房地產(chǎn)公司檔案管理辦法

1、房地產(chǎn)公司檔案管理辦法房地產(chǎn)公司檔案管理辦法房地產(chǎn)公司檔案管理辦法xxx公司房地產(chǎn)公司檔案管理辦法文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準審 核制 定方案設計，管理制度文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010頒布時間：簽發(fā)檔案管理辦法（暫行）檔案管理辦法（暫行）第一條：目的為加強檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制訂本制度。第二條：范圍1、本制度適用于公司檔案的管理。2、凡屬公司經(jīng)營管理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料

2、等，均屬于公司檔案。第三條：管理原則1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。第四條：檔案分類公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、人事檔案、工程技術檔案（各項目資料）、圖紙資料、建設工程其他資料。第五條：管理部門行政人事部負責文書檔案、人事檔案、工程技術檔案的管理。財務部負責財務檔案的管理。第六條：行政人事部管理職責1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。2、對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。3、做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。4、提高檔案管理的

3、水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。5、指定專人負責檔案管理工作。陜西世紀錦業(yè)地產(chǎn)有限公司文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號JYDC-XZ-010頒布時間：簽發(fā)第七條第七條：財務部管理職責制定財務檔案管理制度。對企業(yè)財務檔案的歸檔工作進行管理。第八條：檔案管理員管理職責嚴格執(zhí)行公司制定的檔案管理制度。負責檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計和提供利用等工作。采取有效措施，確保檔案的安全、完整、系統(tǒng)、有效。做好檔案的保密工作。每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況。每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。第九條：文書檔案管理規(guī)定1、公司文書檔

4、案分為：紅頭文件、函件、通知、制度、工商資料、行政資料、行政類合同、財務類合同等。2、文書檔案保管年限：長期3、文書檔案編號原則：文書檔案編號= 一級類目代號 + 二級類目代號 + 年度號 + 案卷號案卷號以流水作業(yè)編號。舉例示意:WJ11 01 案卷號： 01 年度號：2011年 二級類目代號：項目 一級類目代號：有限公司文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010頒布時間：簽發(fā)4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標準為依據(jù)，依次編寫。4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標準為依據(jù)，依次編寫。第十條：財務檔案管理規(guī)定財

5、務檔案管理規(guī)定依據(jù)財務部相關規(guī)定執(zhí)行。第十一條：人事檔案管理規(guī)定人事檔案用于公司內(nèi)部人員管理。人事檔案包括但不限于招聘登記表、簡歷、入職單、轉正單、表彰文件、勞動合同、離職單、解除合同約定等員工資料。人事檔案由人事主管負責建立、保管。保管年限：長期第十二條：工程技術檔案管理規(guī)定工程技術檔案以公司項目為一個單位，按項目立檔。每一個單位項目檔案分類：（1）、項目工程合同JYXM年度編號（2）、材料采購類合同JYCG年度編號（3）、營銷類 廣告發(fā)布類合同JY-YX-GG年度編號 營銷策劃類合同JY-YX-CY年度編號（4）、開發(fā)類 開發(fā)類合同JY-KF年度編號 開發(fā)類手續(xù)JY-KFSX年度編號3、編

6、號原則同第九條文書檔案編號原則。4、保管年限：長期第十三條：檔案歸檔各部門檔案資料應于檔案形成后3個工作日歸檔。合同類檔案應于蓋章后1個工作日歸檔。經(jīng)辦人形成檔案后由于個人原因未歸檔，須承擔相關責任。部門負責人對經(jīng)辦人檔案資料歸檔負有指導、監(jiān)督和管理責任。文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010頒布時間：簽發(fā)第十四條：檔案保管第十四條：檔案保管1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。2、認真做好檔案管理工作，定期對檔案進行核查、整理工作。3、檔案員對因長

7、期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應及時修補。4、檔案管理員因工作失誤丟失檔案，須承擔相關責任。第十五條：檔案的借閱、查閱、使用1、公司檔案借閱查閱范圍：公司內(nèi)部各部門。2、借閱、查閱需辦理相關手續(xù)，經(jīng)部門負責人初審，行政人事部經(jīng)理復審，可辦理借閱、查閱手續(xù)。3、重要檔案及機密檔案不借閱，可查閱，須由總經(jīng)理批準，查閱檔案應于公司檔案室內(nèi)查閱，不予攜帶出檔案室。4、檔案借閱時間為2天，如需延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。5、申請檔案復印的，經(jīng)登記后，由檔案員負責復印發(fā)放。6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，承擔一切賠償責任。第十六條：檔案的銷毀1、無

8、效、失效檔案由檔案管理員申請，填寫待銷毀檔案目錄信息，經(jīng)部門經(jīng)理初審、總經(jīng)理復審，董事長批準后方可銷毀。2、銷毀檔案必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。第十七條：檔案密級1、有密級的檔案按照密級管理執(zhí)行。2、無密級的檔案按公司規(guī)定執(zhí)行。3、檔案密級見相關規(guī)定。文件類別作業(yè)指導文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010頒布時間：簽發(fā)第十八條：圖紙資料的管理規(guī)定第十八條：圖紙資料的管理規(guī)定圖紙資料指施工圖（不包括項目報建形成的控規(guī)圖紙、總圖、紅線圖等）。施工圖按公司相關規(guī)定審核后，由工

9、程助理負責登記、保管、分發(fā)圖紙。施工圖分發(fā)按照總工辦圖紙下發(fā)要求進行分發(fā)?？⒐D要求按照施工合同要求及公司規(guī)定執(zhí)行保管及分發(fā)。第十九條：建設工程其他資料管理規(guī)定項目部現(xiàn)場資料由項目部各專業(yè)工程師負責管理，或由項目部指定專業(yè)工程師兼管。材料驗收等資料由材料部負責管理。對于合同、變更洽商、材料批價、招投標文件、概預算書、結算書、結算審批表、竣工驗收報告、竣工驗收備案表等重要工程檔案資料，各部門應在取得后3個工作日內(nèi)將其原件交行政人事部存檔、保管。其他未盡檔案資料按公司相關規(guī)定執(zhí)行。第二十條：本辦法經(jīng)總理簽字之日起執(zhí)行，終解釋權歸行政人事部。2011年7月20日檔案借閱審批表申請部門申請人使用日期歸還日期使用檔案名