工程采購管理流程

1、PAGE PAGE 13采購管理流程鑒于本公司組織架構(gòu)，特制定以下采購崗位職責及采購管理流程。1、公司組織構(gòu)架圖工程部技術(shù)部商務(wù)助理市場人員會計出納人事行政采購人員市場部行采部財務(wù)部工程部總經(jīng)理工程部技術(shù)部商務(wù)助理市場人員會計出納人事行政采購人員市場部行采部財務(wù)部工程部總經(jīng)理2、采購的的崗位職職責2.1項目目售前階段段：協(xié)助助售前工工程師的的工作，根根據(jù)售前前工程師師提供設(shè)設(shè)備材料料需求單單中要求求的品牌牌型號、技技術(shù)參數(shù)數(shù)等要求求，咨詢詢比較廠廠家的售售后服務(wù)務(wù)能力、價價格和廠廠家的口口碑等因因素，和和售前工工程師共共同選定定所需的的產(chǎn)品品品牌。2.2項目目進行中中：與工工程部項項目經(jīng)理理核

2、實，確確定項目目材料設(shè)設(shè)備的型型號、規(guī)規(guī)格、數(shù)數(shù)量、到到貨時間間、避免免出錯，按按需采購購，及時時到貨。2.3熟悉悉產(chǎn)品的的市場行行情，堅堅持采購購時貨比比三家，比比質(zhì)量比比價格，擇擇優(yōu)選擇擇，多渠渠道采購購，詢價價比價的的審核單單上交經(jīng)經(jīng)理，按按照最終終確認的的報價單單來購買買。2.4會同同會計將將采購成成本、付付款金額額、付款款時間、票票據(jù)確認認后，再確定定設(shè)備材材料的到到貨時間間通知項項目經(jīng)理理適時安安排施工工，合理理采購。2.5根據(jù)據(jù)批審意意見，組組織采購購，簽訂訂購貨貨合同，跟跟蹤到貨貨情況。2.6到貨貨后要及及時通知知庫管、技技術(shù)，項項目經(jīng)理理驗貨，按按規(guī)定辦辦理設(shè)備備出入入庫登記

3、記，共共同把好好質(zhì)量關(guān)關(guān)、數(shù)量量關(guān)。設(shè)備到公司司后采購購、庫管管、技術(shù)術(shù)核實辦辦理入庫庫手續(xù)，項目經(jīng)理憑采購申請單到庫管處辦理出庫手續(xù)，清點設(shè)備后，采購再安排送貨人員將設(shè)備送至項目現(xiàn)場最后將出、入庫單移交至會計。設(shè)備直接到到貨現(xiàn)場場，由項項目經(jīng)理理當場清清點后驗驗收，無無問題簽簽收廠家家送貨單單，回公公司后將將簽收單單報庫管管，庫管管對照購購銷合同同無疑疑問辦理理出入入庫管管理，項項目經(jīng)理理簽字確確認，最最后交會會計審核核。如后后續(xù)監(jiān)管管人員核核查現(xiàn)場場設(shè)備與與清單有有出入的的，由項項目經(jīng)理理付全責責。2.7設(shè)備備材料驗驗收入庫庫后給供應(yīng)商商付款：付款申申請通過過審核后后報會計計部門給給供應(yīng)商

4、商付款。有有賬期的的供應(yīng)商商，應(yīng)將將賬期內(nèi)內(nèi)的貨款款整理清清楚與會會計核對對無出入入，由會會計、經(jīng)經(jīng)理簽字字確認后后給供應(yīng)商商付款（收收到相應(yīng)應(yīng)票據(jù)后后交由會會計保管管），避避免重復(fù)復(fù)、錯誤誤付款，票票據(jù)和款款額統(tǒng)一一。2.8設(shè)備備退、換換貨：若若設(shè)備質(zhì)質(zhì)量或是是型號、數(shù)數(shù)量，不符合合要求要要及時聯(lián)聯(lián)系供應(yīng)應(yīng)商退換換貨，再再選擇其其他的供供應(yīng)商供供貨。次次貨、錯錯誤的型型號的設(shè)設(shè)備不得得入庫及及時退換換，以免免貽誤工工期。2.9設(shè)備備及時售售后，盡盡早將有有問題的的設(shè)備及及時發(fā)回回廠家返返修到項項目上。遇遇到技術(shù)術(shù)性問題題盡早與與現(xiàn)場項項目經(jīng)理理或是技技術(shù)聯(lián)系系，配合合項目經(jīng)經(jīng)理盡快快完成售售

5、后。2.10負負責供應(yīng)應(yīng)商的開開發(fā)，了了解材料料設(shè)備的的實際情情況，早早知道早早處理。2.11在在原始采采購申請請單登記記供應(yīng)商商的地址址及聯(lián)系系電話，便便于售后后維修、今今后的比比價及監(jiān)監(jiān)督。2.12加加強材料料設(shè)備的的檔案管管理，做做好設(shè)備備信息情情報工作作，建立立牢固可可靠的供供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)。2.13采采購原始始資料按按項目定定期整理理分類歸歸檔。2.14項項目資料料的歸檔檔整理，使使其檔案案完整、有有序。2.15做做好每周周一小結(jié)結(jié)，每月月一總結(jié)結(jié)，每年年一審核核。3、采購管管理流程程為了加大市市場拓展展力度，深深入挖掘掘客戶需需求和加加強市場場人員、技技術(shù)人員員及相關(guān)關(guān)部門的的團隊協(xié)協(xié)同

6、作戰(zhàn)戰(zhàn)能力，本本公司現(xiàn)現(xiàn)采用以以項目管管理為主主體的經(jīng)經(jīng)營模式式，制定定各部門門之間的的崗位職職責，從從而制定定以下與與項目采采購有關(guān)關(guān)的管理理流程。3.1 采采購與售售前工程程師之間間的銜接接3.1.11售前的的工作人人員在做做技術(shù)方方案或招招投標文文件時，應(yīng)應(yīng)將項目目所需物物品的要要求，如品牌、規(guī)規(guī)格、型型號、參參數(shù)、外外觀、數(shù)數(shù)量等要要求交予予采購。3.1.22采購?fù)ㄍㄟ^多處處詢價（三三家以上上），在在符合其其要求，能能免費配配合調(diào)試試，有優(yōu)優(yōu)良售后后維修的的情況下下，選擇擇價位最最低的廠廠家和供供貨渠道道，將其其報備。3.1.33采購將將報備后后的設(shè)備備清單一一式兩份份，一份份留檔，一

7、一份交予予售前人人員。3.2采購購與工程程項目經(jīng)經(jīng)理的銜銜接3.2.11項目正正式立項項后，項項目經(jīng)理理根據(jù)項項目合同同或項目目深化設(shè)設(shè)計方案案中的需需求，首首先向倉倉庫申請請所需物物料，如如有庫存存先扣除除庫存，并并將庫存存中的物物料從倉倉管員處處領(lǐng)出堆堆放一邊邊標示清清楚，然然后將扣扣除庫存存后的所所需設(shè)備備制作成成采購申申請單，提提交總經(jīng)經(jīng)理簽字字后交予予采購。3.2.22其中，完完整的采采購申請請單包含含：A.申購的的部門;B.申購物物品所屬屬項目；C.申購的的用途；D.申購物物品的品品名；E.申購物物品的數(shù)數(shù)量；F.申購物物品的規(guī)規(guī)格；G申購物物品需求求時間；H.申購如如有特殊殊需求

8、填填寫在備備注一欄欄；I.申購填填寫人及及所在部部門；J.公司總總經(jīng)理審審核。采采購申請請單按照照要素填填寫完整整，清晰晰，由公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核批批準后報報采購。如如采購申申請單上上面的物物資參數(shù)數(shù)或者品品牌有任任何更改改，需項項目經(jīng)理理對更改改的品牌牌產(chǎn)品進進行選擇擇測試后后確認最最終的品品牌型號號參數(shù)，后后以書面面形式由由公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字字后報采采購部。3.2.33采購在在接到采采購申請請單時應(yīng)應(yīng)檢查申申購單是是否按照照規(guī)定填填寫完整整、清晰晰、檢查查申購單單是否經(jīng)經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批。接接受采購購申請單單時應(yīng)遵遵循無計計劃不采采購、名名稱規(guī)格格等不完完整不清清晰不采采購、庫庫存已超超儲積壓壓的物資

9、資不采購購的原則則。通知知倉庫管管理人員員核查申申購物資資是否有有庫存。對對于不符符合規(guī)定定和撤銷銷的采購購申請單單物資應(yīng)應(yīng)及時通通知申購購部門。3.3采購購過程中中的一些些規(guī)定3.3.11項目經(jīng)經(jīng)理應(yīng)該該做好項項目的計計劃，合合理安排排工程所所需設(shè)備備的到貨貨時間節(jié)節(jié)點，應(yīng)應(yīng)該減少少設(shè)備的的采購次次數(shù)，做做到所需需材料物物品能一一次采購購到位。原原則上，每每個項目目最多安安排34次的采采購和發(fā)發(fā)貨的工工作。設(shè)設(shè)備的采采購申請請單應(yīng)提前10個工作作日交給給采購人人員。項項目經(jīng)理理應(yīng)盡量量做好項項目的計計劃性，從從而為采采購人員員有計劃劃的工作作創(chuàng)造條條件。如如項目經(jīng)經(jīng)理經(jīng)常常出現(xiàn)無無計劃性性的

10、采購購申請，對對采購部部門增加加了較大大的采購購工作量量，將納納入到對對項目經(jīng)經(jīng)理的能能力考核核，并計計入作為為增加的的成本計計入項目目費用中中。3.3.22采購人人員應(yīng)在在收到確確定的采采購申請請單后后2個工作作日內(nèi)將將物品的的到貨時時間反饋饋給采購購申請人人，并對對不能按按要求時時間到貨貨的物品品進行說說明，使使采購申申請人對對工程進進度及時時做出相相應(yīng)調(diào)整整；采購購人員對對于工程程物品工工作會同同財務(wù)部部制定采采購計劃劃和付款款計劃。財財務(wù)合理理安排資資金出入入，保障障項目正正常運轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)；如因因付款計計劃或其其他因素素妨礙了了既定交交貨時間間，采購購人員也也要第一一時間通通知項目目經(jīng)理。3

11、.3.33詢價請請認真審審閱申購購單的品品名、規(guī)格、數(shù)數(shù)量、名名稱、單位，了了解技術(shù)術(shù)要求，遇遇到問題題應(yīng)及時時與申購購部門溝溝通。屬屬于相同同類型或或?qū)傩越频漠a(chǎn)產(chǎn)品應(yīng)該該整理歸歸類集中中采購；對于緊緊急申購購項目應(yīng)應(yīng)優(yōu)先處處理；所有采采購項目目上必須須向生產(chǎn)產(chǎn)廠家或或服務(wù)商商直接詢詢價，原原則能不不通過其其代理或或各種中中價機構(gòu)構(gòu)詢價。采購所開發(fā)的供應(yīng)商應(yīng)具有一定資質(zhì)和實力，具有提高或完成我公司所需物資和項目的能力。在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。3.3.44對于零零散物品品或材料料類物品品，需要要去市場場詢價采采購的事事務(wù)，應(yīng)應(yīng)將上述述物品的的需求集集中處理理，合并并采購，

12、原原則上每每周最多多去一次次。3.3.55比價，議議價：1.對供應(yīng)應(yīng)商的供供應(yīng)能力力，交貨貨時間及及產(chǎn)品或或服務(wù)質(zhì)質(zhì)量進行行確認.；2.對于合合格供應(yīng)應(yīng)商的價價格水平平進行市市場分析析，是否否其他廠廠商的價價格最低低，所報報價的綜綜合條件件更加突突出。3.收到各各供應(yīng)商商報價后后應(yīng)向公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)匯報情情況，設(shè)設(shè)定議價價目標或或理想中中的價格格4.重要項項目應(yīng)通通過一定定的方法法對于目目標單位位的實力力，資質(zhì)質(zhì)進行驗驗證和審審查，通通過進行行實地考考察，了了解供應(yīng)應(yīng)商的各各方面實實力。5.參考考目標或或理想價價格與各各供應(yīng)商商進行價價格及條條件的進進一步談?wù)勁小?.3.66比價，議議價結(jié)果果匯總

13、：1.比價，議議價匯總總前應(yīng)匯匯報公司司相關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)，征征得周意意后方可可匯總。2.比價價，議價價結(jié)果未未通過公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核，應(yīng)應(yīng)進行修修改或重重新處理理。3.3.77匯總后后形成供供應(yīng)商最最終確認認的報價價單于總總經(jīng)理簽簽字后，方方可簽訂訂購銷合合同。3.4合同同的簽訂訂及其規(guī)規(guī)定合同是當事事人或當當事雙方方之間設(shè)設(shè)立，變變更，終終于民事事關(guān)系的的協(xié)議，依依法成立立的合同同，受法法律保護護，廣義義合周指指所有法法律部門門中確定定權(quán)利，義義務(wù)關(guān)系系的協(xié)議議。4、合同4.1合同同正文應(yīng)應(yīng)包含的的要素4.1.11合同名名稱，合合同編號號，簽訂訂地點 4.1.22采購物物品名稱稱，規(guī)格格，數(shù)量量，單

14、價價，總價價及合同同總額4.1.33包裝要要求4.1.44合同總總額應(yīng)含含稅，含含運達公公司的總總價，特特殊情況況應(yīng)說明明4.1.55質(zhì)量要要求及規(guī)規(guī)范4.1.66要求交交貨日期期4.1.77付款方方式4.1.88 違約責責任和解解決糾紛紛的辦法法。4.1.99雙方公公司信息息4.2合同同簽訂及及其規(guī)定定4.2.11如涉及及到技術(shù)術(shù)問題及及公司機機密的注注意保密密責任。4.2.22遇貨物物訂購數(shù)數(shù)量較多多且價格格較大或或難清點點的情況況時務(wù)必必請廠商商派代表表來現(xiàn)場場協(xié)助清清點。4.2.33質(zhì)保期期一定要要明確從從什么時時候開始始并應(yīng)盡盡量要求求廠商延延長產(chǎn)品品的保期期。4.2.44詳細約約定

15、發(fā)票票的提供供時間及及要求。4.2.55針對不不同的合合同約定定不同的的付款方方式，如如機器設(shè)設(shè)備類合合同一般般應(yīng)分先先付30%貨款，貨貨到檢查查OK后再付60%貨款，尾尾款10%在三個個月內(nèi)付付清。4.2.66與初交交合作的的供應(yīng)商商合作時時，應(yīng)少少付預(yù)付付或不付付預(yù)付款款。4.2.77違約責責任一定定要詳細細具體。4.2.88 合同簽簽定應(yīng)按按照附圖圖二的格格式進行行。4.2.99 合同審審查后應(yīng)應(yīng)由公司司領(lǐng)導(dǎo)簽簽字加蓋蓋合同公公章方可可生效。4.2.110 合同以以傳真或或其它形形式給供供應(yīng)商后后，要求求供應(yīng)商商簽字蓋蓋公司合合同章回回傳。5 、付款款及合同同執(zhí)行5.1付款款5.1.11

16、按照進進度付款款的采購購項目必必須確保保質(zhì)檢合合格后方方可付款款5.1.22按照供供應(yīng)商規(guī)規(guī)定合同同約定達達到付款款條件的的合同進進行付款款操作5.1.33填寫費費用報銷銷單，該該單審批批簽字完完畢后提提交財務(wù)務(wù)部5.2合同同執(zhí)行5.2.11已簽訂訂合同由由采購部部項目負負責人負負責跟進進，采購購部負責責人進行行監(jiān)督，如如出現(xiàn)問問題采購購部應(yīng)及及時提出出建議或或補救措措施，并并及時通通知申購購部門及及公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)。5.2.22已簽訂訂的合同同在執(zhí)行行期間應(yīng)應(yīng)及時掌掌握合作作單位對對合同義義務(wù)和責責任的履履行情況況，跟蹤蹤并督促促其保質(zhì)質(zhì)保量按按時履行行。5.2.33合同在在履行期期間應(yīng)按按照上方

17、方約定嚴嚴格執(zhí)行行合同，遇遇未盡事事宜應(yīng)及及時協(xié)商商并簽訂訂補充合合同。6、驗貨及及入庫6.1材料料設(shè)備直直接到公公司：到貨后后要及時時通知庫庫管、技技術(shù)，項項目經(jīng)理理驗貨，按按規(guī)定辦辦理設(shè)備備出入入庫登記記，共共同把好好質(zhì)量關(guān)關(guān)、數(shù)量量關(guān)。A、保管員員應(yīng)先驗驗收后入入庫，憑憑物憑證證驗收入入庫。B、保管員員驗收入入庫時，應(yīng)應(yīng)清點物物品的數(shù)數(shù)量，看看清物品品的規(guī)格格及檢查查物品質(zhì)質(zhì)量。C、驗收時時發(fā)現(xiàn)價價格不等等、損壞壞、缺少少，應(yīng)及及時向采采購詢問問或退貨貨。6.2項目目經(jīng)理憑憑采購申申請單到到庫管處處辦理出出庫手續(xù)續(xù)，清點點設(shè)備后后，采購購再安排排送貨人人員將設(shè)設(shè)備和申申購之前前扣庫清清點

18、好的的物料一一起送至至項目現(xiàn)現(xiàn)場，最后將將出、入入庫單移移交至會會計。6.3材料料設(shè)備直直接到現(xiàn)現(xiàn)場，由由項目經(jīng)經(jīng)理檢查查其質(zhì)量量、型號號、規(guī)格格、數(shù)量量是否符符合要求求，確認認后，簽簽收廠家家送貨單單或是采采購申清清單，如如果不符符合可以以要求其其退貨?；鼗毓緦螕?jù)據(jù)交給庫庫管，庫庫管對照照購銷銷合同無無疑問辦辦理出出入庫管管理，項項目經(jīng)理理簽字確確認，最最后交會會計審核核。如后后續(xù)監(jiān)管管人員核核查現(xiàn)場場設(shè)備與與清單有有出入的的，由項項目經(jīng)理理付全責責。7、關(guān)于結(jié)結(jié)賬付款款供應(yīng)商將發(fā)發(fā)票連同同由我司司人員簽簽名的送送貨單或或?qū)~單單交由采采購人員員，由采采購人員員填寫付付款申請請交由財

19、財務(wù)審核核后，由由總經(jīng)理理簽章后后交由出出納員付付款。7.1付全全款，款款到發(fā)貨貨采購要確認認供應(yīng)商商的信譽譽，設(shè)備備的規(guī)格格、質(zhì)量量以及售售后服務(wù)務(wù)是否能能得到保保證，經(jīng)經(jīng)審核，報報總經(jīng)理理審批，簽簽定合同同后才能能申請支支付全款款，付全全款后一一周內(nèi)庫庫管辦理理入庫手手續(xù)。并并關(guān)注廠廠家的到到貨情況況。如果果時間允允許，讓讓供應(yīng)商商送樣品品來測試試，符合合要求后后，再聯(lián)聯(lián)系采購購。7.2支付付一部分分定金，由由其備貨貨，貨到到付余款款。采購提前與與廠家溝溝通，確確定到貨貨時間能能符合工工期，經(jīng)經(jīng)審核，報報總經(jīng)理理審批。簽訂合同后，先付定金，貨到后，要求廠家開具相關(guān)票據(jù)，查看設(shè)備材料無問題后，填寫付款申請表，經(jīng)審核，總經(jīng)理簽字支付尾款。7.3長期期合作的的供應(yīng)商商，有固固定的付付款期。貨到后，采采購簽字字，定期期付款。到到付款期期，供應(yīng)應(yīng)商持有有采購簽簽字的票票據(jù)，到到財務(wù)核核對后無無誤，填填寫付款款申請表表，經(jīng)審審核，報報總經(jīng)理理審批，支支付全部部款項。7.4現(xiàn)金金購買沒有長期供供應(yīng)商的的零星采采購，數(shù)數(shù)量不大大的材料料，到市市場比價價，采購購先墊付付，根據(jù)據(jù)購買時時商家提提供的票票據(jù)及入入庫單并并在并在在采購申申請單上上填寫商