采購(gòu)管理手冊(cè)范本

..采購(gòu)管理手冊(cè)修訂記錄時(shí)間內(nèi)容提交人/職務(wù)審批人/職務(wù)目錄1．目的和適用范圍52．采購(gòu)職責(zé)53．采購(gòu)流程與規(guī)定5a>采購(gòu)分工5i.采購(gòu)經(jīng)理5ii.采購(gòu)工程師5iii.采購(gòu)專(zhuān)員5iv.采購(gòu)助理6v.運(yùn)輸員6b>采購(gòu)權(quán)限6i.審批權(quán)〔單位：人民幣6ii.保密等級(jí)6c>采購(gòu)申請(qǐng)和緊急采購(gòu)流程7i.采購(gòu)申請(qǐng)流程7ii.緊急采購(gòu)流程7d>詢價(jià)7i.詢價(jià)原因7ii.詢價(jià)流程7e>合同要求和條款84．供應(yīng)商選擇和管理9a>供應(yīng)商的選擇和認(rèn)證9i.供應(yīng)商選擇的原因9ii.供應(yīng)商認(rèn)證流程9b>供應(yīng)商的管理9i.供應(yīng)商分級(jí)10ii.供應(yīng)商考核流程和優(yōu)勝劣汰規(guī)則105．意見(jiàn)反饋和內(nèi)部監(jiān)督10a>供應(yīng)商意見(jiàn)反饋10b>相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)反饋11c>內(nèi)部監(jiān)督11附錄：采購(gòu)物流部門(mén)日常工作細(xì)則12a>采購(gòu)周、月計(jì)劃的編制和實(shí)施12b>供應(yīng)商評(píng)估和考核12c>供應(yīng)商回訪機(jī)制12d>成績(jī)考核機(jī)制12e>獎(jiǎng)懲機(jī)制13目的和適用范圍此文件旨在建立物品采購(gòu)流程和供應(yīng)商管理流程,確保公司所采購(gòu)的物品滿足質(zhì)量要求,并保證供應(yīng)、降低采購(gòu)成本、合理優(yōu)化庫(kù)存與資金的使用。公司除辦公室用品外的物品采購(gòu),皆以此手冊(cè)為準(zhǔn),詳見(jiàn)附錄。采購(gòu)職責(zé)采購(gòu)人員負(fù)責(zé)歸口采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理與實(shí)施,為各需求部門(mén)尋找物美價(jià)廉、高性價(jià)比的物品,合理保持庫(kù)存量并努力減少庫(kù)存。采購(gòu)人員代表公司行使采購(gòu)權(quán)和供應(yīng)商管理權(quán)。采購(gòu)流程與規(guī)定采購(gòu)分工依據(jù)"供應(yīng)商管理、采購(gòu)執(zhí)行、部門(mén)管理和內(nèi)部監(jiān)督不為同一人"原則和崗位責(zé)任制,分工如下；采購(gòu)經(jīng)理管理采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部分工和制度流程,確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)順利完成；協(xié)調(diào)部門(mén)間的溝通和協(xié)作；向分管副總報(bào)告采購(gòu)計(jì)劃、進(jìn)度并執(zhí)行公司的決議；采購(gòu)工程師按照流程,組織和管理供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、考核和更替；采購(gòu)協(xié)議談判；更新《供應(yīng)商信息卡》和《認(rèn)證供應(yīng)商名錄》；尋找和開(kāi)發(fā)供應(yīng)商；采購(gòu)專(zhuān)員編制采購(gòu)計(jì)劃；采購(gòu)訂單處理對(duì)于簽署采購(gòu)協(xié)議的供應(yīng)商,根據(jù)協(xié)議內(nèi)容,下單采購(gòu)；對(duì)于沒(méi)有簽署采購(gòu)協(xié)議的供應(yīng)商,進(jìn)行詢價(jià)或價(jià)格談判,通過(guò)審批后簽署合同；追蹤供貨進(jìn)度；處理緊急采購(gòu)。貨到后通知庫(kù)管入庫(kù)；處理退貨、索賠；付款管理；采購(gòu)助理編制、整理合同和報(bào)告；ERP系統(tǒng)錄入和校對(duì)；內(nèi)部監(jiān)督；處理一般的中英文互譯；安排、接待來(lái)訪供應(yīng)商；運(yùn)輸員承擔(dān)本地采購(gòu)的搬運(yùn)和運(yùn)輸工作；物品出入庫(kù)的搬運(yùn)工作。采購(gòu)權(quán)限審批權(quán)〔單位：人民幣分管副總審批月采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)協(xié)議和緊急采購(gòu)計(jì)劃；采購(gòu)協(xié)議下的訂單審批：定義：如果公司與供應(yīng)商簽署在某一時(shí)期內(nèi)定價(jià)采購(gòu)協(xié)議,即在規(guī)定時(shí)期內(nèi)采購(gòu)價(jià)格和服務(wù)不發(fā)生變化,或價(jià)格按照雙方協(xié)商的固定模式變化,此種情況下發(fā)生的采購(gòu)即為協(xié)議采購(gòu)。審批：采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃,直接下訂單。非采購(gòu)協(xié)議下的合同審批：定義：公司與供應(yīng)商沒(méi)有簽署采購(gòu)協(xié)議,每次購(gòu)買(mǎi)都需要進(jìn)行詢價(jià)的采購(gòu)即為非協(xié)議采購(gòu)；審批：?jiǎn)喂P合同金額在二千元以下,由采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商簽署合同并生效；單筆合同金額在二千元以上〔含二千元且五萬(wàn)元以下,由采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商確認(rèn)合同內(nèi)容,再由采購(gòu)物流經(jīng)理審批合同并簽字生效；單筆合同金額在五萬(wàn)元以上〔含五萬(wàn)元,由采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商確認(rèn)合同內(nèi)容,再由采購(gòu)經(jīng)理首先復(fù)核,再交由分管副總審批并簽字生效。每年初,需根據(jù)采購(gòu)預(yù)算和人員分配,重新分配合同審批權(quán)。保密等級(jí)范圍：供應(yīng)商信息、原材料規(guī)格和質(zhì)量要求、供應(yīng)商生產(chǎn)原材料的工具和流程、采購(gòu)價(jià)格、最小訂貨量、供貨期、采購(gòu)合同、供應(yīng)商評(píng)價(jià)內(nèi)容和考核表現(xiàn)等一級(jí)權(quán)限：其他部門(mén)有權(quán)得知,自己部門(mén)需求物品的以上信息,除價(jià)格；采購(gòu)工程師和采購(gòu)專(zhuān)員有權(quán)得知,只與自己職責(zé)范圍相關(guān)的以上信息；二級(jí)權(quán)限：采購(gòu)經(jīng)理和采購(gòu)報(bào)告鏈的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)得知所有采購(gòu)產(chǎn)品以上所有信息。采購(gòu)申請(qǐng)和緊急采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)流程各部門(mén)根據(jù)需求,參考由采購(gòu)物流部提供的"訂單周期和緩沖時(shí)間",由專(zhuān)人在每月第三個(gè)工作日把采購(gòu)需求以表格的形式通過(guò)電子郵件傳達(dá)給采購(gòu)物流部；采購(gòu)物流部根據(jù)需求,在三個(gè)工作日內(nèi)編制月采購(gòu)計(jì)劃和付款預(yù)算,提交分管副總審批；修改采購(gòu)計(jì)劃,直到分管副總審批通過(guò)；之后,將審批后的采購(gòu)計(jì)劃傳遞給財(cái)務(wù)部并申請(qǐng)備用金；采購(gòu)物流經(jīng)部把月計(jì)劃分解為各周計(jì)劃,按內(nèi)部分工,執(zhí)行采購(gòu)。緊急采購(gòu)流程定義：各部門(mén)在月采購(gòu)計(jì)劃外的采購(gòu)申請(qǐng)；各部門(mén)要求到貨期小于供應(yīng)商承諾的供貨期；流程：各部門(mén)由專(zhuān)人以電子郵件的形式向采購(gòu)物流部遞交《緊急采購(gòu)申請(qǐng)單》；采購(gòu)物流部制定緊急采購(gòu)計(jì)劃；分管副總審批緊急采購(gòu)計(jì)劃；將審批后的采購(gòu)計(jì)劃傳遞給財(cái)務(wù)部并申請(qǐng)備用金；采購(gòu)物流部按計(jì)劃執(zhí)行采購(gòu)；詢價(jià)詢價(jià)原因?qū)τ跊](méi)有簽訂采購(gòu)協(xié)議或采購(gòu)協(xié)議已經(jīng)到期,需重新簽訂采購(gòu)協(xié)議的物品,通過(guò)詢價(jià),尋找最有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商；潛在供應(yīng)商評(píng)價(jià)時(shí),通過(guò)詢價(jià)來(lái)衡量其價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)力。詢價(jià)流程在大于或等于兩家供應(yīng)商的情況下,采購(gòu)專(zhuān)員須以競(jìng)標(biāo)的形式,把完全相同的采購(gòu)內(nèi)容以電子郵件的形式告知供應(yīng)商,設(shè)置統(tǒng)一時(shí)間作為回復(fù)期限,選擇最有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。在經(jīng)過(guò)符合合同金額的審批后,簽訂合同。采購(gòu)專(zhuān)員須保留過(guò)程中所有郵件。在競(jìng)標(biāo)期間,采購(gòu)專(zhuān)員不得與其中一家供應(yīng)商單獨(dú)接觸,更不可泄漏其他供應(yīng)商的報(bào)價(jià)等信息；若有供應(yīng)商在詢價(jià)期限過(guò)后,報(bào)出更為合理的價(jià)格和服務(wù)。采購(gòu)專(zhuān)員在尚未簽訂合同的情況下,須把情況告知采購(gòu)物流經(jīng)理,由采購(gòu)物流經(jīng)理決定是否進(jìn)行二次詢價(jià)；在《認(rèn)證供應(yīng)商名錄》里只有一家可選供應(yīng)商時(shí),采購(gòu)專(zhuān)員須與供方進(jìn)行價(jià)格談判,在經(jīng)過(guò)審批后,簽訂合同；在《認(rèn)證供應(yīng)商名錄》中已有供應(yīng)商不配合報(bào)價(jià)或報(bào)價(jià)過(guò)高的情況下,采購(gòu)專(zhuān)員須及時(shí)將情況告知采購(gòu)物流部經(jīng)理。若屬實(shí),由采購(gòu)經(jīng)理甚至分管副總親自約談供應(yīng)商；在《認(rèn)證供應(yīng)商名錄》中沒(méi)有可選供應(yīng)商時(shí),采購(gòu)專(zhuān)員須報(bào)告采購(gòu)物流部經(jīng)理。由采購(gòu)物流部經(jīng)理指派采購(gòu)工程師選擇新供應(yīng)商。合同要求和條款采購(gòu)合同是買(mǎi)賣(mài)雙方進(jìn)行交易的法律依據(jù)和規(guī)則約定。原則上所有原材料定額采購(gòu)都需簽訂合同并具備以下主要條款：<財(cái)務(wù)部和采購(gòu)物流部各保留合同原件一份和原件掃描版一份>商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的質(zhì)量、質(zhì)保期和包裝商品的價(jià)格和結(jié)算方式交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式商品驗(yàn)收辦法違約責(zé)任不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;逾期發(fā)送商品。合同的變更和解除條件此外,增加以下補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,行之有效。賣(mài)方若因不可抗力以外的原因不能按期交貨,賣(mài)方須在交貨期前至少7天通知買(mǎi)方,以使買(mǎi)方有時(shí)間減少損失。若貨品在承諾的交貨期后到貨,7天以內(nèi)含7天,買(mǎi)方按合同金額1%收取損失費(fèi)用,7天以后,每增加7天,增加收取1%損失費(fèi)。最多累計(jì)收取合同金額5%的損失費(fèi)。若賣(mài)方在承諾的交貨期30天后仍未交貨,買(mǎi)方有權(quán)選擇解除合同,賣(mài)方須交還買(mǎi)方的預(yù)付款或定金等,并賠償合同金額的5%。由于賣(mài)方生產(chǎn)或運(yùn)輸中造成的包裝破裂、產(chǎn)品損壞等所有產(chǎn)品不合格情況,須由賣(mài)方承擔(dān)更換、維修,以及給買(mǎi)方造成其他所有損失的費(fèi)用。買(mǎi)方將產(chǎn)品售出后,若因賣(mài)方的產(chǎn)品質(zhì)量或使用年限不達(dá)標(biāo),造成買(mǎi)方的產(chǎn)品在客戶端的產(chǎn)品質(zhì)量或使用年限不達(dá)標(biāo)。賣(mài)方須賠償買(mǎi)方和買(mǎi)方客戶的相關(guān)的一切損失。買(mǎi)方產(chǎn)品的規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量要求、供貨期、供貨合同等信息都是買(mǎi)方機(jī)密信息。賣(mài)方須保守秘密。否則賣(mài)方須承擔(dān)由于賣(mài)方泄密給買(mǎi)方帶來(lái)的一切損失。外包裝的標(biāo)簽至少需包含名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、出廠日期、數(shù)量等信息。對(duì)于有售后服務(wù)要求的材料,須在合同注明售后服務(wù)時(shí)間和內(nèi)容。對(duì)于有質(zhì)保金要求的材料,須與供應(yīng)商談定金額并在合同中寫(xiě)明。解決合同糾紛的方式：由需方所在地的仲裁機(jī)構(gòu)或法院判決。供應(yīng)商選擇和管理供應(yīng)商的選擇和認(rèn)證供應(yīng)商選擇的原因相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)采購(gòu)新材料、設(shè)備、工具、物品等；原材料若只有一個(gè)供應(yīng)商,須選擇第二家；某原材料的供應(yīng)商產(chǎn)能若不足,須選擇第二家、第三家等等,直到產(chǎn)能滿足公司生產(chǎn)需求；選擇更有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商來(lái)淘汰相對(duì)落后的供應(yīng)商供應(yīng)商認(rèn)證流程采購(gòu)工程師通過(guò)行業(yè)網(wǎng)站、業(yè)內(nèi)人士介紹等途徑,尋找潛在供應(yīng)商；采購(gòu)工程師向潛在供應(yīng)商介紹公司情況和對(duì)產(chǎn)品的需求。之后,要求潛在供應(yīng)商填寫(xiě)《供應(yīng)商信息卡》并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》,進(jìn)行自評(píng)；采購(gòu)工程師根據(jù)潛在供應(yīng)商的自評(píng),篩選目標(biāo)供應(yīng)商；采購(gòu)工程師和研發(fā)部、設(shè)計(jì)部、質(zhì)量部人員組成認(rèn)證小組,實(shí)地訪問(wèn)目標(biāo)供應(yīng)商；采購(gòu)工程師和研發(fā)部、設(shè)計(jì)部、質(zhì)量部人員填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》,并依此選擇最有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。〔研發(fā)部、設(shè)計(jì)部、質(zhì)量部人員對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有一票否決權(quán)；；對(duì)于我方有試用要求的產(chǎn)品,須質(zhì)量部提供《試用報(bào)告》后,對(duì)質(zhì)量做判斷；采購(gòu)物流經(jīng)理審批《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》,決定是否將該供應(yīng)商納入《認(rèn)證供應(yīng)商名錄》。若否,采購(gòu)工程師須重新尋找和認(rèn)證其他供應(yīng)商。供應(yīng)商的管理供應(yīng)商分級(jí)A級(jí)別–伙伴型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對(duì)我方采購(gòu)業(yè)務(wù)重視程度高,供應(yīng)商可替代性低,而且供應(yīng)的原材料是我方重要的零部件,則該供應(yīng)商定級(jí)為A。B級(jí)別–優(yōu)先型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對(duì)我方采購(gòu)業(yè)務(wù)重視成度高,但供應(yīng)商可替代性較高,且供應(yīng)的原材料或物品是我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品,則該供應(yīng)商定級(jí)為B。C級(jí)別–商業(yè)型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對(duì)我方采購(gòu)業(yè)務(wù)重視程度一般,且供應(yīng)商可替代性較高,且供應(yīng)的原材料或物品是我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品,則該供應(yīng)商定級(jí)為C。D級(jí)別–淘汰型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對(duì)我方采購(gòu)業(yè)務(wù)重視程度低,且供應(yīng)商可替代性較高,且供應(yīng)的原材料或物品是我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品,則該供應(yīng)商定級(jí)為D。供應(yīng)商考核流程和優(yōu)勝劣汰規(guī)則每年,由采購(gòu)工程師收集供應(yīng)商的表現(xiàn)狀況,填寫(xiě)《供應(yīng)商考核表》；采購(gòu)經(jīng)理須復(fù)核《供應(yīng)商考核表》并簽字；采購(gòu)工程師組織采購(gòu)專(zhuān)員和質(zhì)量部、生產(chǎn)部人員跟供應(yīng)商開(kāi)會(huì),總結(jié)一年來(lái)供應(yīng)商表現(xiàn)情況,提出改善意見(jiàn)；供應(yīng)商會(huì)后十個(gè)工作日內(nèi)提交改善方案。采購(gòu)工程師和采購(gòu)專(zhuān)員在接下來(lái)的三個(gè)月內(nèi)監(jiān)督供應(yīng)商改善行動(dòng)的執(zhí)行和有效性；每年初,綜合供應(yīng)商考核成績(jī)、可替代性和原材料重要性,由采購(gòu)工程師和采購(gòu)專(zhuān)員一起為供應(yīng)商評(píng)級(jí),決定維持原級(jí)別、升級(jí)或降級(jí),經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；對(duì)于D級(jí)別的供應(yīng)商且其改善方案無(wú)效,在采購(gòu)經(jīng)理同意后,由采購(gòu)工程師尋找更有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商作為替代；對(duì)于A級(jí)別供應(yīng)商,由采購(gòu)物流經(jīng)理根據(jù)經(jīng)費(fèi)情況,擇優(yōu)以獎(jiǎng)狀或獎(jiǎng)金的方式,予以獎(jiǎng)勵(lì)。意見(jiàn)反饋和內(nèi)部監(jiān)督供應(yīng)商意見(jiàn)反饋采購(gòu)人員在供應(yīng)商管理或詢價(jià)過(guò)程中,如果發(fā)生不尊重供應(yīng)商的情況,如污言穢語(yǔ)、人身攻擊等,或發(fā)生不公開(kāi)、不公正、泄漏供應(yīng)商機(jī)密信息或收賄索賄等情況,供應(yīng)商在掌握證據(jù)后,可以越級(jí)反映給采購(gòu)物流經(jīng)理或分管副總。一經(jīng)查實(shí),公司處以調(diào)離崗位,解除勞務(wù)合同,甚至移送司法機(jī)關(guān)處理。相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)反饋其他部門(mén)若對(duì)采購(gòu)工作有意見(jiàn)和建議,可隨時(shí)向采購(gòu)物流經(jīng)理反映。內(nèi)部監(jiān)督采購(gòu)助理每天須檢查庫(kù)管的出入庫(kù)單據(jù)和簽字是否完整,信息是否及時(shí)輸入ERP;物流的單據(jù)和簽字是否完整,信息是否及時(shí)輸入ERP;采購(gòu)專(zhuān)員的采購(gòu)信息是否及時(shí)輸入ERP,是否及時(shí)申請(qǐng)付款。采購(gòu)助理每周、月匯總?cè)缦滦畔?交采購(gòu)物流經(jīng)理審批周、月采購(gòu)計(jì)劃；周、月采購(gòu)計(jì)劃完成報(bào)告；采購(gòu)物流經(jīng)理直接監(jiān)督緊急采購(gòu)計(jì)劃；距離到貨期小于或等于三天,還沒(méi)到貨的物品；附錄：采購(gòu)物流部門(mén)日常工作細(xì)則采購(gòu)周、月計(jì)劃的編制和實(shí)施采購(gòu)專(zhuān)員確定下單數(shù)量〔下單數(shù)量=計(jì)劃入庫(kù)量-現(xiàn)有庫(kù)存量+安全庫(kù)存量；采購(gòu)專(zhuān)員確定下單時(shí)間〔下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時(shí)間；采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)協(xié)議或向供應(yīng)商詢價(jià)提供預(yù)算；采購(gòu)助理匯總、整理采購(gòu)計(jì)劃,提交給采購(gòu)物流經(jīng)理審閱；采購(gòu)物流經(jīng)理審閱后,提交分管副總；若有問(wèn)題,重新制作計(jì)劃,直到通過(guò)審批；采購(gòu)專(zhuān)員將月計(jì)劃分解為周計(jì)劃