合同管理作業(yè)流程

合同管理作業(yè)流程1、合同分類合同主要分為以下幾類：（1）重大項目合同（IM），包括物業(yè)管理服務合同、投資項目合同、金額在______元/次或________元/年以上物資或服務采購合同等；（2）物資采購合同（CM），包括金額在______元/次或________元/年以下的清潔用品、綠化工具、消防器材采購合同等；（3）服務采購合同（SM），包括金額在______元/次或________元/年以下的水池清洗、清潔保潔、垃圾清運、化糞池清理服務采購合同，綠化養(yǎng)護服務采購合同，電梯維保、中央空調(diào)系統(tǒng)保養(yǎng)、消防系統(tǒng)保養(yǎng)等服務采購合同；（4）物業(yè)租賃合同（PM）；（5）其它訂單合同（OM），主要是指一次性合同，如裝飾裝修合同、分類垃圾桶訂造合同、服裝訂造合同等。2、合同洽談重大項目合同由總經(jīng)理組織成立項目小組：（1）物業(yè)項目成立招投標工作小組，按照《顧客要求的識別與評審》程序?qū)ξ飿I(yè)項目進行評審，按照《物業(yè)管理策劃》程序?qū)ξ飿I(yè)項目進行策劃，編寫投標文件、物業(yè)管理服務合同。（2）物資或服務采購合同由業(yè)務部負責組織，各執(zhí)行部門應指定專人參加，按照《供應商的評審和選擇準則》評審和選擇物資或服務供應商，確定物資或服務采購的有關(guān)事項，并形成書面意見。簽訂物資或服務采購合同，合同必須包括以下條款：?合同雙方當事人；?合同標的物；?服務項目及服務質(zhì)量（目標、標準）；?合同期限、服務地點和方式；?合同價款及支付方式；?雙方權(quán)利和義務（或責任）；?違約責任及免責條款和解決爭議的方法；?合同附則。（3）物業(yè)租賃合同按照國家《合同法》有關(guān)“租賃合同”要求，由管理處洽談有關(guān)事宜。合同應強調(diào)：?物業(yè)租賃用途；?租賃期間的安全防范。（4）其它訂單合同根據(jù)總經(jīng)理授權(quán)后相關(guān)部門負責洽談合同的有關(guān)事宜。3、合同簽署（1）重大項目合同由總經(jīng)理或授權(quán)代表簽署。（2）物資采購合同統(tǒng)一由業(yè)務部（或辦公室）簽署。（3）服務采購合同：?公司所管物業(yè)的單項服務項目統(tǒng)一外包合同，由業(yè)務部簽署；?公司所管物業(yè)的某項特殊服務項目外包合同，由管理處簽署；（4）物業(yè)租賃合同由服務中心簽署；（5）其它訂單合同由總經(jīng)理或根據(jù)總經(jīng)理授權(quán)由相關(guān)責任部門簽署。4、合同執(zhí)行監(jiān)督（1）重大項目合同由項目經(jīng)理負責執(zhí)行合同，定期向公司反饋合同執(zhí)行情況。（2）物資采購合同由業(yè)務部監(jiān)督合同執(zhí)行情況，各使用部門及時反饋采購物資的使用情況。（3）服務采購合同由執(zhí)行部門執(zhí)行合同的權(quán)利義務，定期向業(yè)務部門反饋服務情況。（4）物業(yè)租賃合同由管理處執(zhí)行合同，財務部監(jiān)督費用收繳情況。（5）其它訂單合同由執(zhí)行部門執(zhí)行合同。5、合同款項結(jié)算（1）合同執(zhí)行部門負責合同款項的結(jié)算。（2）合同款項結(jié)算時，必須由合同執(zhí)行部門根據(jù)合同執(zhí)行情況，提出合同款項支付意見，由業(yè)務部門提供出結(jié)算意見，報財務部審核，總經(jīng)理批準后支付。（3）收款合同在收款之日前三天，由合同執(zhí)行部門聯(lián)系并書面通知對方繳納合同款。（4）財務部監(jiān)督監(jiān)督合同款項的結(jié)算。6、合同文本管理（1）合同文本由我方提供的，按《[XX項目]合同》（范本）制訂；合同文本由對方提供的，必須包含合同范本中規(guī)定的內(nèi)容。（2）合同文本編號采用以下原則：[合同類別]+[年份]+流水號合同文本由對方提供的，需重新編號、歸類，統(tǒng)一保存。（3）所有簽署的合同，公司必須保留合同原件兩份，總經(jīng)辦、財務部各執(zhí)一份。（4）總經(jīng)辦負責合同文本統(tǒng)一管理，各相關(guān)執(zhí)行部門執(zhí)復印件一