行政文件管理辦法

1、文件管理理制度 總則則第一條 為使公公司的制制度、文文件管理理工作規(guī)規(guī)范化、科學(xué)化化，使文文件在使使用過程程中不發(fā)發(fā)生內(nèi)容容重復(fù)、遺漏，便于文文件的檢檢索、存存檔，特特制定本本辦法。第二條適用于于重慶佳佳秀商貿(mào)貿(mào)有限公公司和重重慶艾斯斯特建材材有限公公司所有有制度和和文件的的處理。第三條行政辦辦公室是是公司制制度梳理理、文件件審核的的歸口管管理部門門，負(fù)責(zé)責(zé)公司制制度、文文件發(fā)放放的審核核、較稿稿、正式式下發(fā)、歸檔及及銷毀處處理。第四條總經(jīng)理理負(fù)責(zé)公公司制度度、重要要文件的的審批。 管理理辦法文件的分分類公司文件件總體上上分為外外來文件件和內(nèi)部部文件兩兩大類。外來文件件包括國國家機關(guān)關(guān)、行業(yè)業(yè)

2、部門等等下發(fā)的的文件，其編號號執(zhí)行外外來文件件原編號號。內(nèi)部文件件包括以以公司對對各部門門和對外外發(fā)放的的各類文文件。具具體可分分為公司司各類公公文以及及規(guī)章制制度。第六條公文的的分類公文主要要包括:決定、指示、報告、通知、通報、請示、批復(fù)、函，會會議紀(jì)要要。決定適適用于對對重要事事項或者者重大行行動作出出部署，安排，獎勵有有關(guān)部門門及員工工，變更更或撤消消部門的的決定事事項。通知適適用于轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)或傳傳達上級級單位要要求下屬屬部門需需要知悉悉或者執(zhí)執(zhí)行的事事項。通報適適用于表表彰先進進，批評評錯誤，傳達重重要情況況。報告適適用于各各部門向向上級匯匯報工作作，反映映情況，答復(fù)詢詢問。請示適適用于向

3、向上級單單位請求求指示，批準(zhǔn)有有關(guān)事項項。意見適適用于對對重要問問題提出出見解和和處理辦辦法。函適用用于不具具隸屬關(guān)關(guān)系的同同級單位位之間商商洽工作作，詢問問或答復(fù)復(fù)問題。會議紀(jì)要要適用于于記載，傳達會會議情況況或議定定情況。第七條公文格格式公文一般般由秘密密等級和和保密期期限，緊緊急程度度，發(fā)文文機關(guān)標(biāo)標(biāo)識、發(fā)發(fā)文字號號、簽發(fā)發(fā)人、標(biāo)標(biāo)題、主主送機關(guān)關(guān)、正文文、附件件說明、成文日日期、印印章、附附注、主主題詞、抄送機機關(guān)、印印發(fā)機關(guān)關(guān)和印發(fā)發(fā)日期等等部分組組成。1、涉及及企業(yè)秘秘密的公公文應(yīng)當(dāng)當(dāng)標(biāo)明密密級和保保密期限限。2、緊急急公文應(yīng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)據(jù)程度分分別標(biāo)明明“特急”，“急件”。3、公文文

4、標(biāo)題應(yīng)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確確地概括括公文的的主要內(nèi)內(nèi)容并標(biāo)標(biāo)明公文文種類。一般應(yīng)應(yīng)當(dāng)標(biāo)明明發(fā)文機機關(guān)，一一般不用用標(biāo)點符符號。4、主送送機關(guān)指指公文的的主要受受理機關(guān)關(guān)，應(yīng)當(dāng)當(dāng)使用全全稱或規(guī)規(guī)范簡稱稱。如：如向全全公司發(fā)發(fā)文一般般簡稱為為：公司司各部門門。5、公文文如有附附件，應(yīng)應(yīng)當(dāng)注明明附件順順序和名名稱6、公文文除用專專門的會會議紀(jì)要要格式和和以電報報形式發(fā)發(fā)出的以以外,應(yīng)應(yīng)當(dāng)加蓋蓋印章。7、公文文的排版版格式如如字體,字號,間距等等見附件件。8、成文文日期以以負(fù)責(zé)人人簽發(fā)的的日期為為準(zhǔn)。第八條公文行行為規(guī)則則1、公文文行文應(yīng)應(yīng)當(dāng)確有有必要性性,注重重實效。2、蓋發(fā)發(fā)公司印印章的公公文，適適用于公公司

5、重要要會議精精神，重重要批示示，重要要決定，重要規(guī)規(guī)章制度度的發(fā)布布；蓋有有相關(guān)職職能部門門印章的的公文，適用于于專業(yè)性性事項和和一般性性，臨時時性工作作事項的的部門發(fā)發(fā)布。3、下屬屬各單位位的職能能部門如如需要向向公司請請示或報報告事項項,須以以下屬各各單位名名義按發(fā)發(fā)文辦理理流程進進行辦理理。4、請示示應(yīng)一事事一文，一般只只寫一個個主送機機關(guān)，需需同時送送其他單單位的應(yīng)應(yīng)當(dāng)用抄抄送形式式，但不不得抄送送其下屬屬單位，同級單單位可以以聯(lián)合行行文，聯(lián)聯(lián)合行文文應(yīng)確有有必要，聯(lián)合行行文單位位不應(yīng)過過多。5、“報報告”中不得得夾帶請請示事項項。第九條公文發(fā)發(fā)文流程程：擬稿稿人擬稿稿填寫寫發(fā)文閱閱辦

6、處理理箋-部門門審核會簽部部門行政辦辦公室審審核總經(jīng)理理審批行政專專員校稿稿，排版版，編號號，加蓋蓋印章，分發(fā)和和存檔。第十條公文擬擬制條款款1、符合合國家的的法律，法規(guī)及及公司本本部有關(guān)關(guān)規(guī)定。2、情況況屬實，觀點明明確，表表達準(zhǔn)確確，條理理清楚，字詞規(guī)規(guī)范，標(biāo)標(biāo)點正確確，篇幅幅力度簡簡短。3、結(jié)構(gòu)構(gòu)層次序序數(shù)，第第一層為為“一”，第二二層為“1”，第三三層為“（1）”。第十一條條公文文校稿1、校稿稿的內(nèi)容容有:行行文是否否符合黨黨和國家家方針，政府及及相關(guān)法法律條款款，是否否準(zhǔn)確反反映出領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的意意圖和意意見，文文件格式式是否符符合該類類公文寫寫作要求求，文字字是否準(zhǔn)準(zhǔn)確，語語法是否否規(guī)范

7、；文件涉涉及的部部門是否否經(jīng)過協(xié)協(xié)調(diào)，審審批，簽簽發(fā)手續(xù)續(xù)是否完完備，附附件材料料是否齊齊全，發(fā)發(fā)送單位位是否準(zhǔn)準(zhǔn)確。2、以公公司名義義發(fā)放的的一般性性公文（涉及政政策，規(guī)規(guī)章制度度等重要要文件），由擬擬稿部門門負(fù)責(zé)人人擬稿，公司總總經(jīng)理簽簽發(fā)；以以部門名名義發(fā)放放的公文文，由擬擬稿部門門負(fù)責(zé)人人擬稿，分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)。第十二條條公文文編號紅頭文件件編號佳秀艾斯斯特【】號 順序號號 年份代代號 公司代代號2、一般般文書及及規(guī)章編編號JXXASTT（X）-XXXX-XXXXXX如:JJXASST（GG）1001-220100表示行行政辦公公室20010年年發(fā)出的的第一份份規(guī)章.JXASST （X

8、X） XX XXX XXXXX 年份份代號 順序號號 部部門代號號 文件件類別號號 公公司代號號 3、一般般表格編編號（BB-XXXX-XXXXXX）如：B-1101-20110表示示行政辦辦公室220100年發(fā)出出的第一一份表格格. （B） XX XXX XXXXX 年份份代號 順序號號 部門代代號 表格格類別號號 4、一般般文書類類別簡稱稱表行文類別別 簡 稱行文類別別簡 稱管理規(guī)章章規(guī)會議紀(jì)要要紀(jì)請示請方案、計計劃、總總結(jié)、報報告綜通知、通通報、通通告通各類表格格表5、部門門簡稱部門代碼部門代碼行政部1財務(wù)部2運營部3采購部4營銷部（佳秀）5工程部（佳秀）6營銷部（艾斯特特）7設(shè)計部8工

9、程部（艾斯特特）9第十三條條公文文處理時時限及相相關(guān)要求求1、各類類文件:原則上上在2個個工作日日內(nèi)處理理完畢。2、急件件：1個個工作日日內(nèi)處理理完畢。3、特急急件:隨隨到隨辦辦。4、超過過處理時時限的文文件:由由文件傳傳閱部門門催辦，督查相相關(guān)部門門辦理。第十四條條文件件及資料料的立卷卷、歸檔檔公文辦理理完畢后后，應(yīng)當(dāng)當(dāng)根據(jù)公公司相關(guān)關(guān)規(guī)定，及時將將文件整整理歸檔檔，歸檔檔時應(yīng)當(dāng)當(dāng)根據(jù)相相互聯(lián)系系，特征征和保存存價值分分類整理理立卷。保證檔檔案的齊齊全、完完整，能能正確反反映公司司的主要要工作情情況，以以便保管管和利用用，確保保電子文文檔及紙紙質(zhì)穩(wěn)當(dāng)當(dāng)?shù)陌踩院屯晖暾浴?、電子子版歸檔檔

10、：文件件管理員員于每月月對各級級文件進進行整理理，年底底以光盤盤形式刻刻錄歸檔檔。2、紙質(zhì)質(zhì)版歸檔檔：按“文件資資料管理理目錄”，進行行登記，并于年年底分類類裝訂成成冊。第十五條條文件件，資料料的銷毀毀1、外來來文件和和自制文文件（紙紙質(zhì)版）確需銷銷毀的，由總經(jīng)經(jīng)辦統(tǒng)一一銷毀。2、作廢廢資料由由各部門門資料員員填寫“文件留留用/銷銷毀審批批表”，經(jīng)部部門負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)后統(tǒng)一一銷毀。3、文件件保密期期限：一一般公文文一年、紅頭公公文2年年、機密密文件三三年。 附附則第十八條條 本本辦法由由佳重慶慶秀商貿(mào)貿(mào)有限公公司和重重慶艾斯斯特建材材有限公公司行政政部制定定并負(fù)責(zé)責(zé)解釋。第十九條條 本本辦法從

11、從公司批批準(zhǔn)之日日起正式式執(zhí)行，原有相相關(guān)制度度和表格格作廢。本辦法作作業(yè)記錄錄：1、“文文件閱辦辦處理箋箋”2、“外外來文件件處理單單”3、“文文件借閱閱申請單單”4、“文文件留用用/銷毀毀申請單單”5、“文文件資料料保存登登記表”6、“文文件發(fā)放放/回收收記錄表表”附件一：紅頭文文件編寫寫規(guī)范附件二：報告/請示編編寫規(guī)范范附件三：會議紀(jì)紀(jì)要編寫寫規(guī)范附件四：一般性性通知編編寫規(guī)范范附件五：通報編編寫規(guī)范范附件一：紅頭文文件編寫寫規(guī)范佳秀艾斯斯特【XXXXXX】XXXX號 簽簽發(fā)人：發(fā)文標(biāo)題題黑體、二號、加粗、居中發(fā)文對象象：黑體、Arial、四號、加粗、左對齊 文書書楷體、GB2312、A

12、rial小四、首行縮進2個字符特此通知知XXXXX年 XXX 月月 XXX日主題詞：XX XXX XXX報：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX發(fā)：XXX XXX XX行政政部年月月日共共印份份附件二：公司制制度編寫寫規(guī)范XXXXXX管理理制度（辦法、規(guī)定）黒體、小二、左對齊JXASST（GG）XXXX-XXXXXX楷體、四號、右對齊文書內(nèi)容容 總則則字體要求：宋體、五號、加粗行距1.5位、首行空2格第一條 制度制制訂的目目的。 第第二條 制度的的適用范范圍。 第第三條 制度執(zhí)執(zhí)行的職職責(zé)區(qū)分分以及制制度的批批準(zhǔn)審批批權(quán)限 具體體辦法第X條正文包括三部分：總則、具體辦法和附則三部分1

13、、（1）、結(jié)構(gòu)層次：第一層為“一”，第二層為“1”，第三層為“（1）”。附則第X條 本辦辦法由XXX部門門制定并并負(fù)責(zé)解解釋。 第X條 本制制度從XXXXXX年X月月X日起起執(zhí)行。 附附件： 附附件1、附件2、附件3、附件三：報告/請示編編寫規(guī)范范領(lǐng)導(dǎo)批示示：黑體、二號、加粗、居中報告主題題JXASST(QQ）XXXX-220100楷體、GB2312、Arial小四、加粗、居中報告對象象：文書黑體、Arial、四號、加粗、左對齊楷體、GB2312、Arial小四、首行縮進2個字符妥否，請請批示。 重重慶佳秀秀商貿(mào)有有限責(zé)任任公司重慶艾斯斯特建材材有限公公司（部門）XXXXX年 XXX 月月 X

14、XX日附件四：會議紀(jì)紀(jì)要編寫寫規(guī)范會議紀(jì)要要JXASST (J）XXXX-20110簽發(fā)：XXXXXX 整整理：XXXXXX 時間：XXXXXX年XXX月XXX日 地點： X XX X X 主持人：XXXX 與會人員員： XXXX XXXX XXXX XXXX 主題：XXX XXX XXX XXX XXX XXX 文書主題詞：XX XXX XXX報：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX發(fā)：XXX XXX XX年月日日共印份附件五：一般性性通知編編寫規(guī)范范黑體、二號、加粗、居中一般性通通知標(biāo)題題JXASST(TT）XXXX-220100楷體、GB2312、Arial小四、加粗、居中發(fā)文

15、對象象：文書黑體、Arial、四號、加粗、左對齊楷體、GB2312、Arial小四、首行縮進2個字符特此通知知重慶佳秀秀商貿(mào)有有限責(zé)任任公司重慶艾斯斯特建材材有限公公司（部門）XXXXX年 XXX 月月 XXX日主題詞：XX XXX XXX報：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX發(fā)：XXX XXX XX年月月日共共印份份附件六：通報編編寫規(guī)范范黑體、50號、加粗、居中通 報JXASST(TT）XXXX-220100黑體、二號、加粗、居中通報主題題發(fā)文對象象：文書黑體、Arial、四號、加粗、左對齊楷體、GB2312、Arial小四、首行縮進2個字符特此通報報重慶佳秀秀商貿(mào)有有限責(zé)任任

16、公司重慶艾斯斯特建材材有限公公司（部門）XXXXX年 XXX 月月 XXX日主題詞：XX XXX XXX報：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX發(fā)：XXX XXX XX總經(jīng)辦辦年年月日共印印份重慶佳秀秀商貿(mào)有有限責(zé)任任公司重慶艾斯斯特建材材有限公公司文件閱辦辦處理箋箋編號：BB1011-20010文件名稱稱發(fā)文范圍圍擬稿人年 月 日部門審核核年 月 日部門會簽簽?zāi)?月 日行政部意意見年 月 日公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)意見年 月 日文件較稿稿文件編號號印發(fā)份數(shù)數(shù)備注外來文件件處理單單 編號：B1002-220100來文單位位文件字號份數(shù)密級辦文編號號（）字第第號收文日期年月日文件標(biāo)題題主要內(nèi)容容行政部意意見領(lǐng)導(dǎo)批閱閱備注文件借閱閱申請單單編號：BB1033-20010文件名稱稱文件編號號申請部門門申請人申請日期期擬歸還日日期批準(zhǔn)意見見負(fù)責(zé)人： 年年 月 日 文件留用用/銷毀