公司檔案管理辦法

PAGE19PAGE21檔案管理辦法第一章總則第一條為使本單位管理的各工程項目管理工作的制度化、規(guī)范化、標準化，營造和諧的內(nèi)外部建設環(huán)境，根據(jù)國家和省水利行業(yè)有關檔案管理的法律法規(guī)、政策規(guī)范，結合昆山市水利工程建設的實際，制定本辦法。第二條工程檔案是指工程在立項審批、招標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等以紙質(zhì)、膠片、磁介等載體形式存在的全部文件材料。第三條工程檔案是工程建設與管理工作的重要組成部分，貫穿于工程建設的全過程。按照“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，建設、設計、施工、監(jiān)理、設備等單位必須由技術負責人負責，并配備至少一名專職檔案管理人員，建立檔案管理網(wǎng)絡，確保工程檔案標準化、規(guī)范化管理。第二章檔案管理第五條管理處全面負責本工程檔案工作，制定工程檔案各項管理制度，統(tǒng)一檔案整編標準，組建檔案管理網(wǎng)絡，開展檔案業(yè)務活動，對施工、監(jiān)理的檔案工作進行監(jiān)督和指導，安排和協(xié)調(diào)項目檔案的驗收、匯總、移交等工作。第六條管理處作為各建設項目的項目法人當認真履行對項目檔案總負責的職責。要明確檔案工作的分管領導、檔案管理的責任部門和責任人。在做好自身產(chǎn)生的檔案收集、整理、保管和歸檔工作的同時，要加強對參建單位的檔案工作進行檢查、指導和監(jiān)督。第七條檔案專（兼）職管理人員要認真履行崗位職責，做好文件材料的收集、整理、組卷和歸檔工作，做好檔案的保管、統(tǒng)計、日常維護和查、借閱等利用服務工作。第八條各參建單位（勘察設計、監(jiān)理、施工等單位）必須按照本辦法，明確本單位有關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內(nèi)的工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，自覺接受項目法人檔案管理部門的監(jiān)督和指導。監(jiān)理單位在做好自身監(jiān)理文件的收集、整理、歸檔的同時，還應履行對施工文件及竣工圖進行檢查、審核和簽署的職責，保證施工和監(jiān)理文件材料的完整性和準確性。第九條在工程建設初期，各參建單位應就明確聲像檔案的專門負責人，認真做好聲像材料的整理和注釋工作。工程建設的各個時期，每個建筑物（標段）、重大事件、事故，都必須有完整的聲像材料。第十條要做好技術引進、科研、設備開箱等資料和圖紙的收集整理工作，設備貨品清單由監(jiān)理人員及建設方管理人員簽字后保存，并及時交檔案管理人員統(tǒng)一管理。第三章檔案的收集、整理、形成第十一條按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，項目施工階段形成的文件，由各施工承包商負責收集、積累；監(jiān)理單位除了負責收集、積累項目的監(jiān)理資料，還應負責監(jiān)督、檢查項目施工中的資料收集、積累和完整情況；審核竣工驗收中文件資料收集、整理情況，并向項目法人提交其監(jiān)理業(yè)務范圍內(nèi)經(jīng)審核、鑒認后的有關專項報告、驗證材料及監(jiān)理文件。第十二條各類文件應按其形成的先后順序或項目完成情況及時收集。第十三條歸檔的文件材料力求是原件或正本，文件材料的形成程序要規(guī)范，印件與定搞（含發(fā)文稿紙）要同時組卷歸檔，文件材料質(zhì)量符合以下要求：一、文件材料要準確、系統(tǒng)、齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，不得使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表等一律采用電腦打印，簽字手續(xù)完備；圖片、照片等要附以情況說明。二、凡由易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙等）形式的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件（不需打頁碼）。三、復印、打印的文件、圖片，字跡、線條和影像的清晰及固色程度應符合設備標定質(zhì)量。四、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。五、電子文件應以光盤為長期儲存介質(zhì)。第十四條項目文件的整理要求一、施工技術文件應按單項工程的專業(yè)、階段整理，檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。二、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理。現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。第十五條竣工圖原則上按專業(yè)分開組卷。當工程圖紙較少時，也可組合立卷，但不能將同一專業(yè)的圖紙分出一部分與其他專業(yè)圖紙組合成一卷。所有竣工圖必須由施工單位在圖標上方加蓋竣工圖章?？⒐D的編制形式和規(guī)范，可按以下情況區(qū)別對待：一、凡按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖空白處加蓋并簽署竣工圖章。二、一般性圖紙變更，符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖（新圖）上修改，加蓋并簽署竣工圖章。三、凡結構形式、工藝、平面布置等重大改變或圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”，并簽署竣工圖章。第十六條竣工圖章的使用一、竣工圖章內(nèi)容、尺寸：長度為80mm，寬度為60mm。二、竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫齊全、清楚、完備，簽字人必須由本人簽寫不得代簽。三、竣工圖章蓋在圖內(nèi)標題樣附近空白處。四、竣工圖章使用不褪色紅印泥。五、竣工圖應折成A4紙，疊放在標準的卷盒內(nèi)，圖簽外露于右下角，圖紙不應外露，用線捆扎不裝訂。第十七條組卷要求一、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。二、施工文件按單項工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎性、項目竣工驗收文件組卷；設計變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程組卷。三、案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，按卷保管期限最長的確定。第十八條卷內(nèi)文件的排列一、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。二、施工文件按施工工序、工程進度（時間），管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。三、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。四、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。五、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。第十九條案卷編目一、卷內(nèi)文件編號。1、卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，每卷單獨從1開始編號。2、頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖紙頁號的編寫位置應緊靠標題欄外右下角并應折疊成A4大小。3、頁號的編寫全部先用鉛筆編寫，立卷歸檔組卷前用號碼機編號。4、案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖紙目錄除外），備考表不編寫頁號。二、卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號和備注組成。1、序號，即順序號，用以固定卷內(nèi)文件次序，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標。2、文件編號，填寫文件的文號或每張（類）圖紙原編圖號。3、責任者，填寫文件形成部門或主要責任者（竣工圖的責任者為施工單位）。4、文件材料題名，也稱文件標題，填寫每份文件（類）文件材料題名的全稱。文件標題過于簡單或標題不規(guī)范的，可以自擬文件題名。5、日期，填寫編制文件的年月日或起止日期。填寫可省略“年”“月”“日”，用“.”代替。質(zhì)保資料的編制日期可以省略。6、頁號，填寫每份文件首頁上標注的頁號，最后一份文件應注明起止頁號。7、備注，對卷內(nèi)文件的變化作必要說明。8、卷內(nèi)目錄可放置于本卷首頁之前。三、案卷內(nèi)封面和脊背。1、案卷內(nèi)封面采用內(nèi)封面，主要內(nèi)容有：案卷題名、編制單位、編制日期，保管期限、密級等。2、案卷題名，應簡明扼要、準確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。主要包括建設單位名稱、項目名稱、工程名稱、卷內(nèi)文件材料內(nèi)容四個部分（要素）組成，字數(shù)控制在38個漢字內(nèi)。3、編制單位，即卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責任者。4、編制日期，即卷內(nèi)文件形成的起止日期，與卷內(nèi)目錄中日期項一致。5、保管期限，填寫組卷時劃定的保管期限（分永久和長期兩種）。6、密級，應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級（分秘密和無密，無密可暫不填）。7、檔案號，依據(jù)工程項目檔案分類方案，填寫檔案的項目代號、分類號（可暫不填），案卷流水號每套自編。8、案卷脊背，填寫保管期限、檔案號和案卷題名或關鍵詞。9、案卷封面及脊背的檔案號暫用鉛筆填寫；移交后由七浦塘建設處立卷歸檔前統(tǒng)一編寫。四、卷內(nèi)備考表由本卷頁數(shù)、說明、立卷人、審核人、時間組成。1、本卷頁數(shù)，填寫已編號的文件材料的數(shù)量。2、說明，填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改、補充等情況。3、立卷人，完成立卷后，由立卷單位立卷負責人簽名。4、審核人，由案卷質(zhì)量審核者簽名。5、日期，由相應的立卷人、審核人等填寫。6、案卷備考表排列在本卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。第二十條案卷裝訂要求一、裝訂1、案卷采用裝訂和不裝訂兩種形式，即文字材料裝訂，圖紙不裝訂。2、裝訂采用三線式，孔距為85cm，距紙張左邊線15mm，上中下位置居中，用棉線（鞋帶）穿孔，接頭打在背面。3、圖紙折疊成A4后按號放在卷盒內(nèi)。但同一項目采用形式應一致。二、去除文件材料商店金屬物，對破損的文件材料進行托裱。三、單份文件裝訂時，應在卷內(nèi)文件首頁上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔案號、序號，式樣如圖所示：（單位：mm）注：為設計圖、施工圖、竣工圖內(nèi)的頁內(nèi)編號。其中設計、施工圖為藍章，竣工圖紅章。3515檔號序號1010四、照片、聲像檔案的收集整理1、照片按工程前期、施工過程、竣工驗收三個階段的秩序分類排列。2、每張照片要有必要和簡潔的文字說明，要寫明被攝物所在的具體地點、時間、內(nèi)容（含人物）。對于一組聯(lián)系密切的照片應加以總說明。3、照片應印刷5寸標準圖片，裝置標準照片檔案夾內(nèi)（包括底片）。如載體為磁質(zhì)，應附送光盤。4、聲像資料要說明其工程或事件內(nèi)容（包括時間、地點、事件（或人物），并制成光碟。第四章檔案的匯總、移交與驗收第二十一條歸檔審查。在收集、整理、立卷、歸檔過程中，昆山市水利工程建設管理處檔案組將進行定期不定期的檢查或抽查。對不成套、不完整、不系統(tǒng)的檔案進行督促、指導，并責成修改、完善。第二十二條在完成整理、編目后所形成的項目文件，應由編制單位、監(jiān)理單位、建設單位、質(zhì)監(jiān)單位對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行單獨或聯(lián)合審查，經(jīng)審查并整改后的檔案連同審查記錄提交項目法人處歸檔。同時移交檔案組卷目錄（包括紙質(zhì)目錄與電子目錄）。本工程按單項（單位）工程歸檔。第五章附則第二十四條項目法人在支付每期工程進度款時，必須要由檔案管理人員簽字。對于前期檔案收集、整理工作不符合要求的，暫停支付，必須在整改到位后再予支付。第二十五條工程文件資料歸檔范圍詳見附件一；聲像檔案資料歸檔要求詳見附件二。第二十六條自公布之日起執(zhí)行。

附件一：文件資料歸檔范圍分類序號歸檔文件1可行性研究、任務書1.1項目建議書及其報批文件1.2可行性研究報告及其評估、報批文件1.3項目評估（包括借貸承諾評估）、項目地址選擇報批文件1.4環(huán)境預測、調(diào)查報告、環(huán)境影響報告書和批復1.5設計任務書、計劃任務書及其報批文件2設計基礎資料2.1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土巖樣及說明2.2地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄2.3水文、氣象、地震等其他設計基礎資料3設計文件3.1總體規(guī)劃設計3.2方案設計3.3初步設計及其報批文件3.4技術設計3.5施工圖設計3.6工程設計計算書3.7關鍵技術試驗3.8設計評價、鑒定及審批4項目管理文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申請、批準文件、紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖4.1.2征地移民拆遷、安置、補償及實施方案相關的批準文件4.1.3建設前原始地形、地貌的狀況圖、照片4.2招投標部分文件4.2.1中標通知書4.2.2中標結果公示4.2.3招標公告+報紙4.2.4招標報告4.2.5招標情況的報告4.2.6評標備案表4.2.7評標委員會成員報批表4.2.8招標答疑及回復4.2.9開標會議紀要（附件：投標報名表、標書出售表、標書送達表、開標記錄、開標簽名表）4.2.10標底4.2.11評標會議紀要/評標報告（附件：評標記錄、評標委員會簽到表）4.2.12資格預審4.2.13招標文件4.2.14投標文件5工程監(jiān)理文件5.1監(jiān)理合同、有關協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則5.2技術交底、技術要求、圖紙會審紀要、設計變更5.3工程材料（砼、水泥、試塊等）監(jiān)理檢查、復檢、試驗記錄5.4監(jiān)理旁站記錄5.5監(jiān)理工程師指令、監(jiān)理通知、工程聯(lián)系單、協(xié)調(diào)會議紀要5.6月工地例會紀要、專題會議紀要5.7監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、備忘錄、大事記5.8工程款支付5.9工程量變更簽證、變更價格審查5.10索賠處理文件、索賠及付款報審5.11工程投資計劃、延長工期原因、措施等資料5.12工程質(zhì)量事故、事故安全事故報告5.13監(jiān)理圖片、聲像資料6工程施工文件6.1中標通知書、施工合同、分包合同、開工報告、開工令、工程單元劃分表6.2施工組織設計、施工方案6.3技術交底、技術交底、技術要求、6.4地基驗槽資料、定位放樣記錄、沉降記錄6.5隱蔽工程檢查驗收記錄6.6材料、設備、人員（管理、特殊工種）進場報驗審批資料6.7建筑材料試驗報告、砼配合比試驗、試塊測試報告、匯總分析等資料6.8鋼材焊接試驗記錄、報告6.9水泵、液壓啟閉機、高低壓電氣、計算機監(jiān)控等設備出廠證明、合格證、使用說明書、產(chǎn)品質(zhì)保資料6.10中間交工驗收記錄證明、單位、分部、單元工程質(zhì)量評定資料6.11施工日志、工程施工大事記6.12工程業(yè)務聯(lián)系單、往來文件6.13重要協(xié)商會、專業(yè)會議文件6.14工程事故處理報告6.15工程款支付證書、報表、審批資料6.16施工圖紙6.17竣工圖紙6.18施工圖片、竣工圖片、聲像資料7科研項目7.1課題報告、任務書、批準書7.2協(xié)議書、委托書、合同7.3研究方案、計劃、調(diào)查研究報告7.4試驗記錄、圖表、照片7.5實驗分析、計算、整理數(shù)據(jù)7.6實驗裝置及特殊設備圖紙、工藝技術規(guī)范說明書7.7實驗裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析7.8階段報告、科研報告、技術鑒定7.9成果申報、鑒定、審批及成果推廣應用材料7.10考察報告、重要課題研究報告8竣工驗收文件8.1竣工驗收申請報告及批復8.2工程建設管理工作報告8.3工程設計總結8.4工程施工報告8.5工程監(jiān)理報告8.6工程運行管理工作報告8.7工程質(zhì)量檢測報告8.8工程審計文件、材料、決算報告8.9環(huán)境保護、水土保持、消防、人防、檔案等專項驗收意見8.10竣工驗收會議決議文件、驗收鑒定書及驗收委員會名冊、簽字8.11項目評優(yōu)報獎申報材料、批準及證書備注其中5監(jiān)理文件由監(jiān)理單位歸檔，6施工文件由施工單位歸檔，其余均需匯總至項目法人處歸檔。

附件二：瓦浦河工程聲像檔案資料歸檔參考要求一、工程聲像檔案資料歸檔內(nèi)容1、開工前（1）原址、原貌及周邊狀況；（2）重要建（構）筑物；（3）拆遷情況。2、基礎工程（1）基礎常規(guī)情況技術處理，土壤巖樣分析工程等情況；（2）建筑物基礎類型及施工，特殊施工的技術工藝現(xiàn)場；（3）建筑物位移、沉降、變形及處理。3、主體工程（1）主體設計模型（