庫房物品管理制度及程序

16/16政策及執(zhí)行程序檔案名稱：生效日期：政策號碼：修改日期：部門：財務(wù)部批準：總經(jīng)理主題:庫房物品治理制度及程序政策這是***飯店的庫房治理政策。此政策是為保證飯店正常運營，實現(xiàn)降低庫存成本、節(jié)約資金的目的，要求庫房人員對儲存在倉庫的所有物品的種類、數(shù)量及價格進行嚴格的操縱，對庫房物品的收、發(fā)、領(lǐng)、退及報廢進行嚴格治理的制度。目的制定此政策的目的是保證各類物品有充足的供應(yīng)，幸免積壓，降低成本，節(jié)約資金。程序庫房收貨倉庫保管員通過收貨部收到物資。每張收貨報告必須與每批物資相對應(yīng)。倉庫保管員必須認真清點物資的數(shù)量，并與收貨報告核對，核對相符后在收貨報告上簽字以表示確認收到物資，如遇收貨記錄與倉庫記錄不符，必須及時通知收貨人員直到問題解決。簽過字的收貨報告，其中一聯(lián)保存在倉庫保管員手中作為入庫憑據(jù)。物品保存在指定的地點，倉庫保管員立即調(diào)整“BIN-CARD”，并在收貨報告上作記錄以顯示收貨報告上的數(shù)量已被記錄到“BIN-CARD”上。工作完一天，收貨部人員把一天的“總庫收貨記錄日報表”的復(fù)印件轉(zhuǎn)給倉庫保管員。倉庫保管員檢查是否當(dāng)天的收貨都記錄在收貨日報表中，把手中所有收貨報告的副聯(lián)加出總數(shù)，與報表對比。假如記錄不一致，倉庫保管員要調(diào)整庫存卡。在飯店中，長期的系統(tǒng)要使用電算化。從運作部門退回存貨是不同意的，除非有財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準同意，只有庫房的存貨項目才同意退回到庫房。庫房設(shè)施所有的庫房必須備鎖，在不發(fā)貨的時候必須鎖好。如可能，幸免使用外部的倉庫設(shè)施及離飯店較遠地點的設(shè)施。庫房設(shè)施要按相關(guān)的被愛護存貨的價值以及運作的方便來使用和分配。庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臏囟燃皽囟炔倏v設(shè)備來保證環(huán)境，適合庫房的需要。庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臒艄夂屯L(fēng)系統(tǒng)，要特不關(guān)注灑水器、滅火器和易傳染地區(qū)。鑰匙操縱只同意一套鑰匙流通使用，另一套應(yīng)保留在財務(wù)經(jīng)理手中以備急用。所有鑰匙都要貼有標簽。當(dāng)庫房鎖好后，所有鑰匙要封在一個信封中，存在前臺收款員處。由總經(jīng)理簽字授權(quán)的可領(lǐng)鑰匙的人員名單，要保留在前臺處，所有鑰匙只對名單上的人員發(fā)放。記錄本要保存在前臺，記錄鑰匙的簽進簽出，每一條必須有兩個簽字––領(lǐng)鑰匙人或歸還鑰匙的人、收款員或夜審接收或發(fā)放人。為保證庫房安全，庫房門的鎖要定期更換。庫存物品進價所有存貨項目的單價（成本）要注意以下幾點：1、存貨應(yīng)當(dāng)按照實際成本登記入帳

1.1購入的存貨以買價加運輸、裝卸、保險等費用和應(yīng)繳納的稅金作為實際成本。1.2盤盈的存貨，按照原實際成本或者同類存貨的實際成本入帳。1.3自制自產(chǎn)的存貨，以制造生產(chǎn)過程中的各項實際支出作為實際成本。2、每個項目的單價都要反映在采購申請單、收貨報告中。每月底要與成本人員對單價進行檢查，發(fā)覺不符，查明緣故，及時調(diào)整。庫房紀律所有庫房必須保持清潔、干燥、良好的通風(fēng)和良好的照明。所有項目應(yīng)標出收到物資的日期。每一個庫房的物品應(yīng)有一個標準的存放地點，經(jīng)常用的物品應(yīng)放在方便的地點。重的物品應(yīng)放在離門較近的地點，輕的物品要放在高一點的架子上。新運到的物品要放在架子上已有物資的后面。庫房發(fā)貨的時刻依照實際情況確定，一般日常用品可每星期兩次，若遇緊急需要可隨時發(fā)貨。沒有財務(wù)經(jīng)理的批準不得增加新的庫房項目。實地盤存必須按確定好的時刻要求來進行。每個庫房實地檢查的打算和確切時刻必須確定。治理人員要視察并確保打算適合運作。9、在實地存貨清點的過程中，不同意收貨或發(fā)貨。10、必須任命實地庫存檢查的負責(zé)人員。11、在備忘錄中注明“CENTRALIZELOCATION”，以便更好的勾通。12、每一個地區(qū)要有一個專人負責(zé)。13、為幸免實物清點的重復(fù)性，庫存清點區(qū)域從開始到結(jié)束都要在備忘錄中注明，如有必要，小組成員必須熟悉存貨并先清點一次。14、存貨摘要必須在月末5日內(nèi)完成。15、部門經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理授權(quán)決定同意或否決存貨摘要報告，假如存貨摘要報告被否決，要弄清緣故，同時新的存貨程序要在同一天安排好。長期庫存記錄長期庫存記錄設(shè)置的目的：及時提供使用的信息以及庫存的數(shù)量以備再訂貨時有數(shù)據(jù)參考。隨時可形成帳本上的庫存與實際庫存的比較情況。所有其他庫存項目都需要作“長期庫存記錄”。庫存卡庫存卡是用來記錄各類物品入庫、發(fā)貨、損壞/腐爛以及所有存貨項目的調(diào)整的卡片。這些項目都要受長期庫存記錄的操縱。倉庫保管員每天記錄和更新“庫存卡”的記錄，每一個庫存卡上的余額代表可隨時發(fā)出物資的實際數(shù)量。庫存卡必須與月存貨記錄相一致，所有長期記錄與實際存貨記錄的不同之處必須調(diào)查清晰，并報告給財務(wù)經(jīng)理。物品申請單設(shè)置物品申請單的目的1.1物品領(lǐng)用申請單是各部門依照需要到庫房領(lǐng)用所需物品的單據(jù)。1.2保證庫存物品的發(fā)出只用于同意的范圍內(nèi)。1.3提供原始的發(fā)貨數(shù)據(jù)資料，便于財務(wù)準確核算各部門費用。1.4保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。物品申請單的批準2.1有權(quán)簽字人員必須經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)。2.2有權(quán)簽字/批準人員名單以及各自的簽字樣本的復(fù)印件要發(fā)到每一個庫房保管員手中。2.3各部門填制一式三聯(lián)的物品申請單，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的簽字人員審批簽字后可到庫房領(lǐng)用。物品的領(lǐng)用部門人員持物品申領(lǐng)單到庫房領(lǐng)貨，庫房保管員經(jīng)對各項進行認真審核確認無誤后發(fā)貨，之后庫房保管員要在物品申請單的發(fā)貨人處簽字，并將第三聯(lián)退給領(lǐng)用部門，一聯(lián)留庫房做銷帳之用，一聯(lián)轉(zhuǎn)成本。物品申請單的保管4.1倉庫保管員要妥善保管所有的物品申請單，假如倉庫申請單數(shù)量較多，則可每25或50頁裝訂一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數(shù)字編號。4.2預(yù)備一個筆記本來記錄所有大批申請單的進貨和發(fā)貨，按類不分類。4.3建立“簽出”記錄本，記錄發(fā)出申請單的系列編號，每一個保管人員要在記錄本上簽字表示收到分配的申請單。

倉庫申請單的發(fā)出與使用都要有嚴格編號操縱制度。申請單的預(yù)備工作5.1總庫申請單用于所有庫房存貨的發(fā)出。5.2申請人在申請單上列出項目和數(shù)量，在最后一個項目用線封死，并在“REQUESTEDBY”的空白處簽字，讓授權(quán)名單上的人簽字批準。庫房發(fā)貨程序倉庫人員只有在收到完整的、批準后的申請單后，才可發(fā)出物資，倉庫保管員發(fā)貨并簽字后保留兩個副聯(lián)，將第三聯(lián)轉(zhuǎn)回使用部門。發(fā)貨后，由倉庫人員填入單價，計算匯總申請單上的金額，然后記入到存貨卡上。完成計算和登帳后，依照申請單摘要（按項目、餐廳或部門等），倉庫保管員預(yù)備“發(fā)貨摘要日報表”，并將申請單第一聯(lián)附在后面。第二天，把“發(fā)貨摘要日報表”和所有申請單第一聯(lián)轉(zhuǎn)到成本操縱部。倉庫人員保留所有申請單的第二聯(lián)，作為日后的查詢。倉庫發(fā)貨報告?zhèn)}庫保管領(lǐng)班按照財務(wù)經(jīng)理建立的程序，負責(zé)編制庫房發(fā)貨報告，按以下方法完成報告：總庫申請單日摘要

此摘要是依照每天所填的申請單，從總庫發(fā)貨到各餐廳或各部門的摘要報告。

倉庫保管員負責(zé)把總庫發(fā)貨的所有記錄都記錄在報告上，為取得發(fā)貨的總數(shù)，倉庫保管員必須計算每一個申請單，計算摘要總數(shù)，紙帶必須附在每一個申請單后，所有的申請單都訂在一起，紙帶附在后面，顯示所有申請單的總數(shù)。運作設(shè)備申請摘要周報表

此報表是表示從運作設(shè)備庫房發(fā)貨到各餐廳或各部門的摘要報告，每天的申請單是來源文件。倉庫保管員負責(zé)預(yù)備此報告。

要取得發(fā)貨總數(shù)必須計算單個申請單，計算摘要匯總，紙帶必須附在單個申請單后面。

所有的申請單要訂在一起，加上紙帶顯示從申請單中計算出的總數(shù)。存貨發(fā)出計價方法

存貨發(fā)出計價方法采納“先進先出”法。存貨程序檢查為核實長期庫存記錄的準確性，要強制性的按下列程序進行存貨檢查。每個月都要對總庫和工程庫項目進行存貨檢查。每個季度都要對運作設(shè)備進行存貨檢查。存貨檢查預(yù)備只在一天工作結(jié)束的時候進行庫房存貨的清點，財務(wù)經(jīng)理必須公布一個備忘錄，明確清點日期、時刻、地點，給每一個相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)。關(guān)于清點工作成員的安排必須明文規(guī)定，并要分發(fā)到各相關(guān)人員?！扒妩c單”必須編號，如可能，列出摘要。倉庫保管員必須確保所有庫房要按照庫存項目正確存放，組織成有利于準確清點的方式。

所有“BINCARD”卡要在清點開始之前更正好。每一項存貨都應(yīng)分開堆放，事先清點以方便準確計算和節(jié)約時刻。部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)確保在他/她工作的時候，庫存物資的需要能被及時補充，以確保在存貨清點的時候，沒有人持申請單去領(lǐng)貨。實地清點物資存貨的核算，一般采納永續(xù)盤存制。存貨每月月末盤點一次，盤存數(shù)假如與帳面記錄不符，應(yīng)當(dāng)于查明緣故后及時進行會計處理，一般在年終結(jié)帳前處理完畢。盤盈的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填寫存貨盤盈報告，上報倉庫及收貨領(lǐng)班復(fù)核之后報財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批，然后報總帳進行會計處理。一般應(yīng)當(dāng)相應(yīng)沖減有關(guān)費用。盤虧或者毀損的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填制一式三聯(lián)的盤虧/毀損報告，并附毀損物品證明，倉庫及收貨領(lǐng)班要進行認真復(fù)核，然后上報財務(wù)經(jīng)理批準后報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批后，一聯(lián)轉(zhuǎn)回庫房做調(diào)整庫存卡之用，一聯(lián)給成本，另一聯(lián)給會計做帳務(wù)處理，會計在處理盤虧或毀損的存貨時，在扣除過失人或者保險公司的賠款和殘料價值之后，應(yīng)當(dāng)相應(yīng)計入有關(guān)費用，其中由于特不緣故造成的損失計入營業(yè)外支出。審計核查在審查期間，由財務(wù)經(jīng)理派人進行“現(xiàn)場檢查”，檢查庫存物品單中至少10%的物品數(shù)量及價格。財務(wù)部人員必須核實計算結(jié)果以及各個存貨記錄單的總和及存貨摘要。存貨文件清點記錄單和存貨摘要必須由清點人員簽字，列單員和相關(guān)財務(wù)人員核查數(shù)字計算過程并加出總和數(shù)，并請財務(wù)經(jīng)理批準同意，為了與此項需要相結(jié)合，幸免簽字人在各自不同的清點單上簽字，建議設(shè)計一個“COVERSHEET”來記錄以上人員的簽字認可。樣式庫房日期清點人列單人傳遞人批準人（部門經(jīng)理）批準人（總經(jīng)理）存貨摘要批準

由各部門經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理批準實地存貨清點和存貨價值的確定。存貨調(diào)整

長期存貨記錄必須要在相應(yīng)的記帳期間后，按照實際的存貨記錄做相應(yīng)的調(diào)整。

在帳本記錄調(diào)整往常，要按照月結(jié)的時刻安排進行一次全面的檢查，事先必須獲得財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準認可。任何調(diào)整均要由財務(wù)經(jīng)理報告給飯店負責(zé)人。廢棄/不用的物品

在實地存貨檢查中，如證實有損壞/不用的物品應(yīng)分不記錄在存貨表中。財務(wù)經(jīng)理與各負責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)核實，確保所記錄物品為廢棄/不用的物品。一旦得到確認，要與總經(jīng)理協(xié)商，由其決定確認是否處理或替換使用這些物品。

一旦處理結(jié)果