內(nèi)部審核知識(shí)課件

標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)教材——質(zhì)量管理體系之內(nèi)部審核知識(shí)培訓(xùn)提綱一、術(shù)語(yǔ)二、審核的類型及原則三、內(nèi)部審核的一般程序1內(nèi)部文件注意保密（一）術(shù)語(yǔ)

1、審核audit

為獲得審核證據(jù)（3.3）并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則（3.2）的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。22、審核準(zhǔn)則auditcriteria一組方針、程序或要求。注：審核準(zhǔn)則是用于與審核證據(jù)進(jìn)行比較的依據(jù)。

43、審核證據(jù)auditevidence能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。注：審核證據(jù)可以是定性的或定量的。54、審核發(fā)現(xiàn)auditfindings

將收集到的審核證據(jù)(3.3)對(duì)照審核準(zhǔn)則(3.2)進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。

注：審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，或指出改進(jìn)的機(jī)會(huì)。6培訓(xùn)提綱一、術(shù)語(yǔ)二、審核的類型及原則三、內(nèi)部審核的一般程序7內(nèi)部文件注意保密a)道德行為：職業(yè)的基礎(chǔ)對(duì)審核而言，誠(chéng)信、正直、保守秘密和謹(jǐn)慎是最基本的原則。b)公正表達(dá)：真實(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)告的義務(wù)審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論和審核報(bào)告真實(shí)和準(zhǔn)確地反映審核活動(dòng)。對(duì)在審核過(guò)程中遇到的重大障礙以及在審核組和受審核方之間沒(méi)有解決分歧的意見(jiàn)予以報(bào)告。

與審核員有關(guān)的原則9與審核有關(guān)的原則a)獨(dú)立性審核的公正性和審核結(jié)論的客觀性的基礎(chǔ)審核員獨(dú)立于受審核的活動(dòng)，并且不帶偏見(jiàn)，沒(méi)有利益上的沖突。審核員在審核過(guò)程中保持客觀的心態(tài)，以保證審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論僅建立在審核證據(jù)的基礎(chǔ)上。b)基于證據(jù)的方法

在一個(gè)系統(tǒng)的審核過(guò)程中，得出可信的和可重現(xiàn)的審核結(jié)論的合理方法審核證據(jù)是可驗(yàn)證的。由于審核是在有限的時(shí)間內(nèi)并在有限的資源條件下進(jìn)行的，因此審核是建立在可得到的信息的樣本的基礎(chǔ)上。抽樣的合理性與審核結(jié)論的可信性密切相關(guān)。11內(nèi)部審核的一般步驟13內(nèi)部文件注意保密14內(nèi)部文件注意保密第一節(jié)：內(nèi)部審核的策劃項(xiàng)目審核方案審核計(jì)劃1.性質(zhì)針對(duì)特定時(shí)間段內(nèi)一個(gè)組織的一組審核，可以有不同目的，一個(gè)組織可制定一個(gè)或多個(gè)審核方案。針對(duì)某次審核，有特定的目的，是審核方案的組成部分2.責(zé)任人最高管理者規(guī)定審核方案管理權(quán)限；審核方案管理者制定、實(shí)施、監(jiān)視、評(píng)審、改進(jìn)審核方案，識(shí)別、提供資源審核方案管理者指定審核組長(zhǎng)，審核組長(zhǎng)對(duì)審核活動(dòng)負(fù)責(zé)3.內(nèi)容一次或多次審核；策劃和組織審核所有活動(dòng)；實(shí)施審核提供資源的所有活動(dòng)；審核方案內(nèi)容可以變化對(duì)一次具體審核活動(dòng)的安排,嚴(yán)格執(zhí)行。4.范圍涉及認(rèn)證范圍在特定時(shí)間段內(nèi)組織的全部：體系，產(chǎn)品和過(guò)程可涉及部分體系，產(chǎn)品和過(guò)程。15內(nèi)部文件注意保密審核方案管理

審核方案管理內(nèi)容：審核方案授權(quán)、制定審核方案、實(shí)施審核方案、審核方案監(jiān)視和評(píng)審、改進(jìn)審核方案；2．審核方案的復(fù)雜程度取決于自身的規(guī)模、性質(zhì)和復(fù)雜程度。3．一個(gè)審核方案可以包括一次或多次審核即可以是一組審核，這些審核可以有不同的目的。4．審核方案可包括聯(lián)合審核，在這種情況下應(yīng)特別關(guān)注職責(zé)分工、附加資源的提供、審核組的能力及適當(dāng)?shù)某绦?，?yīng)在審核開(kāi)始前就達(dá)成一致意見(jiàn)。5．審核方案可包括結(jié)合審核，在這種情況下應(yīng)特別關(guān)注審核組的能力。6.審核方案的建立過(guò)程7.一個(gè)組織可以制定一個(gè)或多個(gè)審核方案。8.

組織的最高管理者對(duì)審核方案的管理進(jìn)行授權(quán)。9.

負(fù)責(zé)管理審核方案的人員應(yīng)進(jìn)行的活動(dòng)：a)制定、實(shí)施、監(jiān)視、評(píng)審和改進(jìn)審核方案；b)識(shí)別并確保提供必要的資源。10.為了保證審核的符合性和有效性，審核方案的全部或部分內(nèi)容需要形成必要的文件。11.審核方案可以是：a)覆蓋組織質(zhì)量管理體系的當(dāng)年的一系列的內(nèi)部審核；b)六個(gè)月內(nèi)對(duì)關(guān)鍵產(chǎn)品的潛在供方的質(zhì)量管理體系的第二方審核；1、審核申請(qǐng)內(nèi)部審核工作一般情況下要提出申請(qǐng)或在月度工作計(jì)劃中確定；申請(qǐng)內(nèi)審的時(shí)應(yīng)避開(kāi)重大活動(dòng)或其他月度重要工作；申請(qǐng)審核時(shí)間一旦確定，一般應(yīng)避免更改。19內(nèi)部文件注意保密2、審核組長(zhǎng)確定審核組長(zhǎng)的確定應(yīng)在提出申請(qǐng)過(guò)程中予以溝通；審核方案管理人員為特定的審核指定審核組長(zhǎng)。審核前將組長(zhǎng)權(quán)限達(dá)成一致。審核組長(zhǎng)必須具備內(nèi)審員資格；審核組長(zhǎng)應(yīng)在內(nèi)部審核計(jì)劃中明確提及；審核組長(zhǎng)應(yīng)能夠：——對(duì)審核進(jìn)行策劃并在審核中有效利用資源；——代表審核組與受審核方進(jìn)行溝通；——組織和指導(dǎo)審核組成員；——為審核員提供指導(dǎo)和指南；——領(lǐng)導(dǎo)審核組得出審核結(jié)論；——預(yù)防和解決沖突；——編制和完成審核報(bào)告。20內(nèi)部文件注意保密4、審核實(shí)施計(jì)劃確定、發(fā)放審核（實(shí)施）計(jì)劃的內(nèi)容包括：審核目的審核準(zhǔn)則審核范圍（部門、過(guò)程、產(chǎn)品、場(chǎng)所）審核的日期和地點(diǎn)：（×月×日～×月×日）審核組組成擬接受審核的具體部門現(xiàn)場(chǎng)審核的預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)各審核范圍擬審核的條款內(nèi)容：--以職責(zé)為主要依據(jù)確定；

--要求熟悉掌握條款22內(nèi)部文件注意保密編制審核計(jì)劃應(yīng)注意的問(wèn)題1、安排好三個(gè)會(huì)議的時(shí)間三個(gè)會(huì)議的時(shí)間一般是：首次會(huì)議30分鐘，審核組內(nèi)部總結(jié)2-3小時(shí)，末次會(huì)議1-1.5小時(shí)2、審核計(jì)劃由審核組長(zhǎng)組織編制，內(nèi)審歸口管理部門負(fù)責(zé)人或管理者代表審核批準(zhǔn)，受審核部門確認(rèn)3、受審核部門在確認(rèn)審核計(jì)劃時(shí)，對(duì)審核組成員、審核日期等可提出調(diào)整要求，審核組在了解情況后，可予以調(diào)整，調(diào)整和更改都要與有關(guān)各方進(jìn)行溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)。23案例練習(xí)一：編制審核計(jì)劃用時(shí)：1小時(shí)根據(jù)******有限公司的資料編制審核計(jì)劃1、審核日期：2005年3月10日~12日2、時(shí)間：上午：8:30~12:00

下午：13:00~17:303、審核組長(zhǎng)：***A

組員：B、C、D4、其他情況見(jiàn)“質(zhì)量職責(zé)分配表”255、內(nèi)審檢查表編制、打印

檢查表：審核員的工作文件，提綱或工具審核策劃的結(jié)果26檢查表的作用1、明確審核的具體內(nèi)容和目標(biāo)，明確審核的方法和樣本要求；2、保持審核目標(biāo)的清晰和明確；3、保持審核內(nèi)容的周密和完整；4、保證審核的程序化、規(guī)范化，減少審核員的偏見(jiàn)和隨意性；5、做為審核實(shí)施的記錄；27檢查表的內(nèi)容明確查什么—列出審核項(xiàng)目和要點(diǎn)，確保審核覆蓋面的完整；

明確怎么查—列出審核步驟和方法，進(jìn)行抽樣量的設(shè)計(jì)。29編制檢查表應(yīng)注意的事項(xiàng)1、以審核準(zhǔn)則為依據(jù)確定審核項(xiàng)目（標(biāo)準(zhǔn)和組織的體系文件等）；2、選擇典型的質(zhì)量問(wèn)題，抓準(zhǔn)重點(diǎn)；3、結(jié)合受審核部門的實(shí)際情況，按過(guò)程方法審；4、注意邏輯順序，明確審核步驟；5、抽樣有代表性，做到分層抽樣和樣本均衡；6、在審核時(shí)間上留有余地；7、內(nèi)容的繁簡(jiǎn)應(yīng)根據(jù)審核員的經(jīng)驗(yàn)決定；30編制檢查表應(yīng)注意的事項(xiàng)（續(xù)）8、檢查表應(yīng)反映過(guò)程方法，體現(xiàn)PDCA循環(huán)，并列出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)條款；9、檢查表中涉及的部門和過(guò)程應(yīng)與審核計(jì)劃中的部門和過(guò)程相對(duì)應(yīng)；10、檢查表編制后，由審核組長(zhǎng)審定確保其覆蓋面，接口的協(xié)調(diào)和審核方法的適當(dāng)31合理抽樣1、明確總體；2、分層；3、抽樣有一定數(shù)量，每層3—12個(gè)樣本；4、適度均衡；5、獨(dú)立抽樣；6、隨機(jī)抽樣；7、覆蓋全部范圍；8、不同類別不能抽樣；9、以事實(shí)為基礎(chǔ)，以準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩；32編制檢查表應(yīng)避免的問(wèn)題將標(biāo)準(zhǔn)中的肯定句原封不動(dòng)變?yōu)橐蓡?wèn)句；只列審核項(xiàng)目，忽視審核方法和抽樣量的設(shè)計(jì)；僅按標(biāo)準(zhǔn)編制檢查表，對(duì)體系文件研究不夠，未結(jié)合受審核方實(shí)際。33運(yùn)用檢查表的注意事項(xiàng)不要把檢查表內(nèi)容透漏給受審核部門，但也不要搞的過(guò)于神秘；靈活應(yīng)用，不要機(jī)械；遇有重大問(wèn)題的線索，可修改和調(diào)整檢查表，但不能隨意修改；34檢查表的使用利用檢查表確保所有方面的要求都己查到；切忌機(jī)械地從檢查表的第一個(gè)問(wèn)題按順序開(kāi)始，應(yīng)該把提問(wèn)、評(píng)價(jià)、記錄結(jié)合起來(lái)，然后利用檢查表確保提出了所有的問(wèn)題并得到答復(fù)；盡可能不要照著事先準(zhǔn)備好的檢查表去一個(gè)個(gè)地宣讀問(wèn)題。實(shí)際上，熟練的審核員的檢查表是記在腦子里的。35內(nèi)部文件注意保密6、審核員熟悉范圍內(nèi)的文件

審核之前審核員應(yīng)熟悉審核范圍內(nèi)的文件要求，為現(xiàn)場(chǎng)審核做好準(zhǔn)備工作。7、審核組長(zhǎng)擬定審核首次會(huì)議發(fā)言材料

發(fā)言材料內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)短，時(shí)間控制在15分鐘左右。8、各部門安排審核期間的工作

部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)審核期間的工作作出具體的部署和安排，確保審核組到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)人員均在現(xiàn)場(chǎng)。36內(nèi)部文件注意保密1、召開(kāi)首次會(huì)議2、與會(huì)人員簽到3、根據(jù)計(jì)劃開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)審核4、審核員做好審核記錄5、審核組每天審核結(jié)束后對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行匯總，開(kāi)具不合格報(bào)告6、現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束召開(kāi)審核組內(nèi)部會(huì)議，統(tǒng)計(jì)、溝通審核結(jié)果，做出審核結(jié)論。7、召開(kāi)末次會(huì)議，宣讀不合格報(bào)告，做出審核結(jié)論第三節(jié)：現(xiàn)場(chǎng)審核37內(nèi)部文件注意保密1、首次會(huì)議●首次會(huì)議的目的

1、介紹審核組成員2、確認(rèn)審核計(jì)劃3、由審核組對(duì)審核活動(dòng)的有關(guān)事項(xiàng)作出說(shuō)明4、澄清受審核部門提出的問(wèn)題38首次會(huì)議要求●由組長(zhǎng)主持●時(shí)間：一般不超過(guò)30分鐘●正規(guī)、守時(shí)、有效、務(wù)實(shí)●可提出適當(dāng)調(diào)整審核計(jì)劃●簽到●記錄392、與會(huì)人員簽到3、根據(jù)計(jì)劃開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)審核收集信息的方法：談：面談查：查閱文件和記錄看：現(xiàn)場(chǎng)觀察記：記錄40內(nèi)部文件注意保密面談提問(wèn)的方式有：——開(kāi)放式提問(wèn)，如：什么？如何？——封閉式提問(wèn)，如：有沒(méi)有？是不是？——澄清式提問(wèn)，如：“你是這樣做的嗎？”以上提問(wèn)技巧由審核員因人、因事、因地制宜地靈活使用。41調(diào)查方法傾聽(tīng)：傾聽(tīng)時(shí)精神要專注，要尊重對(duì)方查閱文件：包括查閱記錄觀察：特別對(duì)設(shè)備/標(biāo)識(shí)/貯存/環(huán)境/操作過(guò)程等，必須要到現(xiàn)場(chǎng)去觀察驗(yàn)證：通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察驗(yàn)證文件的適用性和記錄的真實(shí)性42抽樣

抽樣有一定的風(fēng)險(xiǎn)性和局限性，即：樣本的不合格不一定代表總體都不合格，反之亦然。為此，應(yīng)采取正確的抽樣方法，并保持一定的數(shù)量，確保樣本的代表性和公正性。

43問(wèn)題的種類封閉式的問(wèn)題開(kāi)放式的問(wèn)題跟進(jìn)式的問(wèn)題引導(dǎo)式的問(wèn)題沒(méi)有聲音的問(wèn)題44封閉式的問(wèn)題簡(jiǎn)單答案是/否，有/沒(méi)有可獲得指定的資訊可用以總結(jié)結(jié)論由審核員控制問(wèn)與答帶來(lái)壓力/減輕壓力？45開(kāi)放式的問(wèn)題5W1H怎么樣？HOW給我看…（證據(jù)）什么？WHAT何時(shí)？WHEN誰(shuí)？WHO哪里？WHERE為什么？WHY46開(kāi)放式的問(wèn)題鼓勵(lì)被審核者自由發(fā)言可獲取最大量的資訊47跟進(jìn)式的問(wèn)題由獲得的資訊再提出跟進(jìn)進(jìn)問(wèn)題對(duì)問(wèn)題進(jìn)一步探討48引導(dǎo)式的問(wèn)題可減輕被審核者壓力避免使用49沒(méi)有聲音的問(wèn)題以身體語(yǔ)言提出問(wèn)題沉默---非常強(qiáng)而有力的工具50應(yīng)避免的問(wèn)題欺詐式問(wèn)題含糊不清的問(wèn)題多重式問(wèn)題51多重式的問(wèn)題有沒(méi)有…？怎樣…？如何…？做成混亂回答者選擇式回答絕對(duì)避免使用52所問(wèn)問(wèn)題的舉例你的職位和職責(zé)是什么？質(zhì)量管理與你的本職工作的關(guān)系是什么？你接受過(guò)什么樣的培訓(xùn)？你應(yīng)該遵守哪些程序和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)？如果程序發(fā)生變化，誰(shuí)來(lái)通知你？哪些記錄歸你保存？程序中的哪些部分不適用？53應(yīng)避免使用的語(yǔ)言和想法偵探式：你們隱瞞了一些東西，是不是？自以為是式：沒(méi)有你們的協(xié)助，我也能找出錯(cuò)誤之所在。咨詢專家式：為什么你們不這樣呢？強(qiáng)硬式：不符合…老好人式：沒(méi)有不符合…白癡式：啊54傾聽(tīng)認(rèn)真專注的傾聽(tīng)是對(duì)別人最大的尊敬55有效的聽(tīng)專注查對(duì)澄清反應(yīng)/反饋記錄需要時(shí)作出摘要，與講話一方確認(rèn)56影響傾聽(tīng)的因素不專注集中選擇性的聽(tīng)個(gè)人偏見(jiàn)情緒與喜惡草率的結(jié)論57審核方式審核方式有四種—按部門審核—按過(guò)程審核—順向追蹤—逆向追溯58現(xiàn)場(chǎng)審核中的溝通溝通對(duì)象：

審核組內(nèi)部及審核組與受審核部門，審核組與內(nèi)審管理部門之間的溝通1、審核組內(nèi)部溝通的內(nèi)容：--匯總并評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)--提出需要審核組其他成員進(jìn)一部追蹤的問(wèn)題--是否按照審核計(jì)劃，完成預(yù)期的任務(wù)--審核計(jì)劃是否需要調(diào)整，以適應(yīng)實(shí)際情況--審核組成員工作任務(wù)是否適宜，是否需要重新分派--討論審核過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況59現(xiàn)場(chǎng)審核中溝通（續(xù)1）2、審核組與內(nèi)審管理部門的溝通：--審核進(jìn)展通報(bào)；--風(fēng)險(xiǎn)的報(bào)告；--審核的調(diào)整：重新確認(rèn)或修改審核計(jì)劃，改變審核目的，改變審核范圍；60現(xiàn)場(chǎng)審核中溝通（續(xù)2）3、審核組與受審核部門的溝通：--審核結(jié)果--審核結(jié)論--重大情況--不符合情況61審核過(guò)程的控制1）審核計(jì)劃的控制2）審核活動(dòng)的控制——樣本策劃合理——辨別關(guān)鍵過(guò)程——評(píng)定主要因素——重視客觀性控制——注意相關(guān)影響——控制審核氣氛62審核過(guò)程的控制（續(xù)）3）審核結(jié)果的控制——合格或不合格要以事實(shí)為基礎(chǔ)；——不合格事實(shí)要得到受審核部門確認(rèn)；——道聽(tīng)途說(shuō)不能作為證據(jù)；——審核組內(nèi)要相互溝通、統(tǒng)一意見(jiàn)。634、審核員做好審核記錄5、審核組每天審核結(jié)束后對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行匯總，開(kāi)具不合格報(bào)告64內(nèi)部文件注意保密不合格項(xiàng)的形成按不合格的性質(zhì)判定：——體系性不符合：文件與標(biāo)準(zhǔn)、文件與文件的不符合；——實(shí)施性不符合：過(guò)程運(yùn)行不符合相應(yīng)規(guī)定；——效果性不符合；體系或過(guò)程運(yùn)行的結(jié)果，不符合預(yù)期的目標(biāo)；65不合格項(xiàng)性質(zhì)判定嚴(yán)重不合格：

違反法律法規(guī)要求；

系統(tǒng)性或區(qū)域性實(shí)效；

后果特別嚴(yán)重；一般不合格：

除嚴(yán)重不合格以外的；66不合格項(xiàng)判定的原則●以客觀證據(jù)為基礎(chǔ)●以審核準(zhǔn)則為依據(jù)●就近不就遠(yuǎn)必須以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)●由表及里●審核組內(nèi)相互溝通，統(tǒng)一意見(jiàn)●與受審核部門共同確認(rèn)事實(shí)67不合格項(xiàng)事實(shí)描述●有可追溯性。寫(xiě)明所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、發(fā)生的情況●事實(shí)準(zhǔn)確、可驗(yàn)證●易于理解、文件簡(jiǎn)練●觀點(diǎn)、結(jié)論要從事實(shí)描述中自然的顯露●使用專業(yè)的術(shù)語(yǔ)68案例練習(xí)三：開(kāi)具不合格報(bào)告

用時(shí)：30分鐘

根據(jù)所給出題目，判斷是否有不符合，如果沒(méi)有，請(qǐng)說(shuō)明理由；如果有不符合，請(qǐng)寫(xiě)出不符合的描述，并判定不符合標(biāo)準(zhǔn)的條款和不符合性質(zhì)。696、現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束召開(kāi)審核組內(nèi)部會(huì)議，統(tǒng)計(jì)、溝通審核結(jié)果，做出審核結(jié)論。

會(huì)議的主要任務(wù)——匯總整理審核記錄——確定不合格項(xiàng)——評(píng)價(jià)的質(zhì)量管理體系有效性——對(duì)質(zhì)量管理體系改進(jìn)提出建議——作出審核結(jié)論——對(duì)不合格項(xiàng)跟蹤驗(yàn)證的要求作出安排——起草非正式的審核報(bào)告70內(nèi)部文件注意保密7、召開(kāi)末次會(huì)議，宣讀不合格報(bào)告，做出審核結(jié)論與會(huì)者簽到重申審核目的、范圍和依據(jù)宣布不合格項(xiàng)總結(jié)評(píng)價(jià)體系有效性提出糾正措施的要求提出改進(jìn)的建議71內(nèi)部文件注意保密1、審核組長(zhǎng)編制審核報(bào)告，經(jīng)過(guò)審批后備案發(fā)放第四節(jié)：審核報(bào)告●第三方認(rèn)證審核：——推薦認(rèn)證通過(guò)——推遲推薦認(rèn)證通過(guò)——不推薦認(rèn)證通過(guò)●內(nèi)審的審核結(jié)論：——本組織的質(zhì)量管理體系與審核準(zhǔn)則的符號(hào)性和有效性——本組織的質(zhì)量管理體系是否具備外審的條件——本組織的質(zhì)量管理體系有那些方面還需要改進(jìn)72內(nèi)部文件注意保密審核報(bào)告的內(nèi)容1、審核的目的和范圍；2、審核組成員、受審核部門；3、審核日期；4、審核依據(jù)；5、審核過(guò)程綜述；6、不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)分析；7、審核的結(jié)論性意見(jiàn)（有效性評(píng)價(jià)意見(jiàn)）；8、糾正措施及驗(yàn)證要求；9、審核報(bào)告的發(fā)放清單。

注：審核報(bào)告須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后下發(fā)。73內(nèi)