流動(dòng)人員人事檔案管理問題及改進(jìn)策略

1、流動(dòng)人員人事檔案管理問題及改進(jìn)策略摘要:對(duì)于流動(dòng)人員而言，其流動(dòng)性極強(qiáng)，尤其是在我國區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展體系日益完善的情況下，就業(yè)人員的流動(dòng)性越來越大，許多流動(dòng)人員在一年內(nèi)會(huì)輾轉(zhuǎn)多個(gè)城市，進(jìn)而影響到了流動(dòng)人員人事檔案的管理。目前，雖然大部分組織與機(jī)構(gòu)逐漸意識(shí)到了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要性，但依然存在諸多問題，導(dǎo)致無法科學(xué)、規(guī)范的管理流動(dòng)人員的人事檔案。所以，針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性及其存在的問題，本文進(jìn)行了深入分析，并制定了相應(yīng)的解決措施。關(guān)鍵詞:流動(dòng)人員;人事檔案管理工作;意義;問題;改進(jìn)策略流動(dòng)人員的人事檔案管理是我國人事檔案管理中極為重要的一項(xiàng)工作，從整體上來看，雖然大部分組織與機(jī)

2、構(gòu)都開始重視流動(dòng)人員檔案管理工作，但依然存在流動(dòng)人員人事檔案管理的內(nèi)容單一、材料收集的難度較大、轉(zhuǎn)遞的規(guī)范性較差等諸多問題，從而對(duì)此項(xiàng)工作的開展造成了嚴(yán)重阻礙。因此為了解決這些問題，必須嚴(yán)格管理流動(dòng)人員人事檔案管理工作。一、流動(dòng)人員人事檔案管理工作存在的主要問題分析第一，缺乏足夠重視。從當(dāng)前的情況來看，我國部分組織與機(jī)構(gòu)并沒有重視流動(dòng)人員的人事檔案管理，一些非公有制與中小民營企業(yè)甚至經(jīng)常會(huì)忽視流動(dòng)人員檔案管理工作，往往通過傳統(tǒng)的方式來管理，相關(guān)工作人員難以熟練的對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行操控，從而對(duì)此項(xiàng)工作的信息化管理造成了不利影響。第二，機(jī)構(gòu)混亂。一般而言，流動(dòng)人員的人事檔案通常由政府人事行政部門下設(shè)

3、的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)與縣級(jí)及以上的黨委組織部門來管理，其他部門無權(quán)擅自留存檔案信息。但受利益的驅(qū)使，部分機(jī)構(gòu)或單位即使沒有獨(dú)立人事權(quán)，同樣會(huì)擅自管理流動(dòng)人員的檔案信息，致使此項(xiàng)工作的正常秩序被破壞。第三，管理的合理性較差。在外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響下，以往很多不具備管理流動(dòng)人員人事檔案資質(zhì)的企業(yè)(如人事中介機(jī)構(gòu)等)會(huì)擅自承接此項(xiàng)工作，嚴(yán)重?cái)_亂了流動(dòng)人員人事檔案管理的秩序，而且一些機(jī)構(gòu)采取的管理方法較為落后，信息化設(shè)備比較少，檔案庫房與流動(dòng)人員人事檔案管理的要求不相符，甚至在開展工作時(shí)，依然以傳統(tǒng)的手工操作為主，工作效率非常低。第四，缺乏完善的交接流程。現(xiàn)階段，在員工離職之后，大部分企業(yè)都沒有根據(jù)既定的

4、交接流程來交接檔案，一些企業(yè)不僅沒有保管員工的檔案，甚至讓員工自己來保管，進(jìn)而損壞或丟失了諸多檔案。需要注意的是，一旦人事檔案丟失，往往會(huì)給員工帶來巨大的損失。此外，為了減少投入到流動(dòng)人員人事檔案管理工作中的資金，一些企業(yè)通常會(huì)與規(guī)模比較小的人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，并讓他們來管理員工的檔案，從而擾亂了人事檔案的秩序。第五，現(xiàn)代化水平比較低。目前，大部分流動(dòng)人員人事檔案管理部門采取的管理方式都比較落后，相關(guān)的硬件設(shè)備比較少，甚至在某些檔案管理部門看來，人事檔案管理工作僅僅是把袋子封裝好并放置到上鎖的柜子中。在干部人事檔案逐步完善的情況下，部分人才服務(wù)機(jī)構(gòu)開始將一些專門的軟件運(yùn)用到干部人事檔案管理當(dāng)

5、中，但這僅僅能夠使檔案目錄管理的需求得到滿足，無法使信息資源得到充分使用，并且降低了檔案管理的現(xiàn)代化水平。二、流動(dòng)人員人事檔案管理工作的改進(jìn)策略第一，充分意識(shí)到流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性。要想使流動(dòng)人員的人事檔案得到有效管理，必須引導(dǎo)組織與機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)于此項(xiàng)管理工作的重視，并努力培養(yǎng)大量的相關(guān)人才。假如組織與機(jī)構(gòu)內(nèi)擁有眾多流動(dòng)人員，那么需要設(shè)立專門的流動(dòng)人員人事檔案管理部門。企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重視，增加在此項(xiàng)工作中投入的資金，確保資金的充足性。企業(yè)需要引導(dǎo)流動(dòng)人員樹立正確的檔案保護(hù)意識(shí)，并為他們提供必要的教育培訓(xùn)，使其充分意識(shí)到檔案工作的重要性，并大力宣傳檔案法等相關(guān)法

6、規(guī)，從而使流動(dòng)人員的檔案意識(shí)得到強(qiáng)化。第二，為流動(dòng)人員的人事檔案構(gòu)建完善的管理制度。通過管理制度能夠規(guī)范流動(dòng)人員的人事檔案管理，因此必須加快對(duì)于管理制度的完善。以某些私營企業(yè)為例，需要根據(jù)檔案法的相關(guān)要求，及時(shí)的對(duì)流動(dòng)人員的認(rèn)識(shí)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，并加快對(duì)于相關(guān)法律法規(guī)的制定。同時(shí)，如果流動(dòng)人員沒有如實(shí)填寫其人事檔案，那么組織與機(jī)構(gòu)應(yīng)拒絕聘用他們。第三，使流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。為了使流動(dòng)人員的人事檔案得到更好的管理，需要嚴(yán)格規(guī)范此項(xiàng)管理工作，尤其是在檔案的轉(zhuǎn)遞上，更要做到規(guī)范化的管理，只有這樣，才能有效提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作的科學(xué)性。構(gòu)建配套的歸檔制度，加強(qiáng)對(duì)于流動(dòng)人員人事檔

7、案的管理;妥善保管這部分員工的檔案，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而使流動(dòng)人員能夠如實(shí)填寫自己的檔案信息;此外，為了避免檔案被流動(dòng)人員私自帶走，在流動(dòng)人員查閱與借閱檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理。第四，全面提升人事檔案管理者的綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為了更好的管理流動(dòng)人員的人事檔案，相關(guān)工作人員必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)。信息化時(shí)代的到來，對(duì)人事檔案管理者的工作能力及其綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，人事檔案管理者只有努力滿足這一要求，才能使經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求得到滿足。同時(shí)，人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的教育培訓(xùn)，引導(dǎo)他們養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的法律觀念，并具備豐富的計(jì)算機(jī)

8、技能與檔案管理知識(shí)，如此一來，不僅可以使他們緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，而且可以使其更好的投入到本職工作當(dāng)中，進(jìn)而使人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與信息化的管理。第五，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新。組織與機(jī)構(gòu)不僅需要加強(qiáng)對(duì)于流動(dòng)人員檔案管理工作的重視，而且還要積極改革與創(chuàng)新流動(dòng)人員檔案管理的模式，并與實(shí)際情況相結(jié)合，將人事代理的方式引入，使流動(dòng)人員的人事檔案得到規(guī)范、統(tǒng)一的管理。這樣不僅能夠解決人事檔案管理工作的不足之處，而且可以使此項(xiàng)工作變得更加科學(xué)、合理。企業(yè)只有引導(dǎo)流動(dòng)人員意識(shí)到人事檔案管理的重要性，并將相應(yīng)的指導(dǎo)提供給他們，才能使其人事檔案得到更好的管理。三、流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要意義第一

9、，為優(yōu)化人力資源市場(chǎng)化配置提供依據(jù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、人事制度改革日益深入的情況下，政府人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)逐步體現(xiàn)出它在優(yōu)化人力資源配置方面不可忽視的重要作用，而流動(dòng)人員人事檔案管理和利用正是政府人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)和創(chuàng)新人力資源市場(chǎng)化配置的重要手段之一，也是促進(jìn)社會(huì)就業(yè)、創(chuàng)業(yè)的重要措施。政府通過利用流動(dòng)人員人事檔案，對(duì)轄區(qū)內(nèi)流動(dòng)人才按專業(yè)、技術(shù)職務(wù)等類別進(jìn)行分類，提高人才流動(dòng)的合理性，并為流動(dòng)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等各個(gè)環(huán)節(jié)提供具有法律效力的依據(jù)，保障流動(dòng)人員的合法權(quán)益。通過引導(dǎo)和調(diào)控可以解決人才閑置、浪費(fèi)、不均衡和無序化的問題，滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才的多樣性需求。第二，為流動(dòng)人員社會(huì)化管理提供保障。人

10、員大規(guī)模流動(dòng)不僅帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展，同時(shí)也帶來了流動(dòng)人員的社會(huì)化管理問題，如就業(yè)、失業(yè)等，而這些問題均與民生及社會(huì)穩(wěn)定息息相關(guān)，作為一項(xiàng)重要的管理信息，流動(dòng)人員人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)掌握流動(dòng)人員的整體情況和個(gè)體情況提供數(shù)據(jù)支持，為有關(guān)部門制定相關(guān)政策、引導(dǎo)市場(chǎng)走向、指導(dǎo)就業(yè)、保障社會(huì)安定和諧提供積極的作用。第三，為企業(yè)培養(yǎng)使用人才提供參考。人事檔案中以時(shí)間為線記錄了一個(gè)人的學(xué)識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)生涯，這些信息詳細(xì)記錄了一個(gè)人的“德、能、勤、績(jī)”，作為筆試、面試的補(bǔ)充，更能全面準(zhǔn)確地反映出個(gè)人情況，可以為企業(yè)招聘或者晉升職務(wù)提供全方位的參考，有利于企業(yè)用最短時(shí)間，最小成本選拔出最合適的人才。第四，具有

11、重要的憑證作用。從個(gè)人的角度來看，企業(yè)在審核員工的相關(guān)手續(xù)時(shí)，如求職、落戶、政審、晉升、社保等，均需要將人事檔案的原始材料當(dāng)作依據(jù)，在檔案法與流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定中，我國明確規(guī)定，不論是因辭職或被辭退而流動(dòng)，還是高校畢業(yè)自主擇業(yè)而流動(dòng)，人員的檔案材料不得被個(gè)人私自保管，應(yīng)該由具備檔案管理權(quán)限的機(jī)構(gòu)來保管，所以檔案材料的原始性、真實(shí)性與法律效力相對(duì)比較強(qiáng)，是流動(dòng)人員維護(hù)自身權(quán)益的有效憑證和工具。由此可見，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展特別是我國流動(dòng)人口日益增多的情況下，我國流動(dòng)人員人事檔案管理的難度越來越大，而且根據(jù)此項(xiàng)工作當(dāng)前的狀況可知，依然存在諸多的問題，這嚴(yán)重阻礙了我國人事檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化。因此，為了使流動(dòng)人員的人事檔案得到更好的管理，必須深入分析其存在的問題，并采取相應(yīng)的