公司檔案分類(lèi)

公司檔案分類(lèi)公司檔案分類(lèi)公司檔案分類(lèi)xxx公司公司檔案分類(lèi)文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度公司檔案分類(lèi)根據(jù)公司的情況檔案分類(lèi)可以分成不同的類(lèi)別:

一般有以下幾類(lèi):

一、文書(shū)檔案:

（1）黨群工作類(lèi):黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會(huì)工作等；

（2）行政管理類(lèi)：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計(jì)工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等

（3）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等

（4）生產(chǎn)管理類(lèi)：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等

二、科技檔案

（1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書(shū)、建議書(shū)、協(xié)議書(shū)、說(shuō)明書(shū)、鑒定書(shū)、試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告、審查報(bào)告、運(yùn)行報(bào)告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書(shū)）、任務(wù)書(shū)、科研報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、開(kāi)題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、鑒定證書(shū)、發(fā)明申請(qǐng)書(shū)等

（3）基建文字材料：各種建議書(shū)、任務(wù)書(shū)、計(jì)算書(shū)、開(kāi)工報(bào)告、概（預(yù)、決）算、檢驗(yàn)分析材料、施工圖樣等

（4）設(shè)備文字材料：各種申請(qǐng)書(shū)、說(shuō)明書(shū)、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等

三、財(cái)務(wù)檔案

會(huì)計(jì)原始憑證和報(bào)表中所附的各種借據(jù)、書(shū)面證明材料、分析報(bào)告等。

四、人事檔案

職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等

五、電子檔案

計(jì)算機(jī)磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等

六、聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等企業(yè)檔案的分類(lèi)立卷辦法代字類(lèi)目名稱(chēng)代字類(lèi)目名稱(chēng)A文書(shū)檔案類(lèi)C會(huì)計(jì)檔案類(lèi)J基本建設(shè)類(lèi)x聲像檔案類(lèi)W實(shí)物檔案類(lèi)T專(zhuān)題檔案類(lèi)（一）文書(shū)檔案的分類(lèi)整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類(lèi)、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行?！凹钡暮x：2．1單份文件，一份文件為一件；2．2各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊等，一冊(cè)（本）為一件；2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2．5來(lái)文與復(fù)文合為一件，如果分屬不同年度的可分開(kāi)歸檔。3、分類(lèi)按年度---部門(mén)---保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類(lèi)。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致。4、裝訂4．1去掉原來(lái)文件上會(huì)生銹的金屬物，用細(xì)線或其它對(duì)紙張無(wú)損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。在每頁(yè)的右下角（背頁(yè)的左下角）編頁(yè)碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對(duì)紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。4．2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開(kāi)規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱，對(duì)字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。4．3在該份文件的正文輸入計(jì)算機(jī)之前，不宜用乳膠或縫紉機(jī)來(lái)裝訂（因?yàn)闀?huì)影響以后將該文件拆訂、掃描）。5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開(kāi)，同一保管期限的文件材料，按照時(shí)間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的）文件材料排列在一起。6、編號(hào)6．1在每件檔案首頁(yè)上方的空白處加蓋檔號(hào)章（格式見(jiàn)附圖1），并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容。6．2檔號(hào)章的項(xiàng)目及填寫(xiě)內(nèi)容：類(lèi)別號(hào)：文書(shū)檔案的類(lèi)別號(hào)為A。期限：即保管期限，分兩類(lèi)，填寫(xiě)“長(zhǎng)久”或“短期”。年度：該份檔案實(shí)際形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。機(jī)構(gòu)：不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可不填。件號(hào)：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號(hào)；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)不得重復(fù)。6．3在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。7、裝盒7．1檔案編號(hào)后，要按照編號(hào)順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫(xiě)“檔號(hào)”。（樣式見(jiàn)附圖3）。每一個(gè)檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門(mén)、同一保管期限的文件。7．2填寫(xiě)盒內(nèi)文件備考表。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：主要用于填寫(xiě)本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷(xiāo)毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可暫不填寫(xiě)。整理人：填寫(xiě)本盒文件材料整理歸檔人姓名。日期：填寫(xiě)歸檔的年、月、日。8、編目8．1編制《檔案目錄》8．1．1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說(shuō)明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。8．1．2“目錄夾封面”（格式見(jiàn)附圖4）內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱(chēng)、單位代碼、類(lèi)別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個(gè)基本項(xiàng)目；“目錄盒脊背”（格式見(jiàn)附圖2）項(xiàng)目由單位代碼、類(lèi)別號(hào)、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個(gè)基本項(xiàng)目組成。8．1．3“歸檔情況登記表”（格式見(jiàn)附圖5）內(nèi)容包括：年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開(kāi)不同的登記表填寫(xiě)。8．1．4“歸檔說(shuō)明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書(shū)歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問(wèn)題等）。8．1．5“歸檔文件目錄”（格式見(jiàn)附圖6）應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目，如“文件格式”。件號(hào)：參見(jiàn)6．2。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)；原文有標(biāo)題但不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題，重?cái)M標(biāo)題外加“[]”號(hào)，附于原標(biāo)題之后。日期：指文件形成的日期。填寫(xiě)時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“．”號(hào)或“-”號(hào)，以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)。文件格式：指歸檔文件對(duì)應(yīng)的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。8．1．6各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開(kāi)裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿(mǎn)。8．1．7“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份，其中一份移交圖書(shū)檔案中心。8．2編制其它檢索工具。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表”、各種常用的專(zhuān)題目錄等，以方便日常手工檢索。9、電子文件管理9．1各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)，要收集對(duì)應(yīng)的電子文件，對(duì)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度，以確保電子文件的真實(shí)。9．2圖書(shū)檔案中心要采取適當(dāng)措施，確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全，要及時(shí)用光盤(pán)或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。9．3各單位統(tǒng)一使用圖書(shū)檔案中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中心）設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，中心為每個(gè)單位建立一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)以確保數(shù)據(jù)的保密性。另外中心應(yīng)定期對(duì)各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。9．4處理電子文件，應(yīng)使用WPSOFFICE或MSOFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子