檔案培訓(xùn)-整理、驗(yàn)收與移交20121201課件

1、建設(shè)工程檔案的整理、驗(yàn)收與移交大慶市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理處（館）主講人：佟波一、工程檔案的整理（一）立卷的原則 立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷的過程，亦稱組卷。立卷是工程文件向工程檔案轉(zhuǎn)化中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。 工程文件立卷的基本原則是： 1）應(yīng)遵循工程文件材料的形成規(guī)律； 2）保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系； 3）便于檔案的保管與利用； 4）工程文件應(yīng)按單位工程立卷。 如果一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目是由多個(gè)單位工程組成，工程準(zhǔn)備階段文件應(yīng)按工程項(xiàng)目進(jìn)行立卷，在本建設(shè)項(xiàng)目第一個(gè)單位或主要單位工程中，將工程準(zhǔn)備階段文件列入該工程檔案中，形成一套完整的工程檔案。而本建設(shè)項(xiàng)目的其它單位工程

2、檔案中缺少的這一部分文件可在每個(gè)單位工程檔案第一卷首頁的歸檔說明中加以說明。監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件嚴(yán)格按照單位工程進(jìn)行立卷。1）工程準(zhǔn)備階段文件的立卷 工程準(zhǔn)備階段文件是按建設(shè)程序分段有序產(chǎn)生的。向城建檔案館歸檔的工程文件具體內(nèi)容及排列順序詳見大慶市建設(shè)工程文件歸檔整理指導(dǎo)意見（慶規(guī)發(fā)201213號(hào)）附件四中慶城檔目表01。2）監(jiān)理文件的立卷 向城建檔案館歸檔的監(jiān)理文件只有監(jiān)理管理資料中的監(jiān)理規(guī)劃和部分監(jiān)理質(zhì)量控制資料， 具體排列順序詳見大慶市建設(shè)工程文件歸檔整理指導(dǎo)意見（慶規(guī)發(fā)201213號(hào)）附件四中慶城檔目表02。3）施工文件的立卷 建筑安裝工程施工文件除建筑與結(jié)構(gòu)工程是

3、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、裝飾裝修及屋面工程四個(gè)分部資料組卷在一起外，其它歸檔內(nèi)容都是按分部工程各自獨(dú)立組卷。其中專業(yè)性很強(qiáng)的子分部、分項(xiàng)工程，從分部工程中劃分出來，單獨(dú)組卷，例如：樁基子分部工程從地基基礎(chǔ)分部工程中劃分出來；預(yù)應(yīng)力分項(xiàng)工程從砼結(jié)構(gòu)子分部工程中劃分出來等等。另外，單獨(dú)分包的消防工程也可以單獨(dú)組卷，但施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄要按單位（子單位）、分部（子分部）工程進(jìn)行匯總。市政公用設(shè)施工程施工文件按專業(yè)分階段進(jìn)行立卷。向城建檔案館歸檔的施工文件具體排列順序詳見大慶市建設(shè)工程文件歸檔整理指導(dǎo)意見(慶規(guī)發(fā)201213號(hào))附件四中慶城檔目表03-21。5）竣工驗(yàn)收文件的立卷 向城建檔案館歸檔的竣工驗(yàn)收

4、文件具體排列順序詳見大慶市建設(shè)工程文件歸檔整理指導(dǎo)意見（慶規(guī)發(fā)201213號(hào)）附件四中慶城檔目表22。 竣工驗(yàn)收文件除紙質(zhì)文件外還包括工程照片、錄像、錄音及工程電子文件。這些特殊載體的工程文件原則上應(yīng)按國家和地方有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求單獨(dú)整理立卷。這樣做既利于妥善保管，又便于查找利用。 2）合卷 組合的基本要求：組合應(yīng)以文件材料的內(nèi)容為主線，兼顧其它特征，使之聯(lián)系密切，分級(jí)適當(dāng)，分卷合理，內(nèi)容盡量單一，類型鮮明，卷與卷內(nèi)容相互銜接，文字、圖紙、照片、錄像、電子材料應(yīng)分別組合。 根據(jù)工程規(guī)模、文字材料數(shù)量的多少，在組卷時(shí)可組合成一卷或多卷。 當(dāng)工程規(guī)模較小，文字材料較少時(shí)，可組合成一卷。 一般性工程

5、，可按內(nèi)容組合成若干卷。 大型工程須按總體、主體、單位工程、分部、階段分別組卷。 竣工圖原則上按專業(yè)分開組卷。當(dāng)工程圖紙較少時(shí)，也可組合立卷，但不能將同一專業(yè)的圖紙分出一部分與其他專業(yè)圖紙組合成一卷。（三）案卷的排列、編目 1案卷的排列 案卷的排列分為案卷卷內(nèi)文件排列和單位工程案卷排列兩方面內(nèi)容，排列是卷內(nèi)文件和案卷有序化的一種手段，是案卷編目的前提。（1）案卷卷內(nèi)文件、圖紙的排列 卷內(nèi)文件的排列順序要根據(jù)卷內(nèi)文件的構(gòu)成而定，一般順序?yàn)椋悍饷妗⒛夸?、文件部分、備考、封底，在每個(gè)單位工程檔案第一卷的首頁還應(yīng)填寫城建檔案歸檔說明，每一類文件材料的排列應(yīng)按大慶市建設(shè)工程文件歸檔與整理指導(dǎo)意見（慶規(guī)發(fā)

6、201213號(hào)）附件四大慶市建設(shè)工程文件歸檔內(nèi)容及排列順序進(jìn)行排列。 “城建檔案歸檔說明”主要依據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T 503282001的要求，對(duì)該檔案的完整、準(zhǔn)確性進(jìn)行自我評(píng)價(jià)；對(duì)檔案存在的問題、參與檔案整編的單位及人員等情況做簡要說明。填寫完成后需加蓋移交單位公章，填表人應(yīng)簽字并加蓋執(zhí)業(yè)章。“城建檔案歸檔說明”樣式見大慶市建設(shè)工程文件歸檔與整理指導(dǎo)意見（慶規(guī)發(fā)201213號(hào)）附件二。封底檔案第一卷排列順序（1）案卷卷內(nèi)文件、圖紙的排列 圖紙排列應(yīng)先按專業(yè)分開，再按圖號(hào)進(jìn)行排序 同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列，小號(hào)排前、大號(hào)排后。取消（作廢）的圖紙不歸檔,但要在圖紙目錄加以標(biāo)注,并注

7、明取消的依據(jù); 增加的圖紙應(yīng)附在本專業(yè)圖紙之后，按補(bǔ)圖圖號(hào)順序排列。 （2）單位工程案卷的排列 圖紙卷按專業(yè)排序 竣工圖排序按大慶市建設(shè)工程文件歸檔與整理指導(dǎo)意見（慶規(guī)發(fā)201213號(hào)）附件四慶城檔目表27排序。2初步整理 1）去除文件材料上的金屬物（如圖釘）， 對(duì)破損的文件材料進(jìn)行托裱。 2）文字材料卷對(duì)同一案卷來說， 整理后卷內(nèi)文件材料必須做到統(tǒng)一。規(guī)格為是297mm210mm（A4），卷內(nèi)其他不同尺寸的材料，通過折疊、裱貼等達(dá)到統(tǒng)一。A3幅面且已膠裝成冊(cè)的工程地質(zhì)勘察報(bào)告、竣工測量文件等可不再拆分折疊，編目編號(hào)后直接對(duì)折裝盒。 6）歸檔文件不需要裝訂，經(jīng)城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員初步驗(yàn)收合格

8、后按工程準(zhǔn)備階段文件、竣工驗(yàn)收文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖順序分別裝盒。采用一盒一卷，統(tǒng)一使用城建檔案館規(guī)定的卷盒，在卷盒脊背空白處用鉛筆填寫案卷順序號(hào)。較小工程所有材料可以裝入一個(gè)檔案盒時(shí)，允許不分開裝盒 。 7）工程照片按照要求統(tǒng)一裝冊(cè)整理，填寫相關(guān)說明。錄像資料采用移動(dòng)硬盤方式向城建檔案館移交，并附目錄。3案卷編目 工程檔案案卷編目是按照一定的規(guī)范要求，通過一定形式，固定工程文件整理成果，揭示工程文件內(nèi)容、成份的工作。案卷的編目包括卷內(nèi)文件的頁號(hào)、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷脊背的編制。（1）編制卷內(nèi)文件頁號(hào) 2頁號(hào)編寫位置 卷內(nèi)文件頁號(hào)編寫位置為單面書寫的文件在右下角，雙面

9、書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊后的圖紙一律在右下角。 文字文件。文字文件頁號(hào)位置的編寫規(guī)定為：單面書寫的文件編寫在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。如果文件幅面大于A4幅面時(shí)應(yīng)折疊成A4幅面后再編寫頁號(hào)，編寫頁號(hào)的規(guī)定與A4幅面相同。如果小于A4幅面的文件，應(yīng)托裱成A4幅面后再按規(guī)定編寫頁號(hào)。 圖紙。凡大于A4幅面的圖紙。一律折疊成A4幅面，并要求折疊后圖標(biāo)露在外面，頁號(hào)就編寫在圖標(biāo)的右下角。 （1）編制卷內(nèi)文件頁號(hào) 非金屬裝訂的成套圖紙和印刷成冊(cè)的工程文件不必分卷，自成一卷，此時(shí)不必重新編寫卷內(nèi)目錄和頁號(hào)。 裱粘在襯紙上的合格證，一張合格證為一頁，一張襯紙上可

10、裱粘多張合格證，合格證有幾張，頁碼為幾頁。頁碼應(yīng)打印在合格證上而不是襯紙上。 案卷其他構(gòu)成不編寫頁號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等案卷的其他構(gòu)成不編寫頁號(hào)。上述規(guī)定是編目整理的基本原則，但在實(shí)際操作中應(yīng)注意： 1、向城建檔案館移交的檔案暫不要求在檔案上打印頁號(hào)，但需填寫卷內(nèi)目錄電子表格，頁次按上述要求查頁碼填寫在電子表格中。(有施工單位建議，為了頁次填寫準(zhǔn)確，用2H或4H等比較輕的鉛筆在檔案上標(biāo)注頁碼，也可以) 2、向城建檔案歸檔的圖紙暫不要求折疊。注意事項(xiàng)：（2）編制卷內(nèi)目錄 序號(hào)。序號(hào)以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。一份文件為單位的概念，工程檔案認(rèn)同的做法是同一文件題名的

11、若干頁文件或同一文件題名內(nèi)容性質(zhì)相同的若干頁文件這一份工程文件。 a.一份文件有若干頁，如地質(zhì)勘察報(bào)告共15頁，那么這15頁的地質(zhì)勘察報(bào)告就為一份文件。 b.同一文件題名為一份文件，如主體結(jié)構(gòu)鋼筋隱蔽工程驗(yàn)收記錄共20頁，這20面雖不是同時(shí)間形成的，但文件名稱、內(nèi)容性質(zhì)相同，這20頁隱蔽工程驗(yàn)收記錄認(rèn)定為一份文件。 c.竣工圖，通常將一張圖紙視為一份文件。 （2）編制卷內(nèi)目錄 責(zé)任者。責(zé)任者是文件的直接形成單位，竣工圖的責(zé)任者為一般為的施工單位。建材質(zhì)保及材料出廠證明書的責(zé)任者可以省略（案卷封面上的編制單位應(yīng)填寫施工單位）。 文件編號(hào)。文件編號(hào)填寫工程文件原有的文號(hào)和圖號(hào)。填寫工程文件的文號(hào)應(yīng)

12、為發(fā)文號(hào)，如文件沒有發(fā)文號(hào)，文件編號(hào)這項(xiàng)就不填，有的文件不止一個(gè)發(fā)文號(hào)，視情況也可以不填。每張圖紙只有一個(gè)圖號(hào)，所以圖紙編號(hào)應(yīng)填寫圖號(hào)。 文件題名。文件題名就是文件和表格的名稱，應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。如果文件或表格沒有題名，立卷人應(yīng)根據(jù)文件和表格內(nèi)容擬寫題名。圖紙題名就是圖紙的圖名。（2）編制卷內(nèi)目錄 日期。日期填寫文件形成的日期，即文件的發(fā)文日期。文件形成日期可能為某日或某個(gè)階段。文件形成日期為某日的直接填寫年、月、日形成日期；若是某個(gè)階段形成的文件，如設(shè)計(jì)變更單為2010年7月1日2011年8月12日形成,此時(shí)日期應(yīng)填2010年7月1日2011年8月12日。質(zhì)保資料的編制日期可以省略。 頁

13、次。頁次填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號(hào)。最后一份文件填寫起止頁號(hào)。每份文件無論是單頁還是多頁，都只填寫首頁上的頁號(hào)。如最后一份文件為1頁時(shí)，也要填寫起止頁號(hào)，如最后一份文件的頁號(hào)為70，在目錄上應(yīng)填寫7070。 備注。備注填寫本份文件須說明的問題，如復(fù)印件等，有則填寫，無則空白。（3）編制卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表是說明卷內(nèi)工程文件狀況的表格，排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。卷內(nèi)備考表分兩欄，上面一欄由本卷頁數(shù)、說明、立卷人、審核人、時(shí)間組成，由工程檔案立卷單位填寫。立卷人（或?qū)徍巳耍?duì)案卷組卷情況填寫的說明（或?qū)彶椋┮獪?zhǔn)確和實(shí)事求是的填寫。說明，是對(duì)本案卷完整、準(zhǔn)確情況的說明。主要是對(duì)卷內(nèi)文件復(fù)印情況、

14、頁碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況、主要文件缺少情況等的說明。如沒有需要說明的事項(xiàng)可不必填寫。 立卷人、審核人是本案卷立卷責(zé)任人，應(yīng)對(duì)本案卷立卷負(fù)責(zé)。立卷人為文件形成單位填寫,誰立卷誰填寫，并加蓋執(zhí)業(yè)章。審核人：施工文件資料卷由施工單位項(xiàng)目經(jīng)理簽字，竣工圖卷由施工單位技術(shù)總負(fù)責(zé)人簽字，監(jiān)理文件由項(xiàng)目總監(jiān)簽字，項(xiàng)目前期文件和竣工驗(yàn)收文件由建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，有執(zhí)業(yè)章的應(yīng)加蓋執(zhí)業(yè)章，注明日期，以示責(zé)任。（4）編制案卷封面 案卷封面采用內(nèi)封面形式，案卷封面的內(nèi)容內(nèi)容包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、編制日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷和第幾卷。 （4）編制案卷封面下面重點(diǎn)介紹一下案卷題名的編制：

15、 案卷題名是本案卷的名稱，工程檔案案卷題名應(yīng)能簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，作為檔案的檢索、查閱和提供利用的依據(jù)。案卷題名的內(nèi)容應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件內(nèi)容。工程名稱為建設(shè)工程項(xiàng)目名稱和單位工程名稱，專業(yè)名稱指的是工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖等不同專業(yè)文件名稱。卷內(nèi)文件內(nèi)容指的是本案卷文件或竣工圖內(nèi)容的具體名稱。案卷題名應(yīng)盡量揭示案卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容，按分卷和合卷的原則準(zhǔn)確填寫。同一層次中的兩卷以上文件材料內(nèi)容題名相互間應(yīng)屬并列關(guān)系，不能包含。同一份、類、次文件材料內(nèi)容可以用“（一）、（二）”表示。（4）編制案卷封面以下舉例說明： 工程準(zhǔn)備階段文件

16、案卷題名編制有兩種形式：厚度較薄時(shí)自成一卷時(shí)， 案卷題名寫明項(xiàng)目名稱和單位工程名稱+工程準(zhǔn)備階段文件， 如：住宅小區(qū)1-30#樓工程準(zhǔn)備階段文件；厚度超過15mm組成多卷的，案卷題名應(yīng)寫明項(xiàng)目名稱和工程名稱（或編號(hào)）+ 兩類或多類文件組合材料名稱（可并列），如： 住宅小區(qū)1-30#樓立項(xiàng)、建設(shè)規(guī)劃用地文件；如果單份文件內(nèi)容較多時(shí)可以獨(dú)立組卷，如可行性研究報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告等可以用項(xiàng)目名稱和工程名稱（或編號(hào)）+單份文件名稱來編制題名，如：住宅小區(qū)1-30#樓地質(zhì)勘察報(bào)告。 監(jiān)理文件案卷題名編制形式為案卷題名寫明項(xiàng)目名稱和單位工程名稱+監(jiān)理文件，如：住宅小區(qū)20#樓監(jiān)理文件。（4）編制案卷封面 施

17、工文件案卷題名編制形式有兩種形式， 厚度低于15 mm的可以組成一卷的， 案卷題名寫明項(xiàng)目名稱和單位工程名稱+施工文件， 如： 住宅小區(qū)20#樓樁基礎(chǔ)子分部工程施工文件；厚度超過15mm組成多卷的，案卷題名應(yīng)寫明項(xiàng)目名稱和單位工程名稱+施工文件+兩類或多類文件名稱如： 住宅小區(qū)20#樓建筑與結(jié)構(gòu)施工文件施工測量記錄、施工記錄； 當(dāng)同一類文件較多時(shí)，可以用“（一）、（二）”表示，如：住宅小區(qū)20#樓建筑與結(jié)構(gòu)施工文件施工物資出廠質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告（一）、（二）市政、管線工程案卷題名包括工程名稱+起止樁號(hào)或部位+卷內(nèi)主要文件內(nèi)容概括名，例指揮部路（K0+000-K4+240）給排水工程竣工

18、圖。 （4）編制案卷封面 竣工驗(yàn)收文件案卷題名編制為項(xiàng)目名稱和單位工程名稱+竣工驗(yàn)收文件，如：住宅小區(qū)20#樓竣工驗(yàn)收文件。 竣工圖案卷題名編制為兩種形式，不需要分卷的如：住宅小區(qū)20#樓建筑竣工圖；分成多卷的如：住宅小區(qū)20#樓建筑竣工圖（J-1J-10）。（4）編制案卷封面編制單位： 編制單位應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。對(duì)于工程檔案來說，每種類型的文件形成單位或收集匯總責(zé)任者都比較明確，如工程準(zhǔn)備階段和竣工驗(yàn)收文件為建設(shè)單位、施工文件為施工單位、監(jiān)理文件為監(jiān)理單位。因此可認(rèn)定文件形成單位和收集匯總責(zé)任單位為編制單位。至于工程準(zhǔn)備階段文件，形成單位則更加具體，如工程地質(zhì)勘察報(bào)告，其

19、編制單位為形成單位，即勘測單位?？⒐D編制單位通常為施工單位，有重大變更，并由于設(shè)計(jì)原因造成的，才由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)重新繪圖。（4）編制案卷封面編制日期： 編制日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的起止日期。 文字材料的起止日期為本案卷內(nèi)所有文件中最早形成的文件日期，終止日期為最晚形成的文件日期。竣工圖起止日期分別為本案卷竣工圖章上的最早日期和最晚日期。4照片及錄像檔案整理 （1）照片按照工程前期、施工過程、竣工驗(yàn)收三個(gè)階段的秩序分類排列。 （2）將排列整理好的照片，依次插在城建檔案館按國標(biāo)統(tǒng)一監(jiān)制的相冊(cè)里，每張照片要有必要和簡潔的文字說明，要寫明被攝物所在的具體地點(diǎn)或部位、拍攝人、時(shí)間、內(nèi)容（含人物），每個(gè)

20、相冊(cè)首頁要填寫工程說明，并按要求編寫卷內(nèi)目錄。 （3）照片檔案要按求刻錄光盤，光盤插在相冊(cè)上指定的位置上。 （4）錄像檔案按階段進(jìn)行整理，以移動(dòng)硬盤方式向城建檔案進(jìn)行移交。二、工程檔案的歸檔要求(一)完整性：建設(shè)工程檔案內(nèi)容齊全、完整。(二)準(zhǔn)確性：文件材料填寫齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確，簽章完善，竣工圖編制符合規(guī)范。(三)系統(tǒng)性：文件材料按工程實(shí)施程序分類、分專業(yè)、分部位整理有序，有城建檔案案卷目錄和文件材料目錄。(四)歸檔要求：文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。(五)聲像檔案：原貌、施工過程、竣工驗(yàn)收等主要環(huán)節(jié)有照片和錄像。(六)電子檔案是否符合歸檔要求。(七)其他要求：參建各方領(lǐng)導(dǎo)

21、重視檔案工作，檔案人員持有效的城建檔案管理專業(yè)資格（培訓(xùn)）證書。城建檔案館在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：1具體要求 （1）歸檔范圍符合要求 工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)達(dá)到三個(gè)符合，一要符合建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T 50328-2001） 等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基本要求；二要符合大慶市建設(shè)工程文件歸檔整理指導(dǎo)意見（慶規(guī)發(fā)201213號(hào)）的規(guī)定要求；三要符合本工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際。1具體要求 （2）歸檔文件應(yīng)當(dāng)是原件 歸檔的工程文件應(yīng)為原件，這是歸檔工程文件質(zhì)量的最基本要求，所謂原件即為文字文件、圖紙或其他形式工程文件的原始件，也就是在工程建設(shè)過程中第一次正式形成或使用，且簽字、簽章手續(xù)完備

22、，具有依據(jù)和憑證作用的文件。當(dāng)施工物資質(zhì)量證明文件，提供原件確有困難的，可提供復(fù)印件，復(fù)印件上應(yīng)加蓋物資供應(yīng)商的鮮章（紅章），經(jīng)辦人簽字并注明原件存放處及日期。提供單位及相關(guān)責(zé)任人應(yīng)對(duì)工程文件的真實(shí)性負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)問題，必須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。重要材料應(yīng)在產(chǎn)品合格證明文件背面加蓋標(biāo)注章（見下圖），注明本次進(jìn)場型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、使用部位、進(jìn)場時(shí)間及現(xiàn)場見證人簽字簽章。1具體要求 （3）工程文件應(yīng)是工程建設(shè)活動(dòng)的記錄和反映 工程文件內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。 工程文件的真實(shí)性、可靠性和準(zhǔn)確性是指工程文件所記載的內(nèi)容能夠真實(shí)、客觀地反映出該項(xiàng)工程建設(shè)的全過程及實(shí)際情況， 總體要求達(dá)到“三個(gè)一致”，即工程文件同所記載的

23、對(duì)象一致； 同該工程的建設(shè)過程一致；同一個(gè)工程項(xiàng)目的相關(guān)文件互相對(duì)應(yīng)、彼此協(xié)調(diào)、內(nèi)容上相一致。工程文件中竣工圖的真實(shí)性和準(zhǔn)確性非常重要，不僅要與建成后的工程實(shí)際相符，而且有精度要求，做到修改全面、準(zhǔn)確，標(biāo)注規(guī)范。 工程文件系統(tǒng)完整。工程文件系統(tǒng)完整是指記載和反映工程建設(shè)全過程的各類文件收集齊全，系統(tǒng)成套。要求能夠完整地反映工程建設(shè)活動(dòng)的全部內(nèi)容和工程面貌，既有工程項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備及依據(jù)性文件，又有施工過程中的各種技術(shù)文件和竣工圖及其竣工驗(yàn)收文件、相關(guān)聲像資料。要保證工程文件系統(tǒng)完整，不僅要依靠各參建單位，而且要重視文件的積累和督查指導(dǎo)文件，并納入工程管理考核內(nèi)容。 1具體要求 簽證齊全、手續(xù)完備

24、。各種用表在辦理過程中，各相關(guān)人員簽字就是見證，就是承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。凡需相關(guān)責(zé)任人簽字的需手簽，并注明簽字日期，有執(zhí)業(yè)章的還需加蓋執(zhí)業(yè)章?？⒐D應(yīng)在蓋有設(shè)計(jì)部門出圖章的藍(lán)圖上進(jìn)行繪制，完成后應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章簽字蓋章應(yīng)齊全。按照DB23/1019-2006用表要求，各用表中凡需加蓋單位公章的應(yīng)加蓋單位行政公章，只寫單位蓋章（或章）的可以為施工項(xiàng)目經(jīng)理部或項(xiàng)目監(jiān)理部印章，應(yīng)按要求用印。簽字不得漏簽、代簽，也不得以簽字代蓋章或以蓋章代簽字。今后如發(fā)現(xiàn)有檔案員一支筆代簽字的全部要求重做，屢犯的將記入不良信用記錄。1具體要求 （4）歸檔文件經(jīng)過分類整理 歸檔文件在歸檔時(shí)不是文件的簡單疊加、匯總，而

25、必須經(jīng)過分類和整理，這是對(duì)文件歸檔的又一基本要求。 勘察單位應(yīng)把勘察工作所形成的勘察文件分類整理。 設(shè)計(jì)單位應(yīng)把形成的初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行分類整理。 施工單位應(yīng)把工程建設(shè)活動(dòng)中形成和收集的施工文件（包括竣工圖）進(jìn)行分類整理。 監(jiān)理單位應(yīng)把工程建設(shè)活動(dòng)中形成的監(jiān)理文件進(jìn)行分類整理。 建設(shè)單位應(yīng)把自身形成及匯集的工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件進(jìn)行分類整理。1具體要求 （5）歸檔文件組成案卷 歸檔文件經(jīng)過分類整理后應(yīng)組成符合要求的案卷，這也是對(duì)文件歸檔的基本要求。 聲像文件：工程聲像文件記錄反映了工程建設(shè)前后的面貌和主要建設(shè)過程，其內(nèi)容的完整性要求除原片（帶）外，還應(yīng)有文字說明。

26、照片要有樣片、底片和文字說明。錄音帶、錄像帶也需要有文字說明。 電子文件：電子文件內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，保證其真實(shí)性、完整性和有效性。1具體要求 （6）歸檔文件的載體要求 工程文件要求用韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。工程文件文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4（297210mm）幅面，不能低于70g。 圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。聲像檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)要有利于長期保存。1具體要求 三、工程檔案驗(yàn)收與移交程序1工程項(xiàng)目報(bào)建登記 凡是列入城建檔案館接收范圍的工程檔案，在工程項(xiàng)目報(bào)建時(shí)（在辦理建設(shè)用地規(guī)劃許可證前），建設(shè)單位應(yīng)到城建檔案館進(jìn)行登記，領(lǐng)取建設(shè)

27、工程檔案工作終身責(zé)任人登記表，與城建檔案館簽訂檔案報(bào)送責(zé)任書和委托服務(wù)協(xié)議，交納相關(guān)費(fèi)用，城建檔案館履行告知義務(wù)，明確雙方責(zé)任和義務(wù)。2指派專人進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)在簽訂報(bào)送責(zé)任書的同時(shí)，城建檔案館將負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員予以明確。 開工初期，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)與城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員取得聯(lián)系，組織相關(guān)單位進(jìn)行工程檔案工作業(yè)務(wù)交底，明確工作職責(zé)、管理程序、歸檔內(nèi)容和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。 工程驗(yàn)收前，對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行審核，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)一次性書面告知建設(shè)、施工、監(jiān)理單位檔案員，并督促整改，對(duì)基本符合提交初步驗(yàn)收要求的工程檔案應(yīng)在建設(shè)工程竣工檔案初步驗(yàn)收申請(qǐng)表上簽署意見。并指導(dǎo)移交單位按歸檔順序排列并分卷裝

28、盒。 工程建設(shè)過程中，不定期對(duì)工程檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。3工程檔案預(yù)驗(yàn)收 建設(shè)單位持已簽署意見的建設(shè)工程竣工檔案初步驗(yàn)收申請(qǐng)表和裝盒整理的全部竣工檔案及聲像資料至城建檔案館一樓服務(wù)大廳窗口提請(qǐng)預(yù)驗(yàn)收，不符合要求的限期整改，對(duì)符合初步驗(yàn)收要求的工程項(xiàng)目，交納竣工檔案整理費(fèi)用后，由城建檔案館出具工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書。建設(shè)單位取得建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書后，方可組織規(guī)劃驗(yàn)收，建設(shè)單位持建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書向市工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)申請(qǐng)審核建設(shè)工程技術(shù)檔案和施工管理資料，并按照有關(guān)要求進(jìn)行整改。4工程檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備 建筑安裝工程竣工驗(yàn)收備案后（市政基礎(chǔ)設(shè)施工程在工程竣工驗(yàn)收備

29、案前）由建設(shè)單位匯總完成全部工程檔案，按照城建檔案館的要求填報(bào)工程及檔案信息數(shù)據(jù)盤。工程及檔案信息數(shù)據(jù)盤包含工程概況表及案卷清單和卷內(nèi)目錄兩部分，要求用excel2000以上版本填寫。 工程及檔案信息數(shù)據(jù)盤填寫方法：以房屋建筑工程為例（如下圖），講解一下工程及檔案信息數(shù)據(jù)盤的填寫要求： 第一部分 房屋建筑工程概況及案卷清單（市政工程參照本要求填寫） 本工程概況按單位工程填寫。 一、工程概況部分： 工程名稱：建設(shè)單位（按公章）+工程地址+單位工程名稱（建設(shè)單位不包括房地產(chǎn)開發(fā)公司） 工程地址：工程所在的詳細(xì)地址或門牌號(hào) 檔案移交單位：建設(shè)單位 建筑面積：按規(guī)劃驗(yàn)收合格證確認(rèn)的面積； 高度：該單項(xiàng)

30、工程的最高點(diǎn)（避雷針除外） 開工時(shí)間：填寫施工許可證的發(fā)證日期 竣工時(shí)間：填寫竣工驗(yàn)收備案表的備案日期 工程造價(jià)：填寫施工合同上的合同造價(jià) 工程結(jié)算價(jià)：填寫造價(jià)審核部門審核的造價(jià) 容積率、綠化率、層高、主要的幾種面積房屋的套數(shù)、工程質(zhì)量、地價(jià)、房屋確權(quán)等按有關(guān)部門批準(zhǔn)的數(shù)據(jù)填寫。 二、案卷清單： 案卷題名：單位工程名稱+案卷內(nèi)容 工程及檔案信息數(shù)據(jù)盤填寫方法： 編制單位：工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件填建設(shè)單位，勘察文件填勘察單位，監(jiān)理文件填監(jiān)理單位，施工文件和竣工圖填施工單位； 卷內(nèi)文件起始時(shí)間：該卷文件內(nèi)所有文件中的最早的日期； 卷內(nèi)文件終止時(shí)間：該卷文件內(nèi)所有文件中的最晚的日期； 卷內(nèi)目錄文件名：按卷內(nèi)目錄的文件名稱（j-1，j-2等詳見第二部分卷內(nèi)目錄使用說明），內(nèi)容應(yīng)與案卷題名相對(duì)應(yīng)。 工程及檔案信息數(shù)據(jù)盤填寫方法：工程及檔案信息數(shù)據(jù)盤填寫方法：J-1J-2 第二部分 卷內(nèi)目錄使用說明 本卷內(nèi)目錄的格式為國家標(biāo)準(zhǔn)，填寫時(shí)只變更內(nèi)容，表格尺寸等其他內(nèi)容不能改變（如字?jǐn)?shù)太多字體可以適當(dāng)變?。?本卷內(nèi)目錄與“房屋建筑工程概況及案卷清單”為聯(lián)合使用，卷內(nèi)目錄的文件名應(yīng)與“房屋建筑工程概況及案卷清單”中的“卷內(nèi)目錄文件名”一欄中的名稱相對(duì)應(yīng)； 每錄完一卷卷內(nèi)目錄后均應(yīng)“另存”，文件名稱為“j-1”、”j-2”等； 序號(hào)欄以一份文件為單位，用阿