公司電子郵件使用規(guī)范

1、公司電子郵件使用規(guī)范公司電子郵件使用規(guī)范公司電子郵件使用規(guī)范xxx公司公司電子郵件使用規(guī)范文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計，管理制度公司電子郵件使用規(guī)范 一、 郵件文本及格式規(guī)范：1 郵件內(nèi)容：一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結(jié)束語、本人簽名、發(fā)件日期，有明顯稱呼、簽名、日期的郵件，能使查閱者一目了然。2郵件字體：（1）全文統(tǒng)一；（2）字體大小適宜,不宜過大或過小,選用宋體字；（3）字體為正體；（4）字體顏色為黑色，個別重點處可加黑、加大或顯著的顏色。3郵件附件：如郵件中含有附件及附

2、件數(shù)量，應(yīng)在郵件內(nèi)容中說明。4郵件格式：使用公司統(tǒng)一的Logo及信紙格式，如無信紙格式，則不使用信紙。5個人簽名：（1）個人簽名檔需包括內(nèi)容：姓名、所在部門/崗位、聯(lián)系方式、電話分機(jī)、傳真、 e-mail等；（2）如有工作需要，需和外部聯(lián)系，還可以增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個人手機(jī)號碼，skype號等。二、 郵件語言文字規(guī)范：1語言表述清楚、簡練，不能有岐義。2規(guī)范用語，盡量少用口頭用語，不用俚語。 3 段落分明、清晰。 4 用語忌言辭激烈及過分表露個人情緒。 三、 郵件發(fā)送規(guī)范： 1郵件主題： 郵件必須寫明主題。 2郵件發(fā)送： （1） 郵件內(nèi)容需注意保密性，要明確收件人的范圍，

3、不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā) 給無關(guān)人員； （2） 涉及企業(yè)內(nèi)部操作的信息，不要發(fā)送郵件； （3） 敏感信息，需要用隱晦的表達(dá)方式； （4） 決定性、關(guān)鍵性內(nèi)容要點應(yīng)在正文中描述，附件只作為詳細(xì)分解說明； （5） 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的 當(dāng)事人，涉及請示、問詢等內(nèi)容的，或需要指示、告知時，主送人一般需要回復(fù)郵件，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容的人員；（6） 慎重考慮郵件發(fā)送人員，重要和必須了解的信息，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)或橫向部門 領(lǐng)導(dǎo)； （7） 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容；（8） 連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件,要重新整理和明確郵件內(nèi)容

4、,避免溝通有誤； （9） 接受抄送郵件人員，一般不需要回復(fù)； （10）郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無誤及已添加需要發(fā)送的附件后再發(fā)送3郵件群發(fā)： （1） 郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項,除此類郵件外不群發(fā);（2） 回復(fù)群發(fā)郵件時,只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)幾人,不要群發(fā)回復(fù)。 4郵件優(yōu)先級 (1) 郵件內(nèi)容確實重要緊急的時候使用高優(yōu)先級;(2) 不要頻繁使用郵件高優(yōu)先級。 四、 其他注意事項: 1不要在公司里發(fā)和政治、宗教相關(guān)的郵件。 2工作時間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)的郵件。 3郵件只是從多溝通方式的一種,日常的溝通不要完全依賴郵件。 4 重要緊急事項，發(fā)送郵件后需用電話等方式確認(rèn)郵件是否收到。5郵件附件的總?cè)萘繎?yīng)盡可能少于5M,如附件較大,應(yīng)壓縮后發(fā)送。 6 無保留價值