印章管理合同審核流程及管理制度

6/6印章管理合同審核流程及管理制度印章管理制度

第一條總則公司印章是企業(yè)合法存在的標志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性，有效地維護公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，加強公司各類、各種公章的管理，便于公章的刻制、使用、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作，減少和避免因公章疏于管理給公司造成的損失，特制定本管理制度。

第二條公司印章的刻制

一、公司印章的刻制均須報公司董事長審批。（《印章刻制申請表》）

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印章刻制申請表

二、法人個人名章、行政章、財務(wù)章、合同章，由行政部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)保定市公安局備案。

三、公司各部門的專用章（合同章、技術(shù)專業(yè)章等），由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。

四、未經(jīng)公司董事長批準，任何單位和個人不得擅自刻制本部門的印章。違者視情節(jié)按照公司《問責制》處理，并承擔因此產(chǎn)生的一切后果。

第三條公司印章的啟用

一、新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政部留樣保存，以便備查。（《印章保管登記表》）

印章領(lǐng)用保管登記表

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二、新印章啟用前應(yīng)由行政部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放部門和使用范圍。

第四條公司印章的使用范圍

公司的印章主要包括公司行政章、專項業(yè)務(wù)章（合同章、財務(wù)章、人事章、技術(shù)專業(yè)章）、董事長（法人）專用個人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。

一、公司行政章的使用范圍主要為：

1、公司對外銷售的商品房屋購銷協(xié)議及合同類文件；

2、公司對外簽發(fā)的文件；

3、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；

4、由公司出具的證明及有關(guān)材料；

5、公司對外提供的財務(wù)報告；

6、公司章程、制度等正式公文；

7、員工調(diào)動、員工的任免聘用等相關(guān)文書；

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8、協(xié)議（合同）資金擔保承諾書；

9、以及其他必須加蓋行政章的文書與文件。

二、公司合同專用章的使用范圍主要為：

對外投資、合資、合作協(xié)議、各類經(jīng)濟合同等。

三、公司董事長、法定代表人個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財務(wù)及報表等各類文件。

四、財務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。

五、工程部專用章主要用于圖紙變更，工程做法等，并可與外單位溝通時使用。第五條公司印章的管理職責

一、公司董事長：負責行政章的使用審批工作。

二、行政部經(jīng)理：負責授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用審批工作。

三、各部門負責人：負責各職能部門專用章的審批工作。

四、行政專人：負責印章的保管、設(shè)立印章使用登記臺帳、印章使用的審核等工作。

第六條公司印章的管理

一、公司行政章、合同專用章由行政部安排專人負責管理。

二、專項業(yè)務(wù)章（財務(wù)章、技術(shù)章等）由各部門指定專人負責管理。

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三、法人個人名章，由公司指定財務(wù)部專人負責管理。

四、各部門須將印章管理員名單報行政部備案。

五、印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（《印章移交登記表》）

印章移交登記表

六、為保證資金的絕對安全，財務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。

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第七條公司印章的使用

一、印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。

行政章使用申請表

年月日

一）行政章的使用：必須由使用部門負責人向董事長書面申請，批準后，使用部門負責人持書面審批到行政部加蓋行政章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請示作為依據(jù)。后要求使用部門負責人必須在7日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請手續(xù)的補辦工作。

二）合同的簽立、審批、管理規(guī)定與合同章的使用：

1、合同簽訂要求：

1）訂立合同前經(jīng)辦人員及所在部門應(yīng)嚴格審查合同對方的相關(guān)情況，審查是否有營業(yè)執(zhí)照、有無法人資格、擬簽合同標的是否符合當事人經(jīng)營范圍、是否具備相應(yīng)的資質(zhì)和許可證、履約能力、經(jīng)營方式和信用等。

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2）經(jīng)辦人員應(yīng)當收集其經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照（檢查其核載的內(nèi)容與實際相符）組織機構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、法人身份證、授權(quán)委托書及其他資質(zhì)證書等復印件備查（如是個人應(yīng)收集身份證復印件）。

3）經(jīng)辦人員在做好市場調(diào)查、資信調(diào)查的基礎(chǔ)上，做好三至五家的詢價記錄，與對方就合同標的（貨物、勞務(wù)、工程項目等）、數(shù)量和質(zhì)量、價款和酬金、履行期限、地點、方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款充分協(xié)商。

4）對標的金額巨大的合同應(yīng)組織專業(yè)技術(shù)、財務(wù)等相關(guān)人員組成談判組與合同相對人談判。

5）合同經(jīng)辦部門應(yīng)該在充分了解和審查上述1）—4）點內(nèi)容的基礎(chǔ)上，與合同對方進行談判、磋商，擬定起草合同條款。

2、合同應(yīng)包含的內(nèi)容：

1）合同各方的法定名稱、地址、電話、法定代表人（負責人）或代理人姓名職務(wù)等。

2）簽約的目的和依據(jù)。

3）標的。動產(chǎn)應(yīng)表明名稱、型號、規(guī)格、品種等級，不易確定無形財產(chǎn)、勞務(wù)、工作成果等描述要準確明確。不動產(chǎn)應(yīng)注明名稱和坐落地點，貨幣應(yīng)注明幣種。4）數(shù)量和質(zhì)量。包括檢測標準和方式，數(shù)量要準確，計算單位、計量方法和計量工具符合國家規(guī)定。如有多種標的的，應(yīng)約定與合同標的相適用的標準，并寫明檢測的方法，責任期限和條件，質(zhì)量異議期限等。

5）價款和酬金。包括付款方式，合同中應(yīng)明確規(guī)定價款或報酬數(shù)額，計算標準，

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結(jié)算方式和程序。

6）履約期限、地點和形式，履約期限、地點和形式要具體明確，交付標的的方式、勞務(wù)提供方式和結(jié)算方式應(yīng)具體。

7）爭議解決方式。約定通過訴訟解決的，應(yīng)寫明約定的有管轄權(quán)法院的名稱，通常應(yīng)約定由我方所在地法院管轄。約定由仲裁機構(gòu)裁決的，應(yīng)寫明具體的仲裁機構(gòu)名稱和具體請求仲裁的事項。

8）違約責任。合同應(yīng)明確規(guī)定違約責任或賠償金的計算方法。

9）合同變更和解決條件。

10）生效日期。

3、合同審核、會簽流程：

1）合同審辦前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當使用不退色的墨水筆填妥公司制定的《合同會簽審批單》，后經(jīng)辦部門負責人帶擬定的合同文本先報財務(wù)部、后報法務(wù)部協(xié)作進行評審。

2）財務(wù)部收到合同文本后應(yīng)對以下內(nèi)容進行評審：

(1)審核合同所需資金及資金安排的可能性；

(2)合同中有關(guān)價款、酬金條款；

(3)支付方式和結(jié)算條款的合理性以及對公司的影響；

3）法務(wù)部收到合同文本后應(yīng)對以下內(nèi)容進行評審：

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(1)合同締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時效性和合法性。

(2)合同標的的合法性。

(3)合同條款的合法性、完整性以及存在的法律漏洞。

(4)與合同有關(guān)的其他法律問題。

4）合同經(jīng)辦部門須匯總財務(wù)部、法務(wù)部意見，修訂合同文本后，后經(jīng)財務(wù)部、法務(wù)部負責人復核無誤后，要求經(jīng)辦部門負責人、財務(wù)部負責人、法務(wù)部負責人共同在《合同會簽審批單》上簽字確認。

5）經(jīng)辦部門憑此《合同會簽審批單》和修訂后的合同文本報請董事長最終審核批示。

4、合同章的使用：經(jīng)辦部門憑相關(guān)部門負責人會簽完畢且董事長簽字批準后的《合同會簽審批單》，到行政部加蓋合同章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請示作為依據(jù)。后要求使用部門負責人必須在7日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請手續(xù)的補辦工作。

5、加蓋合同章后，合同生效。

（《合同簽訂審批單》）

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6、合同的管理：

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1）公司內(nèi)部保留文本合同正本原件至少一份，留行政部門存檔；財務(wù)部門一份（可以是副本），經(jīng)辦部門一份（副本）。

2）各部門應(yīng)健全合同檔案的管理工作。

7、財務(wù)部門負責合同納稅工作，監(jiān)督合同執(zhí)行過程和情況，負責合同印花稅的粘貼，負責合同款項支付控制和信息反饋。

三）公司法人個人名章使用：由法人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。四）財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)部門按崗位職責權(quán)限使用。

二、印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。（《印章使用登記表》）

印章使用登記表

三、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。

1、行政章與合同章如因工作需要須帶出公司使用，填寫《攜帶印章外出申請表》，由行政部經(jīng)理審批后，必須由行政部經(jīng)理指派印章保管員一同前往，由印章保

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管員將印章用于申請事由。

2、若因工作需要，確須將公司印章（含行政章與合同章）由非行政部專人的其

他人員帶出使用，需填寫《攜帶印章外出申請表》后，由分管領(lǐng)導及董事長簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。（《攜帶印章外出申請表》）

攜帶印章外出申請表

注：印章必須在使用期限內(nèi)歸還。

四、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導批準后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用

印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）

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五、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由行政部嚴格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。

六、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。

七、對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，方可蓋章。

八、上述須董事長進行審批的使用手續(xù)，在極特殊急需用章且董事長不能及時現(xiàn)場審批情況下，可用短信申請方式執(zhí)行，董事長短信回復同意后，在《申請單》上注明申請、同意回復時間，即可執(zhí)行。但要求在印章使用后七日（含各類節(jié)假日）內(nèi)必須由使用部門負責人完成書面審批的后補手續(xù)。

九、上述規(guī)定內(nèi)容，如有違反，視情節(jié)按照公司《問責制》處理，公司擁有追訴責任人因違規(guī)造成的其他不良后果的權(quán)利。

第八條公司印章的保管

一、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

二、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。

三、印章管理員如因工作變動，應(yīng)及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。

四、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應(yīng)的責任。

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五、印章應(yīng)及時維護、確保其清晰、端正。

六、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護現(xiàn)場，管理員應(yīng)及時向行政部經(jīng)理報告，并備案，配合查處。

第九條公司印章的停用

一、有下列情況，印章須停用：

1、公司名稱變動。

2、印章使用損壞。

3、印章遺失或被竊，聲明作廢。