公司文書(shū)管理制度

1、公司文書(shū)管理制度（一）總則第一條為確保文書(shū)事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。第二條 所謂“文書(shū)”是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、電報(bào)、各種賬簿、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)與公文。第三條全部文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。第五條文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理：1凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”的形式進(jìn)行。所有文書(shū)的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2即使在緊急狀況下以口頭或電話(huà)形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)。第六條文書(shū)的管理原則規(guī)定如下

2、：1文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。2分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)管理，另有文書(shū)管理細(xì)則做出規(guī)定。（二）文書(shū)的收發(fā)第七條到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管部門(mén)接收，并按下列要點(diǎn)處置：1一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)。2私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直接送收倌人。3分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回總務(wù)部。（三）文書(shū)的處理第八條文書(shū)按機(jī)密程度可分為以下幾類(lèi)：1絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。2秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。3機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。4普通。指非機(jī)密文書(shū)。如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類(lèi)的重要東西，則另當(dāng)別論。5傳閱。指在本公司內(nèi)部

3、傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。第九條普通文書(shū)的處理原則如下：1由部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。2如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。3各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門(mén)商議后方能予以處置。第十條機(jī)密文書(shū)的處理原則如下：1機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2指名或親啟文書(shū)，原則上應(yīng)在封面上注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。3到達(dá)的指名或親啟文書(shū)，原則上由信封上所指名的人開(kāi)啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十一條文書(shū)的閱覽原

4、則如下：1某文書(shū)被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)，并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。2有必要在各部門(mén)傳閱的文書(shū)，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫(xiě)，并最終交還文書(shū)主管。第十二條與各部門(mén)有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上如果存在分歧，則由文書(shū)的主管部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。（四）請(qǐng)示審批第十三條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實(shí)行。第十四條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下：1職務(wù)及重要人事安排；2各種制度性規(guī)定的變更；重要契約

5、締結(jié)、解除與變更；4訴訟行為；5與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請(qǐng)示回執(zhí)、申請(qǐng)等等；6土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓?zhuān)?大額饋贈(zèng)、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開(kāi)支；8分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；9預(yù)算與決算事宜；10借款與貸款，以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更；11重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；12定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂；13有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃；14其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第十五條請(qǐng)示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管。第十六條對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書(shū)必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌，以便能順利實(shí)施。第十七條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書(shū)的方式，經(jīng)主

6、管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書(shū)形式請(qǐng)示，但事后必須盡快撰寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)。第十八條請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。提案文書(shū)應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門(mén)如業(yè)務(wù)部門(mén)、出版部門(mén)、總務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等等。第十九條請(qǐng)示提案文書(shū)必須編號(hào)，注明起草者或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門(mén)，并簽名蓋章。第二十條請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并做出決定，則以請(qǐng)示提案書(shū)（副本）替代批復(fù)返回，并請(qǐng)示部門(mén)予以執(zhí)行。第二十一條請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部保管。（五）文書(shū)的制作第二十二條文書(shū)制度要領(lǐng)如下：1文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2起草文書(shū)的理由包括起因，以及中間交涉過(guò)程，加以證明必須做

7、出交代，必要時(shí)附上相關(guān)資料與文件。3必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者，并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。4對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。第二十三條文書(shū)的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文書(shū)起草只是一個(gè)“文書(shū)化”的過(guò)程與結(jié)果。文書(shū)的草案必須予以保存。第二十四條重要文書(shū)，必須經(jīng)過(guò)公證，并且在正式文書(shū)形成前，掌握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。第二十五條文書(shū)的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：1公司內(nèi)文書(shū)，如果是一般往來(lái)文書(shū)，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書(shū)，或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文書(shū)，只需部門(mén)署名；如果是重要文書(shū)，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者

8、署有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。2對(duì)外文書(shū)，如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū)，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十六條文書(shū)的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：1在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)印章。2如果文書(shū)署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況下，文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章。3以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū)，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用：1在有必要加蓋總裁公司印章時(shí)，必須填寫(xiě)委托申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)所屬部門(mén)主管

9、認(rèn)可并且加蓋印章之后，向總務(wù)部門(mén)提出。2總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。如有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁。3在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋公司印章。5一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋。（六）文書(shū)的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū)，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必要時(shí)還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。1文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。2公司內(nèi)部文書(shū)原則上不作封緘。第二十九條各部門(mén)的郵寄文書(shū)，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與

10、“郵資明細(xì)賬”上做好登記并填寫(xiě)。（七）文書(shū)的整理與保存第三十條文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類(lèi)保管，一類(lèi)是尚未完結(jié)的文書(shū)，另一類(lèi)是可以歸檔的文書(shū)。第三十一條全部完結(jié)的文書(shū)，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十二條制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、合同書(shū)、往來(lái)公文與特許專(zhuān)利等特別重要的文書(shū)，由總務(wù)部填寫(xiě)“重要文書(shū)目錄”后，予以保存。第三十三條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類(lèi)，一類(lèi)是特別重要的文書(shū)，直接歸主管保存，另一類(lèi)是一般的文書(shū)，留存各部門(mén)保管。第三十四條文書(shū)的保存年限如下：1永久保存文書(shū)，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制

11、度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)；股票關(guān)系書(shū)類(lèi)；重要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的政府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。2保存十年文書(shū)，包括請(qǐng)求審批提案文書(shū)，人事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書(shū)。3保存五年文書(shū)，指不需要保存十年的次重要文書(shū)。4保存一年文書(shū)，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第三十五條全部重要的機(jī)密文書(shū)，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。第三十六條保存期滿(mǎn)以及沒(méi)必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定， 填寫(xiě)廢除理由和日期之后，予以銷(xiāo)毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式

12、銷(xiāo)毀。第三十七條如果職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。第三十八條必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。第三十九條在制度難以執(zhí)行時(shí)，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書(shū)主管做出裁定第四十條本制度自頒布之日起實(shí)施。第一條 范圍本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行。第二條 種類(lèi)重要文件分為以下四種，分別處理。1最重要文件（日常用）2最重要文件（非日常用）3一般重要文件（日常用）4一般重要文件（非日常用）其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是指其重要程

13、度輕于前者的文件。日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。第三條保管場(chǎng)所在緊急情況下， 重要文件的收藏、保管場(chǎng)所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。1地下室內(nèi)貴重物品庫(kù)應(yīng)存放對(duì)于公司特別重要的材料。2各業(yè)務(wù)部門(mén)保險(xiǎn)柜存放各部、室的最重要文件。3地下室倉(cāng)庫(kù)存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。4各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。5現(xiàn)場(chǎng)保管（在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽?。上?jí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)保管有特別指示的時(shí)候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采

14、用相應(yīng)的方法保管。第四條分類(lèi)保管期限各種重要文件的分類(lèi)保管期限及保管場(chǎng)所可另行規(guī)定。 對(duì)前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時(shí)， 同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文件更應(yīng)如此。第五條重要文件的另行保管重要的賬票或文件，在沒(méi)有其他材料可以替代時(shí)，即在確認(rèn)除原件外沒(méi)有其他可以反映其內(nèi)容的文件， 該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障褥時(shí)， 需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標(biāo)記，辦理另置安全場(chǎng)所保管的有關(guān)手續(xù)。第六條保管的主管部門(mén)重要文件的搬出及收藏， 由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施， 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文件的整理保管由總務(wù)部門(mén)承擔(dān)。各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務(wù)部門(mén)。總務(wù)部在安置文件時(shí)應(yīng)考慮到平時(shí)的使用頻率。第七條搬運(yùn)、收藏時(shí)間將各業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行。 但在公司有特別指示時(shí)須遵照?qǐng)?zhí)行。1正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)。2在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)。3在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)。第八條倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的保管位置收藏文件在倉(cāng)庫(kù)的