǐng)解決交通、住宿問(wèn)題。 特此證明 （蓋章） 二八年月日1第四十七頁(yè)，共六十五頁(yè)。 作為證件用的證明信 例文 證 明 信 我廠工程師同志，技術(shù)員同志，前往湖南、廣東、安徽等省，檢查并修理我廠出產(chǎn)的牌熱水器，希有關(guān)單位給予幫助。 特此證明 省市廠（公章） 二八年月日2第四十八頁(yè)，共六十五頁(yè)。 作為材料存入檔案的證明信 例文 證 明 信大學(xué)黨支

24、部： 年月日來(lái)信收到。根據(jù)信中要求，現(xiàn)將你校同志的愛(ài)人、同志的情況介紹如下： 同志，現(xiàn)年歲，中共黨員，是我校中文系教師。該同志和家庭歷史以及社會(huì)關(guān)系均清楚。該同志對(duì)教學(xué)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，近年來(lái)多次被評(píng)為市級(jí)模范教師。 特此證明 省市大學(xué)黨支部（公章） 二八年月日3第四十九頁(yè)，共六十五頁(yè)。 個(gè)人出具的證明信 例文局負(fù)責(zé)同志： 王原為校中文系級(jí)學(xué)生，曾擔(dān)任前學(xué)生會(huì)主席職務(wù)，在校期間，該生遵守學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，沒(méi)有參與任何不利于安定團(tuán)結(jié)的活動(dòng)。 特此證明 證明人：李 二八年月日4第五十頁(yè)，共六十五頁(yè)。 （三） 推薦信 推薦信是一種向用人單位薦舉人才的書(shū)信。有向某單位自薦的，也有第三者薦舉的。要把被推薦的

25、人的基本情況以及要推薦或自薦的理由寫(xiě)清楚。要全面、實(shí)事求是地介紹被推薦人的情況，以客觀、公正的態(tài)度向用人單位提供真實(shí)情況。如果以個(gè)人名義寫(xiě)推薦信，要在信中介紹自己的身份，說(shuō)明自己與被推薦人的關(guān)系。第五十一頁(yè)，共六十五頁(yè)。 （四） 邀請(qǐng)函 邀請(qǐng)函也稱(chēng)為請(qǐng)柬，是邀請(qǐng)對(duì)方前來(lái)參加會(huì)議、學(xué)術(shù)報(bào)告以及開(kāi)業(yè)慶典、展覽等活動(dòng)的一種專(zhuān)用書(shū)信。邀請(qǐng)函的寫(xiě)作內(nèi)容有以下四點(diǎn)邀請(qǐng)函的寫(xiě)作內(nèi)容內(nèi)容 要 求 標(biāo)題 在封面或第一行中間寫(xiě)“邀請(qǐng)書(shū)”字樣 上款 被邀請(qǐng)單位（或個(gè)人）名稱(chēng)單占一行，頂格書(shū)寫(xiě)正文 寫(xiě)活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)落款 邀請(qǐng)單位（或個(gè)人）名稱(chēng)、發(fā)出邀請(qǐng)的日期第五十二頁(yè)，共六十五頁(yè)。 例文 邀 請(qǐng) 函尊敬的教授：

26、 本學(xué)會(huì)決定于2001年5月日在省城華祥賓館舉辦民間文學(xué)理論報(bào)告會(huì)。恭請(qǐng)您就有關(guān)民間文學(xué)的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見(jiàn)。務(wù)請(qǐng)撥冗出席。 順祝健康! 聯(lián)系人： 電話： 省文學(xué)研究會(huì) 二八年五月日第五十三頁(yè)，共六十五頁(yè)。（五） 聘書(shū) 聘書(shū)指聘請(qǐng)專(zhuān)家、高級(jí)職員來(lái)?yè)?dān)任職務(wù)的書(shū)信。聘請(qǐng)書(shū)的寫(xiě)作內(nèi)容如下標(biāo)題正文結(jié)尾落款寫(xiě)“聘書(shū)”或?qū)憽捌刚?qǐng)書(shū)”寫(xiě)聘請(qǐng)誰(shuí)，擔(dān)任什么職務(wù)，什么時(shí)間到任在正文的最后，另起一行，空兩格寫(xiě)“此聘”二字，后邊不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在正文的下方或偏右下方，寫(xiě)聘請(qǐng)單位全名，并加蓋公章第五十四頁(yè)，共六十五頁(yè)。 例文 聘 請(qǐng) 書(shū) 茲聘請(qǐng)同志從2008年1月1日起擔(dān)任我公司營(yíng)業(yè)部主任。 此聘 公司 2007年12月2

27、5日 第五十五頁(yè)，共六十五頁(yè)。七、擬寫(xiě)大事記 一般地說(shuō)，各個(gè)單位辦公部門(mén)都有人負(fù)責(zé)或?qū)９鼙締挝坏拇笫掠浌ぷ?，各職能部門(mén)相應(yīng)也有人負(fù)責(zé)或?qū)９鼙静块T(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的大事記。單位大事記，常由辦公部門(mén)在年終收集各職能部門(mén)大事記，在其基礎(chǔ)上修訂整理而成，然后送主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，審核后，打印存檔。第五十六頁(yè)，共六十五頁(yè)。（一） 大事記的概念 大事記，是用于隨時(shí)記載機(jī)關(guān)日常重要工作或活動(dòng)簡(jiǎn)況的公文文種。所謂“大事”，指能反映本單位的重要工作或活動(dòng)面貌，于今后有查考價(jià)值的事項(xiàng)。第五十七頁(yè)，共六十五頁(yè)。（二） 大事記的寫(xiě)法 大事記的結(jié)構(gòu)，由標(biāo)題、正文組成具體內(nèi)容如下包括具體事項(xiàng)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、主要過(guò)程、涉及部門(mén)與人員及結(jié)果標(biāo)題正文擬寫(xiě)要求單位名稱(chēng)加年份再加文種寫(xiě)大事記要樸實(shí)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確第五十八頁(yè)，共六十五頁(yè)。 例文 大學(xué)2007年大事記 2007年1月份 1月1日 放假。上午，劉、周等幾位校領(lǐng)導(dǎo)