商務(wù)部管理制度與工作流程

1、江西聯(lián)創(chuàng)光電工程服務(wù)事業(yè)部商 務(wù) 部 管 理 制 度 與 工 作 流 程商務(wù)部2013年2月 TOC o 1-5 h z 一、總 則3二、商務(wù)部工作職責(zé)和管理制度3 HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 三、商務(wù)部工作流程4商務(wù)部管理制度與工作流程一、總貝g為了更好的對事業(yè)部商務(wù)行為進(jìn)行管理，提高商務(wù)工作的效率，特制定本流程與制度。所有的商務(wù) 相關(guān)人員均應(yīng)以本流程與制度為依據(jù)開展工作。事業(yè)部成立專門的商務(wù)部門負(fù)責(zé)公司采購，及相關(guān)商 務(wù)工作。二、商務(wù)部工作職責(zé)和管理制度1、商務(wù)部負(fù)責(zé)牽頭組織對供應(yīng)商和供貨廠家的選擇評價(jià)和確認(rèn)，并根據(jù)評價(jià)結(jié)果確定供應(yīng)商和

2、供 貨廠家。2、負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商和供貨廠家檔案的建立3、負(fù)責(zé)對全公司采購物資的最終進(jìn)價(jià)確認(rèn)4、負(fù)責(zé)整個(gè)采購過程的實(shí)施5、負(fù)責(zé)采購物資的出入庫管理和物流調(diào)配，做到不延誤發(fā)貨6、負(fù)責(zé)有關(guān)商務(wù)信息的公共發(fā)布7、同時(shí)協(xié)助相關(guān)部門對采購物資的進(jìn)貨檢驗(yàn)、把關(guān)和協(xié)助財(cái)務(wù)部對采購物資款項(xiàng)的核對撥付等工作8、商務(wù)部的工作分采購商務(wù)（主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品的成本采購、詢價(jià)）、銷售商務(wù)（主要負(fù)責(zé)銷售出庫、采購合同管理）、倉庫（主要負(fù)責(zé)庫存的管理和發(fā)貨）a）采購商務(wù)：負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)、外設(shè)、分銷PC、曙光服務(wù)器、弱電、照明亮化、節(jié)能產(chǎn)品進(jìn)行采購和 詢價(jià)。配合各個(gè)部門和做好售前詢價(jià)選型，售中設(shè)備采購及到貨，售后維修和維護(hù)的工作。做好采

3、 購產(chǎn)品臺賬和供應(yīng)商往來臺賬。及時(shí)催促增值稅到票，負(fù)責(zé)每月對賬工作。b）銷售商務(wù)：按業(yè)務(wù)人員填寫出庫申請單，在系統(tǒng)中打出正式的銷售出庫單。做好每月的銷售出庫臺賬。c）采購合同的管理：所有采購合同由商務(wù)部統(tǒng)一管理。所有產(chǎn)品在簽定采購合同的時(shí)候，必須填寫采購合同評審單，相關(guān)的負(fù)責(zé)人同意后，才可以蓋章簽字。1）合同正本及采購合同審批表應(yīng)交與商務(wù)部歸檔保管，采購合同必須二份，合同原件商務(wù)部 和綜合辦留檔。2）任何個(gè)人不得擅自散存應(yīng)歸檔的合同，否則給公司造成損失的，公司保留追究其責(zé)任的權(quán)利。 其他部門人員需查詢采購合同，須經(jīng)事業(yè)部長批準(zhǔn)3）商務(wù)部應(yīng)遵循完備、整齊、分類檢索和易于查找的原則對其管理的合同進(jìn)

4、行編號歸檔及妥善 管理。4）采購合同的編號可按下邊方式編號：個(gè)L C X X C -20130108-01 （照明信息公司采購合同編號）L：聯(lián)C：倉U X：信X：息C：采購20180108：代表簽訂的時(shí)間的年月日01：代表當(dāng)天采購的第幾份7L C J r C -20130108-01 （節(jié)能服務(wù)公司采購合同編號）L：聯(lián)C：創(chuàng)J：節(jié)N：能C：采購20180108：代表簽訂的時(shí)間的年月日01：代表當(dāng)天采購的第幾份金額較小的合同可以以傳真件或是掃描件歸檔，金額較大的合同必須是合同的原件歸檔。對于采購合同管理建立臺賬。建立臺賬后，能很好并及時(shí)的了解有關(guān)信息。序號采購合同編號簽訂時(shí)間供應(yīng)商名稱采購產(chǎn)品合

5、同總金額質(zhì)保期采購產(chǎn)品所用項(xiàng)目名稱三、商務(wù)部工作流程采購商務(wù)流程：1）采購申請工作流程負(fù)責(zé)部門形成文件、表格控制重點(diǎn)業(yè)務(wù)部、工程部詢價(jià)單貨比三家商務(wù)部詢價(jià)單貨比三家商務(wù)部進(jìn)價(jià)確認(rèn)單申購部門再確認(rèn)業(yè)務(wù)部、工程部采購訂貨單商務(wù)部統(tǒng)籌商務(wù)部各領(lǐng)導(dǎo)審批向合格供方采購1.1A流程工作內(nèi)容 a、申購部門按照需求可進(jìn)行詢價(jià)。但必須是在合格供方范圍內(nèi)。商務(wù)部根據(jù)采購計(jì)劃也同時(shí)開展詢價(jià)。但最后的進(jìn)價(jià)確認(rèn)，是商務(wù)部根據(jù)競價(jià)，根據(jù)質(zhì)量一 交貨期一價(jià)格的順序進(jìn)行確認(rèn)。同時(shí) 提交申購部門再確認(rèn)。采購商務(wù)根據(jù)詢價(jià)產(chǎn)品的內(nèi)容多少和復(fù)雜程度3-5天的工作日提交詢價(jià)單給 申購部門。做到貨比三家的原則。b、對于某些物資的技術(shù)參數(shù)

6、和技術(shù)性能商務(wù)部要經(jīng)申購部門確認(rèn)；對于低值易耗物品，商務(wù)部要根據(jù) 最低庫存來報(bào)批實(shí)施采購。c、采購貨單要由申購部門填寫，必須填寫清楚產(chǎn)品名稱、數(shù)量、參數(shù)。由申購部門根據(jù)申購物資的類 別要求報(bào)請技術(shù)部確認(rèn)參數(shù)和分管領(lǐng)導(dǎo)同意采購審批后，才可實(shí)施采購。商務(wù)需告知申購人到貨時(shí) 間、付款方式、質(zhì)保時(shí)間和采購金額，但供貨商必須是在合格供方名錄之中。1.1B記錄a、附件五、詢價(jià)單b、附件四、采購訂貨單2）采購執(zhí)行工作流程負(fù)責(zé)部門形成文件、表格控制重點(diǎn)簽訂采購合同商務(wù)部采購合同、購貨協(xié)議合同法要求1預(yù)付款商務(wù)部財(cái)務(wù)付款手續(xù)依據(jù)清楚、領(lǐng)導(dǎo)審批1提貨、驗(yàn)貨商務(wù)部驗(yàn)證記錄申購部門協(xié)助1r入庫、建帳、保管商務(wù)部入庫有

7、關(guān)記錄庫房管理制度3領(lǐng)用、出庫商務(wù)部 行出庫有關(guān)記錄申購部門按制度執(zhí)1物流發(fā)貨商務(wù)部出庫單r客戶驗(yàn)收簽收商務(wù)部客戶驗(yàn)收單申購部門協(xié)助確認(rèn)采購付款商務(wù)部財(cái)務(wù)付款手續(xù)財(cái)務(wù)辦理付款財(cái)務(wù)部款項(xiàng)撥付記錄領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)2.1A流程工作內(nèi)容a、商務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)后的采購貨單，執(zhí)行采購任務(wù)；b、商務(wù)部與合格供應(yīng)商（廠家）擬定的采購合同或購貨協(xié)議必須明確：產(chǎn)品的名稱、型號、 規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、單價(jià)、供貨方式、付款方式、包裝要求、收貨地址、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)質(zhì)量 糾紛的處理和索賠條款等內(nèi)容。有特殊要求的，在采購合同或購貨協(xié)議上寫明。如到供應(yīng) 商處驗(yàn)證產(chǎn)品質(zhì)量。合同或協(xié)議由商務(wù)部統(tǒng)一進(jìn)行歸檔保管；c、預(yù)付款按：依據(jù)采購合同一

8、填報(bào)付款申請單一部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字提交財(cái)務(wù) 流程執(zhí)行；d、采購人員在采購之前要求供貨商提供樣品1-2個(gè)，會同申購部門和技術(shù)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。如樣品不合 格不準(zhǔn)辦理采購。如檢驗(yàn)合格，報(bào)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才可以采購。若到供應(yīng)商處驗(yàn)證采購物資質(zhì)量時(shí)，要帶回驗(yàn)證記錄；0、入庫、建帳、保管、領(lǐng)用、出庫、發(fā)貨等都要按照公司的有關(guān)管理制度進(jìn)行；貨物直發(fā)到客戶處， 必須辦理客戶驗(yàn)收簽收手續(xù)，留銷售商務(wù)存檔。f、采購合同簽訂必須通過采購合同審批表，采購合同審批表由采購商務(wù)填寫，技術(shù)部確認(rèn)采購 合同中的型號參數(shù)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品數(shù)量、價(jià)格型號和參數(shù)的確認(rèn)，然后由分管領(lǐng)導(dǎo)和 總經(jīng)理審批后，才可

9、以簽訂采購合同。g、商務(wù)部所采購產(chǎn)品在符合采購訂貨單的數(shù)量、型號、參數(shù)情況下，由于申購部門、工程技術(shù)部門原 因需要退換貨，由申購部門或是工程技術(shù)部門填寫退換貨申請表，必須寫請清楚退換貨物的數(shù)量、 型號、和退換貨物原因，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批示。后交由采購商務(wù)，采購商務(wù)和供貨商協(xié)議 是否可以退換貨物。2.2B記錄a、模板、采購合同b、模板、購貨協(xié)議c、附件九、驗(yàn)證記錄d、模板、出庫單e、附件二、客戶驗(yàn)收單、f、附件一、采購合同審批表g、附件六、退換貨申請表3）特殊采購情況的控制當(dāng)有緊急需求時(shí)或原訂貨不能按期到貨或其他特殊情況，公司急需而無庫存時(shí)，由需求部門提出緊 急申請，填寫采購貨單，經(jīng)部門負(fù)

10、責(zé)人審核，相關(guān)部門出具意見之后，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，商務(wù)部辦 理采購，或是在項(xiàng)目所在地由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在當(dāng)?shù)刭徺I。若向合格供應(yīng)商（廠家）名錄以外的供方采購，包括上述情況，需經(jīng)總經(jīng)理同意后方可進(jìn)行；當(dāng)公司內(nèi)部申購部門出現(xiàn)采購意見分歧后，又在合格供應(yīng)商（廠家）名錄以外。必須在總經(jīng)理主持 下，雙方出示各自的證明材料（證明材料要符合2.1的要求），由總經(jīng)理拍板做出進(jìn)貨廠商和進(jìn)價(jià)確 認(rèn)的決定。做出決定后，方可執(zhí)行采購工作。對于項(xiàng)目需要，所采購的設(shè)備不能進(jìn)公司倉庫，直接由供應(yīng)商發(fā)貨到施工現(xiàn)場的貨物，在貨物到達(dá) 現(xiàn)場的三個(gè)工作日，由施工現(xiàn)場的公司人員與客戶簽收客戶驗(yàn)收單如果客戶沒有簽收，由本項(xiàng) 目的業(yè)務(wù)人員簽收?？蛻?/p>

11、驗(yàn)收單和銷售出庫單將作為憑證由銷售商務(wù)存檔。2、合格供應(yīng)商和供貨廠家的評定確認(rèn)1）供應(yīng)商和供貨廠家名單的搜集和選擇工作流程負(fù)責(zé)部門形成文件、表格捽制重點(diǎn)搜集名單V商務(wù)部初步名單商務(wù)部、工程部、 各業(yè)務(wù)部可提供分類篩選整理3商務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)審核形成名單初稿、r商務(wù)部正式名單初稿分管領(lǐng)導(dǎo)審核、 總經(jīng)理批準(zhǔn)現(xiàn)場考察必要時(shí)）各分管副總、 商務(wù)部考察記錄報(bào)告總經(jīng)理批準(zhǔn)1.1A流程工作內(nèi)容a、名單搜集以廣泛為主，各部門都可提交。名單的內(nèi)容包括：序號、企業(yè)名稱、產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、往來記錄、提交理由和提交部門；b、進(jìn)行分類篩選時(shí)的原則：每種材料、設(shè)備最起碼要三家以上廠商；c、需進(jìn)行現(xiàn)場考察的廠商，必須是重點(diǎn)供

12、應(yīng)商，要經(jīng)批準(zhǔn)，考察后要提交報(bào)告；d、未納入正式名單之列，又是需要的，或是用戶指定的，可做臨時(shí)動態(tài)搜集，需走流程。1.1B記錄a、供應(yīng)商和供貨廠家的正式名單b、考察記錄報(bào)告2）合格供應(yīng)商和供貨廠家的評價(jià)工作流程負(fù)責(zé)部門形成文件、表格控制重點(diǎn)評價(jià)準(zhǔn)則制定商務(wù)部評價(jià)準(zhǔn)則分管領(lǐng)導(dǎo)審核評價(jià)小組商務(wù)部評價(jià)小組名單分管領(lǐng)導(dǎo)審核評價(jià)資料商務(wù)部供應(yīng)商（廠家） 基本資料分管領(lǐng)導(dǎo)審核3評價(jià)實(shí)施評價(jià)小組供應(yīng)商評價(jià)表70分及格 分管、總經(jīng)理核準(zhǔn)a、2.1A流程工作內(nèi)容a、評價(jià)準(zhǔn)則制定的內(nèi)容：合法營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證明、代理證書、生產(chǎn)能力、交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品信譽(yù)、樣品質(zhì)量、歷年來使用情況記錄、供應(yīng)商管理水

13、平（認(rèn)證證書）、業(yè)績、榮譽(yù)、服務(wù)態(tài)度等等；b、評價(jià)小組由商務(wù)部擬出名單，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)；c、評價(jià)實(shí)施前由商務(wù)部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備供應(yīng)商的資料；d、評價(jià)實(shí)施一般以會議為主，召集是評價(jià)小組，具體實(shí)操是商務(wù)，將資料分發(fā)大家，采用討論方式產(chǎn)生名單；e、在具備相等條件下，評價(jià)方式1-（-不合格批 X70%+ - 延誤交（期）批X30%） X100% 總交貨批總交貨批等級如下10090 分8980 分7970 分6960 分60 分以下優(yōu)良良好尚可需改善徹底改善注：70分為合格，在70分以上的供應(yīng)商和廠家中，按價(jià)格比較后進(jìn)行采購實(shí)施。按質(zhì)量一交貨能力一價(jià)格順序來做。2.2B記錄a、供應(yīng)商（廠家）基本資料

14、b、供應(yīng)商評價(jià)表3）合格供應(yīng)商和供貨廠家名單的確認(rèn)工作流程負(fù)責(zé)部門形成文件、表格控制重點(diǎn)工作流程負(fù)責(zé)部門形成文件、表格控制重點(diǎn)名單的編制商務(wù)部合格供應(yīng)商（廠家） 名錄業(yè)務(wù)部協(xié)助3名單的審核管理者代表簽署意見名單的批準(zhǔn)總經(jīng)理核準(zhǔn)3名單的發(fā)布和下發(fā)商務(wù)部發(fā)放記錄使用方面的規(guī)定財(cái)務(wù)部監(jiān)督記錄分管領(lǐng)導(dǎo)審核3.1A流程工作內(nèi)容a、由商務(wù)部負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)部協(xié)助將評定合格的供應(yīng)商（廠家）分類、分區(qū)域制成名錄，經(jīng)審核批準(zhǔn)后下 發(fā)，或在網(wǎng)上發(fā)布；b、一般情況下，都要在合格名錄中采購，否則不予以批準(zhǔn)報(bào)銷，商務(wù)部有權(quán)拒絕給予辦理采購。但在 有些特殊情況下，需要申購部門可以提出，但也要必須走評價(jià)確認(rèn)流程，也要提供基本資料

15、。3.1B記錄a、合格供應(yīng)商（廠家）名錄4）合格供應(yīng)商和供貨廠家檔案的建立工作流程負(fù)責(zé)部門形成文件、表格捽制重點(diǎn)商務(wù)部合格廠商檔案清單清晰、齊全商務(wù)部各部門協(xié)助商務(wù)部分類廠商清單商務(wù)部總經(jīng)理審核4.1A流程工作內(nèi)容a、按供應(yīng)商和供貨廠家的評價(jià)準(zhǔn)則形成檔案基本內(nèi)容；也可將供貨廠家的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品說明書和其 他相關(guān)資料納入檔案；b、企業(yè)檔案資料的搜集基本由商務(wù)部負(fù)責(zé)，其他部門給予大力協(xié)助。資料基本要求原件為主，無原件 復(fù)印件亦可；c、檔案的使用：1.是為日常采購工作的證據(jù)；.是作為半年合格供方業(yè)績動態(tài)評審的依據(jù)；.是作為監(jiān)督管理的證明。4.1B記錄a、合格供應(yīng)商（廠家）檔案5）倉庫物資的出、入庫流

16、程：物品入庫有關(guān)流程：入庫前，庫管員認(rèn)真清點(diǎn)所要入庫物品的數(shù)量，并檢查好物品的規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、 品種準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在接收單上簽字。10物品進(jìn)庫根據(jù)入庫憑證，現(xiàn)場交接接收，必須按所購物品條款內(nèi)容、物品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物品進(jìn)行 檢查驗(yàn)收，做好入庫登記。物品驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)入庫。物品入庫，要按照不同的材質(zhì)、規(guī)格、功能和要求，分類、分別儲存。物品數(shù)量準(zhǔn)確、價(jià)格不串。做到帳、卡、物、金相符合。易燃、易爆，易感染、易腐蝕的物資要隔離或單獨(dú)存放，并定期檢查。精密、易碎及貴重物資要輕拿輕放.嚴(yán)禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存。保持倉庫室內(nèi)整潔。物品出庫有關(guān)流程：物品出庫，庫管員要

17、做好記錄，領(lǐng)用人簽字，并且要經(jīng)理的簽字許可才能領(lǐng)物資出庫。物品出庫實(shí)行“先進(jìn)先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，易變 質(zhì)的先出。本著“厲行節(jié)約，杜絕浪費(fèi)”的原則發(fā)放物品，做到專物專用。對于相關(guān)部門專用物品的領(lǐng)用必須要有總經(jīng)理、使用部門負(fù)責(zé)人簽字方可領(lǐng)取。領(lǐng)用人不得進(jìn)入庫房，防止出現(xiàn)差錯。庫管員要做好出庫登記，并定期向經(jīng)理做出入庫報(bào)告。對于不能辦理正常出庫手續(xù)的，需填寫借貨申請表。由借貨人申請人填寫，寫清借貨型號，存貨 編碼、借貨時(shí)間、歸還時(shí)間、借貨原因、報(bào)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由商務(wù)部存檔。對于超過歸 還時(shí)間的貨物，商務(wù)部將辦理銷售出庫。由于項(xiàng)目需要，從倉庫申請

18、樣品做測試的貨物，如在測試過程中，出現(xiàn)報(bào)廢。由申請人填寫物品 報(bào)廢申請單，報(bào)廢申請單由倉庫歸檔。5.2B記錄a、附件三、借貨申請單b、附件十物品報(bào)廢申請單四、本文件以試行方式發(fā)放，最終解釋權(quán)歸工程服務(wù)事業(yè)部所有。11附件1:江西聯(lián)創(chuàng)光電工程服務(wù)事業(yè)部采購合同審查批準(zhǔn)表采購合同編號:供貨商名稱：產(chǎn)品（承攬）單價(jià)/合同總額：元（人民幣：元整）。采購產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、參數(shù)：付款方式：質(zhì)保時(shí)間：合同擬草人：業(yè)務(wù)人員意見（負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品數(shù)量、價(jià)格型號和參數(shù)的確認(rèn)）：工程技術(shù)部：商務(wù)部：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：公司總經(jīng)理意見：采購合同見附件12附件2：江西聯(lián)創(chuàng)光電工程服務(wù)事業(yè)部用戶收貨確認(rèn)單收貨單位名稱:序號設(shè)備名稱設(shè)備型號單位到貨數(shù)量備注驗(yàn)收：收貨后請貝單位及時(shí)驗(yàn)收，如有問題，請?jiān)? 日內(nèi)提出異議，過期視為貨物合格。本收貨確認(rèn)單一 式貳份，供貨單位和收貨單位各留壹份。請貝單位在收到貨物驗(yàn)收后簽字蓋章：供貨單位名稱：江西聯(lián)創(chuàng)照明信息科技有限公司地址：江西省南昌市京東大道168號本單貨物發(fā)付人：發(fā)貨時(shí)間： 年 月 日13附件3：江西聯(lián)創(chuàng)光電工程服務(wù)事業(yè)部倉庫借貨申請單部門借貨人借貨時(shí)間預(yù)計(jì)歸還時(shí)間序號貨物編碼貨物名稱規(guī)格型號配置單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)1234總計(jì)借貨原因：分管領(lǐng)導(dǎo)：部門負(fù)責(zé)人：商務(wù)部:14附件4：江西聯(lián)創(chuàng)光電工程服務(wù)事業(yè)部業(yè)務(wù)