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1、高效會議流程標(biāo)準(zhǔn)高效會議流程標(biāo)準(zhǔn)高效會議流程標(biāo)準(zhǔn)xxx公司高效會議流程標(biāo)準(zhǔn)文件編號: 文件日期: 修訂次數(shù):第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計,管理制度高效會議流程標(biāo)準(zhǔn)一、目的對會務(wù)工作程序進(jìn)行規(guī)范,確保會議高質(zhì)量、高效率。二、適用范圍 適用于深圳市粵商國際投資有限公司各類會議及培訓(xùn)。三、部門職責(zé)人力資源部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)會議工作;相關(guān)部門負(fù)責(zé)做好配合工作。四、會議程序接受會議指令負(fù)責(zé)會務(wù)工作的部門在接到會議指令時,應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議召開的各項要求,全面掌握有關(guān)情況,做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。會議方案制定 根據(jù)接到會議的指令和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)要求,制訂會議方案,內(nèi)容主要包括:目的、會議名稱和主題、主
2、持人、時間、地點、參加對象、物料準(zhǔn)備、人員分工、會議流程、費(fèi)用預(yù)算、注意事項。會議方案審批將擬訂的會議方案報主管領(lǐng)導(dǎo)審定。會前籌備(分工細(xì)則)五、 會前檢查會議召開前,由會議相關(guān)負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)對準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查、調(diào)度,確保各項工作落實到位。對未完成的任務(wù),明確專人限時完成,確保會議按時順利召開。檢查現(xiàn)場桌椅擺放是否合理、正確;檢查現(xiàn)場各物料是否已全部準(zhǔn)備到位,如:簽到表、筆、紙等;檢查現(xiàn)場各物料是否按規(guī)定擺放,且擺放是否合理;檢查現(xiàn)場音響、音麥、筆記本連接、動轉(zhuǎn)是否正常;檢查會場工作人員是否已各就各位;檢查會場是否還有遺漏事項未完成。六、會中服務(wù)會議開始后,會場工作人員應(yīng)巡視會場,維持會場秩序,
3、發(fā)現(xiàn)不遵守紀(jì)律的情況,及時制止,妥善處理突發(fā)情況,確保會議順利進(jìn)行;會場工作人員應(yīng)穩(wěn)重大方、禮貌用語,適時搞好會場服務(wù);會場茶水服務(wù)的跟進(jìn)。七、 會后總結(jié)工作會議結(jié)束后,各小組收拾干凈桌面、椅子歸位,按小組列隊(一隊、二隊、三隊等)先后順序出場;會場工作人員檢查會場,查看有無遺留物品、資料,清退會議室;對會議活動進(jìn)行總結(jié)評估報告。八、高效會議五大要素主持人明確會議主題,要有成果價值;主持人明確會議的時間和結(jié)點,并制訂成長條例;如果不能在規(guī)定的時間結(jié)束會議,需提前十分鐘申請具體的延長時間,須參會人員60%同意方可進(jìn)行,否則相關(guān)人員將給予50個伏臥撐/蹲起,以及200元的成長;參會人員所攜帶的電子產(chǎn)品(手機(jī)、電腦等)
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