辦公自動化技術(shù)教案

21世紀高等院校規(guī)劃教材辦公自動化實用技術(shù)第1章辦公自動化的基礎(chǔ)知識【本章內(nèi)容介紹】本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發(fā)展狀況、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識。【本章主要知識點】

辦公自動化的含義辦公自動化的層次辦公自動化的模式辦公自動化的發(fā)展過程辦公自動化的發(fā)展趨勢我國辦公自動化發(fā)展概況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密 辦公信息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實例【本章重點難點】重點辦公自動化的基本概念國內(nèi)外辦公自動化的發(fā)展情況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密難點辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施1.1辦公自動化的基本概念1.1.1概念辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）作為一個術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)?！?985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。1.1.2層次:辦公自動化分為三個層次事務(wù)處理型最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。管理控制型包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率。輔助決策型最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)1.1.3辦公自動化的模式個人辦公自動化個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如MicrosoftOffice、WPSOffice等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。群體辦公自動化群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。1.1.4辦公自動化的意義1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度3.實現(xiàn)辦公活動的智能化1.2辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢1.2.1起源20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。相關(guān)知識:美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變辦公自動化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡(luò)、世界性計算機網(wǎng)絡(luò)四個階段。1975年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機為中心。20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化”的階段。1.2.3辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公設(shè)備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化1.2.4我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀我國OA發(fā)展過程我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段,80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃。20世紀80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng).20世紀90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如MicrosoftVisualStudio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。整體現(xiàn)狀我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MSOffice系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。1.3辦公信息系統(tǒng)的組成與功能1.3.1辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。1.3.2辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是辦公人員辦公信息辦公流程辦公設(shè)備1.3.3辦公信息系統(tǒng)的主要功能1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能（1）公文管理（2）會議管理（3）部門事務(wù)處理（4）個人辦公管理（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權(quán)限管理（8）業(yè)務(wù)信息管理2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)下面7個方面的功能。（1）建立內(nèi)部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現(xiàn)工作流程自動化（4）實現(xiàn)文檔管理自動化（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務(wù)信息集成（7）實現(xiàn)分布式辦公1.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析安全保密因素:人為原因自然原因計算機病毒其它原因系統(tǒng)安全的標志能防止對信息的非法竊??；預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強，所需時間較短；安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟要求；安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。數(shù)據(jù)保密的基本要求:數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊??；數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認發(fā)送過此文件。加強系統(tǒng)安全和保密的對策加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會允許的各種方式法律措施針對計算機犯罪的打擊、制裁手段軟件保護措施采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對信息加密物理保護措施對場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲介質(zhì)等保護保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：安全監(jiān)視技術(shù)用戶登記設(shè)置權(quán)限存取控制工作日志“防火墻”技術(shù)自適應(yīng)安全管理件終端識別計算機安全加權(quán)加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：用戶認證技術(shù)利用用戶專有信息:口令密碼通行字利用用戶專有用品:鑰匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函數(shù)動態(tài)口令利用用戶的生理特征:指紋聲音視網(wǎng)膜計算機數(shù)據(jù)加密技術(shù)明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑摹半p鑰”共鑰密鑰數(shù)字簽字技術(shù)利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權(quán)限進行控制和管理；（2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；（4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。1.5辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例1.5.1辦公信息系統(tǒng)的常見類型1．政府型辦公信息系統(tǒng)2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)4．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)6．案例型辦公信息系統(tǒng)7．控制中心型辦公信息系統(tǒng)8．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)1.5.2××省政府OIS的應(yīng)用實例1.5.3××智能大廈OIS的應(yīng)用實例智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(BuildingAutomationSystem，樓宇自動化)，OAS(OfficeAutomationSystem，辦公自動化)，CAS(CommunicationAutomationSystem，通信自動化)也有人將BAS中的FAS(FireAutomationSystem，消防自動化)和SAS(SafetyAutomationSystem，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。小結(jié)辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人—機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應(yīng)，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。20世紀60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。小結(jié)（續(xù)）習題一、簡答1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？2．辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點？3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？4．一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？5．為什么必須加強辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？21世紀高等院校規(guī)劃教材辦公自動化實用技術(shù)第1章辦公自動化的基礎(chǔ)知識【本章內(nèi)容介紹】本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發(fā)展狀況、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識。【本章主要知識點】

辦公自動化的含義辦公自動化的層次辦公自動化的模式辦公自動化的發(fā)展過程辦公自動化的發(fā)展趨勢我國辦公自動化發(fā)展概況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密 辦公信息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實例【本章重點難點】重點辦公自動化的基本概念國內(nèi)外辦公自動化的發(fā)展情況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密難點辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施1.1辦公自動化的基本概念1.1.1概念辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）作為一個術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)?！?985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。1.1.2層次:辦公自動化分為三個層次事務(wù)處理型最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。管理控制型包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率。輔助決策型最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)1.1.3辦公自動化的模式個人辦公自動化個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如MicrosoftOffice、WPSOffice等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。群體辦公自動化群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。1.1.4辦公自動化的意義1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度3.實現(xiàn)辦公活動的智能化1.2辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢1.2.1起源20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。相關(guān)知識:美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變辦公自動化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡(luò)、世界性計算機網(wǎng)絡(luò)四個階段。1975年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機為中心。20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化”的階段。1.2.3辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公設(shè)備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化1.2.4我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀我國OA發(fā)展過程我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段,80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃。20世紀80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng).20世紀90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如MicrosoftVisualStudio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。整體現(xiàn)狀我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MSOffice系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。1.3辦公信息系統(tǒng)的組成與功能1.3.1辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。1.3.2辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是辦公人員辦公信息辦公流程辦公設(shè)備1.3.3辦公信息系統(tǒng)的主要功能1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能（1）公文管理（2）會議管理（3）部門事務(wù)處理（4）個人辦公管理（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權(quán)限管理（8）業(yè)務(wù)信息管理2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)下面7個方面的功能。（1）建立內(nèi)部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現(xiàn)工作流程自動化（4）實現(xiàn)文檔管理自動化（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務(wù)信息集成（7）實現(xiàn)分布式辦公1.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析安全保密因素:人為原因自然原因計算機病毒其它原因系統(tǒng)安全的標志能防止對信息的非法竊??；預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強，所需時間較短；安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟要求；安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。數(shù)據(jù)保密的基本要求:數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊??；數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認發(fā)送過此文件。加強系統(tǒng)安全和保密的對策加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會允許的各種方式法律措施針對計算機犯罪的打擊、制裁手段軟件保護措施采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對信息加密物理保護措施對場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲介質(zhì)等保護保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：安全監(jiān)視技術(shù)用戶登記設(shè)置權(quán)限存取控制工作日志“防火墻”技術(shù)自適應(yīng)安全管理件終端識別計算機安全加權(quán)加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：用戶認證技術(shù)利用用戶專有信息:口令密碼通行字利用用戶專有用品:鑰匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函數(shù)動態(tài)口令利用用戶的生理特征:指紋聲音視網(wǎng)膜計算機數(shù)據(jù)加密技術(shù)明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑摹半p鑰”共鑰密鑰數(shù)字簽字技術(shù)利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權(quán)限進行控制和管理；（2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；（4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。1.5辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例1.5.1辦公信息系統(tǒng)的常見類型1．政府型辦公信息系統(tǒng)2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)4．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)6．案例型辦公信息系統(tǒng)7．控制中心型辦公信息系統(tǒng)8．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)1.5.2××省政府OIS的應(yīng)用實例1.5.3××智能大廈OIS的應(yīng)用實例智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(BuildingAutomationSystem，樓宇自動化)，OAS(OfficeAutomationSystem，辦公自動化)，CAS(CommunicationAutomationSystem，通信自動化)也有人將BAS中的FAS(FireAutomationSystem，消防自動化)和SAS(SafetyAutomationSystem，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。小結(jié)辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人—機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應(yīng)，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。20世紀60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。小結(jié)（續(xù)）習題一、簡答1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？2．辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點？3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？4．一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？5．為什么必須加強辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？第3章辦公中的文字和表格處理【本章內(nèi)容介紹】本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識通過一個簡單、實用的“招錄公務(wù)員通知”文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程以制作“通知”公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒ǎ⒔榻B了公文處理的基本規(guī)范以制作“報考簡章”為例，介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識通過制作招錄職位表、報名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法?！颈菊轮饕R點】文檔的錄入、編輯和排版文檔的頁面設(shè)置與打印操作利用向?qū)е谱鬓k公公文大綱視圖的使用多級標題符號的設(shè)置樣式的設(shè)置與使用規(guī)則文字表格的制作復(fù)雜文字表格的制作利用Excel制作表格3.1文字處理工作概述3.1.1文字處理及其文字處理軟件下圖描述了辦公中計算機文字處理的基本工作過程。文字處理軟件的主要功能1．文件存儲2．內(nèi)容編輯3．簡單排版4．輸入校驗5．輸出6．提供輸入／輸出接口7．對象的嵌入與鏈接3.1.2文字處理軟件的操作流程3.2本章實例效果說明13.2本章實例效果說明23.2本章實例效果說明33.2本章實例效果說明43.2本章實例效果說明53.2本章實例效果說明63.3利用一般文檔處理流程制作“招錄通知”3.3.1啟動Word并作相關(guān)設(shè)置1．啟動Word軟件2．工具欄的設(shè)置（1）工具欄簡介（2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏3.3.2文字和符號的錄入1．選擇漢字輸入方法2．文本內(nèi)容的輸入3．特殊符號的錄入4．文檔錄入后的聯(lián)機校對3.3.3文檔內(nèi)容的編輯和保存1．光標定位2．選定文本（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選取（2）選擇內(nèi)容多但不是全文時的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選?。?）文檔內(nèi)容的擴展選取（6）選定的簡化3.3.3文檔內(nèi)容的編輯和保存3．修改文本技巧4．復(fù)制、移動、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標拖動方法5．“選擇性”粘貼的作用6．撤消和恢復(fù)操作3.3.4字體與段落格式排版3.3.5文檔的頁面設(shè)置1．設(shè)置紙張大小和方向2．調(diào)整頁邊距3．設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù)3.3.6打印效果的預(yù)覽3.3.7文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打?。?）一次連續(xù)打印多篇文檔（3）“打印”對話框中其他常用項目設(shè)置3．文檔打印操作時的相關(guān)問題（1）打印功能選項和設(shè)置打印機屬性設(shè)置（2）暫停和終止打印3.3.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布3.4辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用3.4.1辦公室文字處理的基本規(guī)范1．公文種類2．公文格式3．公文用紙4．公文用字5．公文書寫3.4.2利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ?.5制作“報考簡章”復(fù)雜文檔3.5.3復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧1．借助外部設(shè)備2．自己定義新詞3．利用自動圖文集4．善于使用自動更正5．巧妙利用替換功能6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧3.5.4編號和項目符號的設(shè)置3.5.5樣式的應(yīng)用與管理1．樣式的基本知識2．直接套用樣式3．新建樣式4．使用自己新建的樣式5．修改樣式6．樣式的管理3.6電子表格處理概述電子表格制作軟件選取1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進行數(shù)據(jù)處理將在下一章進行詳細介紹。3.6.2電子表格的常用術(shù)語和通用操作3.7利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表3.8利用WORD的繪制表格法制作稍復(fù)雜的報名登記表1．制作表格標題2．繪制表格3．合并與拆分單元格4．調(diào)整表格的整體形狀5．表格中文字的編排6．設(shè)置表格外框線的粗線效果3.9利用EXCEL制作報名匯總表小結(jié)在辦公事務(wù)中，文字和表格處理是經(jīng)常進行的兩種操作。本章通過辦公實踐中的一個“招錄公務(wù)員考試”綜合實例，詳細介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標題符號的設(shè)置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。通過本章的學習，讀者可以達到能夠熟練進行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計劃、年度總結(jié)、調(diào)查報告、科研論文等文檔能夠進行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。習題一、填空1．在Word文檔中要選擇一個矩形區(qū)域，應(yīng)該在拖動鼠標的同時按住______鍵。2．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。3．選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動化”的方法為______________________。5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word“常用”工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。6．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上___________；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上___________。7．可以通過選擇菜單項“___________|___________”打印當前文檔。8．某個文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應(yīng)該______。9．在Word中，當前文檔的總頁數(shù)和當前頁的頁號顯示在窗口的______位置。10．在Excel中，要實現(xiàn)表格標題的跨列居中，應(yīng)該單擊____工具欄上的_____按鈕。第4章辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理【本章內(nèi)容介紹】在辦公業(yè)務(wù)實踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析和處理。如職工工資表中工資的計算、匯總、分析，公司產(chǎn)品銷售表中銷售額的統(tǒng)計、匯總、合并計算以及人事考勤表中職工請假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計等。本章采用實例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業(yè)務(wù)實踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、圖表制作、公式與函數(shù)運用以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格的操作。【本章主要知識點】Excel表格中內(nèi)容填充的常用技巧Excel數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置Excel數(shù)據(jù)庫表格中的排序與篩選Excel數(shù)據(jù)庫表格中的分類匯總操作Excel數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)透視分析Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作Excel表格中公式和函數(shù)的使用Excel中的關(guān)聯(lián)表格操作4.1EXCEL數(shù)據(jù)分析與處理概述在辦公業(yè)務(wù)中，除了文字和表格之外，還需要經(jīng)常進行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，有時候還需要將處理的數(shù)據(jù)結(jié)果用一種圖表來進行表現(xiàn)。1．Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介數(shù)據(jù)庫就是與特定主題相聯(lián)系的信息集合。在Excel中，數(shù)據(jù)庫實際上就是工作表中的一個區(qū)域，是一個二維表。2．Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理Excel中有很多可以進行的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計算、關(guān)聯(lián)表格處理等。本章將對上一章的實例進一步進行介紹，包括對報名匯總表進行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進行分類匯總、對整個表格進行數(shù)據(jù)透視分析等；同時，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進行筆試成績的計算、篩選、查詢，與面試成績進行關(guān)聯(lián)表格的綜合處理等。3．Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表。這些數(shù)據(jù)圖表可將枯燥的數(shù)字形象化，并且通過數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系和變化趨勢。數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖等。4.2“報名信息匯總表”數(shù)據(jù)庫的建立4.2.1建立“報名匯總表”數(shù)據(jù)庫框架

4.2.2“編號”列的自動序列填充

4.2.3定義單元格數(shù)據(jù)的有效性

4.2.4使用數(shù)據(jù)清單添加記錄

制作效果4.3對“報名匯總表”進行數(shù)據(jù)分析本節(jié)介紹利用Excel中的有關(guān)功能，對“報名信息匯總表”進行數(shù)據(jù)分析的操作方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總與數(shù)據(jù)透視等功能。4.3.1對“報名信息匯總表”內(nèi)容進行排序1．排序的依據(jù)2．按單個字段排序3．按多級字段排序4．特殊排序方式4.3.2對“報名信息匯總表”內(nèi)容進行篩選1．自動篩選2．高級篩選3．高級篩選時的注意事項4.3.3對“報名信息匯總表”中數(shù)據(jù)分類匯總使用分類匯總，能夠在數(shù)據(jù)庫適當位置加上統(tǒng)計結(jié)果，使數(shù)據(jù)庫變得清晰易懂。對于本例，根據(jù)需要，可以對“性別”數(shù)據(jù)進行分類匯總，以便了解不同性別報名情況；也可以按照“學歷”進行分類匯總，以便了解不同學歷的報名人數(shù)；可以對“報考職位”進行匯總，以便了解各個不同職位的報名情況。在執(zhí)行分類匯總命令之前，首先應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫按照待匯總字段進行排序。4.3.4對“報名信息匯總表”進行數(shù)據(jù)透視分析1．數(shù)據(jù)透視表（圖）的概念2．數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖4．數(shù)據(jù)透視表的更新5．刪除數(shù)據(jù)透視表4.4利用數(shù)據(jù)圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關(guān)系Excel數(shù)據(jù)圖表能將工作表中的數(shù)據(jù)變?yōu)榉浅Ｖ庇^的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結(jié)果，以及數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢。4.4.1利用圖表向?qū)?chuàng)建條形圖利用圖表向?qū)Х椒梢詣?chuàng)建嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應(yīng)各地報考各種不同職位的人數(shù)情況，其樣式效果如圖4-27所示。4.4.2數(shù)據(jù)圖表的格式設(shè)置與內(nèi)容更新1．圖表的組成2．圖表的格式設(shè)置3．數(shù)據(jù)圖表的內(nèi)容更新4.4.3利用快捷鍵建立單獨的圖表并進行格式設(shè)置在上面的向?qū)Х椒ㄖ谱鲌D表外的最后一個步驟中選擇“作為新工作表插入”，即可制作一個單獨的圖表工作表。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+F1功能鍵快速制作單獨的柱狀圖表，然后再進行三維效果以及其他項目的格式設(shè)置和修飾，4.4.4選取不連續(xù)區(qū)域制作表現(xiàn)各職位報考人數(shù)比例的餅圖對不連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。圖4-36的餅圖就是如此制作的，它用來反應(yīng)各個崗位報名人數(shù)在總?cè)藬?shù)中的比例。4.5筆試成績的數(shù)據(jù)處理上面的報名情況經(jīng)過審核、分析和匯總之后，下一個環(huán)節(jié)就是要對合格考生進行統(tǒng)一設(shè)置準考生編號，并舉行統(tǒng)一考試，包括筆試和面試。在本節(jié)重點介紹考試成績的處理方法，主要用到了Excel中的數(shù)據(jù)庫表格設(shè)置、內(nèi)容錄入技巧、公式和函數(shù)使用以及關(guān)聯(lián)表格操作等。4.5.1筆試成績處理表的框架建立招錄過程的第一步是筆試，為此先建立筆試成績數(shù)據(jù)庫表格框架。建立好的數(shù)據(jù)庫格式框架如下圖所示，還需要進行數(shù)據(jù)輸入和格式設(shè)置工作。4.5.2成績處理表中原始數(shù)據(jù)的輸入表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數(shù)據(jù)，輸入時候需要注意以下幾點：（1）“編號”字段可利用自動序列輸入，為了使A4單元格中顯示出“001”效果，需要在輸入時現(xiàn)以單引號（‘）開頭，否則輸入的“001”將只是顯示為“1”。（2）“性別”字段可以設(shè)置有效性，或者利用列表選擇輸入。（3）三門考試課程對應(yīng)的三個字段，需要先設(shè)置數(shù)據(jù)有效性（整數(shù)，范圍0～100），然后再進行數(shù)據(jù)的輸入，這樣才能較好地避免數(shù)據(jù)輸入時的錯誤。4.5.3數(shù)據(jù)庫表格的格式設(shè)置1．數(shù)據(jù)庫標題格式設(shè)置2．字段標題格式設(shè)置3．條件格式化設(shè)置4．表格邊框線設(shè)置5．間隔底紋效果的設(shè)置4.5.4用公式計算筆試成績筆試成績的最后結(jié)果需要使用公式來進行運算。公式的有關(guān)知識：公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進行計算和分析的一種等式，它可以對工作表數(shù)值進行算術(shù)運算、關(guān)系運算和邏輯運算，同樣也可以對字符數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)進行運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。公式輸入應(yīng)該遵循的基本規(guī)則（1）公式輸入時必須以“=”開頭，公式中間不能包括空格。（2）公式中的單元格引用，可以在編輯區(qū)直接輸入，也可以通過單擊該單元格或拖動單元格區(qū)域從而實現(xiàn)自動填入。（3）用算術(shù)運算符號：+（加）、—（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符運算符號&(連接字符串)以及關(guān)系運算符號>（大于）、<（小于）、=（等于）等來說明公式的操作類型。（4）在公式中可以使用圓括號，也只能使用圓括號，并且允許圓括號嵌套，但是應(yīng)該注意嵌套時前后括號的匹配關(guān)系，計算順序是先內(nèi)層再外層。（5）單元格中的公式內(nèi)容顯示在編輯欄中，計算結(jié)果則顯示在單元格內(nèi)，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結(jié)果。4.5.5利用RANK函數(shù)確定筆試名次在Excel中，名次的確認最好使用RANK函數(shù)，該函數(shù)是專門進行排名次的函數(shù)，其結(jié)果是返回一個數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。RANK函數(shù)的語法格式為：RANK(number,ref,order)。其中：Number

為需要找到排位的數(shù)字；Ref

為包含一組數(shù)字的數(shù)組或引用；Order

為一數(shù)字，指明排位的方式，為0或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進行排位。對本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數(shù)并進行函數(shù)拖動復(fù)制即可。同樣先選擇H4單元格，在編輯欄中輸入公式“=RANK(G4,$G$4:$G$33)”，然后按回車鍵，即可得到第一個考生的名次“4”，采用與上面同樣的方法拖動復(fù)制得到每個考生的名次。4.5.6利用IF函數(shù)確定考生是否通過筆試考試在Excel中，利用IF函數(shù)可以非常方便地進行條件判斷。本實例中，名次確認完成后，根據(jù)考試規(guī)則要求，假設(shè)只能選取前40%（即前12名考生進入面試階段。則“是否通過”一列可以按照如下步驟進行操作。（1）將鼠標定位到I4單元格。（2）在I4單元格中輸入：=IF(H4<=12,"可以","")。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則I4單元格中顯示出計算結(jié)果“可以”。（4）選取I4單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到I33。（5）松開鼠標，則I5到I33中部分單元格將會顯示出“可以”樣式，如圖4-46所示，說明這些人都在前12名之內(nèi)，順利通過了筆試考試階段。4.5.7利用自動篩選獲取通過筆試人員的情況對于通過筆試考試的考生，還需要進行面試，為此需要將他們的記錄從數(shù)據(jù)庫中篩選出來。將筆試成績合格者篩選出來，可以利用自動篩選功能實現(xiàn)。4.5.8綜合成績表的創(chuàng)建將Sheet3工作表更名為“綜合成績表”，并制作如圖4-49樣式表格。該表格中“編號”、“姓名”、“筆試成績”三列下面對應(yīng)的內(nèi)容從“筆試通過”工作表復(fù)制過來即可，“面試成績”一列根據(jù)實際情況輸入。4.5.9綜合成績計算可以采用與前面計算筆試成績一樣的方法計算筆試和面試的綜合成績。步驟如下：（1）將鼠標定位到“綜合成績表”工作表的F2單元格中。（2）在F2單元格中輸入公式“=D2*0.7+E2*0.3”（此處假設(shè)在綜合成績計算中，筆試部分占70%，面試部分占30%）。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則F2單元格中顯示出計算結(jié)果“84.97”。（4）選取F2單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到F13。（5）松開鼠標，則F3到F13的所有單元格均計算出了對應(yīng)的綜合成績。4.5.10綜合名次以及最后結(jié)果的確定按照與4.5.5和4.5.6中類似的方法，分別利用RANK函數(shù)和IF函數(shù)，確定每個考生的“綜合名次”并給出“是否進入體檢階段”的判斷（假設(shè)綜合名次前50%的可以進入）。綜合成績表的最后處理結(jié)果如圖4-50所示。圖4-50綜合成績表的最終效果小結(jié)在辦公業(yè)務(wù)實踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析和處理。這在Excel中通常通過建立數(shù)據(jù)庫表格來實現(xiàn)。利用有關(guān)功能可以對Excel數(shù)據(jù)庫表格進行數(shù)據(jù)分析，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視分析等。利用數(shù)據(jù)清單可以制作精美的數(shù)據(jù)圖表，利用公式和函數(shù)能夠進行各種復(fù)雜、繁瑣的數(shù)據(jù)計算和數(shù)據(jù)處理。對于數(shù)據(jù)的排序操作，需要掌握排序依據(jù)，單個字段排序和多個關(guān)鍵字段排序的操作方法。數(shù)據(jù)篩選有兩種操作方法：自動篩選與高級篩選，要注意二者的適用情況，對于高級篩選，還必須掌握如何正確設(shè)置篩選條件區(qū)域。小結(jié)（續(xù)）習題一、填空1．Excel對數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)進行分類匯總前首先應(yīng)該_______________。2．對數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)進行條件格式化時，最多可以設(shè)置_______個不同條件。3．使用Rank函數(shù)時，如最后一個參數(shù)為“1”，則排列名次為按照________排列。4．高級篩選時，條件區(qū)域中同一個條件行的不同單元格中的條件之間互為___________的邏輯關(guān)系；不同條件行的單元格條件之間互為____________的邏輯關(guān)系。三、簡答題1．Excel中如何進行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置？2．如何實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)庫表格各個記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？3．Excel對數(shù)據(jù)庫如何進行高級篩選？高級篩選時設(shè)置條件區(qū)域必須注意哪些問題？4．如何對Excel制作的人事檔案數(shù)據(jù)庫按照姓氏筆畫排序？5．源數(shù)據(jù)改變后，利用其生成的數(shù)據(jù)透視表能否自動更新？如果不能，應(yīng)如何更新？四、應(yīng)用題1．將本章講解的實例自行操作一遍。2．習題圖4-1為一家手機廠商2004年第4季度的全國銷售一覽表，請進行如下操作。（1）按照該表格的表頭格式，利用Excel設(shè)計數(shù)據(jù)庫表格。（2）用記錄單的方法輸入下表中給出的所有內(nèi)容。（3）利用公式或函數(shù)計算出該表格后5列的數(shù)據(jù)結(jié)果。（4）利用分類匯總的方法，計算各銷售地區(qū)的季度銷售總額。（5）制作用來反應(yīng)本季度各地區(qū)銷售數(shù)據(jù)比例關(guān)系的餅狀圖。（6）篩選出售價在1600元以上的手機的銷售情況。（6）篩選出三個月份銷售數(shù)量均超過150件的手機型號及其銷售地區(qū)。（8）用分類匯總的方法，統(tǒng)計出總公司各種型號手機三個月份的平均銷售量。（9）用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計各個分公司、各種型號手機的銷售總額。（10）用數(shù)據(jù)透視圖顯示各個分公司、各種型號手機的銷售總額。第5章辦公中的演示文稿制作【本章內(nèi)容介紹】在一些辦公業(yè)務(wù)中，如會議發(fā)言、單位介紹、產(chǎn)品說明等，經(jīng)常有一些復(fù)雜的內(nèi)容難以用語言描述，此時最好的辦法是事先準備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動畫的演示文稿，用來闡明論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。本章主要介紹如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。【本章主要知識點】PowerPoint功能及其主要術(shù)語演示文稿的創(chuàng)建方法演示文稿中文字的編排演示文稿中各種對象的添加演示文稿的編輯與修飾演示文稿的放映設(shè)置演示文稿的顯示與打印5.1演示文稿簡介及本章實例說明5.2演示文稿的創(chuàng)建PowerPoint的啟動、退出與界面組合PowerPoint的啟動界面組成快速創(chuàng)建演示文稿框架幻燈片中文字的編排幻燈片中多媒體對象的添加幻燈片中旁白的錄制幻燈片中表格與圖表的添加幻燈片中組織結(jié)構(gòu)及其他對象的添加3、演示文稿的修飾與編輯幻燈片中對象的編輯(1)幻燈片中對象的編輯(2)幻燈片中對象的編輯(3)演示文稿模板的設(shè)計和更換(1)演示文稿模板的設(shè)計和更換(2)幻燈片版式的更新幻燈片背景的修改幻燈片配色方案的修改(1)幻燈片配色方案的修改(2)演示文稿母版的設(shè)計(1)演示文稿母版的設(shè)計(2)頁眉頁腳的添加5.4演示文稿的放映設(shè)置放映方式的設(shè)置(1)放映方式的設(shè)置(2)放映方式的設(shè)置(3)切換效果的設(shè)置(1)動畫效果的設(shè)置(1)動畫效果的設(shè)置(2)超級連接的設(shè)置自定義放映的設(shè)置(1)自定義放映的設(shè)置(2)5.5演示文稿的打包操作5.6演示文稿的的顯示與打印3.演示文稿的打印小結(jié)在辦公事務(wù)中，通過制作并播放直觀、形象、生動的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復(fù)雜的概念、問題和現(xiàn)象，從而能抓住人們的注意力，增強演示內(nèi)容的顯示效果。制作演示文稿時，首先需要創(chuàng)建其框架結(jié)構(gòu)，然后進行文字輸入以及文字編排；根據(jù)需要，演示文稿的一些幻燈片中還可以進行圖片與圖形的添加，表格與圖表的添加，組織結(jié)構(gòu)圖的添加，聲音與影片的添加，以及進行幻燈片播放時旁白的錄制。演示文稿制作完成后，有時還需要進行調(diào)整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對象的復(fù)制、移動、修改、刪除等操作；根據(jù)需要還可以進行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設(shè)置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等。小結(jié)（續(xù)）習題一、填空1．快速創(chuàng)建演示文稿框架的方法主要有__________、___________和__________。2．演示文稿的輸出類型有____________、____________、____________、____________和____________五種，使用電腦放映演示文稿常用。3．幻燈片一般分為_______區(qū)和________區(qū)兩部分。標題通常應(yīng)在區(qū)，幻燈片要展示的信息要在區(qū)。4．演示文稿的視圖方式主要有_________、__________、_________、_________。5．幻燈片的三種放映方式分別是________、________、_________，分別適用于_________、_________、__________的場合。四、應(yīng)用利用本章所學知識，練習演示文稿和幻燈片的制作。具體要求如下：1、第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應(yīng)該有雙向的超級連接；2、各張幻燈片之間有切換效果設(shè)置；3、每張幻燈片應(yīng)該有動作按鈕設(shè)置，并且要求風格一致；4、幻燈片個數(shù)不少于15張，根據(jù)需要可以分設(shè)幾層；5、幻燈片中對象至少應(yīng)該有圖片、圖表、組織結(jié)構(gòu)圖、表格、動畫、流程圖、聲音、視頻等；6、至少要有兩張幻燈片有豐富的對象，從而可以設(shè)置各種各樣的自定義動畫效果；7、插入聲音、視頻等多媒體對象時，如果文件太大，則不需要存盤，只進行練習即可；同時，如果要存盤不要有太多圖片，另外盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲量；8、練習文件打包操作；9、練習幻燈片放映時的操作控制；10、練習將文件存為pps或web格式，查看效果。第6章辦公中的桌面信息管理【本章內(nèi)容介紹】在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動的管理效率。本章介紹利用Outlook2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務(wù)，使用日歷對約會、會議等日常事務(wù)進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用?！颈菊轮饕R點】

Outlook的賬號設(shè)置聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用利用日歷創(chuàng)建約會利用日歷安排會議日記和便箋的使用1.Outlook的啟動與退出Outlook的啟動Outlook的用戶賬號設(shè)置Outlook的界面組成Outlook的退出Outlook的啟動啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：1．雙擊Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftOutlook”圖標。2．選擇單擊“開始”／“程序”／“MicrosoftOutlook”命令。Outlook的用戶賬號設(shè)置初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向?qū)?，提示用戶進行賬戶設(shè)置。操作步驟如下：1．啟動Outlook，得到“Outlook啟動”對話框，如圖6-1，單擊“下一步”按鈕在如圖6-2所示的對話框中，選擇“不升級”，單擊“下一步”在如圖6-3所示的“賬戶配置”對話框中選擇“是”，單擊“下一步”按鈕在如圖6-4所示的對話框中，選擇“POP3”，然后單擊“下一步”按鈕5．在如圖6-5所示的“電子郵件賬戶”對話框中，進行如下操作：（1）在“用戶信息”一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如“火艷”和“Huo_Yan_2002@371.net”（2）在“服務(wù)器信息”一欄，輸入接收郵件服務(wù)器和郵件發(fā)送服務(wù)器的名稱，如在“接收服務(wù)器”和“郵件發(fā)送服務(wù)器”對應(yīng)的文本框中分別輸入“371.net”和“”。（3）在“登錄信息”一欄，輸入用戶名和密碼，如“Huo_yan_2002”和“888888”。（4）單擊“其他設(shè)置”按鈕。6．在“Internet電子郵件設(shè)置”對話框的“連接”選項卡中，選擇“連接”方式，單擊“確定”按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊“文件”菜單下的“退出”命令等聯(lián)系人的創(chuàng)建Outlook中的“聯(lián)系人”文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務(wù)請求發(fā)送給聯(lián)系人。創(chuàng)建“聯(lián)系人”的操作步驟如下啟動Outlook，單擊“文件”／“新建”／聯(lián)系人”命令，打開如圖6-8所示的“未命名－聯(lián)系人”窗口。在圖6-8的“聯(lián)系人”窗口逐項輸入于越的個人資料信息電子郵件的使用創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件管理郵件電子郵件使用注意事項創(chuàng)建郵件(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內(nèi)容。(2)按要求對郵件的正文進行格式設(shè)置。(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用“聯(lián)系人”文件夾自動填寫。下面說明利用Outlook進行該電子郵件的創(chuàng)建方法。操作步驟如下：（1）啟動Outlook，選擇“文件”/“新建”/“郵件”命令，彈出如圖6-10所示“未命名的郵件”對話框。一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：“收件人”一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；“抄送”一欄根據(jù)需要可以填入其它收件人的E-mail地址；“主題”填入一個對郵件內(nèi)容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。（2）在空白郵件窗口中作如下操作：①“收件人”文本框：輸入收件人的E-mail地址“yu_yue@163.com”②“抄送”文本框：輸入其他收件人的

E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@；haosheng@371.net；malilai@371.net”，注意中間用“，”或“；”隔開。③“密件抄送”文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與“抄送”文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的“主題”框：輸入文字“參會人員要求”。⑤“正文”框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當編輯和排版發(fā)送郵件郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時，單擊圖6-12所示窗口中的“發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送。接收郵件單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到“收件箱”里，用戶可以隨時閱讀郵件。管理郵件郵件排序郵件篩選郵箱管理郵件排序在“收件箱”最右側(cè)“郵件列表”上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被標記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示：——重要性；——郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標記狀態(tài)，當對郵件作有標記時顯示該圖標；——附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標；——顯示郵件的發(fā)件人；——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間；——顯示出郵件的大小。Outlook可以按照這八個字段進行排序，操作步驟如下：（1）鼠標右擊“郵件列表”框上面一行的任一字段的名稱，如右擊“發(fā)件人”圖標，在彈出的快捷菜單中，選擇“升序排序”或“降序排序”命令。（2）在彈出的“查看摘要”對話框中單擊“排序”按鈕圖6-14對話框的“排序依據(jù)”下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇“接收時間”，然后單擊“遞增”或“遞減”，最后單擊“確定”按鈕。郵件篩選郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：（1）在“Outlook面板”中，單擊“收件箱”；在出現(xiàn)的“收件箱”窗口中，選擇“視圖”/“當前視圖”命令。（2）在出現(xiàn)如圖6-15所示的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需要可以進行選取。（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示是選擇“郵件時序表”將指定日期（默認為當天）的郵件篩選出郵箱管理用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：（1）在“收件箱”窗口中，單擊“工具”菜單下“郵箱清除”，彈出如圖6-17所示“郵箱清除”對話框。2）在“郵箱清除”對話框中單擊“單擊此處（C）”按鈕，可以查看郵箱的大??；單擊“單擊此處（H）”按鈕可以查看“已刪除的郵件”大小。單擊“查找”按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊“自動存檔”按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在“文件夾列表”的“存檔文件夾”中可查看這些項目；單擊“清空”可將“已刪除的郵件”文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項預(yù)防電子郵件病毒電子郵件的使用技巧與建議預(yù)防電子郵件病毒因特網(wǎng)是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結(jié)合。電子郵件的使用技巧與建議1）盡量使用專門的郵件管理程序現(xiàn)在網(wǎng)上某些網(wǎng)站還提供免費郵箱服務(wù)，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務(wù)則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、OutlookExpress和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學習）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按“發(fā)送”按鈕自動接通網(wǎng)絡(luò)集中發(fā)出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動斷線。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。（2）正確設(shè)置E-mail軟件正確設(shè)置E-mail軟件，如使用Outlook、OutlookExpress等軟件提供的“收發(fā)郵件后自動掛斷連接”、“掛斷前先提示是否要掛斷”等功能，可使收發(fā)結(jié)束就自動斷線。3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件盡量不要用在ISP正式注冊的E-mail賬號來收發(fā)郵件，甚至不要對外公布這個賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經(jīng)濟代價。（4）多申請幾個不同站點的免費信箱如果條件允許，不妨多申請幾個不同站點的免費E-mail信箱，用于不同用途。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務(wù)信函，一個收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉(zhuǎn)至相關(guān)網(wǎng)址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關(guān)信息。（6）公共場合盡量少填寫個人信息在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡量少地填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。（7）及時整理信箱檢查信箱并及時刪除已經(jīng)下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時間和信箱空間。（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費信箱中的信件時，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當在公用的機器上進行電子郵件操作后，應(yīng)該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務(wù)的創(chuàng)建和使用任務(wù)是一項與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當用戶有一個新任務(wù)要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務(wù)項目。下面以實例問題說明如何創(chuàng)建任務(wù),問題情形如下：假設(shè)海田公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報名參加。下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。1．任務(wù)的創(chuàng)建

（1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標，打開“任務(wù)－MicrosoftOutlook”窗口。（2）選擇單擊“文件”／“新建”／“任務(wù)”命令，彈出如圖6-18所示的“未命名-任務(wù)”窗口。（3）在圖6-18所示的窗口中，進行如下操作：①在“主題”文本框輸入任務(wù)名稱：“星期天去郊游”。②單擊“開始/截止日期”下拉列表框的“▼”，選擇開始和截止的日期。③單擊“狀態(tài)”下拉列表框的“▼”選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開始、進行中等）。④單擊“優(yōu)先級”列表框的“▼”選擇任務(wù)級別（低、普通和高）。⑤選擇“提醒”復(fù)選框，設(shè)置提醒時間和聲音（單擊“”可選提醒的聲音）創(chuàng)建好的任務(wù)如圖6-19所示，單擊“保存并關(guān)閉”按鈕，將創(chuàng)建的任務(wù)保存2．任務(wù)的分派任務(wù)的分派是將已建立的或新建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容向其他人發(fā)送，以分派給任務(wù)承擔者具體任務(wù)。操作步驟如下：（1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標，在右側(cè)的“任務(wù)列表”框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。（2）單擊如圖所示的“×××-任務(wù)”窗口中“動作”菜單下的“分配任務(wù)”命令或常用工具欄中的“分配任務(wù)”按鈕，彈出如圖所示的窗口。日歷的使用利用日歷創(chuàng)建約會利用日歷安排會議利用日歷創(chuàng)建約會在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論“公務(wù)”還是“私務(wù)”都會在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設(shè)置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。下面以實例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會,問題情形如下：為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時間：2002年7月21日，下午7：00，地點：西花園西餐廳。另外，在安排約會時要設(shè)置提醒音樂。要利用“日歷”安排以上的約會，操作步驟如下：1．在Outlook面板中，單擊“日歷”圖標，選擇“文件”／“新建”／“約會”命令，彈出如圖6-23所示的“未命名-約會”窗口。2．在“未命名-約會”窗口作如下操作：（1）在“主題”文本框中輸入：John先生的生日Party；（2）在“地點”文本框中輸入：西花園西餐廳；（3）在“開始時間”中選擇：02-07-21和19：00；（4）在“結(jié)束時間”中選擇：02-07-21和21：00；（5）選中“提醒”復(fù)選框，認定提醒的時間：15分鐘利用日歷安排會議在“日歷”中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是“忙”還是“閑”，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發(fā)送到與會者手中，還可以對與會者進行響應(yīng)跟蹤。要利用日歷安排本節(jié)實例要求的產(chǎn)品策劃會議，操作步驟如下：1．在Outlook面板中單擊“日歷”圖標，打開“日歷”窗口。2．在日歷窗口中，選擇“動作”/“新建全天事件”命令，彈出“未命名-事件”窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的“計劃”選項卡3．單擊“添加其他人”按鈕右側(cè)的“▼”，在下拉菜單中單擊“添加自通訊簿”命令，彈出“選擇與會者及資源”對話框4．在圖對話框中“顯示名稱來源”右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在“名稱”列表框中選擇與會者的姓名；單擊“必選”、“可選”或“資源”按鈕；最后單擊“確定”按鈕，返回上圖所示對話框。5．單擊“約會”選項卡，在“主題”文本框中輸入主題說明“產(chǎn)品策劃”，在“地點”文本框中輸入開會的地址“公司多媒體演播廳日記和便箋的使用利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒日記的使用便箋的使用日記的使用創(chuàng)建日記條目自動記錄日記條目打開日記條目便箋的使用創(chuàng)建便箋編輯便箋創(chuàng)建日記條目創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：（1）打開“文件”菜單，選擇“新建”下的“日記條目”，打開編輯日記的窗口。（2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖6-28所示，其中：①“主題”文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；②“條目類型”下拉列表：單擊右側(cè)的“▼”從中選擇能表達日記內(nèi)容的類型。③“單位”文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；④“時間”列表框：選擇所記活動或事件的日期和時間及持續(xù)的時間；⑤另外，在窗口下部的“正文”編輯框中輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內(nèi)容。自動記錄日記條目在Outlook中，通過設(shè)置還可以自動記錄某些工作內(nèi)容。操作步驟如下：（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊“工具”／“選項”命令，彈出如圖6-29所示的“選項”對話框。（2）在圖6-29中，單擊“日記選項”按鈕，彈出圖6-30所示“日記選項”對話框。（3）在如圖6-30所示“日記選項”對話框中的“自動記錄”列表框中選擇要自動記錄的項目；在“聯(lián)系人”列表框中選擇要自動記錄的姓名，在“記錄文件”列表框中選擇自動記錄的文件類型，最后單擊“確定”按鈕。打開日記條目根據(jù)需要，有時可以打開過去的日記條目。操作步驟如下：（1）在“文件夾列表”中單擊“日記”項，打開“日記”窗口（2）在日記窗口右側(cè)列表框中單擊“××××年××月”右側(cè)的“▼”，在彈出的日歷中選擇日期。（3）選中要打開的日記名稱，單擊“文件”下的“打開”命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應(yīng)的日記條創(chuàng)建便箋創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：打開“文件”菜單，指向“新建”，單擊“便箋”命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字編輯便箋如上圖所示，便箋中的文字存在錯誤（“近快”應(yīng)為“盡快”），此時就需要對其進行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復(fù)制等操作，還可以為便箋設(shè)置不同的紙張顏色，操作步驟如下：（1）文字的編輯在Outlook主窗口的“文件夾列表”中單擊“便箋”打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標，在黃色便箋紙中進行修改即可。（2）便箋顏色的設(shè)置在便箋圖標上右擊鼠標，在快捷菜單中指向“顏色”項，在下一級菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍、綠和白等顏色小結(jié)在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務(wù)的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質(zhì)量。學習中，讀者重點要掌握Outlook初次啟動時的用戶賬號設(shè)置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應(yīng)用；能夠進行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會和安排會議；了解任務(wù)創(chuàng)建及其任務(wù)分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。習題一、填空1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、