公司車輛費用報銷管理制度

公司車輛報銷管理制度車輛

管理一、目的：為完善公司制度建設(shè)為使公司車輛管理合理化加強財務(wù)監(jiān)督與控制,規(guī)范車輛費用管理，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。二、適用范圍：(1)公司自有公務(wù)車輛管理及費用的管理及報銷；(2)私車因公使用費用的管理及報銷；三、公司自有公務(wù)車輛的管理及費用的報銷：(1)車輛燃油費：經(jīng)分管負責人核定按實報實銷形式報銷費用；(2)車輛維修保養(yǎng)費：a、車輛的維修保養(yǎng)，由車輛使用人填報《車輛維修保養(yǎng)申請單》2）油卡的充值由誰負責辦理，是否認期打印油卡充值記錄。有的公司采取一張總卡加N張副卡策略，相關(guān)辦事人員定期對總卡充值，然后在網(wǎng)上通過總卡向副卡進行充值。3）是否認期查詢油卡的余額。4）是否允許司機自行加油后，回公司報銷，針對這種情況如何規(guī)定，是否發(fā)生過此類情況。5）是否認期進行油耗分析2、詢問司機1）油卡怎么保管，由誰保管2）誰去辦理油卡充值3）如果遇到油卡不夠，如何處理4）是否允許個人先墊付加油款后，回公司報銷的情況。第三步測試1、油卡信息是否有隱瞞，建議采取以下方法2)2)2)1）在進行車輛檢測的時候，先獲取車輛對應(yīng)的油卡信息對公司的油卡進行盤點，獲取油卡的數(shù)量、卡號、用途等信息。2)）查詢財務(wù)憑證上油卡充值憑證的信息）將上述信息與行政人員提供的油卡信息進行核對，看是否存在異常。2、是否對油卡實物進行有效管理。如油卡的數(shù)量、保管人、用途是否清楚,建立臺賬的，臺賬是否及時更新；油卡賬實是否相符；油卡由誰保管，是否安全。對油卡進行盤點，檢查賬實是否一致，保管情況是否符合規(guī)定。3、獲取油耗分析記錄及油卡的定期額度，關(guān)注以下方面：1）是否認期進行油耗分析，分析的依據(jù)是否合理）對油耗異常的月份，需要關(guān)注當月的用車情況，公司的業(yè)務(wù)情況等，并詢問相關(guān)人員，以驗證對方的解釋是否合理）對于月度使用超額度或接近限額的情況進行關(guān)注，并結(jié)合里程匹配分析結(jié)果是否存在異常，不過這里有一個前提，就是能對油耗進行一個較為合理的評估，一般情況下，都會用車輛里程數(shù)來評估，但前提是里程數(shù)是正確的，這又涉及到用車記錄上是否對每次的用車里程進行記錄）是否存在余額異常的情況，如余額明顯偏大保養(yǎng)申請單，經(jīng)分管負責人核定并得到總經(jīng)理批準后，維修保養(yǎng)人持經(jīng)批準的《車輛維修保養(yǎng)申請單》及維修保養(yǎng)發(fā)票方能到財務(wù)辦理費用報銷。b、車輛在外公務(wù)發(fā)生故障或者事故需修理的，返回公司后應(yīng)補簽《車輛維修保養(yǎng)申請單》，其維修發(fā)票要有隨車公務(wù)人員簽字，經(jīng)分管負責人核定并經(jīng)得到總經(jīng)理批準后到財務(wù)辦理費用報銷。(3)車輛運行費用：車輛因公務(wù)出行所發(fā)生的費用，如過路費、過橋費、停車費等運行費用，經(jīng)分管負責人核定按實報實銷報銷費用。(4)車輛保險費、年審費及車船使用稅：公司對車輛保險費、年審費及車船使用稅按實報實銷形式報銷費用；(5)車內(nèi)裝潢費、物品配置費以及違章罰款等經(jīng)費不予報銷；(6)公司自有公務(wù)車輛必須服從公司的工作需要、服從公司的工作安排和統(tǒng)一調(diào)配。四.私車因公使用費用的管理及報銷：私車公用必須是因為工作需要并在分管負責人同意的情況下才能使用，費用報銷細那么如下：(1)因渝黔兩地工作現(xiàn)況，在現(xiàn)有公司自有車輛無法合理調(diào)配的前提下，可在分管負責人同意及核定并經(jīng)總經(jīng)理批準的情況下，配備私車公用并在相關(guān)部門(綜合辦公室)備案；(2)車輛綜合費用：a、渝黔兩地長途高速綜合費用報銷：在報銷費用單據(jù)上據(jù)實填寫私車公用事由經(jīng)分管負責人核定后按400元/往返每次報銷車輛渝黔兩地長途高速綜合費用并提供相應(yīng)路途的過路、過橋費及油費報銷單據(jù)；b、短途市區(qū)費用報銷：按每個月報銷400元車輛綜合費用包干計算。(包含重慶及桐梓縣轄區(qū)內(nèi)的因公務(wù)產(chǎn)生車輛綜合費用)c、其他長途高速費用報銷如私車公用車輛離開重慶或者桐梓縣轄區(qū)內(nèi)，須經(jīng)分管負責人同意并在綜合辦公室備案后，在報銷費用單據(jù)上據(jù)實填寫私車公用事由經(jīng)分管負責人核定后據(jù)實報銷。(3)車輛綜合費用包括：油費、停車費、路橋費、保險費、過路費、修理費、洗車費等費用。(4)私車公用車輛備案并享受報銷后，必須服從公司因公事務(wù)的合理調(diào)配。五、交通費用報銷方法：(1)無外勤工作任務(wù)的公司員工，因工作需要外出辦事，在公務(wù)車輛不能使用的情況下，可憑乘坐的公共汽車票報銷，原那么上不報銷出租車票。因特殊需要乘坐出租車須經(jīng)分管負責人同意并簽字認可。(2)長期有外勤工作任務(wù)的員工，須先由分管負責人向相關(guān)部門(人力資源部)申請并經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)，每月可憑票報銷200元的交通補貼。六、附那么：(1)本方法由公司人力資源部負責解釋。(2)本方法自2022年11月1日起施行。

車號車牌維修點迄今公里.數(shù)申請事項維修口保養(yǎng)口換給口其它問題描述：事項內(nèi)容數(shù)量單?價小計備注123156一189合計金額（元）備注.笊計費用在50。元以下的,經(jīng)申請人霎字.復(fù)核后交審北方可修修；.謂計R用在“。元以上的.經(jīng)申論復(fù)核人.審批人筌字后方可修修；3?所有步用必索級復(fù)核,未按蝮定所產(chǎn)生的費用由相關(guān)責承當.

登記時間出車時間出車地點出車事由用車人開始公里數(shù)返W1時間終止里程數(shù)加油量備注月IJ時分時分車輛的使用是否符合規(guī)定如何做第一步看制度查看制度規(guī)定，關(guān)注車輛保管、用車規(guī)定、車輛違章的處理、車輛維修等行政管理制度。第二步訪談1、詢問行政管理人員1）公司一共幾輛車，在哪里，用途是什么，哪些是領(lǐng)導(dǎo)專車2）用車需要走什么流程，是否有用車記錄3）車輛存放在哪里）是否允許司機開車回家，如果不允許，繼續(xù)追問有無特殊和例外的情況。）假設(shè)車輛發(fā)生違章，罰款是公司承當還是司機承當，有何規(guī)定。2、詢問司機1）是否可以把車輛開回家，如果發(fā)生當天無法回公司的情況如何處理2）是否有領(lǐng)導(dǎo)專車（這里主要針對車輛配置有明確規(guī)定的，如國資企業(yè),集團對下屬公司等）3）發(fā)生違章誰出錢4）車輛發(fā)生維修、保養(yǎng)如何辦理，需要什么手續(xù)，是否有定點機構(gòu)，費用如何結(jié)算。5）詢問員工平時需要用車如何辦理，處理速度如何，有沒有覺得用車流程中有不妥的地方。第三步測試1、獲取車輛的信息、相應(yīng)的用車記錄，關(guān)注以下方面：1）用車是否按規(guī)定進行相應(yīng)的申請、審批）用車單、用車記錄是否信息完整、尤其是關(guān)鍵信息，如用車時間、用車人、地點等。是否要求在用車結(jié)束后將用車里程記錄在案（這里主要針對油耗分析，防止車輛亂開，油卡亂用X2、實物保管1）在下班后對未存放在指定位置的車輛進行核實2）車鑰匙是否要求下班后交回）是否認期進行盤點、檢查盤點記錄）審計人員進行抽盤，尤其關(guān)注異地車輛3、費用檢查1）檢查維修、保養(yǎng)的費用是否按規(guī)定進行審批、支持性文件是否齊全，可以先做一些分析，例如按月按車輛關(guān)注異常。）檢查票據(jù)時，注意票據(jù)的地點和時間，如過路、過橋費用，查看去的是哪里，是否有可能去，停車費發(fā)票上所列的地點是否異常。）洗車費，洗車的頻率是否異常，洗車的地點是否異常。）違規(guī)罰款費用是否超過司機允許報銷的限額，可以查詢財務(wù)賬中相關(guān)費用的列式。需要資料L相