高級辦公自動化1-3

辦公自動化1第二二章辦公中的的文字處處理2本章內(nèi)容容介紹本章首先先介紹了了文字處處理的基基本知識識；然后后通過一一個簡單單的例，，講解了了簡單文文檔的處處理流程程，包括括文本錄錄入、內(nèi)內(nèi)容編輯輯、格式式排版、、頁面設設置、打打印預覽覽以及打打印輸出出等；最最后介紹紹了公文文處理的的基本規(guī)規(guī)范及利利用公文文向?qū)е浦谱鞴奈牡姆椒ǚā?本章主要要知識點點文字處理理工作流流程文檔的錄錄入與編編排文檔的頁頁面設置置文檔的打打印操作作公文的處處理規(guī)范范利用向?qū)е谱鞴?2.1文文字處理理軟件及及其操作作流程2.1..1文文字處處理軟件件及其功功能文件存儲儲內(nèi)容編輯輯簡單排版版輸入校驗驗輸出提供輸入入／輸出出接口對象的嵌嵌入與鏈鏈接52.1..2文文字處處理的操操作流程程流程中各各個步驟驟的含義義如下：：1．文字字錄入：包括文字字錄入、、符號錄錄入以及及圖片、、聲音等等多媒體體對象采采集、導導入。2．文本本編輯：：包括選選取、復復制、移移動、修修改、刪刪除、查查找、替替換、定定位、校校對等。。3．格式式排版：：包括字字體、段段落排版版，分頁頁、分節(jié)節(jié)、分欄欄排版，，邊框、、底紋設設置等。。64．頁面面設置：：包括紙紙張設置置、邊界界設置、、裝訂線線設置、、頁面頁頁腳設置置等。5．打印印預覽：：就是在在實際打打印前先先在屏幕幕上模擬擬顯示文文檔的打打印效果果。6．打印印輸出：：包括打打印機選選擇、打打印范圍圍確定、、打印份份數(shù)設置置、縮放放打印設設置等。。72.2簡簡單文檔檔處理本節(jié)講解解簡單文文檔的處處理過程程，主要要目的是是對辦公公文檔的的處理流流程有個個全面的的認識。。82.2..1啟啟動Word并作相相關設置置1．啟動動Word軟件件首先通過過單擊““開始””|“程程序”||“MicrosoftWord”（具具體名稱稱、位置置可能因因機器而而異），，啟動Word軟件。。啟動后后的默認認界面如如下圖所所示，它它同時打打開一個個空白文文檔。2．工具具欄的設設置（1）工工具欄簡簡介在Word的默默認界面面上，通通常只存存在“常常用”和和“格式式”兩個個工具欄欄，如圖圖所示；；在工具具欄的右右端往往往還存在在折疊按按鈕，折折疊按鈕鈕上的雙雙箭頭表表示還有有折疊的的工具按按鈕沒有有顯示出出來，單單擊該按按鈕可以以看到折折疊起來來的工具具按鈕。。常用工具欄折疊按鈕格式工具欄9在Word的使使用過程程中，各各種工具具欄上的的工具按按鈕會根根據(jù)用戶戶的使使用頻率率出現(xiàn)或或者不出出現(xiàn)在默默認界面面上，這這體現(xiàn)了了工具欄欄的自適適應性。。（2）將將并列的的“常用用”工具具欄與““格式””工具欄欄分開在Word的默默認界面面上，““常用””和“格格式”兩兩個工具具欄并排排在一行行，這使使得許多多工具按按鈕不能能顯示出出來，這這對于初初學者往往往感覺覺無所適適從。下下面介紹紹兩種將將二者分分開，各各自占據(jù)據(jù)一行的的方法。。方法一：：利用““自定義義”命令令法操作時，，單擊““工具””|“自自定義””命令，，彈出““自定義義”對話話框，在在“選項項”選項項卡中選選上“分分兩排顯顯示‘常常用’工工具欄和和‘格式式’工具具欄”復復選框。。單擊““關閉””按鈕。。使得常常用工具具欄和格格式工具具欄在兩兩行并列列顯示。。10第二種方方法：拖拖動“移移動控點點”法將鼠標移移動到所所示工工具欄的的“移動動控點””上，當當光標呈呈現(xiàn)帶箭箭頭的““十”字字形狀時時，拖動動鼠標使使之與其其他工具具欄上下下排列。?！俺Ｓ谩薄惫ぞ邫跈谂c“格格式”工工具欄上上下排列列成兩行行后，工工具欄上上常用的的所有工工具按鈕鈕將全部部顯示出出來，便便于使用用者查找找、使用用。此外，還還可通過過“工具具欄選項項”按鈕鈕(工具具欄右側側)進行行設置。。112.2..2文文字和和符號的的錄入1．選擇擇漢字輸輸入方法法可以利用用鼠標單單擊任務務欄上的的“輸入入法指示示器”En（或或CH））圖標，，從彈出出的菜單單中選取取漢字輸輸入方法法；也可可以按鍵鍵盤上的的Ctrl+Space組合合鍵，在在英文輸輸入方法法和默認認的中文文輸入方方法之間間切換，，按鍵盤盤上的Ctrl+Shift組合鍵鍵，可以以在各種種漢字輸輸入方法法之間切切換。122．文本本內(nèi)容的的輸入在錄入過過程中，，原則上上應進行行單純錄錄入，然然后再進進行編輯輯排版。。單純錄錄入的原原則是：：（1）不不要用空空格鍵進進行字間間距的調(diào)調(diào)整以及及標題居居中、段段落首行行縮進的的設置。。（2）不不要用回回車鍵進進行段落落間距的的排版，，當一個個段落結結束時，，才按回回車鍵。。（3）不不要用連連續(xù)按回回車鍵產(chǎn)產(chǎn)生空行行的方法法進行內(nèi)內(nèi)容分頁頁的設置置。同時，輸輸入文本本時還需需要注意意：輸入入文本有有插入和和改寫兩兩種狀態(tài)態(tài)，要根根據(jù)需要要進行選選取，在在兩種狀狀態(tài)之間間進行切切換可以以按Insert鍵，，或者用用鼠標雙雙擊狀態(tài)態(tài)欄上的的改寫標標志。133．特殊殊符號的的錄入文檔中除除了文字字外，有有時還需需要輸入入一些符符號（例例如：♂♂、※、、◎、№№、§等等）。符號的輸輸入方法法主要有有四種：：（1）菜菜單法：通過““插入””|““符號””（“特特殊符號號”）輸輸入。（2）工工具欄法法：將“符號號欄”工工具欄顯顯示在界界面上，，利用按按鈕輸入入。（3）軟軟鍵盤法法：利用右鍵鍵單擊輸輸入方法法狀態(tài)欄欄最右邊邊的“軟軟鍵盤””按鈕，，從彈出出的供選選鍵盤中中（13種）選選“特殊殊符號””、“標標點符號號”或其其他符號號鍵盤，，利用按按鍵輸入入。（4）鍵鍵盤法：對于特殊殊符號，，必須采采用上述述方法來來進行輸輸入；而而對于常常用的標標點符號號，除了了采用上上述方法法外，還還可以充充分利用用鍵盤來來進行快快速錄入入。4．文檔檔錄入后后的聯(lián)機機校對142.2..3文文檔內(nèi)內(nèi)容的編編輯保存存1．光標標定位光標定位位是將插插入點放放到文本本中適當當位置，，它是進進行文字字編輯和和排版操操作的基基礎。操操作時，，移動鼠鼠標指針針將插入入點移動動到光標標要定位位位置，，然后單單擊鼠標標即可。。2．選定定文本（1）選選擇內(nèi)容容較少并并且不是是整段的的選?。?）選選擇內(nèi)容容多但不不是全文文時的選選?。?）使使用看不不見的選選擇欄15（4）利利用快捷捷鍵操作作選取選取對象象時，可可以適當當使用以以下幾個個常見的的快捷操操作方法法。選擇全部部文檔：：Ctrl++A、Ctrl+單單擊選擇擇欄、三三擊選擇擇欄選擇整段段：在段段落中三三擊所選選段落、、雙擊所所選段落落選擇欄欄選擇矩形形文本塊塊：Alt++移動鼠鼠標選擇一行行：單擊擊該行選選擇欄(5)選選定的簡簡化只要是光光標所在在的段落落，即可可對其進進行段落落格式的的設置163．修改改文本操作者在在需要修修改文檔檔內(nèi)容時時，應該該首先選選取出錯錯內(nèi)容的的文本，，然后直直接輸入入新的文文本，這這樣既可可以刪除除所選文文本，又又在所選選文本處處插入新新的內(nèi)容容。4．復制制、移動動、刪除除文本首先必須須選擇所所要操作作的文本本，然后后才能進進行復制制、移動動、刪除除操作。。操作方方法有：：（1）利利用快捷捷鍵（““編輯””菜單相相應操作作后的組組合鍵））（2）菜菜單方法法（3）工工具欄按按鈕方法法（4）鼠鼠標拖動動方法5．“選選擇性””粘貼的的作用粘貼”是是將復制制或剪切切的內(nèi)容容原封不不動地放放置到目目標位置置，但是是有時若若只想要要其中的的文字，，而不要要其格式式，這個個時候就就可以使使用“編編輯”菜菜單中的的“選擇擇性粘貼貼”。176．撤消消和恢復復操作在對文檔檔進行編編輯的過過程中，，Word會會自動動記錄最最近的一一些操作作，用戶戶可以選選擇撤消消一些錯錯誤操作作。另外外，如果果又要取取消撤消消這個操操作，也也可以用用恢復操操作來達達到目的的。撤消操作作的方法法是：選選擇“編編輯”||“撤消消”命令令，或者者單擊常常用工具具欄上的的“撤消消”按鈕鈕或使用用快捷鍵鍵Ctrl+Z。恢復操作作的方法法是：選選擇“編編輯”||“恢復復”命令令，或者者單擊常常用工具具欄上的的“恢復復”按鈕鈕或使用用快捷鍵鍵Ctrl+Y或者單單獨按F4。182.2..4字字體與與段落格格式排版版文檔中字字體和段段落格式式排版的的基本設設置通過過格式工工具欄就就可實現(xiàn)現(xiàn)，復雜雜設置分分別通過過“格式式”菜單單下的““字體””、“段段落”命命令進行行操作。。另外，當當一篇文文章中某某一些字字體和段段落的格格式相同同時，為為提高排排版效率率而又能能達到風風格一致致的效果果，可以以通過使使用“格格式刷””按鈕來來實現(xiàn)格格式的復復制（單單擊可使使用一次次、雙擊擊可多次次使用））192.2..5文文檔的的頁面設設置單擊“文文件”||“頁面面設置””命令，，可以打打開“頁頁面設置置”對話話框,可可以設置置以下步步驟：說說明：：雙擊標標尺，也也可以快快速而方方便打開開“頁面面設置””對話框框

1．．設置紙紙張大小小和方向向“紙張””選項卡卡主要包包括紙張張大小和和紙張來來源，其其中“紙紙張大小小”列表表列出了了默認打打印機支支持的紙紙張的型型號、尺尺寸，它它的下面面表示了了相應紙紙的寬度度和高度度；如果果在列表表中選擇擇“自定定義大小小”，就就可以通通過設置置寬度和和高度來來定義紙紙張的大大小?！啊凹垙垇韥碓础币灰话氵x擇擇默認設設置即可可。202．調(diào)調(diào)整頁邊邊距頁邊距是是指可編編輯區(qū)域域與紙張張邊界的的距離，，根據(jù)不不同紙張張定義不不同的頁頁邊距，，可以使使打印出出來的文文檔更加加美觀。?！绊撨呥吘唷边x選項卡，，在其中中可以選選擇文本本距紙邊邊的上、、下、左左、右的的距離，，以及裝裝訂線的的位置和和寬度，，紙張的的打印方方向等。。對于這這些設置置，在預預覽框中中可以看看到效果果。3．設置置頁眉、、頁腳不不同以及及垂直對對齊方式式選擇“版版式”選選項卡，，在其中中可以進進行如下下操作：：選擇““奇偶頁頁不同””或者““首頁不不同”，，可以對對首頁或或奇偶頁頁設置不不同的頁頁眉頁腳腳；“垂垂直對齊齊方式””中選擇擇“頂端端”、““靠上””或“居居中”，，可以設設置一頁頁中文字字內(nèi)容在在垂直方方向的不不同對齊齊方式；；在頁眉眉、頁腳腳列表框框中輸入入或選取取數(shù)字，，可以設設置頁眉眉、頁腳腳至頁邊邊界的距距離。214．確定定每頁中中的行數(shù)數(shù)和每行行的字符符數(shù)選擇“文文檔網(wǎng)格格”選選項卡，，在其中中可以設設置文字字排列的的方向，，文檔內(nèi)內(nèi)容文字字分欄的的數(shù)目以以及文檔檔中每頁頁的行數(shù)數(shù)、每行行的字符符數(shù)（這這兩個值值與紙張張的大小小、頁邊邊框的寬寬度、字字體的大大小、排排列方式式都有關關）。22特殊情況況下的頁頁眉和頁頁碼的設設置奇數(shù)頁頁頁眉（論論文題目目和頁碼碼）和偶偶數(shù)頁頁頁眉（頁頁碼和論論文的任任務類型型）不相相同時的的設置（（下圖所所示）：：頁碼設置置：“插插入”－－“頁碼碼”頁眉設置置：“視視圖”－－“頁眉眉和頁腳腳”奇偶頁頁頁眉不同同：“文文件”－－“頁頁面設置置”－““版式””－“頁頁眉頁腳腳”區(qū)域域的“奇偶頁不不同”選定封面及目目錄沒有有頁眉頁頁碼：““頁面設設置”－－“版式式”－““頁眉頁頁腳”區(qū)區(qū)域的““首頁不同同”選定2324頁眉和頁頁碼的設設置252.2..6打打印效效果的預預覽（1）單單擊工具具欄中的的“打印印預覽””按鈕，，或者單單擊“文文件”||“打印印預覽””項，屏屏幕立即即出現(xiàn)打打印預覽覽窗口，，（2）打打印預覽覽窗口中中有一個個工具欄欄，可進進行打印印相關屬屬性設置置（3）當當內(nèi)容沒沒有全部部顯示完完時，可可單擊窗窗口右側側滾動條條上顯示示位置標標識的上上、下空空白處或或下邊的的上、下下三角按按鈕繼續(xù)續(xù)預覽下下面的內(nèi)內(nèi)容（4）單單擊“關關閉”按按鈕，即即可返回回到編輯輯窗口界界面262.2..7文文檔的的打印輸輸出及網(wǎng)網(wǎng)上發(fā)布布1．打印印操作的的基本步步驟工具欄中中的打印印按鈕只只按默認認設置打打印，快快速簡單單。“文件””-“打打印(P)…””2．打印印操作的的其他方方式在“打開開”對話話框中可可選中多多個文件件，在其其右鍵菜菜單選““打印””，即可可對選中中文件進進行打印印3.網(wǎng)上上發(fā)布需需將Word文文檔存成成“Web頁””格式的的“.html文件（（網(wǎng)頁））?！拔奈募?-“另存存為”--“文件件類型””27打印及其其屬性設設置圖282.2..8文文檔的的保存和和保護1、多個個文檔的的保存打開了多多個文檔檔以后，，如果逐逐個地進進行保存存或者關關閉太繁繁瑣，這這時，可可以按住住“Shift”鍵后后再打開開“文件件”菜單單，原來來的“保保存”變變?yōu)榱恕啊叭勘１４妗?，，用此命命令可以以同時保保存所有有當前打打開的文文檔。自動保存存文檔選擇“工工具”||“選項項”命令令，打開開“選項項”對話話框，在在“保存存”選項項卡中，，進行相相應的設設置，如如下圖所所示，Word可以按按設定方方式自動動保存文文檔，從從而省去去保存的的操作。。29302、保護文文檔為使文檔檔不被人人任意查查看或修修改，可可以在保保存文檔檔時為文文檔設置置密碼，，這樣，，只有知知道密碼碼才能打打開或修修改文檔檔。(1)選擇“工工具”||“選項項”菜單單，打開開“選項項”對話話框。單擊“安安全性””選項卡卡。在“打開開文件時時的密碼碼”和““修改文文件時的的密碼””文本框框中輸入入密碼，，單擊““確定””，完成成設置。。(2)執(zhí)行“文文件”|“另存為””命令，，打開““另存為為”對話話框，在在對話框框中的““工具””|“安全措施施選項””對話框框中進行行設置。。312.3辦辦公室室文字處處理的基基本規(guī)范范及其公公文向?qū)?(WORD模板板的使用用)2.3..1辦辦公室室文字處處理的基基本規(guī)范范1．公文文種類我國各級級機關正正式發(fā)布布的公文文歸納為為：命令令、議案案、決定定、意見見、公告告與通告告、通知知、通報報、報告告、請示示、批復復、函和和會議紀紀要。此此外，黨黨政機關關和企事事業(yè)單位位在工作作中還經(jīng)經(jīng)常使用用一些其其他文字字材料，，習慣上上稱為機機關常用用公文，，主要有有計劃、、總結、、簡報、、調(diào)查報報告、會會議報告告、記錄錄、大事事記、論論文等。。2．公文文格式所謂公文文格式是是指公文文的組成成項目及及其區(qū)域域劃分、、公文的的書寫、、字體字字號、用用紙規(guī)格格和樣式式。公文文格式是是公文具具有權威威性和約約束力的的具體表表現(xiàn)。公文的組組成項目目分為指指定項目目和選擇擇項目。。公文從外外觀結構構看，一一般由文文頭、正正文、文文尾三部部分組成成。323．公文文用紙公文用紙紙一般為為單頁16開型型（長260毫毫米、寬寬184毫米）），圖文文區(qū)尺寸寸（即版版心）為為：長233毫毫米、寬寬大49毫米。。也可以以采用國國標標準準A4型型（長297毫毫米、寬寬210毫米）），圖文文區(qū)尺寸寸為：長長270毫米、、寬175毫米米。布告告、通告告、公告告的用紙紙視情況況確定。。4．公文文用字字號一般般按發(fā)文文機關標標識、標標題、小小標題、、標識字字符、正正文及注注釋說明明文字等等順序從從大到小小選用。。發(fā)文機關關標識，，推薦使使用高22毫米米、寬15毫米米黑變體體字或初初號宋體體字。聯(lián)合行文文，推薦薦用小初初號字。。公文標題題、小標標題，分分別推薦薦使用二二號、三三號宋體體字。秘密等級級、緊急急程度和和各標記記字符或或其他重重點字句句，推薦薦使用三三號黑體體字。主題詞，，推薦用用三號宋宋體字。。一般公文文正文、、主抄送送機關、、無正文文說明、、附件說說明、發(fā)發(fā)文字號號、成文文日期、、印發(fā)說說明、注注釋、特特殊情況況說明等等，推薦薦用三號號或四號號仿宋體體字。335．公文文書寫文字一律律采用從從左到右右橫排。。在左側側裝訂。。少數(shù)民民族文字字按習慣慣書寫、、排版。。2.3..2利利用公公文向?qū)У氖褂糜?．啟動動Word，單單擊“文文件”||“新建建”命令令，打開開“新建建文檔””任務窗窗格。2．在該該任務窗窗格中，，選擇““本機上上的模板板”命令令，彈出出“模板板”對話話框，3．選擇擇“報告告”選項項卡，單單擊“公公文向?qū)А眻D標標，然后后再單擊擊“確定定”按鈕鈕，出現(xiàn)現(xiàn)“公公文向?qū)А睂υ捲捒?，選選擇公文文格式，，然