房地產(chǎn)公司檔案管理辦法

1、房地產(chǎn)公司檔案管理辦法房地產(chǎn)公司檔案管理辦法房地產(chǎn)公司檔案管理辦法xxx公司房地產(chǎn)公司檔案管理辦法文件編號(hào)： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計(jì)，管理制度文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010頒布時(shí)間：簽發(fā)檔案管理辦法（暫行）檔案管理辦法（暫行）第一條：目的為加強(qiáng)檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制訂本制度。第二條：范圍1、本制度適用于公司檔案的管理。2、凡屬公司經(jīng)營(yíng)管理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價(jià)值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料

2、等，均屬于公司檔案。第三條：管理原則1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。2、保守秘密原則：?jiǎn)T工都有保守檔案秘密的義務(wù)，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。第四條：檔案分類公司檔案分為：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案（各項(xiàng)目資料）、圖紙資料、建設(shè)工程其他資料。第五條：管理部門行政人事部負(fù)責(zé)文書檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案的管理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的管理。第六條：行政人事部管理職責(zé)1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。2、對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3、做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。4、提高檔案管理的

3、水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。5、指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。陜西世紀(jì)錦業(yè)地產(chǎn)有限公司文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號(hào)JYDC-XZ-010頒布時(shí)間：簽發(fā)第七條第七條：財(cái)務(wù)部管理職責(zé)制定財(cái)務(wù)檔案管理制度。對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行管理。第八條：檔案管理員管理職責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的檔案管理制度。負(fù)責(zé)檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。采取有效措施，確保檔案的安全、完整、系統(tǒng)、有效。做好檔案的保密工作。每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況。每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。第九條：文書檔案管理規(guī)定1、公司文書檔

4、案分為：紅頭文件、函件、通知、制度、工商資料、行政資料、行政類合同、財(cái)務(wù)類合同等。2、文書檔案保管年限：長(zhǎng)期3、文書檔案編號(hào)原則：文書檔案編號(hào)= 一級(jí)類目代號(hào) + 二級(jí)類目代號(hào) + 年度號(hào) + 案卷號(hào)案卷號(hào)以流水作業(yè)編號(hào)。舉例示意:WJ11 01 案卷號(hào)： 01 年度號(hào)：2011年 二級(jí)類目代號(hào)：項(xiàng)目 一級(jí)類目代號(hào)：有限公司文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010頒布時(shí)間：簽發(fā)4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，依次編寫。4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，依次編寫。第十條：財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定財(cái)

5、務(wù)檔案管理規(guī)定依據(jù)財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條：人事檔案管理規(guī)定人事檔案用于公司內(nèi)部人員管理。人事檔案包括但不限于招聘登記表、簡(jiǎn)歷、入職單、轉(zhuǎn)正單、表彰文件、勞動(dòng)合同、離職單、解除合同約定等員工資料。人事檔案由人事主管負(fù)責(zé)建立、保管。保管年限：長(zhǎng)期第十二條：工程技術(shù)檔案管理規(guī)定工程技術(shù)檔案以公司項(xiàng)目為一個(gè)單位，按項(xiàng)目立檔。每一個(gè)單位項(xiàng)目檔案分類：（1）、項(xiàng)目工程合同JYXM年度編號(hào)（2）、材料采購(gòu)類合同JYCG年度編號(hào)（3）、營(yíng)銷類 廣告發(fā)布類合同JY-YX-GG年度編號(hào) 營(yíng)銷策劃類合同JY-YX-CY年度編號(hào)（4）、開發(fā)類 開發(fā)類合同JY-KF年度編號(hào) 開發(fā)類手續(xù)JY-KFSX年度編號(hào)3、編

6、號(hào)原則同第九條文書檔案編號(hào)原則。4、保管年限：長(zhǎng)期第十三條：檔案歸檔各部門檔案資料應(yīng)于檔案形成后3個(gè)工作日歸檔。合同類檔案應(yīng)于蓋章后1個(gè)工作日歸檔。經(jīng)辦人形成檔案后由于個(gè)人原因未歸檔，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)辦人檔案資料歸檔負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督和管理責(zé)任。文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010頒布時(shí)間：簽發(fā)第十四條：檔案保管第十四條：檔案保管1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。2、認(rèn)真做好檔案管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行核查、整理工作。3、檔案員對(duì)因長(zhǎng)

7、期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。4、檔案管理員因工作失誤丟失檔案，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第十五條：檔案的借閱、查閱、使用1、公司檔案借閱查閱范圍：公司內(nèi)部各部門。2、借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審，行政人事部經(jīng)理復(fù)審，可辦理借閱、查閱手續(xù)。3、重要檔案及機(jī)密檔案不借閱，可查閱，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，查閱檔案應(yīng)于公司檔案室內(nèi)查閱，不予攜帶出檔案室。4、檔案借閱時(shí)間為2天，如需延長(zhǎng)，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時(shí)催還。5、申請(qǐng)檔案復(fù)印的，經(jīng)登記后，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印發(fā)放。6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。第十六條：檔案的銷毀1、無

8、效、失效檔案由檔案管理員申請(qǐng)，填寫待銷毀檔案目錄信息，經(jīng)部門經(jīng)理初審、總經(jīng)理復(fù)審，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可銷毀。2、銷毀檔案必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。第十七條：檔案密級(jí)1、有密級(jí)的檔案按照密級(jí)管理執(zhí)行。2、無密級(jí)的檔案按公司規(guī)定執(zhí)行。3、檔案密級(jí)見相關(guān)規(guī)定。文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理辦法（暫行）修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010頒布時(shí)間：簽發(fā)第十八條：圖紙資料的管理規(guī)定第十八條：圖紙資料的管理規(guī)定圖紙資料指施工圖（不包括項(xiàng)目報(bào)建形成的控規(guī)圖紙、總圖、紅線圖等）。施工圖按公司相關(guān)規(guī)定審核后，由工

9、程助理負(fù)責(zé)登記、保管、分發(fā)圖紙。施工圖分發(fā)按照總工辦圖紙下發(fā)要求進(jìn)行分發(fā)。竣工圖要求按照施工合同要求及公司規(guī)定執(zhí)行保管及分發(fā)。第十九條：建設(shè)工程其他資料管理規(guī)定項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)資料由項(xiàng)目部各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)管理，或由項(xiàng)目部指定專業(yè)工程師兼管。材料驗(yàn)收等資料由材料部負(fù)責(zé)管理。對(duì)于合同、變更洽商、材料批價(jià)、招投標(biāo)文件、概預(yù)算書、結(jié)算書、結(jié)算審批表、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等重要工程檔案資料，各部門應(yīng)在取得后3個(gè)工作日內(nèi)將其原件交行政人事部存檔、保管。其他未盡檔案資料按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十條：本辦法經(jīng)總理簽字之日起執(zhí)行，終解釋權(quán)歸行政人事部。2011年7月20日檔案借閱審批表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人使用日期歸還日期使用檔案名