商務(wù)秘書知識點市公開課獲獎?wù)n件

1、商務(wù)秘書知識點第1頁第1頁意向、協(xié)議文書第2頁第2頁意向書意向書是雙方當事人通過初步洽商，就各自意愿達成一致結(jié)識而簽定書面文獻，是雙方進行實質(zhì)性談判依據(jù)，是簽署協(xié)議（協(xié)議）前奏。格式：1、開始寫雙方單位名稱，代表人姓名、身份、洽商時間、地點及洽談主要事項。2、主體：寫雙方意圖冀達到一致結(jié)識條款。3、各方代表署名、時間。第3頁第3頁協(xié)議書 協(xié)議是指當事人雙方對設(shè)置公司或進行經(jīng)濟合作一些要點、原則達成一致意見，擬定雙方權(quán)利、義務(wù)及違約仲裁書面文獻，與協(xié)議同樣有法律約束力。格式：公司各方名稱、性質(zhì)。公司經(jīng)營范圍（項目、產(chǎn)品）。各方出資額、出資方式、百分比。公司組織機構(gòu)，各方席位安排。產(chǎn)品銷售（各方百

2、分比）。技術(shù)引進（補償辦法）。利潤分派方式。違約、仲裁。合作期限。各方代表簽字、時間、地點。第4頁第4頁意向書廠（甲方）公司（乙方）雙方于年月日在地，對建立合資公司事宜進行了初步協(xié)商，達成意向下列：一、甲、乙兩方愿以合資或合作形式建立合資公司，暫定名為有限公司。建設(shè)期為年，即從年年所有建成。雙方意向書簽署后，即向各方相關(guān)上級申請同意，同意時限為個月，即年月日年月日完畢。然后由廠辦理合資公司開業(yè)申 請。二、總投資萬（人民幣），折萬（美元）。部分投資萬（折萬）；部分投資萬（折萬）。甲方投資萬（以工廠既有廠房、水電設(shè)施既有設(shè)備等折款投入）；乙方投資萬（以折美元投入，購買設(shè)備）。三、利潤分派：各方按投

3、資百分比或協(xié)商百分比分派。四、合資公司生產(chǎn)能力：五、合資公司自營出口或委托相關(guān)進出口公司代理出口，價格由合資公司定。六、合資年限為年，即年月年月。七、合資公司其它事宜按中外合資法相關(guān)要求執(zhí)行。八、雙方將在各方上級同意后，再行詳細協(xié)商相關(guān)合資事宜。本意向書一式兩份。作為備忘錄，各執(zhí)一份備查。 廠（甲方）公司（乙方） 代表：代表： 年月日第5頁第5頁協(xié)議書實例中國黑龍江國際經(jīng)濟技術(shù)合作公司（甲方）香港金橋金屬有限公司（乙方）雙方于年月日至日在哈爾濱市經(jīng)驗豐富友好協(xié)商，在平等互利原則下，就合作投資開辦出租汽車公司事宜，達成下列協(xié)議：一、合營公司定名為北方出租汽車公司。經(jīng)營大、小車輛。其中：西德奔馳轎

4、車輛（為二手車，行車里程不超出公里，外表呈新）、日產(chǎn)豐田轎車輛（其中：輛含里程、金額記數(shù)表、空調(diào)、步話機等）、面包車輛。二、合營公司為有限公司。雙方投資百分比為：，即甲方占，乙方占?？偼顿Y萬美元，其中：甲方萬美元（含庫房等公用設(shè)施），乙方萬美元。合作期限定為年。三、公司設(shè)董事會，人數(shù)為人，甲方人，乙方人。董事長人由甲方擔任，副董事長人由乙方擔任。正、副總經(jīng)理由甲、乙雙方分別擔任。四、合營公司所得毛利潤，按國家稅法照章納稅，并扣除各項基金和職員福利等，凈利潤依據(jù)雙方投資百分比進行分派。五、乙方所得純利潤能夠人民幣計收。合作期內(nèi)，乙方純利潤所得達到乙方投資額（合括本意）后，公司資產(chǎn)即歸甲方所有。六

5、、雙方共同遵守我國政府制定外匯、稅收、合資經(jīng)營以及勞動等法規(guī)。七、雙方商定，在適當時間，就相關(guān)事項進一步洽商，提出詳細實行方案。甲方代表乙方代表第6頁第6頁擬訂意向書實例擬訂意向書操作環(huán)節(jié)明確該意向書內(nèi)容擬定標題寫法個擬寫正文導語擬寫正丈主體、結(jié)尾+擬寫尾部。通威廠(甲方)與大西洋公司(乙方)愿以合資或合作形式建立合資公司，暫定名為大通有限公司。建設(shè)期為3年，即從5月至年5月所有建成?？偼顿Y人民幣39萬元(貨幣單位下同，略)。其中：廠房部分投資10萬元，設(shè)備部分投資24萬元，其它項目投資5萬元。通威廠投資8萬元(以工廠既有廠房、水電設(shè)施既有設(shè)備等折款投入)，大西洋公司投資31萬元(主要用于購買

6、設(shè)備)。雙方按協(xié)商百分比進行利潤分派。合資年限為，即1月至2024年1月。你是通威廠秘書，請擬訂這份合作意向書。第7頁第7頁擬訂意向書環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 明確該意向書內(nèi)容充足理解通威廠和大西洋公司在合作中意圖和目的，依據(jù)洽談時所形成初步設(shè)想來安排。尤其提醒：該設(shè)想為初步設(shè)想，是一個意向性意見；要忠實于洽談內(nèi)容。環(huán)節(jié)2 擬定標題寫法將標題擬定為“項目名稱文種”寫法，即“合資建立大通有限公司意向書”。尤其提醒：也能夠直接用“意向書”作標題。環(huán)節(jié)3 擬寫正文中導語通威廠(下列簡稱甲方)與大西洋公司(下列簡稱乙方)于7月20日對建立合資公司事宜進行了初步協(xié)商，達成初步意向下列。尤其提醒：導語部分要寫明合作雙方

7、當事人單位全稱，簡練明了地交代達成該意向書目的。第8頁第8頁擬訂意向書環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)4 擬寫正文中主體、結(jié)尾(正文范例)一、甲、乙兩方愿以合資或合作形式建立合資公司，暫定名為“大通有限公司”。建設(shè)期為3年，即從5月至年5月所有建成。雙方意向書簽署后，即向各方相關(guān)上級申請同意，然后由通威廠辦理合資公司開業(yè)申請。二、總投資39萬元人民幣，其中：廠房部分投資10萬元人民幣，設(shè)備部分投資24萬元人民幣，其它項目投資5萬元人民幣。甲方投資8萬元人民幣(以工廠既有廠房、水電設(shè)施既有設(shè)備等折款投入)，乙方投資31萬元人民幣(主要用于購買設(shè)備)。三、利潤分派：雙方按協(xié)商百分比分派。四、合資公司自營出口或委托相關(guān)進出

8、口公司代理出口，價格由合資公司定。五、合資年限為，即1月1日至2024年1月1日。六、合資公司其它事宜按中外合資法相關(guān)要求執(zhí)行。七、未盡事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書時再予以補充。尤其提醒：分條款寫明達成意向性意見，可參考協(xié)議或協(xié)議條款排列；語言要準確，表示要清楚?！拔幢M事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書時再予以補充”是正文中結(jié)尾部分，這樣寫目的是為了留有余地，表示了意向書靈活性。第9頁第9頁擬訂意向書環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)5 擬寫尾部甲方：通威廠(公章) 乙方：大西洋公司(公章)代表： (署名) 代表： (署名)7月28日 尤其提醒：寫明通威廠和大西洋公司名稱、代表人姓名，將甲方排列在左邊， 乙方在右邊。并加蓋公

9、章、私章。如有變更或補充，應(yīng)在正式簽署協(xié)議、協(xié)議邁進行。要將意向書中需要變更或補充條款進行變更或補充，然后重新擬寫意向書。第10頁第10頁意向書擬定訓練大應(yīng)市當代科技培訓中心(甲方)與海峽出版社(乙方)經(jīng)討論協(xié)商，擬合作舉辦一期編輯、校對技術(shù)短期培訓班。初步意向下列：一、培訓期3個月。2月1日開班，4月30日結(jié)業(yè)。二、培訓學員15名。由乙方選送30歲下列、含有大專以上文化程度人員。三、培訓費2萬元，由乙方在開班前支付給甲方。四、甲方提供培訓場地、師資、教材，負責教學與管理，并發(fā)放結(jié)業(yè)證書。你作為大應(yīng)市當代科技培訓中心秘書，請依據(jù)以上內(nèi)容，擬寫一份合作培訓意向書。第11頁第11頁意向書擬定訓練基

10、本操作環(huán)節(jié)描述 明確該意向書內(nèi)容擬定標題寫法擬寫正文導語擬寫正文主體、結(jié)尾擬寫尾部第12頁第12頁意向書范文大應(yīng)市當代科技培訓中心(甲方)與海峽出版社(乙方)經(jīng)討論協(xié)商，擬合作舉辦一期編輯、校對技術(shù)短期培訓班。初步意向下列：一、培訓期3個月。2月1日開班，4月30日結(jié)業(yè)。二、培訓學員15名。由乙方選送30歲下列、含有大專以上文化程度人員。三、甲方提供培訓場地、師資、教材，負責教學與管理，并發(fā)放結(jié)業(yè)證書。四、培訓費2萬元，由乙方在開班前支付給甲方。五、未盡事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書時再予以補充。甲方：大應(yīng)市當代科技培訓中心(公章) 乙方：海峽出版社(公章)代表： (署名) 代表： (署名) 1

11、月8日 第13頁第13頁主要考核點橫向溝通縱向溝通處理沖突進行安全檢查擬定商務(wù)旅行計劃準備出國商務(wù)旅行擬定會議記錄做好會議記錄編制值班表收發(fā)文處理第14頁第14頁橫向溝通第15頁第15頁橫向溝通訓練訓練：為加強公司內(nèi)部凝聚力，大光明公司總經(jīng)理秘書方尚準備為公司擬制一個橫向溝通計劃，請你幫助他進行。第16頁第16頁橫向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)理解橫向溝通主要障礙依據(jù)公司情況選擇適當方式增進橫向溝通擬制橫向溝通計劃第17頁第17頁橫向溝通環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 理解橫向溝通主要障礙方尚通過調(diào)查研究，理解到公司在橫向溝通方面存在下列障礙：部門“本位主義”，性格沖突。調(diào)查顯示，公司員工普遍希望公司興旺發(fā)達，各部門對公

12、司布置任務(wù)能認真完畢，但部門之間合作協(xié)調(diào)不夠，員工之間經(jīng)常由于性格不合而發(fā)生沖突，絕大多數(shù)員工對當前工作環(huán)境感到不滿意，希望能有所轉(zhuǎn)變。尤其提醒：橫向溝通常見障礙有：本位主義、先入為主、性格沖突、猜疑、威脅和恐驚等。橫向溝通障礙本源在于缺乏開放意識和彼此信任，在溝通中要極力克服。造成橫向溝通障礙有制度原因，也與個人主體性格相關(guān)。橫向溝通障礙往往表現(xiàn)為部門之間敵視與不合作。橫向溝通障礙是造成橫向溝通一個原因。第18頁第18頁橫向溝通環(huán)節(jié)步驟2 依據(jù)企業(yè)情況選擇適當方式促進橫向溝通橫向溝通基本策略主要有：選擇針對性溝通形式；樹立“內(nèi)部客戶”理念；耐心傾聽；換位思考。針對企業(yè)實際情況，能夠這么做：尋

13、找溝通平衡點。企業(yè)整體利益是各部門全體員工共同努力方向，能夠作為橫向溝通平衡點。采取恰當方式實施橫向溝通。舉行一個企業(yè)發(fā)展大討論，引導各部門和全體員工針對企業(yè)現(xiàn)實狀況改進，實現(xiàn)企業(yè)大發(fā)展等方面展開討論，以統(tǒng)一思想、提升認識，在討論中，故意識地引導全體員工注意傾聽他人不同意見；在此基礎(chǔ)上擬制一個必須各部門共同協(xié)作才干完成工作目標，使各部門在完成目標過程中養(yǎng)成協(xié)作意識。尤其提醒：正確思維方式是橫向溝通順利實現(xiàn)前提，橫向溝通中，溝通雙方不存在直接上下級關(guān)系，因此營造平等、寬松氣氛至關(guān)主要。橫向溝通策略應(yīng)用基礎(chǔ)是對雙方情況了解，實現(xiàn)橫向溝通能夠經(jīng)過個別談心、座談、會議、協(xié)作活動等各種方式來實現(xiàn)，溝經(jīng)過

14、程中要注意反饋和引導，確保信息高實現(xiàn)值。溝通意味著對現(xiàn)實狀況某種改變，因此要從前景、大局出發(fā)，傾注熱情、了解、耐心方能順利實現(xiàn)。能夠從眾多部門中發(fā)掘一兩個合作意識很好部門作為經(jīng)典展開此項工作。第19頁第19頁橫向溝通環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 擬制橫向溝通計劃大光明公司橫向溝通計劃最近一段時間，公司運營態(tài)勢平穩(wěn)、效益較好，但也存在一些不利于公司發(fā)展原因，如部門之間合作意識不強，員工之間個性沖突也時有發(fā)生，為了更加好地理順關(guān)系，營造良好工作和發(fā)展環(huán)境，有必要加強橫向溝通，依據(jù)公司實際情況，特制定計劃下列：第20頁第20頁一、目的通過橫向溝通，進一步樹立大局意識、協(xié)作意識，使部門之間加強協(xié)作，杜絕工作互相推諉、互

15、相拆臺現(xiàn)象，員工之間能夠進行換位思考，達到互相理解，融洽協(xié)作目的，從而為公司發(fā)展營造良好環(huán)境氣氛。二、方式擬在3月份采用宣傳和工作相結(jié)合方式，通過一系列活動實現(xiàn)以上目的。詳細將開展活動見下表(僅供參考)。第21頁第21頁尤其提醒：活動期間要加強宣傳報道工作，使活動目的意義進一步人心，并確保工作進度協(xié)調(diào)一致。第22頁第22頁橫向溝通訓練今年1月29日，正理公司發(fā)生了一起公司鈔票失竊案，失竊鈔票2萬元，由于案件正在調(diào)查之中，因此公司里議論紛紛，疑云重重，工作環(huán)境遭到破壞。你是正理公司秘書劉柳，請你設(shè)計兩個通過橫向溝通改進環(huán)境方案供上司參考。第23頁第23頁橫向溝通訓練基本操作環(huán)節(jié)理解橫向溝通主要障

16、礙依據(jù)公司情況選擇適當方式增進橫向溝通擬制橫向溝通計劃。第24頁第24頁橫向溝通訓練尤其提醒：方案一：分析2萬元鈔票失竊案造成現(xiàn)實狀況，公司當前存在橫向溝通障礙是猜疑。為有效地消除猜疑，在繼續(xù)加快調(diào)查同時，能夠各部門為單位，通過個別談話、座談、信件、電話反饋等形式廣泛搜集員工們議論主要問題及基本觀點，經(jīng)整理后由相關(guān)部門進行針對性澄清，并在公司大會上交流。這樣能夠使一些無依據(jù)傳言及其消極影響得以化解。第25頁第25頁橫向溝通訓練方案二：在充足調(diào)查和廣泛征求意見基礎(chǔ)上，要對捏造事實制造混亂者進行批評教育乃至處分，同時要通過討論加強大局意識和奉獻精神教育。注意：橫向溝通中，溝通雙方不存在直接上下級關(guān)

17、系，因此營造平等、寬松氣氛至關(guān)主要；及時澄清相關(guān)事實；找準突破口。第26頁第26頁縱向溝通第27頁第27頁縱向溝通訓練一通達公司經(jīng)理李飛讓秘書傅赫為公司擬制一份保障政令通暢工作方案。傅赫該怎么辦?第28頁第28頁縱向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)理解通達公司縱向溝通主要障礙掌握縱向溝通基本策略擬制通達公司縱向溝通方案第29頁第29頁縱向溝通環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 理解通達公司縱向溝通主要障礙傅赫應(yīng)理解清楚通達公司在縱向溝通方面是否存在下列障礙：員工理解力差別；溝通者對傳播效果顧慮；員工不善傾聽；員工理解偏頗；員工草率評判；語義方面存在歧義。調(diào)查得知，公司員工責任感都很強，工作態(tài)度端正，但由于學歷層次，普遍不高，存在

18、不能正確理解公司意圖情況。尤其提醒：對溝通雙方而言，要力爭客觀、簡練，注重反饋；對溝通發(fā)出者而言，要努力提升溝通技能，做到因人而異地采用恰當溝通方式；對溝通接受者，而言，要善于避免先入為主、草率評判，做到準確獲取信息。第30頁第30頁縱向溝通環(huán)節(jié)步驟2 掌握縱向溝通基本策略下行溝通策略：制訂計劃，降低步驟，提倡簡約，重視反饋，多介質(zhì)組合。上行溝通策略：建立信任，服從管理，內(nèi)部一致。尤其提醒：秘書在縱向溝通中不能超越上司授權(quán)范圍；盡也許利用本身能力使各方面服從疏導、取得結(jié)果認同；自上而下溝通是縱向溝通主體。第31頁第31頁縱向溝通環(huán)節(jié)步聚3 擬制通達公司縱向溝通方案 根據(jù)通達公司縱向溝通存在主要

19、障礙，有針對性地利用縱向溝通策略擬制出方案。根據(jù)李經(jīng)理要求，該方案應(yīng)當屬于下行性溝通方案，由于該公司存在主要溝通障礙是員工理解能力問題，因此能夠通過加大宣傳和組織培訓方式實現(xiàn)政令暢通。溝通方案范比如下。第32頁第32頁縱向溝通方案一一、目的通過宣傳，使員工理解公司制度要求；通過培訓，使員工素質(zhì)得到提升。二、擬實行辦法1舉辦為期一周公司規(guī)章制度宣傳周(時間為6月5日-6月11日)。詳細由宣傳科負責組織實行，各部門可采用講座、座談等各種形式宣傳落實，使公司規(guī)章制度進一步人心。2組織培訓班，聘請相關(guān)專家對全體員工進行業(yè)務(wù)能力和基本素質(zhì)培訓，詳細事宜由培訓部規(guī)劃落實。三、保障辦法1秘書科負責進行指導、

20、協(xié)調(diào)，督促落實；總務(wù)科負責后勤保障工作。2財務(wù)科負責活動經(jīng)費預(yù)算和使用監(jiān)督。尤其提醒：政令通暢屬于下行溝通，應(yīng)按下行溝通策略來制定方案；溝通方案應(yīng)切合通達公司實際，針對性、操作性要強。第33頁第33頁縱向溝通訓練二東福礦山機械制造公司為打破“大鍋飯”，解放生產(chǎn)力，決定實行人事分派制主改革，消息傳開以后，群眾議論紛紛，贊成者拍手稱快，反對者聚眾鬧事，為穩(wěn)定局面，公司經(jīng)理要秘書李蔚盡快調(diào)查相關(guān)情況，拿出一個處理方案。請你設(shè)計一個縱向溝通方案。第34頁第34頁縱向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié) 理解東福礦山機械制造公司縱向溝通主要障礙掌握縱向溝通基本策略擬制東福礦山機械制造公司縱向溝通方案。第35頁第35頁縱

21、向溝通方案二一、目的通過縱向溝通緩和矛盾，為人事分派制度改革營造良好環(huán)境。二、擬實行辦法1通過座談會、談心、接待來信來訪等方式，廣泛搜集群眾意見。2召開公司各部門責任人會議，分析形勢，尤其要分析故意見職員困難及其處理辦法，拿出促使職員處理思想問題辦法。3加強思想工作，做好典型人物引導工作。4召開公司全體員工會議，進一步宣傳改革意義，通過典型人物現(xiàn)身說法增進群眾思想轉(zhuǎn)變，并輔之以可行性配套辦法，以保障改革順利實行。注意：溝通中要全面、準確地掌握群眾意見；及時溝通、緩和矛盾有助于沖突處理；匯報要客觀真實，含有建設(shè)性。第36頁第36頁縱向溝通訓練三東福礦山機械制造公司最近組織了一個干部、職員學習“三

22、個代表”主要思想理論學習班。學習結(jié)束后，秘書李蔚向黨委匯報干部、職員理論學習情況時，有這樣一段敘述：“最近，干部、職員通過對三個代表主要思想學習和討論，對全面建設(shè)小康社會宏偉藍圖有了更進一步結(jié)識，思想愈加解放了，覺悟更提升了，主人翁責任感增強了，煥發(fā)了大家工作積極性，更有信心地支持公司深化改革我想，最近，全公司生產(chǎn)進度一定會有大幅度提升。”“提升多少？”黨委書記馬上問了一句。秘書李蔚支吾回答：“這個嗎，還說不詳細?！薄罢f不詳細怎么知道有大幅度提升？”書記不滿意地說。試分析黨委書記不滿意原因和李蔚匯報失誤之處。第37頁第37頁縱向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)理解匯報主要情況，弄清縱向溝通主要障礙掌握縱向

23、溝通基本策略分析李蔚失誤主要原因第38頁第38頁縱向溝通方案三匯報是把工作中聽到、看到相關(guān)情況向領(lǐng)導匯報，包括工作動態(tài)、活動安排、實發(fā)事實、文獻摘要等。對于一項工作或活動，在進行之前準備階段、進行當中以及完畢之后，都要及時匯報。匯報要注意把握客觀性、概括性和詳細、準確性。李蔚失誤在于他在匯報時把事實與個人推斷混為一談了。第39頁第39頁處理沖突第40頁第40頁處理沖突近日，總經(jīng)理秘書艾霓被派往一向以矛盾糾紛多而出名九曲分公司掛職鍛煉，擔任分公司副經(jīng)理，分管宣傳教育工作，并負責理順公司人事關(guān)系。他應(yīng)當如何做才干減少分公司內(nèi)部沖突，不辱使命?第41頁第41頁處理沖突環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)辨認沖突發(fā)生征兆

24、分析沖突產(chǎn)生原因采用適當方式處理沖突第42頁第42頁處理沖突環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 辨認沖突發(fā)生征兆艾霓到九曲公司任職后，應(yīng)尤其注意公司是否存在下列沖突發(fā)生征兆：氣氛人員情緒、士氣低下，時有消極言論出現(xiàn)；同事關(guān)系互相防備或不愿交談；工作交往交談減少，會議紀要、電子郵件、備忘錄數(shù)量明顯增長。尤其提醒：沖突往往表現(xiàn)為公開和隱蔽兩種，后者含有更大破壞性；處理沖突要從征兆入手，發(fā)覺征兆，及時分析，制定方案，快速處理，以減少負面影響。環(huán)節(jié)2 分析沖突產(chǎn)生原因艾霓應(yīng)弄清楚九曲公司矛盾糾紛多原因主要有哪些，以便對癥下藥，提出處理方案。沖突產(chǎn)生主要原因有：信息傳達不夠準確、完整；職責不明，、缺乏效率；目的不合；存在抵觸或

25、敵對情緒等。尤其提醒：沖突產(chǎn)生有一定漸進性，加上引起沖突原因諸多，范圍很廣，因此應(yīng)分析情況，區(qū)別看待。第43頁第43頁處理沖突環(huán)節(jié)步聚3 采取適當方式處理沖突艾霓應(yīng)依據(jù)九曲企業(yè)實際情況采取對應(yīng)處理方式。在早期暫時采取按兵不動方式，搜集企業(yè)內(nèi)資料，爭取分企業(yè)內(nèi)部主要力量支持，同時利用粉飾太平方式：凝聚有共同觀點人員；在取得了主要力量認同后，用訂定規(guī)則、和平共存方式，淡化企業(yè)內(nèi)部矛盾，協(xié)調(diào)人員關(guān)系，用攜手合作方式爭取企業(yè)內(nèi)部運作平穩(wěn)。尤其提醒：處理沖突主要方式有：按兵不動；粉飾太平；鐵令如山；訂定規(guī)則；和平共存；討價還價；棄子投降；全力支持；攜手合作等。沖突累進性和產(chǎn)生沖突原因綜合性決定了沖突處理

26、針對性和求同性；不同策略有不同合用情況，實際操作時應(yīng)區(qū)分對待。第44頁第44頁處理沖突訓練一最近，大紅保健晶集團為了弘揚正氣，激勵先進，決定組織本集團先進工作者100多人去某風景區(qū)休養(yǎng)所療養(yǎng)，告知已經(jīng)發(fā)出：決定7月15日在市文化廣場集合，由集團人事部派人帶隊乘火車去休養(yǎng)地。15日清晨，100多名先進工作者手拿告知高高興興地從市區(qū)、郊區(qū)趕到集合地點集中，卻不見詳細組織者集團人事部相關(guān)人員影子，當萬般無奈先進工作者趕到集團總部去問詢時，才得知因接待單位有緊急任務(wù)，經(jīng)協(xié)商后，集團決定延期前往休養(yǎng)，并且延期告知事先已經(jīng)發(fā)出。先進工作者們你問我，我問你，都說沒有接到。經(jīng)集團領(lǐng)導調(diào)查，本來，詳細經(jīng)辦此事趙

27、秘書粗心大意，居然把告知改期事給忘掉了，造成了事故，使得一件較好事情卻得到一個很壞結(jié)果，弄得先進工作者們心情很不愉快。你是集團公司總經(jīng)理秘書艾霓，請你為集團辦公室設(shè)計一套處理此沖突方案。第45頁第45頁處理沖突環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)辨認沖突發(fā)生征兆分析沖突產(chǎn)生原因采用適當方式處理沖突第46頁第46頁處理沖突方案一 大紅保健品集團先進工作者療養(yǎng)糾紛處理方案一、目的通過協(xié)調(diào)化解由于工作失誤而造成消極影響，同時進一步規(guī)范秘書工作。二、擬采用辦法1及時向先進工作者們解釋相關(guān)情況，就工作失誤造成不便向他們致歉，以穩(wěn)定相關(guān)人員情緒；2召開公司相關(guān)人員會議，研究補救辦法及對相關(guān)責任人員處理辦法；3以文獻形式將公司

28、決定下發(fā)。注意：認清沖突產(chǎn)生原因是秘書失職造成信息溝通不暢；當務(wù)之急是穩(wěn)定先進工作者情緒；從有助于工作前提出發(fā)，研究一個切實可行處理辦法，報領(lǐng)導同意后下發(fā)。第47頁第47頁處理沖突訓練二大紅保健品集團最新研制生產(chǎn)出一個補血口服液，推出市場后銷售較好。但有一天，某地報紙報道，說某人服用了大紅保健品廠補血口服液后吐血身亡。消費者紛紛要求退貨并予以補償，有些地方還發(fā)生了消費者與代理商之間打架傷人事件。公司總經(jīng)理要辦公室立刻拿出一個處理方案，辦公室主任把擬訂處理方案任務(wù)交給了秘書艾霓。請為艾霓擬訂出處理方案。第48頁第48頁處理沖突環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)辨認沖突發(fā)生征兆分析沖突產(chǎn)生原因采用適當方式處理沖突第

29、49頁第49頁處理沖突方案二 大紅保健品集團產(chǎn)品報道沖突處理方案一、目的通過協(xié)調(diào)，化解報道失真給公司造成消極影響。二、擬采用辦法1通過法律手段及時與相關(guān)報社進行交涉，查清問題癥結(jié)，協(xié)商處理辦法。2及時處理消費者與代理商之間沖突，預(yù)防事態(tài)惡化。3通過新聞媒體及時向社會公眾澄清事實真相。4假如協(xié)商不行，可通過司法程序處理。注意：沖突產(chǎn)生原因是由于信息傳達不完整、不準確以致消費者產(chǎn)生抵觸情緒和行為；要盡快與新聞媒體攜手合作，弄清楚死者死亡真實原因并及時告知消費者；在溝通中要認為消費者利益高度負責態(tài)度來進行處理。第50頁第50頁進行安全檢查第51頁第51頁進行安全檢查4月16日，又到了金鹿公司要求一周

30、一次辦公室常規(guī)安全檢查時間，秘書安妮照例應(yīng)當怎么做?第52頁第52頁進行安全檢查環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)檢查并發(fā)覺隱患處理隱患填寫隱患統(tǒng)計及處理表第53頁第53頁進行安全檢查環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 檢查并發(fā)覺隱患安妮要按規(guī)范操作程序進行檢查，檢查側(cè)重在設(shè)施是否齊備，及既有設(shè)施是否安全運轉(zhuǎn)發(fā)覺安全隱患要準確統(tǒng)計。通過檢查，安妮將相關(guān)情況統(tǒng)計下列：金鹿公司辦公室4月份安全檢查統(tǒng)計1設(shè)備短缺情況：碎紙機一臺。2設(shè)備安全運轉(zhuǎn)情況：復印機卡紙；辦公室A計算機B網(wǎng)絡(luò)線路故障。尤其提醒：應(yīng)對所有設(shè)備進行全面檢查。第54頁第54頁進行安全檢查環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)2 處理安全隱患將相關(guān)情況及時匯報辦公室張主任，并依據(jù)張主任意見，按照問題輕重緩

31、急分項歸口處理：由辦公室秘書李俊擬寫一份碎紙機采購匯報申請，提交后勤科；辦公室固定資產(chǎn)管理員曉冬聯(lián)系復印機銷售商，商定期間維修復印機；辦公室網(wǎng)絡(luò)安全員甄碧聯(lián)系公司網(wǎng)絡(luò)管理員，及時排除網(wǎng)絡(luò)線路故障，并做好相關(guān)統(tǒng)計。尤其提醒：遵循在職責范圍內(nèi)排除隱患，減少危險原則；職責范圍內(nèi)無法排除危險，有責任和義務(wù)匯報。第55頁第55頁進行安全檢查環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 填寫隱患統(tǒng)計及處理表尤其提醒：內(nèi)容包括隱患發(fā)覺、匯報、處理情況；填寫要及時、準確、客觀；如有必要，可依據(jù)檢查情況提出工作環(huán)境改進意見。第56頁第56頁進行安全檢查訓練作為某學校辦公室秘書，李元職責中包括對全校安全檢查，該校近期正在進行試驗大樓興建工作，請為

32、李元設(shè)計一份每七天一次學校安全檢查工作安排表，并設(shè)計相關(guān)登記表。第57頁第57頁進行安全檢查環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)檢查并發(fā)覺隱患處理隱患填寫隱患統(tǒng)計及處理表第58頁第58頁進行安全檢查方案 安全檢查工作安排表 學校安全檢查工作安排表闡明：本表安排每月一個輪次，由相關(guān)人員輪流實行。注意：安全檢查重點部位包括：教學大樓、辦公大樓、圖書館、食堂、學生宿舍以及正在修建中試驗大樓；工作安排要表達分工負責原則，明確責任人；工作安排表應(yīng)提出檢查內(nèi)容和要求，預(yù)防漏掉。第59頁第59頁擬訂商務(wù)旅行計劃第60頁第60頁擬訂商務(wù)旅行計劃得力辦公設(shè)備制造公司陳總下星期一要到廣州出差。星期一：陳總12:00要與廣州經(jīng)銷商李先

33、生在南方大酒店進行午餐聚會，15:00他將在文具制造商張先生公司所在地銀海大廈四樓會見張先生。星期二：陳總9:00還要和嘉華電子有限公司王總見面，商討合作事宜，下午還要到公司駐廣州辦事處檢查工作，預(yù)計他于17:00離開廣州返回北京。陳總要在廣州度過一個晚上，你還要為他選擇一個至少四星級賓館，房間不要臨街。你是陳總秘書蔡燕，請為陳總安排這次商務(wù)旅行。第61頁第61頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確商務(wù)旅行計劃基本內(nèi)容擬訂商務(wù)旅行計劃制作路程表擬寫發(fā)言提綱第62頁第62頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 明確商務(wù)旅行計劃基本內(nèi)容商務(wù)旅行計劃至少應(yīng)包括下列8項內(nèi)容：擬定出差時間、啟程及返程日期，接站安

34、排；預(yù)定出差路線、終點及途經(jīng)地點和住宿安排；選擇適當交通工具（如飛機、火車、汽車，任選其一)，選擇飛機要列明飛機客艙種類及停留地交通安排；準備需要攜帶必要資料(如談判協(xié)議、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿和與會地指南等)；征詢上司或接待人尤其要求；查明上司旅行區(qū)域天氣情況；安排會晤計劃，包括約會、會議計劃(人員、時間、地點)，同時準備會晤人員名單背景，會晤主題；準備差旅費用，即預(yù)借鈔票、兌換外幣、辦理旅行支票。尤其提醒：商務(wù)旅行計劃內(nèi)容要完整，語言要簡明，通慣用表格形式。第63頁第63頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)2 擬訂商務(wù)旅行計劃 旅行計劃（陳力總經(jīng)理）第64頁第64頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)尤其提

35、醒：擬訂計劃前要先對本企業(yè)差旅費用、交通、食宿等級標準范圍相關(guān)要求及程序等清楚明了；計劃擬訂完后，要向上司匯報，依其指示決定路程。擬訂時應(yīng)注意：要明確上司旅行意圖、目標地、旅行時間、抵達目標地后商務(wù)活動計劃；了解上司對交通工具及食宿要求，熟悉本單位對出差相關(guān)要求；需要中轉(zhuǎn)時，盡也許選擇銜接時間在2-4小時之間班機，將時間浪費降至最低；旅行計劃要按時間次序編排，做到簡樸明了；要考慮上司身體情況，時間上留有余地；多擬訂幾個旅行方案，供上司參考，最終選定最正確方案。第65頁第65頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 制作路程表按照預(yù)定日程表和陳總經(jīng)理計劃要求、意見而制作路程表。 陳力總經(jīng)理行程第66頁第66

36、頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)尤其提醒：路程表內(nèi)容普通比旅行計劃更詳細；安排日程時，在時間上要適當留有余地；要將每日日程表打印在紙上，并按時間順序進行編號，供上司使用；路程表應(yīng)一式三份(或幾份)，一份存檔，一份給上司及其家屬，秘書存留一份。第67頁第67頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)步驟4 擬寫發(fā)言提綱 發(fā) 言 提 綱一、感激嘉華電子有限企業(yè)熱忱接待。二、介紹本企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品特點、發(fā)展計劃及實力。三、闡述企業(yè)對與嘉華電子有限企業(yè)實力必定。四、展望雙方合作前景。尤其提醒：要依據(jù)上司發(fā)言不同場合來擬寫發(fā)言提綱。第68頁第68頁擬訂商務(wù)旅行計劃尤其提醒：路程表內(nèi)容普通比旅行計劃更詳細；安排日程時，在時間上要適當

37、留有余地；要將每日日程表打印在紙上，并按時間順序進行編號，供上司使用；路程表應(yīng)一式三份(或幾份)，一份存檔，一份給上司及其家屬，秘書存留一份。第69頁第69頁擬訂商務(wù)旅行計劃訓練天乙公司是奔極公司新收購一個下屬公司，總公司管理模式、經(jīng)營理念在天乙公司遭到了中層管理者反對，天乙公司經(jīng)理無奈之下希望總公司許總能出面幫助他處理這一問題。于是，在許總下班前兩個小時，求援電話打到了秘書王燦那里。許總得知此事后，決定第二天前往天乙公司看看，預(yù)定停留兩天，并把詳細安排任務(wù)交給了王燦。離下班只有一個半小時了，在如此短時間里，王燦該如何擬訂許總商務(wù)旅行計劃。第70頁第70頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確商

38、務(wù)旅行計劃基本內(nèi)容擬訂商務(wù)旅行計劃制作路程表擬寫發(fā)言提綱第71頁第71頁擬訂商務(wù)旅行計劃環(huán)節(jié)尤其提醒：在日程安排上應(yīng)考慮許總與天乙公司中層管理者見面會，可安排許總在天乙公司全體員工大會上發(fā)言。要為許總擬寫好在天乙公司員工大會上發(fā)言稿，重點闡述公司管理模式和經(jīng)營理念由來、特點與優(yōu)勢等，以打消天乙公司中層管理者及其它員工顧慮。第72頁第72頁擬訂商務(wù)旅行計劃方案下列是秘書王燦為許總制作路程表，請分析一份周密路程表應(yīng)當包括哪些內(nèi)容。 許?？偨?jīng)理出差路程表第73頁第73頁擬訂商務(wù)旅行計劃方案尤其提醒：一份周密路程表主要包含以下六項內(nèi)容：日期：指某月、某日、星期幾。時間：出發(fā)及返回時間，包含目標地抵離時

39、間和中轉(zhuǎn)時間；開展各項活動時間；就餐、休息時間等。地點：上司此次出差目標地(包含中轉(zhuǎn)地點)；旅行過程中開展各項活動地點；食宿地點等。交通工具：出發(fā)、返回時使用交通工具；停留地交通安排等。詳細事項：商務(wù)活動內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務(wù)活動等。備注：記載提醒上司注意事項，如抵達目標地需要中轉(zhuǎn)中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機場，休息時間、飛機起飛時間，以及某地為旅客提供特殊服務(wù)；在當?shù)匦枰⒁庖恍╋L俗習慣和利益等。路程表除行動計劃外，還應(yīng)將必要信息盡也許詳細地寫入：旅館名、所在地、電話號碼；當?shù)芈?lián)絡(luò)人姓名、地址、電話號碼；會晤者姓名、企業(yè)名、所在地及電話號碼；海外出差時當?shù)刂袊笫桂^所在地及電話

40、號碼?？梢姡鯛N制作這份出差路程表還不很完善。第74頁第74頁準備出國商務(wù)旅行第75頁第75頁準備出國商務(wù)旅行應(yīng)一家美國公司邀請，你上司張經(jīng)理將于3月帶領(lǐng)公司3名部門主管到美國一家公司參觀考察，你應(yīng)當在近期為他出國旅行做好哪些準備工作?第76頁第76頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國申請辦理護照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡+訂購機票(船票、車票)辦理保險做好出行前準備。第77頁第77頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 撰寫出國申請 出國申請應(yīng)包括下列內(nèi)容：出國事由，出國路線(外國公司所在國名稱)，出國日程安排、包括出國時間，在國外活動時間、地點，回國時間等，出國組團人數(shù)。尤其提醒：申

41、請文書后面要附出國人員名單和外國公司所發(fā)邀請函(副單)，出國人員名單要寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱等內(nèi)容。環(huán)節(jié)2 辦理護照攜帶主管部門出國任務(wù)書，出國人員政審批件，美國公司邀請書，張經(jīng)理等4人2寸正面免冠半身照片等，到外交部或其授權(quán)機關(guān)辦理，認真填寫相關(guān)卡片和申請表。拿到護照后，應(yīng)檢查姓名、出生年月、地點等是否填寫正確，并在簽字格上署名。第78頁第78頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國申請辦理護照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡+訂購機票(船票、車票)辦理保險做好出行前準備。第79頁第79頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 辦理簽證張經(jīng)理等人是因公出國，因此要到前往國駐我國大使館或領(lǐng)

42、事館直接聯(lián)系申辦簽證，辦理簽證要上交護照并填寫一份簽證表，取得簽證后，檢查簽證有效期及是否簽字蓋章。尤其提醒：我國政府要求，因公出國中國公民出入國境憑有效護照，可不辦理簽證，而持因私普通護照出入國境中國公民必須辦理相關(guān)簽證。因公出國人員也能夠委托權(quán)威可靠簽證代辦機構(gòu)(如中國旅行社總社簽證代辦處)代辦，也能夠委托前往國家洽商公司到前往國家使(領(lǐng))館辦理。第80頁第80頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)4 辦理“黃皮書”在辦理了有效護照和簽證后，應(yīng)持公司簡介信到所在地衛(wèi)生檢疫部門進行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種，并取得“黃皮書”。當拿到“黃皮書”后，要對填寫內(nèi)容、醫(yī)生簽字、檢疫機關(guān)蓋章、應(yīng)當接種項目等內(nèi)容進行認真查

43、驗。環(huán)節(jié)5 辦理出境登記卡在辦妥了上述各項手續(xù)后，再攜帶張經(jīng)理等4人護照、戶口簿、居民身份證辦理暫時出國登記手續(xù)。第81頁第81頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)6 訂購機票(船票、車票)在國內(nèi)各航空公司及其售票代理點辦理購票手續(xù)，購買國際機票必須出示護照。拿到機票后必須對票面進行查驗。查驗程序普通是：查驗姓名拼音是否與本人護照或其它有效證件中拼音相符；所有航程每班航班是否都有乘機聯(lián)，每一聯(lián)黑粗線框內(nèi)是否與原旅行計劃相一致；每個航班起飛和降落時間、機場名稱；是否在定座欄內(nèi)填好“0K”；是否有涂改或填寫不清楚地方，是否蓋有公章。尤其提醒：機票也能夠在外國航空公司駐我國辦事處購買。環(huán)節(jié)7 辦理保險通過代理

44、人直接由保險公司為張經(jīng)理等人辦理出國保險手續(xù)，適合用于意外事故，如醫(yī)療及行李丟失等。第82頁第82頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)步驟8 做好出行前準備編制路程方案兌換美元準備文件資料檢驗證件。搜集所到國背景資料。路程方案應(yīng)準備幾套供張經(jīng)理選擇，選定最正確方案后，將其打印成文。了解外匯信息，辦理兌換外幣。依據(jù)這次旅行主要是以參觀考察為目標，應(yīng)為張經(jīng)理準備必須攜帶演講稿以及目標地指南等，同時還要為張經(jīng)理提供相關(guān)美國風土人情及各種禮節(jié)，使張經(jīng)理商務(wù)活動圓滿順利。令出行前要認真檢驗張經(jīng)理等人護照、簽證、“黃皮書”、國際機票、外文名片(切不可忘掉)、外幣以及其它必需出國文件、證件等是否齊全。在國際交往中，不論是

45、出國考察或商貿(mào)洽談，都會碰到各種不同情況，掌握美國文化、習俗、禮節(jié)等常識是非常有必要。第83頁第83頁準備出國商務(wù)旅行訓練一兩天后，你公司總經(jīng)理許海將帶著公司產(chǎn)品到法國參與博覽會。請問：你應(yīng)當為許總出行做好哪些準備?第84頁第84頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國申請辦理護照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡訂購機票(船票、車票)辦理保險做好出行前準備第85頁第85頁準備出國商務(wù)旅行方案一尤其提醒：應(yīng)持法國博覽會邀請函辦理護照、簽證等相關(guān)出國手續(xù)；應(yīng)依據(jù)法國博覽會議程安排來制定詳細商務(wù)旅行計劃；應(yīng)搜集并向總經(jīng)理簡介相關(guān)法國氣候、風土人情等知識和博覽會相關(guān)情況。第86頁第86頁準備出國

46、商務(wù)旅行訓練二你是白塔集團公司秘書秦溪，你上司王總要去日本東京出差，與A商社佐佐木先生商議商品代理權(quán)問題，時間大約3天。這期間，王總除了此事之外，還要拜會與公司有業(yè)務(wù)聯(lián)系幾家商社，同時還要探望公司駐東京辦事處人員。請依據(jù)以上材料，為王總編制一份出國商務(wù)旅行路程表。第87頁第87頁準備出國商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國申請辦理護照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡訂購機票(船票、車票)辦理保險做好出行前準備第88頁第88頁準備出國商務(wù)旅行方案二尤其提醒：出差路程表 王林總經(jīng)理出差路程表第89頁第89頁擬訂會議議程第90頁第90頁擬訂會議議程天海公司將召開季度銷售總結(jié)會，會議主要內(nèi)容是進行本季

47、度銷售情況總結(jié)與分析，商討下一季度銷售目的及銷售策略，并且討論銷售人員招聘和培訓事宜。你是天海公司秘書周儀，請擬訂本次會議議程表。第91頁第91頁擬訂會議議程環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確會議各項議題擬定各項議題順序擬寫會議議程表標題擬寫會議議程表開頭擬寫會議議程表主體第92頁第92頁擬訂會議議程環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 明確會議各項議題 在編制會議議程表前，請公司徐總經(jīng)理、銷售部楊經(jīng)理提出會議議題。公司銷售部楊經(jīng)理把會議議程詳細化為下列9項： 本季度實際銷售情況與預(yù)測比較。 本季度主要工作列舉。 新季度行動計劃。 新季度目的預(yù)測。 風險預(yù)測和對策。 新季度資源需求。 銷售人員招聘和培訓計劃。 新季度最高目的及目的分

48、析。 新季度最低目的及目的分析。 尤其提醒：依據(jù)主管領(lǐng)導提出會議目的和要求，征求與會者意見后提出，報主管領(lǐng)導審定。第93頁第93頁擬訂會議議程環(huán)節(jié)步驟2 確定各項議題次序第一項是宣布議程，再安排此次季度銷售總結(jié)會將要討論9個問題。這9個議題次序可安排為：124893567。尤其提醒：注意議題所包括各種事物習慣性次序和本企業(yè)章程有沒有對會議議程次序明確要求；盡也許將同類性質(zhì)問題集中排列在一起；保密性較強議題，普通放在后面。步驟3 擬寫會議議程表標題按照“會議名稱+議程表”格式，將寫成“天海企業(yè)季度銷售會議總結(jié)會議程表”。步驟4 擬寫會議議程表開頭 天海企業(yè)季度銷售總結(jié)會將于7月5日早晨9點在企業(yè)

49、一會議室召開。尤其提醒：開頭部分必須交代會議日期、時間和地點。第94頁第94頁擬訂會議議程環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)5 擬寫會議議程表主體 會議議程表一、宣布議程。 二、本季度實際銷售情況與預(yù)測比較。 三、本季度主要工作列舉。四、新季度目的預(yù)測。五、新季度最高目的及目的分析。六、新季度最低目的及目的分析。七、新季度行動計劃。八、風險預(yù)測和對策。九、新季度資源需求。十、銷售人員招聘和培訓計劃。尤其提醒：將各議題冠以序號清楚地表示出來。第95頁第95頁擬訂會議議程訓練一天海公司召開職員代表大會，秘書在起草大會揭幕式議程時列出了“奏國歌”這一項議題。大會責任人在審稿時，準備把這項內(nèi)容放在會議閉幕式進行，于是把這項議題

50、刪掉了。以后公司主管領(lǐng)導在審定該會議議程時，又把這個議題給圈了回來。會務(wù)組人員并不清楚這一改變，因此沒有做好“奏國歌”音響準備。當大會主持人在揭幕式上宣布“奏國歌”時，沒有任何回應(yīng)，一時形成冷場。幸好會議秘書長急中生智，馬上上臺指揮領(lǐng)唱，這樣才圓了場。盡管這件事得到了及時補救，但會后會議組織責任人仍然受到了公司主管領(lǐng)導批評。請分析造成失誤原因，并闡明正確做法。第96頁第96頁擬訂會議議程環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確會議各項議題擬定各項議題順序擬寫會議議程表標題擬寫會議議程表開頭擬寫會議議程表主體第97頁第97頁擬訂會議議程方案一尤其提醒： 該公司之因此在大會揭幕式議程安排上出現(xiàn)失誤，主要在于議程表重復

51、修改后沒有及時告知相關(guān)人員，使得會議準備上出現(xiàn)了紕漏。正確做法是會議議程表應(yīng)在會前擬定，并發(fā)給與會者。會議議程表擬訂后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導審核方可實行。會議議程一旦擬定，就不宜更改。第98頁第98頁擬訂會議議程訓練二5月10日，天海公司將舉辦公司成立40周年慶典，你是公司秘書張揚，擬訂慶典大會議程任務(wù)交由你來完畢。你應(yīng)當如何擬訂慶典大會議程?第99頁第99頁擬訂會議議程環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確會議各項議題擬定各項議題順序擬寫會議議程表標題擬寫會議議程表開頭擬寫會議議程表主體第100頁第100頁擬訂會議議程方案二尤其提醒：慶典大會議程 天海公司慶典大會議程一、宣布大會開始。二、簡介到場嘉賓，宣讀賀信賀電

52、。三、放和平鴿、氫氣球。四、公司總經(jīng)理林國強發(fā)言。五、嘉賓市外貿(mào)局王偉局長致辭。六、嘉賓宏達公司總經(jīng)理李學東致辭。七、公司員工代表趙豐發(fā)言。八、宣布會議結(jié)束。第101頁第101頁擬訂會議議程方案二注意：慶典大會普通要邀請相關(guān)領(lǐng)導或其它賓客發(fā)言，在擬訂大會議程時應(yīng)注意依據(jù)領(lǐng)導或其它賓客身份排列先后順序；慶典大會普通要安排奏樂、放飛信鴿或氣球、表演等活動，通常要把奏樂、放飛信鴿或氣球等項目安排在大會開始，把表演類活動安排在發(fā)言之后進行；大會議程擬定后，普通不要變動。但在擬訂時應(yīng)考慮到領(lǐng)導或其它賓客屆時不能到會應(yīng)變辦法。第102頁第102頁擬訂會議日程表1月5日，環(huán)球集團公司將召開一次銷售經(jīng)驗交流會

53、，會議主題是“產(chǎn)品銷售經(jīng)驗交流，進一步拓展市場”。與會各分公司銷售經(jīng)理將在會上交流各自銷售經(jīng)驗，并擬定一系列銷售策略。會議時間為一天，早晨安排余總經(jīng)剪發(fā)言，各分公司經(jīng)剪發(fā)言；下午進行討論，余總經(jīng)理最后作總結(jié)。你是環(huán)球集團公司秘書李月明，請依據(jù)會議內(nèi)容擬訂出一份會議日程表。第103頁第103頁擬訂會議日程表環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)掌握會議日程表基本格式擬定會議詳細安排擬訂會議日程表第104頁第104頁擬訂會議日程表環(huán)節(jié)步聚1 掌握會議日程表基本格式會議日程表包括時間、地點、內(nèi)容三個部分，普通采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在天天早晨、下午、晚上三個單元里，將會議議題詳細化。環(huán)節(jié)2 擬定會議詳細

54、安排明確本次會議在一天內(nèi)詳細安排，早晨安排余總經(jīng)剪發(fā)言，各分公司經(jīng)剪發(fā)言；下午進行討論，余總經(jīng)理最后作總結(jié)。尤其提醒：會議日程安排必須與會議議程安排相一致。第105頁第105頁擬訂會議日程表環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 擬訂會議日程表 環(huán)球集團公司銷售經(jīng)驗交流會日程表尤其提醒：表中備注主要是對需要闡明情況加以闡明；會議日程在時間、地點、人員等問題上，如碰到一些改變，可相應(yīng)調(diào)整；會議日程表制定后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導審核方可實行。第106頁第106頁擬訂會議日程表訓練一華夏集團公司將召開新產(chǎn)品展示會，會議安排在3月11日、12日兩天。會議時間擬定在天天早晨、下午兩個時段里，主要內(nèi)容是簡介公司和公司產(chǎn)品和新產(chǎn)品演示。公司

55、秘書鄒林負責安排這次展示會日程，經(jīng)仔細考慮，他覺得會議內(nèi)容并不多，兩天能夠安排相同內(nèi)容，早晨先簡介公司和公司產(chǎn)品，播放相關(guān)錄像，然后由公司技術(shù)研發(fā)部簡介新產(chǎn)品，下午進行新產(chǎn)品演示。請擬訂出公司新產(chǎn)品展示會日程安排。第107頁第107頁擬訂會議日程表環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)掌握會議日程表基本格式擬定會議詳細安排擬訂會議日程表第108頁第108頁擬訂會議日程表方案一尤其提醒：會議日程表 華夏集團公司新產(chǎn)品展示會日程表第109頁第109頁擬訂會議日程表訓練二環(huán)球集團公司將召開各分公司銷售情況匯報會，匯報總結(jié)各分公司近期銷售情況，分析產(chǎn)品滯銷原因，商討應(yīng)對辦法，擬定下一步銷售策略。會期為一天，安排在早晨、下午

56、、晚上三個時段，早晨、下午分別有10min會間休息，中午午餐及午休共兩小時，晚餐一個小時。你是環(huán)球公司秘書艾琳，請擬定會議議題，并設(shè)計成詳細會議日程表。第110頁第110頁擬訂會議日程表環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)掌握會議日程表基本格式擬定會議詳細安排擬訂會議日程表第111頁第111頁擬訂會議日程表環(huán)節(jié)尤其提醒：會議日程表 環(huán)球集團公司銷售情況匯報會日程表第112頁第112頁選擇會議地址金葉廣告公司受環(huán)球集團公司委托，為其策劃做一大型廣告。3月25日，該廣告公司將與環(huán)球公司舉辦一次小型洽談會，由公司策劃部李經(jīng)理、文案策劃小劉和小葉與環(huán)球公司總經(jīng)理及行政部、公關(guān)部和銷售部三個部門主管討論廣告策劃方案，并在會

57、上展示方案視聽材料?，F(xiàn)在有三個地方能夠作為這次會議會址，一是公司會議室，二是一家鄰近環(huán)球公司并且有會議設(shè)備飯店，三是環(huán)球公司會議室。你是廣告公司秘書汪洋，請問：該會議地址應(yīng)選擇在哪里為好?第113頁第113頁選擇會議地址環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)考慮交通是否便利考慮會場大小考慮場地設(shè)備配備考慮會場有無外界干擾考慮有無停車場合考慮場地租借成本擬定恰當會議地址第114頁第114頁選擇會議地址環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 考慮交通是否便利飯店是三個備選會址里交通最便利地方，便于環(huán)球公司和廣告公司與會人員前往。為了表示對客戶尊重，能夠選擇飯店或環(huán)球公司會議室。尤其提醒：大都市中心地段比較適合大多數(shù)與會者，并且交通比較以便，但是租

58、借成本較高。環(huán)節(jié)2 考慮會場大小參與會議一共是7人，會場不宜太大，可選擇一個小型會議室。尤其提醒：普通來說，每人平都有2-3m2比較適宜；同時應(yīng)考慮會議時間長短，假如會議時間較長，能夠選擇略大一些場地。第115頁第115頁選擇會議地址環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 考慮場地設(shè)備配備備選三個會議室都有下列設(shè)備：會議桌、椅子等家具，有空調(diào)并確保能正常運作，照明光線明暗適度，要有麥克風、擴音、錄音等音響設(shè)備。另外，它們都有無演示板、電子白板、計算機、投影儀等設(shè)備，能夠用來展示廣告策劃方案視聽材料，都符合會議對設(shè)備要求。尤其提醒：會議桌最好大一點兒，椅子要舒適，燈光不宜太強，要給人以柔和、安靜感覺，室內(nèi)溫度冷熱、通風好壞

59、都會對與會者情緒和實際適當效率構(gòu)成影響。第116頁第116頁選擇會議地址環(huán)節(jié)步驟4 考慮會場有沒有外界干擾三個備選會址環(huán)境安靜基本能夠確保。尤其提醒：普通來說，會場應(yīng)盡也許避開鬧市區(qū)，場地不受外界干擾；外界干擾也包含室外各種噪聲，打進會場電話、呼機，以及訪客參觀等；必要時，能夠在場外掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”牌子，并要求關(guān)閉全部手機、尋呼機；會場內(nèi)部也應(yīng)有良好隔音設(shè)備。步驟5 考慮有沒有停車場合三個地點都有汽車、摩托車、單車停放處。第117頁第117頁選擇會議地址環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)6 考慮場地租借成本從場地租借成本看，租借飯店會議室成本高，而選擇洽談雙方會議室就沒有租借成本。環(huán)節(jié)7 擬定恰當會議地

60、址綜合考慮以上6個原因，最后選定環(huán)球公司小型會議室。尤其提醒：會址擬定之后，還要在正式開會之前到會場檢查，確保會議效果。第118頁第118頁選擇會議地址訓練一陽光軟件公司將設(shè)計開發(fā)幾款游戲軟件，為此，公司將舉辦為期四天研究和開發(fā)會議。公司設(shè)計部主要設(shè)計人員大約6人將參與這次封閉開發(fā)會議。你作為公司秘書，請考慮選擇一個適當會議地點。第119頁第119頁選擇會議地址環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)考慮交通是否便利考慮會場大小考慮場地設(shè)備配備考慮會場有無外界干擾考慮有無停車場合考慮場地租借成本擬定恰當會議地址第120頁第120頁選擇會議地址方案一尤其提醒：這類會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)環(huán)境。因此要盡也許避開鬧