會計的數(shù)字化之路-微軟的會計核算革新

1、 PAGE PAGE 9就在5年前，微軟公司每月結(jié)賬還需要兩周時間，而現(xiàn)在卻只要4天，而且財務(wù)部門認為不久就可以做到隨時結(jié)賬，并保證每天得到準確而及時的信息；就在不久前，公司還打印和分發(fā)35萬份書面管理報告，而現(xiàn)在，再也不用書面報告了。所有那些信息不僅可以從網(wǎng)上獲得，而且使用者可以根據(jù)需要對信息進行加工，以增加這些數(shù)字的意義。另外，他們還可以查閱幾乎每個數(shù)字的原始資料。微軟是如何實施這些變化的?這些變化又是如何公司和公司財務(wù)部門的呢?微軟為實現(xiàn)上述目標所使用的全部技術(shù)，任何組織，不論其規(guī)模有多大，都能夠獲得。技術(shù)的使用使得財務(wù)人員的作用發(fā)生了根本性的變化-從信息記錄者和處理者成為決策人員，從而

2、變得對企業(yè)的成功尤為重要。這些變化發(fā)生在大約10年前，當(dāng)時個人電腦開始取代大型機。個人終端機突然以合理的價格投放市場，而且計算能力很大，從而使得計算機成為一種基本的商業(yè)工具。它簡化了手工過程，能夠管理數(shù)據(jù)和交換知識。而且，當(dāng)個人電腦與企業(yè)連接在一起的時候，這一便成為一項革新，完全改變了商業(yè)的環(huán)境和財務(wù)專業(yè)人員的作用。加上因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，以及我們擁有全球化的通訊媒體，使得數(shù)據(jù)幾乎可以立即在全世界傳送。突然，公司的價值不僅取決于有形資產(chǎn)，而且取決于收集和使用信息的能力。工商界繼續(xù)面臨由于計算機的普及而引起的其他變革。銷售渠道的不斷增加，使得許多公司增加其產(chǎn)品和服務(wù)品種，從而使得獲取收入、費用和其

3、他財務(wù)資料變得更加復(fù)雜。同時，許多公司發(fā)現(xiàn)，要保持競爭力，就必須改變其基本業(yè)務(wù)模式，以適應(yīng)不斷變化的市場的需要。挑戰(zhàn)上述情況要求財務(wù)人員跟上這些變化，并提供能夠快捷簡便地取得和進行的準確而及時的財務(wù)信息。數(shù)字技術(shù)在為收集信息和傳送信息提供方便的同時，也使數(shù)據(jù)無限的擴散。財務(wù)數(shù)據(jù)以增加公司真正價值的方式進行過濾、整理、編輯、分析和傳送，已經(jīng)成為財務(wù)人員望而生畏的任務(wù)。在微軟，54個財務(wù)小組負責(zé)為全球85個分支機構(gòu)提供財務(wù)支持，我們一直在拼命迎接挑戰(zhàn)。我們的解決辦法是我們稱之為財務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的東西。這是一個以因特網(wǎng)為基礎(chǔ)的環(huán)境，它把公司的各個財務(wù)小組連成一個單一、一致的系統(tǒng)，讓員工可以隨時通過因

4、特網(wǎng)獲取信息和財務(wù)報告。這個系統(tǒng)名叫FinWeb，是財務(wù)信息網(wǎng)的簡稱，始建于1995年。它是公司為了建立更大的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的產(chǎn)物。通過連接網(wǎng)內(nèi)各站點的財務(wù)信息網(wǎng)，我們的員工可以提交差旅費報告并得到報銷，采購貨物和服務(wù)，甚至轉(zhuǎn)移資本資產(chǎn)這一切都是通過個人終端機實現(xiàn)的。我們已經(jīng)減少了打印工作、交易時間以及出版和分發(fā)的成本。更重要的是，我們可以讓任何需要財務(wù)信息用于決策的員工獲得每天更新過的詳細報告。我們的財務(wù)系統(tǒng)讓人們可以從多重信息中很快地得到答案，而不要求他們具有電腦編程技能。這樣，我們就能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)部門追求的目標：具有為企業(yè)的戰(zhàn)略增加價值的能力，但處理交易所花的時間卻減少了。將數(shù)據(jù)儲存于庫房我

5、們現(xiàn)在使用的系統(tǒng)與我1993年加入微軟擔(dān)任財務(wù)經(jīng)理時所用的系統(tǒng)有天壤之別。那時，我們沒有內(nèi)網(wǎng)，沒有供財務(wù)信息進行發(fā)送的中央的、直接的獲取處。30多個不同的總分類賬分散在世界各地，用數(shù)據(jù)設(shè)備VAX系統(tǒng)進行合并。月末結(jié)賬時，我通常每天會收到一大堆報告，然后用整周時間將那些數(shù)字敲進電子數(shù)據(jù)表。我們花去大量的時間和金錢去復(fù)印和校對報告，然后通過郵寄、特快專遞和傳真把他們發(fā)到世界各地。解決這個的關(guān)鍵是在微軟存取數(shù)據(jù)庫中抽出重要的總分類賬來建立數(shù)據(jù)庫房。將這些數(shù)據(jù)與微軟EXCEL相連以建立標準的管理報告是比較容易的。隨著主要數(shù)據(jù)得以更新，標準報告便會自動修改以反映最新的狀況。這些電子文件儲存于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)

6、器上，任何人只要有密碼就可以取讀。我們花了4個月的時間建立起這套系統(tǒng)。一切準備就緒后，我通過電子郵件告訴大家如何找到電子報告，并宣告打印管理報告的一去不復(fù)返了。電子郵件發(fā)出不到5分鐘，一位高級主管沖進我的辦公室，說電子報告毫無價值。他反映的問題來源于由隱藏的8個字符組成的電子數(shù)據(jù)表名稱：你打開一個名稱為eu_ww.xls的文件時，本來要看客戶的單位損益數(shù)據(jù)表，結(jié)果得到的卻是歐洲的單位數(shù)據(jù)表。如果不打開看，根本就沒法得知。那時候，我們剛開始因特網(wǎng)。我們知道我們能夠建立一張基本貌似網(wǎng)頁的EXCEL表，內(nèi)含一張損益表清單，并分別以簡單、清楚的名稱和圖片加以區(qū)別。在每個名稱下方，有一個宏指令，指向網(wǎng)絡(luò)

7、上的具體電子數(shù)據(jù)表。我們發(fā)出這張EXCEL表時，基本上等于首次在微軟提出了建立公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的申請。雖然我們已經(jīng)向前邁進了一大步，但仍有很長的路要走。例如，我們?nèi)员Ａ?0多個傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(那些原始總分類賬)和包括多種科目表和其他不一致的數(shù)據(jù)分類(用于對信息進行分類和命名的規(guī)定)的系統(tǒng)。盡管我們簡化了分銷過程，但仍不可能看到原始資料。因此，我們于1995年決定購買SAPR/3軟件作為我們的核心體系。實施這套財務(wù)軟件花了大約7個月的時間。這套系統(tǒng)使我們在整個組織內(nèi)有了一個統(tǒng)一的科目表和對信息的一致看法。另外，由于廢除了多種會計制度，使得輔助成本大大降低。在上述基礎(chǔ)上，我們進一步開發(fā)了一些以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)

8、的軟件，來自動處理一些日常工作，如行政采購、員工費用報銷、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和日記賬分錄過賬等，然后將所有交易直接記入SAPR/3系統(tǒng)。這些過程的自動化使得我們降低某些交易的成本達90%。這套系統(tǒng)建立后，使得每筆交易都從微軟內(nèi)網(wǎng)的某個網(wǎng)站自動流向SAP系統(tǒng)，并于每天經(jīng)篩選整理后進入幾個以標準詢問語言(SQL)服務(wù)器為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，然后進而編制標準報告。結(jié)果，經(jīng)授權(quán)的用戶可以通過個人終端機看到標準化的按產(chǎn)品和地區(qū)分類綜合銷售收入的合并收入報告，然后通過數(shù)據(jù)庫可查閱局部數(shù)字。更重要的是，這套系統(tǒng)使用戶能夠根據(jù)需要取讀報告，并回答幾乎任何財務(wù)方面的問題。尋找答案我是這樣使用財務(wù)資料網(wǎng)的：每周，我會收到一個電子

9、郵件信息，這個信息包括與一個標準EXCEL格式報告的連接，而這份報告按地區(qū)和產(chǎn)品反映每月、每季、每年的實際和預(yù)算收入數(shù)字。有一份報告是12月25日編制的，它含蓋了當(dāng)月的前3個星期。由于報告接近月底，也是該考慮結(jié)賬的時候了，這時對財務(wù)狀況進行評估比較合適。有了這么新的資料，我就能夠預(yù)測趨勢，并經(jīng)常有足夠的時間采取對策。我注意到我們離當(dāng)月預(yù)算還有點差距，但我并不擔(dān)心，因為我們還有一個月的時間。另外，原始設(shè)備制造廠(OEM)的數(shù)字也落后于預(yù)算，但我知道，OEM的許多收入已經(jīng)于本月的上周發(fā)出賬單，因此我對此也不擔(dān)心。往下看，我可以按產(chǎn)品看收入。我注意到，微軟OFFICE系統(tǒng)的收入超出了計劃。再往下看，

10、我發(fā)現(xiàn)WINNT操作系統(tǒng)稍稍落后于計劃，而WIN98操作系統(tǒng)則差得更遠。業(yè)績遠遠超出計劃的事實說明，快要進入圣誕節(jié)銷售旺季了。順藤摸瓜接著，我開始查看各個數(shù)字的來源。由于該系統(tǒng)了EXCEL的軸心表軟件，因此我可以對數(shù)據(jù)表進行重新排列，以顯示我感興趣的細節(jié)。軸心表軟件是財務(wù)資料網(wǎng)的重要部分，能為在我便攜電腦中的電子數(shù)據(jù)表與在數(shù)據(jù)儲存庫里的所有信息之間的連接提供方便。軸心表軟件讓我隨心所欲地編制電子數(shù)據(jù)表，只要移動上下各行和左右各欄并確定相關(guān)項目的數(shù)據(jù)。就財務(wù)資料網(wǎng)而言，我們已經(jīng)創(chuàng)建了格式化的軸心表軟件，有各種項目組合供用戶選擇。使用軸心表軟件，我選擇歐洲(美元數(shù))和“全部”看大多數(shù)項目的情況。我

11、發(fā)現(xiàn)，OFFICESTANDARD系統(tǒng)提前完成了計劃，而OFFICEPROFESSIONAL系統(tǒng)超出預(yù)算不多。一周后，OFFICE系統(tǒng)在歐洲的銷售額大大超出了計劃。我繼續(xù)重新排列數(shù)據(jù)，以找出歐洲業(yè)績?nèi)绱酥玫脑?。例如，有一張包括各國銷售收入的新軸心表顯示，丹麥的銷售收入幾乎比計劃翻了一倍。如果我以其他方式重新組合數(shù)據(jù)，我會發(fā)現(xiàn)收入的大部分來自O(shè)FFICE系統(tǒng)的銷售。為了作進一步的，我們使用了一個內(nèi)部開發(fā)的名叫MSREPORTS的應(yīng)用軟件。這個軟件使我們能夠針對數(shù)據(jù)儲存庫的主要數(shù)據(jù)提出常見。MSREPORTS系統(tǒng)的界面用通俗的顯示可查看的項目。一旦樣本圖(TEMPLATE)顯示了我感興趣的項目

12、，MSREPORTS會自動將其轉(zhuǎn)化為標準詢問語言(SQL)，對有關(guān)數(shù)據(jù)進行詢問，并將結(jié)果寫入標準的EXCEL報告。因此，如果我想弄清為什么OFFICE在丹麥賣得這么好，我可以查看顧客部門編制的MS報告和數(shù)字。經(jīng)過詢問并查看OFFICE的銷售收入，我發(fā)現(xiàn)主要原因是允許將OFFICE賣給公司顧客。我只用了2分鐘列出問題，而不到1分鐘就得到了答案。有了這些工具，我不僅能夠便捷地查到最新的收入數(shù)字，而且能進行復(fù)雜的分析以幫助我了解各項數(shù)據(jù)的來龍去脈。而我做這一切并不需要掌握用于查詢SQL數(shù)據(jù)庫的程序編制語言。所有這些運轉(zhuǎn)得如此完美的一個原因是，我們已經(jīng)能夠確保進入該系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)是用同樣的出來的。例如

13、，我們要確保，在將丹麥的OFFICE銷售收入與日本的銷售收入進行比較時，有關(guān)數(shù)字的含義是一樣的。差旅費和招待費以及記錄在SAP數(shù)據(jù)庫的各項交易都必須具有相同的含義。一個事業(yè)部登錄的每個數(shù)字必須與所有其他事業(yè)部登錄的相應(yīng)數(shù)字具有可比性。實現(xiàn)全公司統(tǒng)一的關(guān)鍵是一個名叫微軟政策(MAP)的站點。MAP包括我們采用的所有500條左右的會計政策，它幫助我們確保全公司內(nèi)的各項數(shù)據(jù)符合統(tǒng)一的政策和分類。由于很容易查看和更新，而且資料總是最新的，因此MAP是公布各類政策和程序的理想地方。FinWeb并不只是查閱和分析公司財務(wù)數(shù)據(jù)的工具，它還是每項交易的進入點。FinWeb的網(wǎng)址包括：“MS費用”網(wǎng)址(它可以讓

14、公司員工提交費用報告并很快得到報銷)，“MS發(fā)票”網(wǎng)址(它可以讓公司的經(jīng)銷商提交電子發(fā)票)，以及“MS市場”網(wǎng)址(內(nèi)部采購時使用)。FinWeb還有一個特點是職位圖(HEADTRAX)，它顯示了公司職務(wù)結(jié)構(gòu)，使得管理人員能夠知道他們小組哪個位置空缺，哪個位置已滿。職位圖使得管理人員在所管轄的部門進行人員調(diào)動。例如，利用職位圖，我可以將某個員工調(diào)到另一個小組，或提升某人直接對我負責(zé)。假如我遵守了所有的標準會計和行政管理政策，我就可以用幾秒鐘的時間在計算機上采取上述行動，而無需打印任何書面報告。當(dāng)然，你只有得到適當(dāng)批準和許可后才能接觸這一機密信息。另外，像所有其他FinWeb交易一樣，我作出的任何

15、變化會立即進入SAP數(shù)據(jù)庫，并在24小時內(nèi)經(jīng)整理儲存到一個數(shù)據(jù)庫房。這個數(shù)據(jù)庫房是公司信息庫的一部分，對公司所有員工開放。實施步驟實施這一系統(tǒng)最關(guān)鍵的前提條件是什么?可分為兩類：技術(shù)方面和文化方面。對大多數(shù)財務(wù)專業(yè)人員來說，技術(shù)方面的挑戰(zhàn)可能聽起來很可怕，但他們非常坦率。要建立一個財務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)，公司必須擁有健全的計算機系統(tǒng)，使所有的計算機能夠共用一套操作系統(tǒng)，并通過一個可靠的網(wǎng)絡(luò)相互連接。而建立這樣一個系統(tǒng)最重要的因素是文化方面。在許多組織，信息技術(shù)人員精通技術(shù)，但不了解商業(yè)。同樣，財務(wù)人員熟悉商業(yè)，但可能不了解技術(shù)。要建立一個我們適用的系統(tǒng)，就要求技術(shù)人員和財務(wù)人員通力合作。另一個重要的文化因素是執(zhí)行委員會。拋棄舊體制而實施新制度時總是會產(chǎn)生一定程度的不適應(yīng)。實施建立財務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)所要求的變化程度，需要執(zhí)行委員會的明確指令和支持。如果某公司的首席執(zhí)行官不使用電腦，恐怕該公司不應(yīng)該考慮建立這個系統(tǒng)。同時，還需要一定的耐心。建立財務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)是一個漸進的過程，包括消除紙介報告，增加網(wǎng)絡(luò)界面，實施財務(wù)軟件。而這一過程從一開始就必須建立一個目標：信息在你指尖。慢慢地，能夠做到哪一步就更加清楚了。以前，我們對把結(jié)賬時間從2周減少到4天就感到滿意，而現(xiàn)在，我們正在努力實現(xiàn)隨時結(jié)賬的目標。到那時，信息在當(dāng)月的每一天都