1 高校行政辦公人員的基本素質(zhì)1

1、1 高校行政辦 公 人 員 的基本素質(zhì) 1.1 在 道德層面上 行 政 人 員必備的基 本 素 質(zhì) 一名普通辦公室行政人員的工作主要是協(xié)助辦公室主任及行政院長完成學(xué)院的 一些具體的事務(wù)性工作。這些工作大多可以用“繁瑣”一詞來概況，例如：辦公電話的接聽、接待來訪人員的咨詢、辦公用品的采買、學(xué)院通知的傳達(dá)、學(xué)院教師 的一些福利核算、醫(yī)藥費(fèi)的報(bào)銷、學(xué)生檔案的整理、教師住房檔案的整理等等。這些細(xì)小的 事情哪一件都算不上重大，可是哪一件又都十分重要，因?yàn)檎沁@些小事情細(xì)細(xì)密密地組成 了行政工作，也正是這些小事情編織成了老師和學(xué)生的日常生活?；趯@些認(rèn)識，并根據(jù) 親身體會和總結(jié)，筆者認(rèn)為，認(rèn)真對待工作，

2、熱情對待服務(wù)對象，這是行政人員必須堅(jiān)守的 工作原則。認(rèn)真、耐心、熱情、真誠，這是幾個非常常見的詞匯，可是當(dāng)你仔細(xì)揣摩、用心 思考、努力實(shí)踐之后，你會發(fā)現(xiàn)這是幾個看似普通實(shí)則不普通的詞語，這幾個詞充滿了魅力， 這幾個詞通向快樂、甚至可以毫不過分的說，這幾個詞能引領(lǐng)出全社會的文明與和諧。對于高校行政工作崗位，我認(rèn)為在形式上是歸屬行政，可在本質(zhì)上應(yīng)該具有一種服務(wù)的 內(nèi)核，為領(lǐng)導(dǎo)、為教師、為學(xué)生、為所有走進(jìn)辦公室的人員服務(wù)。而在服務(wù)的過程中，仔細(xì) 和認(rèn)真當(dāng)然是最基本的，因?yàn)樾姓藛T的一點(diǎn)小小疏忽就會給老師和學(xué)生帶來很大的麻煩， 比如報(bào)稅時一個數(shù)字的誤寫，老師的收入就會因此受到影響。比如回答學(xué)生的咨詢，

3、如果說 得不夠詳細(xì)甚至傳達(dá)出的是錯誤的信息，那么就可能會影響和耽誤一些事情。當(dāng)然，這只是 很小的兩個小例子，而且這些錯誤的反饋可能不會非常迅速和明顯，可是從這些小事情慢慢 傳遞出的信息具有相當(dāng)?shù)呢?fù)面效果，受到影響的人會因此逐漸改變對高校行政人員的看法， 不信任的態(tài)度也會漸漸增強(qiáng)，高校辦公室工作人員不認(rèn)真不負(fù)責(zé)的名聲會逐漸滲入社會，學(xué) 校的聲譽(yù)因此會受到影響，考生報(bào)考時也許就會有個聲音傳出“據(jù)說，那個學(xué)校怎樣怎樣”， 也許有人說，這么分析是否顯得多慮了，我卻認(rèn)為，更嚴(yán)重的后果還有，人們會繼續(xù)說，連 高等學(xué)府都是這樣，這個社會真的是世風(fēng)日下、道德缺失嚴(yán)重。由此一來，我們?nèi)鐣荚?倡導(dǎo)的和諧與文明

4、實(shí)在是難以找尋，讓人對未來失去信心。還有一件令筆者印象很深刻的事，曾經(jīng)有位韓國留學(xué)生非常不解而且?guī)е┰S氣憤的問 我，為什么在中國那些售賣窗口的服務(wù)員找錢給他的時候常常是單手甩給他，而不是向他們 國家那樣雙手遞給他，他們很生氣嗎？只是這樣一個小小的動作，可是帶給別人的不愉悅感 受就會那么強(qiáng)烈，甚至引發(fā)一名外國人對我們整個國民素質(zhì)的質(zhì)疑，見微知著，我想這值得 我們反思。還有件讓我非常難忘的事情，我去學(xué)校辦公樓某個辦公室詢問事情，剛推開門， 里邊的老師首先對我露出了和善的笑容，那笑容太溫暖了，讓人倍感親切，甚至讓我覺得這 位老師似曾相識，當(dāng)時我對那個部門的好感與信任馬上就上升了一個等級，我相信這種

5、感覺 與反應(yīng)應(yīng)該不會是我自己才有，應(yīng)該是我們大家的一種共通的感受。有了這些經(jīng)歷之后，我 更加堅(jiān)定地認(rèn)為，對待走進(jìn)辦公室里的人要熱情、真誠，這應(yīng)該是行政辦公人員努力做到的 另一個準(zhǔn)則。想想高校的大學(xué)老師們，他們的時間比較自由，經(jīng)常都在各忙各的事情，獨(dú)來 獨(dú)往的時候居多。但既然人是一種群居動物，那么大學(xué)老師也希望自己有一種歸屬感，大學(xué) 老師同樣需要找到和自己類似的一群人經(jīng)常交流聯(lián)絡(luò)，這就是為什么在課前課后，老師們常 常會到學(xué)院辦公室里隨便聊聊的原因。作為辦公室人員如果能幫助老師們營造出一片輕松愉 悅的氛圍，那么對老師們因工作而產(chǎn)生的緊張心理的調(diào)適和愉悅心情的保持都會起到一定的 正面影響，同時也能增

6、進(jìn)老師之間的友誼、增強(qiáng)學(xué)院內(nèi)部的凝聚力，況且這同樣也是令行政 人員非?？鞓返氖虑?，大家何樂而不為呢。同樣，對走進(jìn)辦公室的學(xué)生以及外來人員，如果 行政人員能夠把微笑掛在臉上，讓真誠煥發(fā)出光彩，用心幫他們解決問題，那樣，每個從辦 公室走出的人都會帶走一份溫暖、一份滿意，而且他們那種愉悅將繼續(xù)在他們的圈子里流轉(zhuǎn)， 最終會散播的越來越遠(yuǎn)，這的確也是一件惠澤久遠(yuǎn)的好事，我相信這也一定會為我們社會的 文明與和諧做出貢獻(xiàn)。1.2 高校行政人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng) 辦公室工作隨著時代的發(fā)展與進(jìn)步也逐漸走上正 軌，成為一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，人員的業(yè)務(wù)能力也需要與時俱進(jìn)，逐步提高。作為一個綜 合性的部門，辦公室人員至少

7、要在以下幾個方面努力提高自己的業(yè)務(wù)水平。一是公文寫作能 力。了解不同類型的公文格式，掌握一定的公文寫作技巧，能比較熟練地進(jìn)行公文寫作，這 是對一名合格的辦公室行政人員的基本要求。二是檔案管理能力。收發(fā)各類文件和平時工作 中材料的積累是學(xué)院辦公室工作任務(wù)之一。各類上級來文和下發(fā)文件都需要及時分門別類， 進(jìn)行歸檔整理，以方便需要時查閱。同時，學(xué)院的有關(guān)材料，如歷年學(xué)院的獲獎情況、學(xué)院 的個人獎懲情況等，辦公室行政人員都要及時了解信息，要做到合理取舍，進(jìn)行歸檔整理。 三是公關(guān)禮儀知識。接待是每個辦公室人員都要碰到的工作，如何熱情周到同時又耐心細(xì)致 地做好接待是一門學(xué)問，所以公關(guān)禮儀知識的學(xué)習(xí)非常重要

8、。合適得當(dāng)?shù)慕哟粌H展現(xiàn)了辦 公室工作人員良好的素質(zhì)，同時也是學(xué)校形象和精神面貌的展現(xiàn)。2 如何提高高校行政人員的素質(zhì)在我們現(xiàn)代社會中，每個人的職業(yè)生涯都如逆水行舟， 不進(jìn)則退。高校行政人員同樣如此，在具備了基本素質(zhì)的前提下，如何不斷提高素質(zhì)，促進(jìn) 辦公室人員能力的發(fā)展，這是值得我們思考的重要議題。筆者認(rèn)為這種成長過程是個體與環(huán) 境積極主動的互動過程，是內(nèi)外諸因素綜合影響并發(fā)揮作用的過程。2.1 樹立終生學(xué)習(xí)的理念 內(nèi)因是變化的根據(jù)，每個人能否成長，關(guān)鍵取決于個人的自主意識“，內(nèi)在進(jìn)取”“、自我更新”，是促進(jìn)成長的根本。法國成人教育家保羅郎格朗 在 1970 年出版的終生教育導(dǎo)論中對終身教育作

9、了進(jìn)一步說明，他指出“：教育和訓(xùn)練 的過程并不隨學(xué)校學(xué)習(xí)的結(jié)束而結(jié)束，而是應(yīng)該貫穿于生命的全過程。這是使每個人在個性 的各方面身體的、智力的、情感的、社會交往的方面，總之，在創(chuàng)造性方面最 充分地利用其稟賦和能力的必不可少的條件。”他認(rèn)為“：必須把教育看作是貫穿于人的整 個一生與人的發(fā)展各個階段的持續(xù)不斷的過程?！鞭k公室人員素質(zhì)成長是行政人員自身需要 不斷發(fā)展的一個部分，作為一個必須不斷發(fā)展、尋求終生教育的人來說，辦公室工作發(fā)展的 需要與個人本身素質(zhì)提高的需要相輔相成，和諧統(tǒng)一。每個辦公室人員必須意識到知識更新 換代的必要性，樹立終生學(xué)習(xí)的理念，有意識地選擇內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)研究，不斷提高自 身的素質(zhì)。2.2 學(xué)校要加強(qiáng)針對性的培訓(xùn) 外因是變化的條件，學(xué)校要側(cè)重于通過針對性的培訓(xùn)， 為辦公室人員的成長創(chuàng)造良好的平臺。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深刻認(rèn)識到辦公室工作既具有綜合性又具 有專業(yè)性的特征。需要辦公室人員不僅要具有橫向廣博的知識面，更要有縱向深厚的專門業(yè) 務(wù)知識的功底。在社會現(xiàn)代化水平日漸增高的今天，尤其身處在高