英語(yǔ)書(shū)信寫作方法課件

Lecture8EnglishLetters書(shū)信是應(yīng)用文主要考試題型,包括自薦信、邀請(qǐng)信、投訴信、感謝信、介紹信、說(shuō)明書(shū)、推薦信、求職信、祝賀信等。如2001年6月（寫一封信給一位校友，對(duì)度假安排提出建議）以及2002年1月（要求就本校食堂的狀況給校長(zhǎng)寫一封信）。書(shū)信寫作格式非常重要，格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。一封正式的英文書(shū)信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信頭(Heading)、信內(nèi)地址(InsideAddress)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結(jié)束語(yǔ)(ComplimentaryClose)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、副本轉(zhuǎn)送(CarbonCopies)、再啟(Postscript)等。英文書(shū)信的組成部分ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,2009(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,2009(英式)

并列式斜列式信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書(shū)寫順序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行。信內(nèi)地址Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008信頭寄信人的地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信內(nèi)地址收信人地址DearMr.Wang,稱呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段開(kāi)頭右縮進(jìn)約五個(gè)字母Sincerelyyours,LiWei結(jié)束語(yǔ)及簽名正文下一、二行處Encl:PersonalResume

關(guān)于結(jié)束語(yǔ)寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識(shí)的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫給長(zhǎng)者或上級(jí)：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…附件信件若有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。若多個(gè)附件，則應(yīng)寫Encls.副本轉(zhuǎn)送信件若有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明CC.再啟再啟部分用來(lái)補(bǔ)充正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的文件中更應(yīng)避免使用。如果有可用P.S.補(bǔ)敘[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:信封的寫法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址英文書(shū)信的基本原則英文書(shū)信的書(shū)寫可概括為7個(gè)C原則：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（具體）,Conciseness（簡(jiǎn)明）,Correctness（正確）,Courtesy（謙恭）,Consideration（諒解）。1.完整一封完整的書(shū)信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系，可以避免由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟；一封書(shū)信寫得是否完整，建議用5個(gè)W來(lái)檢驗(yàn)。例如在定貨信中，必須明確說(shuō)明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何時(shí)需要（Whenyouneedthegoods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）如何付款（Howpaymentwillbemade）；（5）為什么（Why）；如拒絕對(duì)方的要求，或?qū)?duì)方提出要求時(shí)應(yīng)說(shuō)明理由2.清楚清楚是指寫信者必須將所需傳遞的信息表達(dá)清楚，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解。例如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改為：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.5.正確英文書(shū)信中，除了避免語(yǔ)法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。6.謙恭語(yǔ)言要有禮且謙虛，及時(shí)回信也是禮貌的表現(xiàn)。7.諒解寫信時(shí)要處處從對(duì)方的角度考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語(yǔ)氣上更尊重對(duì)方。例如：原句：Wewon’tbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改為：Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.特殊信函—邀請(qǐng)信邀請(qǐng)信是為了增進(jìn)友誼，發(fā)展業(yè)務(wù)，邀請(qǐng)親朋好友或知名人士、專家等參加某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)所發(fā)的請(qǐng)約性書(shū)信。在國(guó)際交往以及日常的各種社交活動(dòng)中，這類書(shū)信使用廣泛。英文邀請(qǐng)信可分為兩種：一種屬于事物信函，一般適用于邀請(qǐng)參加會(huì)議、學(xué)術(shù)活動(dòng)等較莊重嚴(yán)肅的場(chǎng)合；格式嚴(yán)格，措辭正式，語(yǔ)氣熱情有禮。另一種則屬于個(gè)人信函，例如邀請(qǐng)朋友共進(jìn)晚餐、參加宴會(huì)、出席典禮等活動(dòng)，格式不嚴(yán)格，通常使用第一人稱，措辭簡(jiǎn)短、口語(yǔ)化，語(yǔ)氣熱情。邀請(qǐng)信注意事項(xiàng)

邀請(qǐng)人用第三人稱或第一人稱。希望被邀請(qǐng)人收到邀請(qǐng)后給予答復(fù)則須在邀請(qǐng)信上注明R.S.V.P或r.s.v.p.；有時(shí)為了方便聯(lián)系，可留下自己的電話號(hào)碼或地址。對(duì)參加活動(dòng)的人有什么具體要求可簡(jiǎn)單說(shuō)明，比如對(duì)服裝的要求，要求穿禮服時(shí)，須在信的右下角注明Dress:Formal;較隨意時(shí)可用Dress:Informal.范例DearProfessorQian，IampleasedtoinformyouthattheCultureResearchSocietyisorganizinganacademicexchangeconferenceentitled“TheConflictsofCivilizationandCulturalChina”on6-8May2009inVancouver,Canada.Youarecordiallyinvitedtoattendandchairasessionoftheforthcoming2009InternationalConference.Yourroundtripairfare,accommodationandmealexpenseswillbesubsidized.Shouldyoubeinterested,pleaseletusknowatyourearliestconvenience.Youareaninternationallyacclaimedscholarandeducator.YourparticipationwillbeamongthehighlightsoftheConference.Lookforwardtoseeingyouinthisconference,andtohavingyouasanimportantpartofthethisevent.Faithfully,DavidRaymondChairmanOrganisingCommitteeoftheConferenceEncl:ConferenceAnnouncement,Timetable,MemberList英文書(shū)信的格式1、信頭（Heading）指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號(hào)碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國(guó)名；然后再寫日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時(shí)候。2、日期的寫法：如：1997年7月30日，英文為：July30，1997（最為普遍）；July30th，1997；30thJuly，1997等。1997不可寫成97。3、信內(nèi)地址（InsideAddress）：在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫日期。4、稱呼（Salutation）：是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(hào)（英國(guó)式），也可以用冒號(hào)（美國(guó)式）。（1）寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或Mydear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：Mydearfather，DearTom等。（2）寫給公務(wù)上的信函用DearMadam，DearSir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是DearSir的復(fù)數(shù)形式。（3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：DearProf.TimScales,DearDr.JohnSmith。5、正文（BodyoftheLetter）：位置在下面稱呼語(yǔ)隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello?。愫茫。┱挠锌s進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書(shū)信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進(jìn)式。但美國(guó)人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。6、結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）：在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開(kāi)始，第一個(gè)詞開(kāi)頭要大寫，句末用逗號(hào)。不同的對(duì)象，結(jié)束語(yǔ)的寫法也不同。（1）寫給家人、親戚，用Yourlovinggrandfather，Lovinglyyours，Lovingly等；（2）寫給熟人、朋友，用Yourscordially，Yoursaffectionately等；（3）寫業(yè)務(wù)信函用Trulyyours（Yourstruly），F(xiàn)aithfullyyours（Yoursfaithfully）等；（4）對(duì)上級(jí)、長(zhǎng)輩用Yoursobediently（Obedientlyyours），Yoursrespectfully（Respectfullyyours）等。7、簽名（Signature）：低于結(jié)束語(yǔ)一至二行，從信紙中間偏右的地方開(kāi)始，在結(jié)束語(yǔ)的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機(jī)打出的名字，以便識(shí)別。職務(wù)、職稱可打在名字的下面。當(dāng)然，寫給親朋好友的信，就不必再打了。8、附言（Postscript）：一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長(zhǎng)話短說(shuō)。通常在信末簽名下面幾行的左方，應(yīng)于正文齊頭。注意：在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言。9、附件（Enclosure）：信件如果有附件，可在信紙的左下角，注上Encl：或Enc：例如：Encl：2photos（內(nèi)附兩張照片）。如果福建附件不止一項(xiàng)，應(yīng)寫成Encl：或Encs。我們有時(shí)可看到在稱呼與正文之間有Re：或Subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對(duì)齊。還應(yīng)在底下加橫線，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。事由一般在公務(wù)信函中使用，也可以省略。Flat3,Building341ZhongyuanRoadZhengzhouTextileInstituteZhengzhou,450007ChinaFebruary25,2005DearZhangLi,I'msendingyouthisshortletterofthankswithasmallpresent,whichIhopeyouwilllike.ThankyouverymuchforhelpingmyfatherlastSunday,whenhebrokehislegsonthestairs.My