企業(yè)選擇財務(wù)軟件的基本原則

企業(yè)選擇財務(wù)軟件的基本原則企業(yè)選擇財務(wù)軟件的基本原則企業(yè)選擇財務(wù)軟件的基本原則資料僅供參考文件編號：2022年4月企業(yè)選擇財務(wù)軟件的基本原則版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：企業(yè)選擇財務(wù)軟件的基本原則謝甲天（湖南大唐工程機械有限公司長沙410100）摘要：財務(wù)軟件主要是指立足于企業(yè)財務(wù)賬目，專門解決企業(yè)資金賬戶、企業(yè)收支狀況等方面管理問題的計算機應(yīng)用軟件。不同的企業(yè)對于財務(wù)信息系統(tǒng)的功能的要求不盡相同，財務(wù)軟件的功能也各有差異。如何在林林種種的財務(wù)軟件中選擇最適合企業(yè)自身的軟件，使財務(wù)軟件最大限度地提高企業(yè)的效益，是每一家企業(yè)面臨的重要課題。關(guān)鍵詞：企業(yè)；財務(wù)軟件；選擇財務(wù)軟件主要是指立足于企業(yè)財務(wù)賬目，專門解決企業(yè)資金賬戶、企業(yè)收支狀況等方面管理問題的計算機應(yīng)用軟件。其作用主要有：①通過對會計核算的規(guī)范化，來帶動財務(wù)管理乃至企業(yè)管理的規(guī)范化，從而提升企業(yè)的管理水平，提高企業(yè)的效益；②提高會計核算的工作效率，降低會計人員在賬務(wù)處理方面的工作強度；③減少工作差錯，便于賬務(wù)的查詢等等。由于不同企業(yè)對于財務(wù)信息系統(tǒng)的功能的要求不盡相同，財務(wù)軟件的功能也各有差異。如何在林林種種的財務(wù)軟件中選擇最適合企業(yè)自身的軟件，使財務(wù)軟件最大限度地提高企業(yè)的效益，是每一家企業(yè)面臨的重要課題。本文將從以下幾個方面進行探討。一、是否符合法規(guī)合法性是指財務(wù)軟件所提供的功能，必須嚴(yán)格遵循現(xiàn)行的各種會計制度，并且滿足財政部提出的10項基本要求以及基本功能規(guī)范。合法性是會計軟件的第一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。例如：軟件中采用的總分類會計科目名稱、編號方法、輸入的記帳憑證的格式等都應(yīng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定；軟件應(yīng)當(dāng)同時提供國家統(tǒng)一會計制度允許使用的各種會計核算方法，以供用戶選擇；軟件應(yīng)當(dāng)提供機內(nèi)記帳憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證的打印輸出功能，必須提供會計帳簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。目前，許多小型財務(wù)軟件公司并不具備軟件開發(fā)能力，只是簡單借鑒國外的企業(yè)財務(wù)軟件進行破解，二次開發(fā)，由于花費的精力小，便以低價傾銷。須知國外的財務(wù)軟件并不是按照我國的會計準(zhǔn)則所編寫的，執(zhí)行的會計制度及相關(guān)法律法規(guī)都有較大區(qū)別。其顯示界面、操作手冊和打印輸出格式，與中國的會計法要求，都有不小的差距。此外還有一特例，即外資企業(yè)大多使用外國母公司的統(tǒng)一財務(wù)軟件，該軟件既未經(jīng)我國財政部門驗收認(rèn)定，也未向財政部門申報備案，導(dǎo)致在這個問題上已經(jīng)失控。其會計科目未按我國企業(yè)會計制度規(guī)定設(shè)置，平時不打印總賬明細賬，有的記賬憑證不用中文，且無摘要，會計科目用自己的代號，只有公司財務(wù)人員自己看得懂。作為一個主權(quán)國家，政府有權(quán)要求在華的外資企業(yè)按照中國的法律法規(guī)辦事，不能姑息遷就，聽之任之。最后，還應(yīng)當(dāng)考慮版本的合法性問題。盜版的財務(wù)軟件沒有可靠的技術(shù)保障，嚴(yán)重的可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，對于企業(yè)會計核算工作的正常進行，會帶來難以估量的損失。所以，企業(yè)必須選擇正版合法的財務(wù)軟件，保障會計核算工作有條不紊地進行。二、是否適合企業(yè)稍有實際財務(wù)處理經(jīng)驗的人都清楚，不同的行業(yè)，其處理財務(wù)帳務(wù)的方式還是有比較大的差異。例如服務(wù)業(yè)、制造業(yè)與金融行業(yè)這三大行業(yè)，其財務(wù)處理方式就有很大的不同；再者，集團財務(wù)處理規(guī)范、上市公司財務(wù)處理原則、單個公司的財務(wù)管理辦法也絕然不同。企業(yè)購買財務(wù)軟件，有點同我們買衣服類似，最主要的是選擇合身。當(dāng)然，如何做到“合身”二字，并不是一件簡單的事情，它既要考慮身高、胖瘦，也要顧及到膚色、相貌。因此，不同行業(yè)的企業(yè)，也需要配備不同行業(yè)的財務(wù)管理軟件。某些企業(yè)在購買財務(wù)軟件時，就如同在商場買服裝，非國際名牌不可，購買財務(wù)軟件非名牌軟件不用。在這樣的名牌思維主導(dǎo)之下，就很容易犯“小腳穿大鞋”的錯誤。例如一家傳統(tǒng)的機械制造企業(yè)剛開張，其野心勃勃，雖然目前還只是一家比家庭作坊稍好點的小企業(yè)，但在選擇財務(wù)軟件時，就聯(lián)想到今后集團管理的功能，希望采購一套具有集團財務(wù)預(yù)算控制的財務(wù)軟件。也許，這家企業(yè)今后可能會慢慢發(fā)展成為一家集團性的生產(chǎn)企業(yè)，但是，這至少也需要十幾年的時間吧，并且這中間的變數(shù)太多。雖說在選擇財務(wù)軟件時需要考慮未來幾年的發(fā)展，但也不至于跨度這么大。另一些企業(yè)卻恰好相反，企業(yè)老板特別摳門。在選擇財務(wù)軟件的時候，不肯花大錢，“大腳穿小鞋”。例如有一家企業(yè)，其規(guī)模雖說不是特別大，但也是一個新組建的集團公司，下面有一家外貿(mào)企業(yè)與三家實體企業(yè)，由于是民營企業(yè)，因此難免有點小氣。在選擇財務(wù)軟件的時候，竟然只購買了單個企業(yè)的財務(wù)軟件。雖然這個軟件確實便宜，實施成本加軟件授權(quán)費用總共才一萬元不到。但是，集團公司在用了這套軟件之后發(fā)現(xiàn)問題不斷，如不能對各個公司的費用在系統(tǒng)中進行控制；下面公司的帳匯總到集團的財務(wù)管理系統(tǒng)中，集團財務(wù)人員要進行重新處理，等等。一年之后，集團財務(wù)總監(jiān)感到非常棘手，不得不對財務(wù)軟件進行二次選擇，豆腐花了肉價錢。有些軟件公司的促銷人員在推銷他們的財務(wù)軟件時，可能會吹得天花地墜：他們的財務(wù)軟件有多么多么的靈活，可以適應(yīng)不同行業(yè)的需求。對于這種促銷廣告，企業(yè)要理性對待，世界上到今天為止，還沒有一種包醫(yī)百病的藥物，也沒有一款適合任何行業(yè)的財務(wù)軟件。的確，某些財務(wù)軟件，可以通過系統(tǒng)配置來適合某些行業(yè)的需要，但是，企業(yè)也要為此付出一定的代價，也許可以實現(xiàn)某個需求，但是在帳務(wù)處理起來會比較麻煩，甚至比手工做帳還要麻煩，此時，已經(jīng)失去了上財務(wù)管理系統(tǒng)的意義。另外，靈活性往往意味著系統(tǒng)管理員需要進行大量的維護工作，而且，對于用戶靈活性的增加，往往意味著系統(tǒng)負(fù)責(zé)性的喪失。因此，在選擇財務(wù)軟件時，一定要非常清楚自己的企業(yè)到底屬于什么行業(yè)，這個行業(yè)在財務(wù)處理上有什么特點，然后根據(jù)這些需求對財務(wù)軟件進行選擇。相信如此的話，企業(yè)就可以選到一款合適的財務(wù)軟件。三、是否配套完善企業(yè)在購買財務(wù)軟件時，不僅僅只考慮財務(wù)軟件本身的功能，還必須考慮其產(chǎn)品與周邊的配套是否完善。例如企業(yè)在使用財務(wù)軟件系統(tǒng)時，一般情況下都放棄了傳統(tǒng)的手工帳務(wù)，進行無紙化辦公。但是，根據(jù)國家的會計法規(guī)定，又一定需要有書面的憑證與賬簿。此時，企業(yè)該如何應(yīng)對呢有些企業(yè)的處理很麻煩，他們將現(xiàn)行系統(tǒng)中處理好的相關(guān)帳務(wù)工作，在核對無誤后，再到月底結(jié)帳的時候，把數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中抄寫到手工的帳簿上。很顯然，這是重復(fù)性的工作，不但效率不高，而且很容易抄錯。因此，該處理方法不是值得推薦的處理方法。有些企業(yè)就比較聰明，平時在軟件系統(tǒng)里進行帳務(wù)處理，到了月底的時候，把相關(guān)的憑證、帳簿、報表等相關(guān)的單據(jù)打印出來，裝訂成冊。不過這么處理的話，又會遇到一個問題，我們都知道，國家對于財務(wù)賬簿等都有固定的格式要求，所以，企業(yè)在打印這些單據(jù)的時候，并不能按自己喜歡的格式隨心所欲，而是必須在國家法律規(guī)定的紙張上打印，以免除企業(yè)手工抄寫之麻煩。對財務(wù)軟件而言，所編寫的憑證打印格式，能夠滿足會計法規(guī)定的要求，最好還能配套有專門的打印紙張。利用這個憑證打印格式與專用打印紙張打印出來的單據(jù)，是國家所認(rèn)可的。如此的話，企業(yè)用戶在系統(tǒng)里做好帳務(wù)處理之后，只需要直接把單據(jù)或者報表打印出來即可，而不需要再進行手工的登帳動作。另外，目前國內(nèi)的財務(wù)軟件的發(fā)展已相當(dāng)成熟，其同質(zhì)化的現(xiàn)象也非常嚴(yán)重，各大品牌的財務(wù)軟件在功能上大同小異，只是具體的處理流程上會有所差異，而這個差異恰恰就是企業(yè)在選購時需要注意的地方。因為當(dāng)企業(yè)的財務(wù)管理流程跟財務(wù)軟件的作業(yè)流程不配套的話，那就只有兩個選擇：一個是企業(yè)進行業(yè)務(wù)流程重組，以符合企業(yè)財務(wù)軟件的作業(yè)流程；另一個就是對財務(wù)軟件進行二次開發(fā)，以符合企業(yè)的需求。無論哪一種方式，對于企業(yè)來說，都需要付出比較多的精力與成本。所以，企業(yè)在購買財務(wù)軟件的時候，還需要適當(dāng)關(guān)注一下其周邊的配套產(chǎn)品是否完善，能否滿足企業(yè)的實際需求。四、是否確保安全安全性是指財務(wù)軟件所提供的防止誤操作和作弊行為的功能，通俗地說就是防錯和糾錯的能力。它包括以下幾個方面：在計算機出現(xiàn)硬性故障時數(shù)據(jù)的安全性，如斷電、硬件損壞、病毒等，以及操作權(quán)限的控制、數(shù)據(jù)庫的安全性。很多財務(wù)軟件都是利用超級用戶（即系統(tǒng)管理員），來實現(xiàn)對操作員的設(shè)置以及授權(quán)工作。超級用戶通常由企業(yè)財務(wù)總監(jiān)（財務(wù)部長）擔(dān)任，系統(tǒng)賦予超級用戶眾多操作權(quán)力，不但可以對操作員進行增刪、更改其權(quán)限、啟用或者注銷操作員的個人密碼，還擁有數(shù)據(jù)恢復(fù)權(quán)、賬套設(shè)置權(quán)、結(jié)賬權(quán)等權(quán)力。通過對管理權(quán)的集中掌握，促使會計人員只能在允許權(quán)限范圍內(nèi)來使用數(shù)據(jù)與處理事務(wù)，這不但是眾多崗位協(xié)作分工的要求，也是避免會計人員越權(quán)、保護信息數(shù)據(jù)安全的需要。此外，操作密碼的設(shè)置是財務(wù)人員維護自身責(zé)任與利益的基本手段。從會計\o"信息安全"信息安全性與財務(wù)人員職責(zé)的要求來看，操作員應(yīng)該利用好軟件提供的加密功能，同時還要對登錄密碼進行經(jīng)常性地修改，避免他人有意或無意進入系統(tǒng)，越權(quán)進行非法操作。超級用戶可以利用軟件的強制加密與密碼限期修改的功能，對每一位操作員所履行的義務(wù)進行明確，不斷完善口令加密功能，保證財務(wù)軟件使用的規(guī)范性。再者，財務(wù)軟件必須能在多個環(huán)節(jié)給超級用戶設(shè)置了針對功能范圍與操作權(quán)限的控制權(quán)，各級操作員只可在被授權(quán)的功能范圍與操作權(quán)限以內(nèi)履行自身職責(zé)。通常操作員被分為若干組，不同組被賦予的權(quán)力不同，同一組操作員的權(quán)力可以共享。通過對某操作員進行權(quán)力屏蔽，超級用戶可以對每一位操作員的權(quán)限進行確定。最后，超級用戶通過判斷與定位，設(shè)置財務(wù)軟件系統(tǒng)的參數(shù)，來確保數(shù)據(jù)的安全維護與軟件的規(guī)范運用，從而能夠?qū)嫼怂愕馁Y料實現(xiàn)主動保護，通過規(guī)范數(shù)據(jù)傳遞與維護賬務(wù)的處理程序間接實現(xiàn)對數(shù)據(jù)正確性與安全性的維護。五、是否價格合適在選擇財務(wù)軟件時，價格也是必須考慮的因素之一。通常情況下，軟件開發(fā)商有適合于不同規(guī)模企業(yè)的不同價位的財務(wù)軟件，只需選擇適用于本企業(yè)的業(yè)務(wù)特征并適當(dāng)考慮未來業(yè)務(wù)發(fā)展的財務(wù)軟件即可。購買財務(wù)軟件之前應(yīng)充分調(diào)查軟件市場的情況，對多個財務(wù)軟件開發(fā)商進行詢價，要比較不同財務(wù)軟件的功能和價格情況。影響財務(wù)軟件價格的主要因素有企業(yè)規(guī)模、購買模塊數(shù)、企業(yè)站點數(shù)、實施費用等。另外，除了初始購買財務(wù)軟件的投資，軟件每期的運行維護費用、員工培訓(xùn)費用、軟件的升級費用等運行費用，也要在選擇軟件之前了解清楚。一般來說，在財務(wù)軟件的售價中，包含了軟件價格、售后服務(wù)與培訓(xùn)價格。在銷售報價時，有時按軟件價格報價，有時按各部分總計全額報價。所以，企業(yè)一定要弄清楚財務(wù)軟件開發(fā)商的報價含義。價格合理性是指在選擇財務(wù)軟件時，主要考慮其相對價格，而不是其絕對價格。企業(yè)在分析財務(wù)軟件的價格時，不能按其表面的絕對價格去比較，而是分析軟件的性能價格比，即軟件價格與軟件的性能量化值之比，得出單位性能的價格，再用此數(shù)據(jù)在不同的財務(wù)軟件間進行比較，這是許多企業(yè)都容易忽略的方面。要認(rèn)清企業(yè)的環(huán)境，確定自身的需求，軟件既不是越先進越貴越好，也不是越簡單越便宜越好，更不能人云亦云。如果只是一家小型公司、辦事處或中介機構(gòu)，業(yè)務(wù)上不需要復(fù)雜的成本核算、無大量存貨，銷售業(yè)務(wù)也不多，選擇超前且價高的財務(wù)軟件則等于是浪費投資，而傳統(tǒng)的基于部門級應(yīng)用的財務(wù)軟件可能是比較好的選擇。因此，如何以最小的投入挑選出最適合企業(yè)的財務(wù)軟件，是企業(yè)面臨的一個非常重要的課題。六、是否售后維護財務(wù)軟件不同于日常生活用品，當(dāng)財務(wù)軟件被應(yīng)用于企業(yè)之后，就建立起了企業(yè)與軟件開發(fā)商之間的密切聯(lián)系。目前，由于普通會計人員的計算機使用水平有限，單靠自身的能力，無法全面掌握財務(wù)軟件的所有功能，也無法排除財務(wù)軟件運行中所出現(xiàn)的全部故障，這就需要軟件開發(fā)商提供技術(shù)支持。所謂售后維護是指財務(wù)軟件開發(fā)商應(yīng)提供持續(xù)性的售后服務(wù)，包括財務(wù)軟件使用的日常維護、二次開發(fā)、用戶培訓(xùn)、相關(guān)技術(shù)支持和軟件版本的升級換代等等，具體可從如下方面進行衡量。首先是財務(wù)軟件開發(fā)商的技術(shù)能力和培訓(xùn)用戶情況，這些直接影響到企業(yè)單位日常的會計工作,必須對其進行認(rèn)真考查。根據(jù)實際條件，可以采用直接方式，也可以采用間接方式，來了解財務(wù)軟件開發(fā)商對用戶故障報告的反應(yīng)速度和維護系統(tǒng)的技術(shù)能力。財務(wù)軟件開發(fā)商還應(yīng)定期培訓(xùn)其用戶，該項工作關(guān)系到企業(yè)使用的財務(wù)軟件能否正常、穩(wěn)定運行，也在一定程度上影響著財務(wù)軟件的功能能否在工作中得到充分發(fā)揮。所以，一定要對財務(wù)軟件開發(fā)商曾經(jīng)的用戶的培訓(xùn)工作進行細致的調(diào)查，以掌握其服務(wù)質(zhì)量。其次是軟件更新，財務(wù)軟件不可能是一成不變的，其運行環(huán)境在不斷變化，業(yè)務(wù)需求在不斷變化，這就要求財務(wù)軟件要不斷適應(yīng)這種變化的環(huán)境進行升級換代，即需要財務(wù)軟件開發(fā)商根據(jù)市場的不斷變化，推出新的、技術(shù)性更強的財務(wù)軟件。當(dāng)然，老客戶面對這種不斷變化的環(huán)境，就要涉及軟件版本升級的問題，而財務(wù)軟件開發(fā)商是否有穩(wěn)定的專家團隊，能否做到繼續(xù)開發(fā)出新的財務(wù)軟件并為老用戶進行版本升級，以及版本升級的費用，都是具體企業(yè)在選擇財務(wù)軟件時必須認(rèn)真考慮的問題。通常應(yīng)選擇一家經(jīng)營業(yè)績良好、經(jīng)驗豐富的軟件公司，簽訂長期的合作協(xié)議。最后是二次開發(fā)能力。二次開發(fā)能力是指利用財務(wù)軟件提供的功能接口，能繼續(xù)不斷完善開發(fā)財務(wù)軟件的功能。由于企業(yè)對于財務(wù)管理方面