秘書實訓項目二：接待技巧

中國管理資源網(wǎng)/秘書實訓項目二：接待技巧擬設職業(yè)情景，同學模擬演示接待科長小王接待8批來訪客人的情景。職業(yè)情景：紅黃藍服飾有限公司是XX市一家合資企業(yè)，其主打產(chǎn)品“紅楓牌”休閑服因其款式新、面料好、做工講究、價格實惠，始終受到消費者的青睞，企業(yè)不僅規(guī)模越做越大，而且效益也越來越好。企業(yè)發(fā)展了，來的人也就多起來了。紅黃藍服飾有限公司目前幾乎每天都有大批客人來訪。公司為此特地設立了一個接待科，配備了兩間辦公室、一間接待室、一部轎車和4位工作人員，負責接待各地各類來訪者，職高文秘專業(yè)畢業(yè)的秘書小王因待客熱忱；業(yè)務生疏；又有確定的接待閱歷，被提拔為接待科科長。小王上任第一天，就遇上了8批來訪的客人。第一批客人是小王剛上班、正在辦公室打掃衛(wèi)生的時候到的。據(jù)來訪的兩位客人介紹，他們是前一晚看到省電視臺播出的紅黃藍服飾有限公司時裝發(fā)布會后，連夜乘火車趕來的，目的是想與總經(jīng)理商洽在他們地區(qū)獨家代理“紅楓牌”系列休閑服。由于是看完電視后的臨時打算，沒有與公司或領導事先預約。第二批到的是一位紡織染料廠的廠長，報上姓名，小王記得該廠長是事先預約好的。由于小王昨天下班前特地查閱了來訪預約單，還用內(nèi)線電話提示過總經(jīng)理。但這位廠長比預約的時間提前了一個小時。接下來的是總經(jīng)理的一位高校同學，他把總經(jīng)理的名片不知弄哪去了，加上有好多年沒有見面，今日正好來本市出差，順便看看老同學。不用問，又是一位沒有預約的來訪者。接近中午快下班的時候，一位自稱與總經(jīng)理特別生疏的掛歷推銷商來到公司要求見總經(jīng)理。

下午上班，小王按方案預備擬訂下月初新加坡客商來公司洽談合作的接待方案，還未動筆，一位報社的記者如約來到公司進行采訪。小王先是給記者泡了一杯茶，請記者稍候，然后立刻到總經(jīng)理辦公室，預備引見。

剛把報社記者引領到總經(jīng)理處，又來了位市電視臺的記者。小王問明來意，原來這位記者是市電視臺專題部的，已經(jīng)策劃了一檔大型公益活動節(jié)目，預備與公司領導協(xié)商聯(lián)合舉辦活動事宜。這是今日第六批來訪客人，當然是沒有事先預約的。

第七批到訪的客人是一位相貌出眾的小姐，時間是下午三點半七還未等小王開口，來者就自報家門：“我叫李晶晶，曾在某省時裝表演公司擔當時裝模特3年，現(xiàn)合同已到期，我想加盟貴公司”。原來這是一位應聘者，雖然目前公司沒有公開聘請時裝模特，這位小姐也沒有事先預約，但小王還是特別熱忱地接待了她。

最終一批來訪者是在下午下班前15分鐘。交換名片后，小王知道這是一位房地產(chǎn)開發(fā)公司的老總，昨天約好是下午4點與公司總經(jīng)理商談的，由于他有急事，此預約的時間晚了1個多小時。1．實訓條件

①本實訓可選擇模擬接待室、模擬辦公室、模擬會議室或教室等場所進行。②情景演示前應對接待室、辦公室進行布置，除必要的辦公家具外，應配置電話機、衣帽架、熱水瓶或飲水機、茶具、茶葉、書報雜志或企業(yè)宣揚畫冊等物品。

（六）實訓方式與手段實訓可分組進行，每個小組的同學須分別演示秘書接待8批來訪客人的情景。每個同學輪番扮演秘書和客人的角色。

（七）實訓要求與標準①演示必需是整個過程，即從來訪客人進入辦公室、秘書接待處理過程，直至秘書送別來訪客人、記錄來訪狀況。