人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

總則

第一條為了加強我校人事檔案（含干部、教師、工人）的管理工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我校組織、人事、學生工作及其它各項管理工作服務，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定本管理辦法。

第二條人事檔案是學校職能部門在組織、人事、學生管理等各項工作中直接形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、學習能力、工作實績等內(nèi)容的文獻材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要意見。

第三條人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策、選才舉能、知人善任、進行社會主義現(xiàn)代化建設服務的。

第四條在人事檔案的管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保人事檔案的完整與安全。

體制、機構(gòu)和職責

第五條我校干部、教師和工人的人事檔案，均由校綜合檔案館集中統(tǒng)一管理。

第六條學校要為人事檔案配備政治、業(yè)務素質(zhì)較高的專職檔案干部負責人事檔案的管理工作，并為科學管理檔案提供必要的設備。

第七條人事檔案的職責：

（一） 收集、鑒別和整理全校干部、教師檔案材料；

（二） 保管人事檔案，為學校，為國家積累檔案史料；

（三） 辦理人事檔案的查閱、借用和傳遞；

（四） 為有關(guān)部門提供所需人員的人事檔案信息；

（五） 做好人事檔案的安全、保密、保護工作；

（六） 調(diào)查研究、總結(jié)交流人事檔案管理工作，制定相應規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務建設工作；

（七） 積極創(chuàng)造條件，逐步實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理；

（八） 完成上級領(lǐng)導交辦的其它任務。

檔案的內(nèi)容和分類

第八條人事檔案由歷史地、全面地反映我校人員情況的材料構(gòu)成。內(nèi)容及其分類：

第一類履歷材料；

第二類自傳材料；

第三類鑒定、考核、考察材料；

第四類學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務材料（含學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務、考績、審批材料）；

第五類政治歷史情況的審查材料（含甄別、復查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；

第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；

第七類獎勵材料（含科學技術(shù)和業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡）；

第八類處分材料（含甄別、復查材料，免于處分的處理意見）；

第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表大會代表登記表等材料；

第十類其它可供組織上參考的材料。

管理范圍

第九條任現(xiàn)職的校級領(lǐng)導檔案由省委組織部檔案室負責保管，任職期滿后，由校檔案館保管；校領(lǐng)導在任職期間，為有利工作，在組織部門領(lǐng)導下，可見檔案副本，由校檔案館保管。

第十條檔案館館長、人事檔案專職檔案干部及其在校內(nèi)工作的直系親屬的檔案由組織部設專人保管。

第十一條“第九條”、“第十條”以外的其他各類人員的人事檔案（教師、干部、工人、離退休、死亡）均由校檔案館統(tǒng)一保管。

第十二條教師、職工辭職、退職、自動離職或被辭退、被開除后，未就業(yè)的其檔案應由校檔案館保管。就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。檔案館對代為保管的人事檔案制定收費標準，經(jīng)財務及檔案主管領(lǐng)導批準，視其保管期限，收取保管費。

檔案材料的收集、鑒別與歸檔

第十三條為了使人事檔案能夠適應人事干部工作的需要，檔案館要經(jīng)常通過組織、人事及其它有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察、考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部、職工德、能、勤、績的材料；人事、組織及其有關(guān)部門要建立主動送交干部、職工檔案材料歸檔的工作制度，及時將新形成的檔案材料送交檔案館歸檔。各基層單位形成材料須進入個人檔案的，要通過各主管部門審核后存入。

第十四條對收集的材料，必須進行認真的鑒別，屬于歸檔的材料，應認真、完整、齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，須經(jīng)組織審查或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。

第十五條不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分情況予以處理。凡須銷毀的材料，必須詳細登記，由檔案館會同組織部、人事處共同商定，并報請校級領(lǐng)導審查批準。

第十六條凡新參加工作的或新調(diào)入我校的教職工，在向人事處報到時，均應讓其填寫“登記表”，并由人事處將“登記表”連同本人檔案一起送交檔案館。

第十七條教職工如有死亡或其他意外事件（如失蹤、潛逃等）發(fā)生所在單位務必將事件發(fā)生的經(jīng)過、時間、地點等情況如實詳細寫清，經(jīng)組織或人事部門核準簽字蓋章后送檔案館歸入本人檔案。教職工的死亡訃告，在喪事處理完畢后，由喪事承辦單位負責送交檔案館歸檔。

第十八條凡應歸檔保存的材料檔案館按國家檔案部門及干部管理規(guī)定，按性質(zhì)進行分類，并按要求裝訂成卷、編寫檔號、入庫保管。整理過程中，如發(fā)現(xiàn)缺少必備的材料（如入團、入黨材料，履歷表和自傳等）檔案館應負責查找或經(jīng)組織、人事部門同意，讓本人重寫，對紙張破爛、字跡模糊不清或用紙不一、長短不齊不便裝訂的，應采取補救措施，保證案卷規(guī)范化。

第十九條歸檔材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復印紙書寫，歸檔材料一律為材料原件。

檔案的保管與保護

第二十條根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求對人事檔案應嚴密、科學地加以保管。

（一） 檔案館對全校教職工必須進行登記、編號，并依據(jù)一定的原則，編制檔案清冊。

（二） 建立健全嚴格的庫房管理制定和崗位責任制，在熱情為用戶提供各種服務的同時，一定要嚴格加強管理，嚴防錯、錯放、錯借、錯轉(zhuǎn)等現(xiàn)象發(fā)生。

（三） 應建立和統(tǒng)計制定，每年年底全面檢查核對一次檔案，并與人事處等部門核對各類人員的增減情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（四） 設置專門的檔案查閱室和檔案人員辦公室。檔案庫房、借閱室和檔案人員辦公室應三室分開。

（五） 要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜，庫房面積每千卷須20至25平方米。庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備。室內(nèi)禁止吸煙及動用一切明火。

（六） 庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、放光、防高溫等設施和安全措施，應經(jīng)常檢查，要保持庫房的清潔和庫內(nèi)的適宜的溫、濕度（要求：溫度14—24攝氏度，相對濕度45—65％）；檢查情況要認真做好記錄。

（七） 要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

第二十一條嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，要視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

檔案的提供利用

第二十二條因工作需要查閱或借用人事檔案時，須辦理有關(guān)借用手續(xù)。凡我校各院、系、部、處等部門借閱檔案時，均須持院、系、部、處黨總支正、副書記簽署的“查閱檔案介紹信”，校外單位借閱人事檔案時，須持本單位組織（或人事）等部門出具的介紹信，并經(jīng)校內(nèi)相關(guān)職能部門的主要負責人簽署意見后，方能提供查閱。

第二十三條查閱檔案一般在檔案館查閱，檔案一般不外借，如確因工作需要，必須借出使用時，校內(nèi)單位，須由借閱單位主要負責人簽署意見，校外單位須由校內(nèi)單位派人向檔案館借出，同時負責催還；并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

第二十四條凡查閱干部檔案，利用單位應派中共黨員干部到檔案館查閱；非黨人員不能查閱黨員檔案；群眾不能借閱檔案，下級人員借閱上級人員檔案時，必須由利用單位主要領(lǐng)導出示手續(xù)；任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

第二十五條檔案館應制定查閱注意事項。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者要視情節(jié)輕重，予以批評教育，直至紀律處分。屬于假公濟私者，按違反《檔案法》處理。

第二十六條借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)檔案館等部門審查批準后才能復制（拍攝）。

檔案的接收與傳遞

第二十七條凡我校教職工檔案的接收和轉(zhuǎn)遞工作，原則上均由檔案館承辦和處理；人事處在辦理新調(diào)入我校教職工有關(guān)手續(xù)后，應將接收的檔案盡快轉(zhuǎn)到檔案館。

第二十八條檔案館在收到有關(guān)人員的檔案材料后，應按檔案目錄逐件（份）進行清點，核對無誤后，辦理登記、編號、歸檔入庫。

第二十九條校內(nèi)各單位對擬調(diào)出的教職工，應在其離校前將散存的屬于應歸檔轉(zhuǎn)出的材料經(jīng)人事處審核后及時送交檔案館，以便隨檔轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

（一） 應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準讓本人自帶。

（二） 轉(zhuǎn)出的檔案完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

（三） 轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記，嚴禁包封。

（四） 檔案轉(zhuǎn)出后應隨時登記上冊；并及時催要回執(zhí)，以防丟失。

（五） 要嚴格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”、對已出現(xiàn)的“無頭檔案”應認真查轉(zhuǎn)。對確屬查不到人員下落的檔案，應造另冊，予以登記，妥善保管。

組織領(lǐng)導和對隊伍建設

第三十條檔案館應加強對人事檔案工作的領(lǐng)導，及時研究工作中出現(xiàn)的問題，采取有效措施，不斷加以改進，提高科學管理水平。

第三十一條校組織部、人事處對人事檔案工作，在業(yè)務上負有監(jiān)督，檢查和指導的責任。

第三十二條校組織部、人事處要為檔案館選調(diào)政治可靠、作風正派、責任心強，具有較高文化素質(zhì)的中共黨員從事人事檔案管理工作，要關(guān)心她們的工作和生活，要妥善解決他們的職級待遇，保持隊伍相對穩(wěn)定。

第三十三條檔案館專職檔案干部在人事檔案建設和