印章管理合同審核流程及管理制度

6/6印章管理合同審核流程及管理制度印章管理制度

第一條總則公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，加強(qiáng)公司各類、各種公章的管理，便于公章的刻制、使用、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作，減少和避免因公章疏于管理給公司造成的損失，特制定本管理制度。

第二條公司印章的刻制

一、公司印章的刻制均須報(bào)公司董事長(zhǎng)審批。（《印章刻制申請(qǐng)表》）

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印章刻制申請(qǐng)表

二、法人個(gè)人名章、行政章、財(cái)務(wù)章、合同章，由行政部開(kāi)具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機(jī)關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)保定市公安局備案。

三、公司各部門的專用章（合同章、技術(shù)專業(yè)章等），由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。

四、未經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自刻制本部門的印章。違者視情節(jié)按照公司《問(wèn)責(zé)制》處理，并承擔(dān)因此產(chǎn)生的一切后果。

第三條公司印章的啟用

一、新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政部留樣保存，以便備查。（《印章保管登記表》）

印章領(lǐng)用保管登記表

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二、新印章啟用前應(yīng)由行政部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放部門和使用范圍。

第四條公司印章的使用范圍

公司的印章主要包括公司行政章、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（合同章、財(cái)務(wù)章、人事章、技術(shù)專業(yè)章）、董事長(zhǎng)（法人）專用個(gè)人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。

一、公司行政章的使用范圍主要為：

1、公司對(duì)外銷售的商品房屋購(gòu)銷協(xié)議及合同類文件；

2、公司對(duì)外簽發(fā)的文件；

3、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；

4、由公司出具的證明及有關(guān)材料；

5、公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告；

6、公司章程、制度等正式公文；

7、員工調(diào)動(dòng)、員工的任免聘用等相關(guān)文書(shū)；

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8、協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書(shū)；

9、以及其他必須加蓋行政章的文書(shū)與文件。

二、公司合同專用章的使用范圍主要為：

對(duì)外投資、合資、合作協(xié)議、各類經(jīng)濟(jì)合同等。

三、公司董事長(zhǎng)、法定代表人個(gè)人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表等各類文件。

四、財(cái)務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。

五、工程部專用章主要用于圖紙變更，工程做法等，并可與外單位溝通時(shí)使用。第五條公司印章的管理職責(zé)

一、公司董事長(zhǎng)：負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。

二、行政部經(jīng)理：負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用審批工作。

三、各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)各職能部門專用章的審批工作。

四、行政專人：負(fù)責(zé)印章的保管、設(shè)立印章使用登記臺(tái)帳、印章使用的審核等工作。

第六條公司印章的管理

一、公司行政章、合同專用章由行政部安排專人負(fù)責(zé)管理。

二、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（財(cái)務(wù)章、技術(shù)章等）由各部門指定專人負(fù)責(zé)管理。

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三、法人個(gè)人名章，由公司指定財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)管理。

四、各部門須將印章管理員名單報(bào)行政部備案。

五、印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé)，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開(kāi)崗位需移交他人的，可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（《印章移交登記表》）

印章移交登記表

六、為保證資金的絕對(duì)安全，財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開(kāi)保管、監(jiān)督使用，做到一人無(wú)法簽發(fā)支票、匯票，一人無(wú)法提出現(xiàn)金。

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第七條公司印章的使用

一、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。

行政章使用申請(qǐng)表

年月日

一）行政章的使用：必須由使用部門負(fù)責(zé)人向董事長(zhǎng)書(shū)面申請(qǐng)，批準(zhǔn)后，使用部門負(fù)責(zé)人持書(shū)面審批到行政部加蓋行政章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請(qǐng)示作為依據(jù)。后要求使用部門負(fù)責(zé)人必須在7日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請(qǐng)手續(xù)的補(bǔ)辦工作。

二）合同的簽立、審批、管理規(guī)定與合同章的使用：

1、合同簽訂要求：

1）訂立合同前經(jīng)辦人員及所在部門應(yīng)嚴(yán)格審查合同對(duì)方的相關(guān)情況，審查是否有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、有無(wú)法人資格、擬簽合同標(biāo)的是否符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍、是否具備相應(yīng)的資質(zhì)和許可證、履約能力、經(jīng)營(yíng)方式和信用等。

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2）經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)收集其經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照（檢查其核載的內(nèi)容與實(shí)際相符）組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、法人身份證、授權(quán)委托書(shū)及其他資質(zhì)證書(shū)等復(fù)印件備查（如是個(gè)人應(yīng)收集身份證復(fù)印件）。

3）經(jīng)辦人員在做好市場(chǎng)調(diào)查、資信調(diào)查的基礎(chǔ)上，做好三至五家的詢價(jià)記錄，與對(duì)方就合同標(biāo)的（貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等）、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款和酬金、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款充分協(xié)商。

4）對(duì)標(biāo)的金額巨大的合同應(yīng)組織專業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)人員組成談判組與合同相對(duì)人談判。

5）合同經(jīng)辦部門應(yīng)該在充分了解和審查上述1）—4）點(diǎn)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，與合同對(duì)方進(jìn)行談判、磋商，擬定起草合同條款。

2、合同應(yīng)包含的內(nèi)容：

1）合同各方的法定名稱、地址、電話、法定代表人（負(fù)責(zé)人）或代理人姓名職務(wù)等。

2）簽約的目的和依據(jù)。

3）標(biāo)的。動(dòng)產(chǎn)應(yīng)表明名稱、型號(hào)、規(guī)格、品種等級(jí)，不易確定無(wú)形財(cái)產(chǎn)、勞務(wù)、工作成果等描述要準(zhǔn)確明確。不動(dòng)產(chǎn)應(yīng)注明名稱和坐落地點(diǎn)，貨幣應(yīng)注明幣種。4）數(shù)量和質(zhì)量。包括檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和方式，數(shù)量要準(zhǔn)確，計(jì)算單位、計(jì)量方法和計(jì)量工具符合國(guó)家規(guī)定。如有多種標(biāo)的的，應(yīng)約定與合同標(biāo)的相適用的標(biāo)準(zhǔn)，并寫明檢測(cè)的方法，責(zé)任期限和條件，質(zhì)量異議期限等。

5）價(jià)款和酬金。包括付款方式，合同中應(yīng)明確規(guī)定價(jià)款或報(bào)酬數(shù)額，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，

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結(jié)算方式和程序。

6）履約期限、地點(diǎn)和形式，履約期限、地點(diǎn)和形式要具體明確，交付標(biāo)的的方式、勞務(wù)提供方式和結(jié)算方式應(yīng)具體。

7）爭(zhēng)議解決方式。約定通過(guò)訴訟解決的，應(yīng)寫明約定的有管轄權(quán)法院的名稱，通常應(yīng)約定由我方所在地法院管轄。約定由仲裁機(jī)構(gòu)裁決的，應(yīng)寫明具體的仲裁機(jī)構(gòu)名稱和具體請(qǐng)求仲裁的事項(xiàng)。

8）違約責(zé)任。合同應(yīng)明確規(guī)定違約責(zé)任或賠償金的計(jì)算方法。

9）合同變更和解決條件。

10）生效日期。

3、合同審核、會(huì)簽流程：

1）合同審辦前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)使用不退色的墨水筆填妥公司制定的《合同會(huì)簽審批單》，后經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人帶擬定的合同文本先報(bào)財(cái)務(wù)部、后報(bào)法務(wù)部協(xié)作進(jìn)行評(píng)審。

2）財(cái)務(wù)部收到合同文本后應(yīng)對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審：

(1)審核合同所需資金及資金安排的可能性；

(2)合同中有關(guān)價(jià)款、酬金條款；

(3)支付方式和結(jié)算條款的合理性以及對(duì)公司的影響；

3）法務(wù)部收到合同文本后應(yīng)對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審：

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(1)合同締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時(shí)效性和合法性。

(2)合同標(biāo)的的合法性。

(3)合同條款的合法性、完整性以及存在的法律漏洞。

(4)與合同有關(guān)的其他法律問(wèn)題。

4）合同經(jīng)辦部門須匯總財(cái)務(wù)部、法務(wù)部意見(jiàn)，修訂合同文本后，后經(jīng)財(cái)務(wù)部、法務(wù)部負(fù)責(zé)人復(fù)核無(wú)誤后，要求經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人共同在《合同會(huì)簽審批單》上簽字確認(rèn)。

5）經(jīng)辦部門憑此《合同會(huì)簽審批單》和修訂后的合同文本報(bào)請(qǐng)董事長(zhǎng)最終審核批示。

4、合同章的使用：經(jīng)辦部門憑相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽完畢且董事長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后的《合同會(huì)簽審批單》，到行政部加蓋合同章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請(qǐng)示作為依據(jù)。后要求使用部門負(fù)責(zé)人必須在7日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請(qǐng)手續(xù)的補(bǔ)辦工作。

5、加蓋合同章后，合同生效。

（《合同簽訂審批單》）

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6、合同的管理：

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1）公司內(nèi)部保留文本合同正本原件至少一份，留行政部門存檔；財(cái)務(wù)部門一份（可以是副本），經(jīng)辦部門一份（副本）。

2）各部門應(yīng)健全合同檔案的管理工作。

7、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同納稅工作，監(jiān)督合同執(zhí)行過(guò)程和情況，負(fù)責(zé)合同印花稅的粘貼，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)支付控制和信息反饋。

三）公司法人個(gè)人名章使用：由法人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。四）財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。

二、印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺(tái)帳，嚴(yán)格審批和登記制度。（《印章使用登記表》）

印章使用登記表

三、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。

1、行政章與合同章如因工作需要須帶出公司使用，填寫《攜帶印章外出申請(qǐng)表》，由行政部經(jīng)理審批后，必須由行政部經(jīng)理指派印章保管員一同前往，由印章保

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管員將印章用于申請(qǐng)事由。

2、若因工作需要，確須將公司印章（含行政章與合同章）由非行政部專人的其

他人員帶出使用，需填寫《攜帶印章外出申請(qǐng)表》后，由分管領(lǐng)導(dǎo)及董事長(zhǎng)簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。（《攜帶印章外出申請(qǐng)表》）

攜帶印章外出申請(qǐng)表

注：印章必須在使用期限內(nèi)歸還。

四、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購(gòu)單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。（對(duì)加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用

印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）

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五、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時(shí)，由行政部嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。

六、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。

七、對(duì)已調(diào)出、解除、終止勞動(dòng)關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，方可蓋章。

八、上述須董事長(zhǎng)進(jìn)行審批的使用手續(xù)，在極特殊急需用章且董事長(zhǎng)不能及時(shí)現(xiàn)場(chǎng)審批情況下，可用短信申請(qǐng)方式執(zhí)行，董事長(zhǎng)短信回復(fù)同意后，在《申請(qǐng)單》上注明申請(qǐng)、同意回復(fù)時(shí)間，即可執(zhí)行。但要求在印章使用后七日（含各類節(jié)假日）內(nèi)必須由使用部門負(fù)責(zé)人完成書(shū)面審批的后補(bǔ)手續(xù)。

九、上述規(guī)定內(nèi)容，如有違反，視情節(jié)按照公司《問(wèn)責(zé)制》處理，公司擁有追訴責(zé)任人因違規(guī)造成的其他不良后果的權(quán)利。

第八條公司印章的保管

一、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。

二、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。

三、印章管理員如因工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。

四、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

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五、印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保其清晰、端正。

六、印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，管理員應(yīng)及時(shí)向行政部經(jīng)理報(bào)告，并備案，配合查處。

第九條公司印章的停用

一、有下列情況，印章須停用：

1、公司名稱變動(dòng)。

2、印章使用損壞。

3、印章遺失或被竊，聲明作廢。