會(huì)議管理辦法

編號(hào)：SM-ZD-94502會(huì)議管理辦法Throughtheprocessagreementtoachieveaunifiedactionpolicyfordifferentpeople,soastocoordinateaction,reduceblindness,andmaketheworkorderly.編制：____________________審核：____________________批準(zhǔn)：____________________本文檔下載后可任意修改FS精編管理制度 |MODELSYSTEM會(huì)議管理辦法簡(jiǎn)介：該制度資料適用于公司或組織通過(guò)程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程約定，達(dá)成上下級(jí)或不同的人員之間形成統(tǒng)一的行動(dòng)方針，從而協(xié)調(diào)行動(dòng)，增強(qiáng)主動(dòng)性，減少盲目性，使工作有條不紊地進(jìn)行。文檔可直接下載或修改，使用時(shí)請(qǐng)?jiān)敿?xì)閱讀內(nèi)容。第一章 總則第1條為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，制定本辦法。第2條本辦法適用于公司各級(jí)、各類會(huì)議的組織和管理。第3條主要職責(zé)。1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)重要會(huì)議計(jì)劃方案及會(huì)議紀(jì)要的審批。2.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)會(huì)議計(jì)劃方案的策劃、落實(shí)以及會(huì)議的通知、考勤、紀(jì)律管理、后勤服務(wù)等。3.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)議組織、召開(kāi)、參與、準(zhǔn)備及會(huì)議決定的落實(shí)等。第二章 會(huì)議類型第4條固定會(huì)議。主要指公司級(jí)別的相對(duì)固定的大型綜合會(huì)或?qū)ｎ}會(huì)議等。會(huì)議名稱召集部門會(huì)議周期參會(huì)人員議題和活動(dòng)第2頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM股東大會(huì) 董事會(huì) 年度每年4月股東、董事會(huì)成員、監(jiān)事會(huì)成員；集團(tuán)中高層以上管理人員和各分公司經(jīng)理 審議通過(guò)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)工作報(bào)告以及財(cái)務(wù)工作報(bào)告公司年會(huì) 企業(yè)管理中心 年度春節(jié)前半個(gè)月左右 分公司主要管理人員， 獲獎(jiǎng)人員，部分項(xiàng)目經(jīng)理，總部全員 年度工作報(bào)告、年度表彰、年終聚餐經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議 經(jīng)營(yíng)管理中心 半年度過(guò)年后和 6月底 各分公司經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)負(fù)責(zé)人、部分項(xiàng)目經(jīng)理；集團(tuán)總部各部門負(fù)責(zé)人 經(jīng)營(yíng)工作總結(jié)及座談財(cái)務(wù)工作會(huì)議 財(cái)務(wù)管理中心 半年度過(guò)年后和 6月底 集團(tuán)財(cái)務(wù)部門全員各分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 財(cái)務(wù)工作總結(jié)及座談質(zhì)安工作會(huì)議 工程管理中心 半年度第3頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM過(guò)年后和 6月底 集團(tuán)工程部門全員各分公司負(fù)責(zé)人 工程質(zhì)量、安全、創(chuàng)優(yōu)的總結(jié)與座談公司例會(huì) 企業(yè)管理中心 每周周一召開(kāi) 公司高管各部門負(fù)責(zé)人 上周重大問(wèn)題及部門計(jì)劃執(zhí)行情況等第5條非固定會(huì)議。指各種非固定的專題會(huì)議、接待會(huì)議、研討會(huì)以及其他各種臨時(shí)會(huì)議。包括信息化會(huì)議、接待上級(jí)主管主管部門與合作單位的會(huì)議，部門研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等。第6條會(huì)議的形式?？煞譃楝F(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等。年度、半年度的固定大型會(huì)議，需要現(xiàn)場(chǎng)參與；其他會(huì)議可根據(jù)情況靈活選擇相應(yīng)的會(huì)議形式，但應(yīng)保證一定的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議次數(shù)。第三章 會(huì)議計(jì)劃第7條制定會(huì)議計(jì)劃方案。按固定、非固定兩類會(huì)議，行政管理中心做不同的計(jì)劃方案。1.固定會(huì)議計(jì)劃：行政管理中心可在每年年末制定第二第4頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM年的會(huì)議計(jì)劃（不含每周例會(huì)） ，填寫《會(huì)議計(jì)劃表》，并上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，在第二年年初公布計(jì)劃。2.非固定會(huì)議計(jì)劃：各會(huì)議組織部門需在每月 25號(hào)前向行政管理中心呈報(bào)會(huì)議需求， 填寫《會(huì)議需求表》，行政管理中心收到會(huì)議需求后， 進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定月度會(huì)議計(jì)劃，填寫《會(huì)議計(jì)劃表》，并將方案上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)， 經(jīng)協(xié)調(diào)確認(rèn)審批后，行政管理中心負(fù)責(zé)在每月 30號(hào)公布下月會(huì)議計(jì)劃安排。3.每周例會(huì)固定在每周一上午 9:00在公司會(huì)議室召開(kāi)，特殊情況需變動(dòng)的，應(yīng)于上周周四發(fā)出下周例會(huì)變動(dòng)計(jì)劃的通知。第8條組織實(shí)施。行政管理中心負(fù)責(zé)協(xié)助其他部門組織會(huì)議，其他部門負(fù)責(zé)具體的會(huì)議計(jì)劃實(shí)施，組織協(xié)調(diào)人員，主持召開(kāi)會(huì)議。第9條計(jì)劃控制。行政管理中心負(fù)責(zé)督促其他各部門執(zhí)行會(huì)議計(jì)劃，當(dāng)出現(xiàn)臨時(shí)突發(fā)狀況，行政管理中心負(fù)責(zé)及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，合理安排，保證會(huì)議的順利召開(kāi)。第四章會(huì)議準(zhǔn)備第5頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM第10條公布會(huì)議通知。會(huì)議通知由責(zé)任部門提前3天擬定（大型會(huì)議需提前 7天），責(zé)任部門按《會(huì)議通知》模板（附件3）填寫好內(nèi)容，通知的內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、討論主題、會(huì)議議程等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后發(fā)給行政管理中心，行政管理中心審核后進(jìn)行公布。第11條會(huì)場(chǎng)安排。行政管理中心協(xié)助會(huì)議責(zé)任部門按照會(huì)議要求，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備，按照《會(huì)議準(zhǔn)備確認(rèn)表》準(zhǔn)備好各類物品，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和行政管理中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于電話會(huì)議和視頻會(huì)議，應(yīng)事先請(qǐng)公司系統(tǒng)管理員調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第12條會(huì)議室使用。會(huì)議室的使用由行政管理中心統(tǒng)一安排，行政管理中心負(fù)責(zé)安排清潔人員打掃會(huì)議室，保持會(huì)議室的干凈、整潔。臨時(shí)需用會(huì)議室的部門及人員要通知行政管理中心，行政信心中心進(jìn)行登記，并準(zhǔn)備相關(guān)物品，安排會(huì)后打掃。第13條參會(huì)人員、場(chǎng)地、住宿、用餐等事項(xiàng)確認(rèn)。責(zé)任部門在會(huì)議通知發(fā)出以后在開(kāi)會(huì)之前，必須安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地、參會(huì)人員的確認(rèn)工作。第6頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM第14條參會(huì)人員預(yù)備工作。1.參會(huì)人員需按會(huì)議通知要求準(zhǔn)備會(huì)議材料。材料內(nèi)容包括上次會(huì)議決議的實(shí)施情況、上一階段主要工作、下一步工作計(jì)劃、擬提交討論的議案等。2.參會(huì)人員如有重要材料容匯報(bào)，應(yīng)提前至少一天發(fā)送給其他參會(huì)人員。3.不允許提出對(duì)于本次會(huì)議未準(zhǔn)備討論的議題或本部門內(nèi)部協(xié)調(diào)即可解決的問(wèn)題。第五章 會(huì)議召開(kāi)第15條會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。1.準(zhǔn)時(shí)出席，不遲到、早退、缺席；2.會(huì)議期間關(guān)閉通信工具或?qū)⑼ㄐ殴ぞ咴O(shè)在振動(dòng)位置，確需接聽(tīng)時(shí)，應(yīng)到會(huì)議室外，切勿影響會(huì)議的正常進(jìn)行。3.會(huì)議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡；4.與會(huì)人員不準(zhǔn)做與會(huì)議無(wú)關(guān)的雜事，不得在會(huì)場(chǎng)上隨意走動(dòng)。5.不泄露會(huì)議機(jī)密，妥善保管會(huì)議材料，不得向無(wú)關(guān)人員泄露會(huì)議內(nèi)容。第7頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM第16條簽到。與會(huì)人員在《會(huì)議簽到表》上簽到，會(huì)議記錄人員或會(huì)議組織部門指定專人對(duì)簽到進(jìn)行確認(rèn)。第17條會(huì)議議程原則。會(huì)議組織者要明確會(huì)議議程原則，并向會(huì)議主持人和記錄人等轉(zhuǎn)達(dá)議程原則，以確保會(huì)議的有效進(jìn)行。1.會(huì)議主持。會(huì)議由主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，完成會(huì)議的各項(xiàng)議程。2.會(huì)議記錄。組織者指定專人做會(huì)議記錄，會(huì)議記錄可采用錄音、筆錄、攝影等方式，以確保記錄準(zhǔn)確。重要會(huì)議應(yīng)安排拍照，供公司新聞稿用。3.時(shí)間控制。主持人按照會(huì)議議程控制會(huì)議時(shí)間，會(huì)議記錄人員對(duì)主持人做出提醒，經(jīng)主持人提議可以適當(dāng)延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間。4.主題明確。會(huì)議圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言、討論，主持人要確保主題明確，對(duì)跑題、偏題的發(fā)言要及時(shí)指出，會(huì)議記錄人員對(duì)主持人做出提醒。5.形成決議。會(huì)議最后要形成決議或結(jié)果，由主持人確認(rèn)。第8頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM6.會(huì)議結(jié)題。主持人在會(huì)議最后做出總結(jié)，宣布會(huì)議決議或結(jié)果。第六章 會(huì)后落實(shí)第18條會(huì)議材料的整理與存檔。1.會(huì)議材料搜集、匯總。在會(huì)后 1天內(nèi)，會(huì)議發(fā)言人應(yīng)將本人會(huì)議上所用書(shū)面材料的電子稿提交會(huì)議記錄員和行政管理中心。2.會(huì)議紀(jì)要整理、發(fā)布。在會(huì)后 2天內(nèi)，會(huì)議記錄員整理好會(huì)議紀(jì)要，提交給部門領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，再交給行政管理中心，由行政管理中心負(fù)責(zé)發(fā)送給相關(guān)部門。3.存檔、備案。行政管理中心檔案管理人員，對(duì)會(huì)議材料和會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸類存檔，作為公司的知識(shí)資源。第19條決議落實(shí)。會(huì)議上形成的決議由相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)督辦、落實(shí)，決議的完成情況由監(jiān)督審計(jì)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查，并計(jì)入部門考核。第20條會(huì)議統(tǒng)計(jì)。行政管理中心每月 3號(hào)之前匯總上月會(huì)議情況形成《每月會(huì)議完成報(bào)表》，內(nèi)容包括會(huì)議計(jì)劃與執(zhí)行、會(huì)議考勤、紀(jì)律、會(huì)議決議等；及時(shí)收集會(huì)議決議的第9頁(yè)/總11頁(yè)FS精編管理制度 |MODELSYSTEM執(zhí)行進(jìn)度，并適時(shí)公布。第七章 會(huì)議總結(jié)第21條會(huì)議管理總結(jié)。行政管理中心每個(gè)月對(duì)會(huì)議管理的實(shí)際情況做出總結(jié)，包括執(zhí)行情況、問(wèn)題、建議等，并根據(jù)會(huì)議管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善會(huì)議管理辦法和流程。第22條會(huì)議運(yùn)行總結(jié)。各部門應(yīng)對(duì)會(huì)議的有效性進(jìn)行總結(jié)，提出意見(jiàn)和建議，組織專題會(huì)議研討會(huì)議召開(kāi)的頻次與方式、會(huì)后實(shí)施與監(jiān)督辦法，不斷改進(jìn)會(huì)議效率、質(zhì)量。第23條會(huì)議中，各部門應(yīng)對(duì)上一個(gè)周期會(huì)議上提出各項(xiàng)問(wèn)題的解決情況進(jìn)行反饋，有結(jié)果的反饋結(jié)果，沒(méi)有結(jié)果的則反饋具體解決到哪一步，預(yù)計(jì)還有多少時(shí)間能完成，明確時(shí)間和主要推進(jìn)步驟。第八章 附則第24條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、