Microsoft-Office-Project項(xiàng)目管理工具使用培訓(xùn)課件

1、MS project 軟件在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用2008年1月MS project 軟件在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用課程提綱項(xiàng)目管理基礎(chǔ)（預(yù)備知識(shí)）MS Project的價(jià)值MS Project的基本應(yīng)用課程提綱項(xiàng)目管理基礎(chǔ)（預(yù)備知識(shí)）項(xiàng)目管理的兩個(gè)基本概念項(xiàng)目管理的概念項(xiàng)目干系人的需要和期望9大知識(shí)領(lǐng)域核心功能項(xiàng)目的整體管理人力資源管理溝通管理風(fēng)險(xiǎn)管理采購(gòu)管理輔助功能項(xiàng)目管理的工具和技術(shù)項(xiàng)目成功時(shí)間管理成本管理質(zhì)量管理范圍管理項(xiàng)目管理的兩個(gè)基本概念項(xiàng)目管理的概念項(xiàng)目干系人的需要和期望9項(xiàng)目管理的兩個(gè)基本概念項(xiàng)目管理的概念（續(xù)）三大關(guān)鍵要素項(xiàng)目干系人項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域項(xiàng)目管理工具和技術(shù)項(xiàng)目管理的兩個(gè)基本概念項(xiàng)

2、目管理的概念（續(xù)）工期、工時(shí)、資源工期：完成某項(xiàng)任務(wù)所需活動(dòng)工作時(shí)間的總長(zhǎng)度。通常是從任務(wù)的開(kāi)始日期到完成日期的工作時(shí)間量。工時(shí)：完成任務(wù)所必需的投入。有兩種類型的工時(shí)：?jiǎn)蝹€(gè)資源投入到任務(wù)中的工時(shí)和任務(wù)的總工時(shí)。工期、工時(shí)、資源工期：完成某項(xiàng)任務(wù)所需活動(dòng)工作時(shí)間的工期、工時(shí)、資源資源： 用于完成項(xiàng)目中的任務(wù)的人、設(shè)備和供給。資源單位：指某個(gè)資源投入某項(xiàng)任務(wù)的百分比。譬如資源單位為100%，則表明專職。工期=工時(shí)/（資源數(shù)*資源單位）由此可以引出三類任務(wù)：固定工期、固定工時(shí)和固定資源。工期、工時(shí)、資源資源： 用于完成項(xiàng)目中的任務(wù)的人、設(shè)課程提綱項(xiàng)目管理基礎(chǔ)（預(yù)備知識(shí)）MS Project的價(jià)值M

3、S Project的基本應(yīng)用課程提綱項(xiàng)目管理基礎(chǔ)（預(yù)備知識(shí)）為什么要使用Project把如何進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目描述清楚，使項(xiàng)目參與人員達(dá)到共識(shí)代替人完成煩瑣的項(xiàng)目調(diào)整計(jì)算工作幫助項(xiàng)目經(jīng)理分析項(xiàng)目焦點(diǎn)，抓住主要矛盾，提高工作效率為什么要使用Project把如何進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目描述清楚，使項(xiàng)目主要功能軟件介紹：占項(xiàng)目管理軟件市場(chǎng)份額的三分之二。主要功能模塊：項(xiàng)目范圍管理項(xiàng)目進(jìn)度管理項(xiàng)目成本管理項(xiàng)目人力資源管理項(xiàng)目溝通管理主要功能軟件介紹：占項(xiàng)目管理軟件市場(chǎng)份額的三分之二。Project 中有什么一個(gè)目標(biāo)：項(xiàng)目二類元素：任務(wù)、資源三條途徑：通過(guò)Email, Web，紙質(zhì)四段計(jì)劃：基準(zhǔn)、當(dāng)前、實(shí)際、剩余五種表達(dá)

4、：視圖、表、報(bào)告、對(duì)話框、提示六項(xiàng)技術(shù)：共享、篩選和分組、定制、均衡、拆分、詳解Project 中有什么一個(gè)目標(biāo)：項(xiàng)目項(xiàng)目的三大要素?zé)o論是什么樣的項(xiàng)目，都包括如下三個(gè)基本要素，它們組成項(xiàng)目三角形：時(shí)間；費(fèi)用；范圍。時(shí)間費(fèi)用范圍項(xiàng)目的三大要素?zé)o論是什么樣的項(xiàng)目，都包括如下三個(gè)基本要素，小結(jié)從“三約束”出發(fā)考慮項(xiàng)目三要素活動(dòng)定義進(jìn)一步定義范圍活動(dòng)排序進(jìn)一步定義時(shí)間活動(dòng)歷時(shí)估算進(jìn)一步定義成本上述三個(gè)步驟必須由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人共同參與完成為保證一致性和全員參與（項(xiàng)目績(jī)效考核出發(fā)）小結(jié)從“三約束”出發(fā)考慮項(xiàng)目三要素Project 2003 簡(jiǎn)介 企業(yè)管理工具系列Project Standard

5、 2003Project Professional 2003Project Server 2003Microsoft Office Project Web Access早期版本Project 2002Project 2003 簡(jiǎn)介 企業(yè)管理工具系列Project 2003概覽Project 2003概覽利用模板建立項(xiàng)目計(jì)劃利用模板建立項(xiàng)目計(jì)劃利用向?qū)Ы㈨?xiàng)目利用向?qū)Ы㈨?xiàng)目課程目錄MS project 軟件基礎(chǔ)知識(shí)介紹項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定項(xiàng)目執(zhí)行控制課程目錄MS project 軟件基礎(chǔ)知識(shí)介紹設(shè)置日歷設(shè)置日歷共享日歷共享日歷項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定WBS示例WBS示例從Excel導(dǎo)入任務(wù)

6、從Excel導(dǎo)入任務(wù)任務(wù)可以掛附件和鏈接注：可利用超鏈接功能將一個(gè)任務(wù)鏈接到另一個(gè)Project，這樣就相當(dāng)于一個(gè)子項(xiàng)目了任務(wù)可以掛附件和鏈接注：可利用超鏈接功能將一個(gè)任務(wù)鏈接到另一DIY請(qǐng)自選項(xiàng)目，進(jìn)行WBS練習(xí)DIY請(qǐng)自選項(xiàng)目，進(jìn)行WBS練習(xí)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定任務(wù)間的四種依賴關(guān)系任務(wù)間的四種依賴關(guān)系任務(wù)間的延隔時(shí)間可以是負(fù)數(shù)任務(wù)間的延隔時(shí)間可以是負(fù)數(shù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定建立周期性任務(wù)建立周期性任務(wù)工期單位縮寫注意：？表示估計(jì)工期24 小時(shí)制工期是基于每天24 小時(shí)每周7 天（包括假日和其他非工作日）來(lái)計(jì)算的完成任務(wù)所需的時(shí)間量。工期單位縮寫注意：以拆分任務(wù)進(jìn)行彈性

7、工期設(shè)定以拆分任務(wù)進(jìn)行彈性工期設(shè)定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定關(guān)鍵路徑關(guān)鍵路徑：時(shí)差為零的活動(dòng)是關(guān)鍵活動(dòng)，其周期決定了項(xiàng)目總工期。向關(guān)鍵路徑要時(shí)間，向非關(guān)鍵路徑要資源關(guān)鍵路徑關(guān)鍵路徑：時(shí)差為零的活動(dòng)是關(guān)鍵活動(dòng)，其周期決定了項(xiàng)目設(shè)置資源設(shè)置資源為任務(wù)分派資源為任務(wù)分派資源資源使用狀況視圖資源使用狀況視圖階段性參與階段性參與解決項(xiàng)目中的資源沖突 資源沖突 資源沖突：通常是由資源過(guò)度分配造成的。由于資源的數(shù)量是有限的，沒(méi)有考慮到該資源是否被分配給了其他的任務(wù)，因此就可能導(dǎo)致資源的過(guò)度分配。造成資源過(guò)度分配原因（1）同一資源同時(shí)被全職分配給多個(gè)任務(wù)。（2）增加了任務(wù)的工期。（3）減少了資源的單位可

8、用性。（4）輸入資源的日期后限制了可用性。（5）將資源分配給摘要任務(wù)的同時(shí)，還將其分配給摘要任務(wù)下的一個(gè)或多個(gè)子任務(wù)。（6）項(xiàng)目中沒(méi)有說(shuō)明資源花在某任務(wù)中的多余時(shí)間。解決項(xiàng)目中的資源沖突 資源沖突 解決項(xiàng)目中的資源沖突 資源沖突必然會(huì)造成項(xiàng)目任務(wù)的資源不到位，影響任務(wù)的正常進(jìn)行，因此必須解決資源的沖突。要解決資源沖突，首先要能識(shí)別資源沖突。使用視圖或篩選器可以幫助定位資源沖突。 定位資源沖突 1、使用“資源工作表”視圖查看資源沖突 2、利用“資源圖表”視圖定位沖突 3、使用“資源使用狀況”視圖定位資源沖突 4、在“甘特圖”視圖中定位有沖突的任務(wù) 解決項(xiàng)目中的資源沖突 資源沖突必然會(huì)造成項(xiàng)目任務(wù)

9、的資源不到解決項(xiàng)目中的資源沖突解決資源沖突 定位到資源的沖突情況，下一步認(rèn)為就是解決資源沖突。Project 提供多種解決資源沖突的方案：分解關(guān)鍵任務(wù)或并行關(guān)鍵任務(wù)減少關(guān)鍵任務(wù)工時(shí)設(shè)定資源推遲后續(xù)開(kāi)始工作時(shí)間 增加資源總量 設(shè)置資源加班時(shí)間 調(diào)整資源日歷 只使用資源的部分工作時(shí)間 使用“資源調(diào)配”功能來(lái)解決資源沖突 解決項(xiàng)目中的資源沖突解決資源沖突 自動(dòng)資源調(diào)配自動(dòng)資源調(diào)配自動(dòng)調(diào)整后的效果自動(dòng)調(diào)整后的效果版本比較版本比較成本管理成本管理成本計(jì)算成本計(jì)算項(xiàng)目總成本項(xiàng)目總成本項(xiàng)目成本的優(yōu)化 優(yōu)化成本結(jié)構(gòu) 任務(wù)成本任務(wù)的固定成本工時(shí)工資率數(shù)量因此，影響任務(wù)成本的主要因素有：工時(shí)、工資率、資源數(shù)量、固

10、定成本等。如果要優(yōu)化項(xiàng)目的成本，就要從如下這幾個(gè)方面入手：1降低資源的費(fèi)率2減少任務(wù)的工時(shí)3減少資源的分配單位4減少加班5替換資源6減少任務(wù)的固定成本7刪除任務(wù) 項(xiàng)目成本的優(yōu)化 優(yōu)化成本結(jié)構(gòu) 自動(dòng)篩選在格式工具列中選擇自動(dòng)篩選 圖示自動(dòng)篩選在格式工具列中選擇自動(dòng)篩選 圖示信號(hào)燈信號(hào)燈巧用分組功能巧用分組功能條形圖美化格式-甘特圖向?qū)Ц袷?條形圖樣式條形圖美化格式-甘特圖向?qū)蝿?wù)分派與溝通協(xié)作任務(wù)分派與溝通協(xié)作課程目錄MS project 軟件基礎(chǔ)知識(shí)介紹項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定項(xiàng)目執(zhí)行控制課程目錄MS project 軟件基礎(chǔ)知識(shí)介紹項(xiàng)目執(zhí)行控制項(xiàng)目執(zhí)行控制比較基準(zhǔn) 保存沒(méi)有比較基準(zhǔn)的項(xiàng)目 保存項(xiàng)目信

11、息的比較基準(zhǔn) 保存中期計(jì)劃中期計(jì)劃是在項(xiàng)目開(kāi)始后保存的一組當(dāng)前項(xiàng)目數(shù)據(jù)，可用來(lái)與比較基準(zhǔn)進(jìn)行比較，以評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)度。中期計(jì)劃僅保存兩條信息，即當(dāng)前任務(wù)開(kāi)始日期和完成日期。 查看比較基準(zhǔn)信息 使用項(xiàng)目統(tǒng)計(jì) 使用比較基準(zhǔn)表在比較基準(zhǔn)計(jì)劃或中期計(jì)劃中添加任務(wù) 比較基準(zhǔn) 保存沒(méi)有比較基準(zhǔn)的項(xiàng)目 查看差異視圖-表-差異（工時(shí)，進(jìn)度）查看差異視圖-表-差異（工時(shí)，進(jìn)度）視圖簡(jiǎn)介 “甘特圖”視圖 “甘特圖”視圖以工作表和條形圖表的形式顯示基本的任務(wù)信息。使用“甘特圖”可以很方便地查看任務(wù)的工期、開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，以及資源的信息；使用“甘特圖”可以創(chuàng)建初始計(jì)劃，查看日程和調(diào)整計(jì)劃。 “跟蹤甘特圖”視圖 跟蹤甘特圖

12、”顯示出了項(xiàng)目偏移原始估計(jì)的程度，這樣有助于確定如何來(lái)調(diào)整計(jì)劃來(lái)適應(yīng)任何延遲。視圖簡(jiǎn)介 “甘特圖”視圖視圖簡(jiǎn)介 “任務(wù)分配狀況”視圖 “任務(wù)分配狀況”視圖給每項(xiàng)任務(wù)列出了分配給該項(xiàng)任務(wù)的資源，以及每項(xiàng)資源在各個(gè)時(shí)間段內(nèi)（可能是每天、每周、每月，或者是其他更小或更大的時(shí)間間隔）完成的工時(shí)。 “日歷”視圖 “日歷”視圖使用了以月為時(shí)間單位的日歷格式，用天或周來(lái)計(jì)算任務(wù)時(shí)間，如圖2-31所示。其中，非工作日呈灰色顯示，盡管工期條線會(huì)穿越非工作日（周六和周日），但是工期時(shí)間并不包含非工作日。 視圖簡(jiǎn)介 “任務(wù)分配狀況”視圖 視圖簡(jiǎn)介 “網(wǎng)絡(luò)圖”視圖 “網(wǎng)絡(luò)圖”視圖以流程圖方式來(lái)顯示任務(wù)及其相關(guān)性。一個(gè)

13、框（有時(shí)稱為節(jié)點(diǎn)）代表一個(gè)任務(wù)，框與框之間的連線代表任務(wù)間的相關(guān)性。 “資源工作表”視圖 資源可以是人員、設(shè)備、裝置、部門、公司、房間等?！百Y源工作表”視圖采用電子表格的格式顯示有關(guān)每種資源的信息，如資源名稱、工作組、標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率、加班費(fèi)率、使用成本、基準(zhǔn)日歷等。視圖簡(jiǎn)介 “網(wǎng)絡(luò)圖”視圖視圖簡(jiǎn)介 “資源使用狀況”視圖 使用“資源使用狀況”視圖可以一次查看所有資源分配信息。在視圖左邊的資源名稱一欄里，顯示了資源名稱及其指向的所有任務(wù)；工時(shí)一欄里顯示的是完成每項(xiàng)任務(wù)的估計(jì)工時(shí)。右邊窗口顯示的為小時(shí)數(shù)。 “資源圖表”視圖 “資源圖表”視圖顯示的是單個(gè)資源的分配信息，它是基于逐個(gè)方式顯示的?！百Y源圖表”視

14、圖主要用來(lái)突出顯示資源沖突，指出在人員、設(shè)備及其他資源中，有哪些是過(guò)度配置的，有哪些是沒(méi)有充分利用的。視圖簡(jiǎn)介 “資源使用狀況”視圖視圖簡(jiǎn)介 組合視圖 除了上面提到的這些視圖之外，還有各種資源視圖、任務(wù)視圖等，它們大都是單獨(dú)顯示在整個(gè)窗口中。不過(guò)，也可以根據(jù)需要在一個(gè)屏幕上分上下窗口同時(shí)顯示兩種視圖，Project將它稱為“組合視圖”。 如果要得到組合視圖，選擇【窗口】【拆分】命令，窗口將被拆分為上下兩部分。比如，組合視圖的上方窗口為“資源圖表”視圖，下方窗口視圖中顯示了在上方窗口中選定資源的信息。在下方窗口中，還顯示資源使用成本，分配了該資源的任務(wù)，以及與任務(wù)相關(guān)的工時(shí)。 視圖簡(jiǎn)介 組合視圖 項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)表 總覽類報(bào)表 當(dāng)前操作報(bào)表 成本報(bào)表 工作分配報(bào)表 工作量報(bào)表 自定義報(bào)表 報(bào)表的打印項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)表 總覽類報(bào)表關(guān)于打印報(bào)表關(guān)于打印報(bào)表分享人月神話的觀點(diǎn)：向已經(jīng)延遲的項(xiàng)目