北京勞動法律網(wǎng)對企業(yè)修改員工手冊的十大建議

北京勞動法律網(wǎng)對企業(yè)修改員工手冊的十大建議一、需走過民主制訂程序什么是民主制訂程序？原最高院關(guān)于勞動爭議的第一個司法解釋，提出了這一概念，卻沒有明確相應(yīng)的含義，導(dǎo)致這一概念沒有起到實(shí)際的作用，此次〈〈勞動合同法〉〉對這一概念進(jìn)行了細(xì)化，即要求通過與職工代表大會或者全體職工的對話，總結(jié)他們的意見之后，再通過與工會或者職工代表協(xié)商確定。這一細(xì)化同時產(chǎn)生的問題在于， 如何選舉職工代表？ 2008年1月1日之前的員工手冊是否也需要走過同樣的程序？職工代表大會需要多次個職工代表參加或者參加者達(dá)到多大的比例才是有效的？參會者多大比例通過決議才是有效的？所有這些，目前還不具有操作性。在此情況下，企業(yè)通過自己的員工手冊時，應(yīng)該如何操作呢？最好的建議還是在 2008年之前通過，因?yàn)楫吘勾藭r， 勞動合同法還沒有生效， 尚不需要按勞動合同法的民主制訂程序的要求進(jìn)行操作。而勞動合同法正式生效之后，再進(jìn)行制訂的話，就需要期待相應(yīng)的配套規(guī)定明確職工代表大會的問題之后，才實(shí)際具有切實(shí)可行的操作方案。二、員工手冊防范員工入職之前的風(fēng)險首先需要了解員工入職之前的風(fēng)險員工入職前，主要風(fēng)險在于員工的身份真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)?、身體健康情況、有無現(xiàn)原單位解除勞動關(guān)系、是否存在競業(yè)禁止義務(wù)、是否存在保密義務(wù)等各種情況。其次，在員工手冊中，規(guī)制防范方案。對不同的風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)有不同的防范措施。查詢員工身份證信息真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)危梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)直接查詢；對健康狀況，可以通過體檢得知，對是否解除，可以通過離職證明獲知，對是否存在競業(yè)禁止和保密，可以通過詢問和背景調(diào)查得知。而其中關(guān)于競業(yè)禁止和保密這一塊，目前企業(yè)認(rèn)真去做的較少，主要原因還是在于缺乏相應(yīng)的意識。除了實(shí)際的防范方案之外，員工手冊能夠做到的，主要還在于界定清楚員工入職之前， HR需要做的工作，以及這些工作需要完成的一個時間點(diǎn)， 即以上工作， 必須在員工實(shí)際入職之前做完，而不能在員工入職之后的一定期限內(nèi)完成。否則，企業(yè)就存在風(fēng)險。三、員工手冊防范勞動合同風(fēng)險員工入職具有特殊的意義，《勞動合同法》將入職的時間，作為了界定雙方正式建立勞動合同關(guān)系的起點(diǎn)。所以這一時間，從今后將具有特殊的意義，會成為企業(yè)與員工勞動爭議發(fā)生的一個起始點(diǎn)。對于這一時間，企業(yè)必須在員工手冊中，要求 HR們，在一個員工入職之前，就與員工簽訂好勞動合同。這是一種最妥當(dāng)?shù)姆绞健?否則，如果不簽勞動合同達(dá)到了一個月的時間， 就會發(fā)生《勞動合同法》所說的雙倍向員工支付工資的風(fēng)險。同時，員工先入職再簽合同，也會產(chǎn)生員工入職之后，不再積極配合企業(yè)簽訂勞動合同事宜，甚至?xí)l(fā)生員工故意不與企業(yè)簽訂勞動合同的事項(xiàng)， 或者員工對勞動合同提出較多的修改意見，所有這些，都會給企業(yè)帶來工作的不便。因此企業(yè)在員工手冊中，要考慮公司的實(shí)際情況，較好地規(guī)制HR們與員工簽訂勞動合同的具體時間。同時，對于簽訂勞動合同的時間，還要區(qū)分首簽與續(xù)簽的不同情況，作出不同的規(guī)制。四、員工手冊對試用期員工進(jìn)行更好地管理試用期辭退員工，目前發(fā)生勞動爭議的案件較少。但是《勞動合同法》實(shí)施之后，違法辭退員工的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，就從目前的一倍變?yōu)榱硕渡踔寥?，隨著經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的成倍上升，利益會驅(qū)動試用期遭辭的員工，積極維權(quán)，這一點(diǎn)對企業(yè)試用期辭退員工的行為，增加了風(fēng)險成為勞動爭議案件的概率。而企業(yè)試用期辭退員工，一直以來，都是存在較大風(fēng)險的。首先，多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，試用期可以隨時辭退員工，這是一個十分錯誤的概念。一直以來，很多 HR們認(rèn)為，試用期作為員工，可以隨時辭職，那么作為單位，也是可以隨時辭退員工的。這一認(rèn)識，是對法律的誤讀。實(shí)際上無論是當(dāng)初的勞動法，還是目前的勞動合同法，對于試用期辭退員工，都是有一定條件限制的，即只有在員工不符合錄用條件時，才可以辭退員工。其次，不符合錄用條件這一法律概念與 HR們的人力資源概念的脫節(jié)，導(dǎo)致風(fēng)險一直存在。不符合錄用條件是一個法律的概念， 在實(shí)際的 HR管理中，這一概念并不是一個常用的概念。

在實(shí)際的HR管理中，多數(shù)得到應(yīng)用的是試用期對員工的考核以及考核結(jié)論是否合格這一常用術(shù)語。兩者之間是否等同，法律并沒有明確規(guī)定。在這種情況之下，就需要企業(yè)運(yùn)用員工手冊對這些近似概念進(jìn)行疏理，將兩者之間的關(guān)系界定清楚，才能避免類似風(fēng)險。否則，一旦在概念模糊的情況下，仲裁或者法院將不符合錄用條件等同于當(dāng)初的招聘條件，企業(yè)的試用期辭退權(quán)利就等同虛設(shè)。五、員工手冊解決調(diào)整工作崗位問題員工手冊的作用，除了教育員工，使員工了解并認(rèn)可公司的文化之外，還有一個作用就是盡量避免僵化的勞動關(guān)系。而公司在合理合法的情況下，可以調(diào)整員工的工作崗位，是避免僵化的一個表現(xiàn)。所以，公司就很有必要在公司的勞動合同以及員工手冊中，對于調(diào)整工作崗位的情形作出約定。調(diào)整員工的工作崗位，是企業(yè)進(jìn)行正常工作管理的一種權(quán)力，同時，由于工作崗位涉及到員工的切身利益，一般情況下，員工的收入多少和心理優(yōu)越感跟工作崗位密切相關(guān)，所以一方面是企業(yè)的權(quán)力，另一方面是員工的切身利益，如何在二者之間作一個平衡，對雙方的利益進(jìn)行兼顧和尊重，是一個公司的員工手冊需要解決的問題。目前調(diào)整員工工作崗位的作法不外乎三種，一種為直接規(guī)定企業(yè)有單方變更和調(diào)整權(quán)，員工必須服從，這一種做法，從根本上漠視了員工的權(quán)利，排除了員工的主要權(quán)利，是一種違法和無效的約定；另一種為依據(jù)公司的經(jīng)營狀況、員工的工作表現(xiàn)以及工作業(yè)績等多方面原因調(diào)整員工的工作崗位，這一種約定乍看比前一種要委婉、溫和，貌似尊重了員工的權(quán)利，而實(shí)際上經(jīng)營狀況、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等概念也是一種模糊性的規(guī)定，經(jīng)營狀況到了什么程度可以調(diào)整崗位，難以明確，從而使這種條款本身也成為了公司暗箱操作并侵犯員工利益的一個根源，也成了一個員工在受到調(diào)崗時，不認(rèn)同調(diào)崗理由，不接受調(diào)崗安排的一個原因。貌似給了企業(yè)權(quán)利，實(shí)際上卻成了勞動爭議發(fā)生的一個禍?zhǔn)?。值得提倡的是第三種做法（目前也是本站原創(chuàng)提倡并努力推廣的一種做法），在員工手冊中，明確約定調(diào)整員工工作崗位的具體條件，這些條件要明確具體，具有可操作性，而且跟企業(yè)實(shí)際的管理水平管理風(fēng)格切近，具有實(shí)用價值。這些約定，一方面便于使員工知道在何種情況下，企業(yè)可以調(diào)崗，另一方面，便于使企業(yè)在條件滿足時，確實(shí)可以調(diào)整員工的工作崗位，以解決勞動關(guān)系僵化問題。這種做法，是從根本上消除勞動爭議的措施。六、員工手冊解決調(diào)整工資問題調(diào)整員工的工資，也是人力資源管理中的一個難題。很多企業(yè)的薪酬，可升難降。而一旦降薪，隨之而來的一般都是勞動爭議。所以，如何在員工手冊中，解決這一問題，是所有公司的HR們需要不斷思索不斷總結(jié)的問題。我們的建議有二：1、對工資進(jìn)行合理的結(jié)構(gòu)性劃分其中的崗位工資隨工作崗位可作變動，績效工資隨公司的績效考核而變動，這樣做便于使員工的工資收入與實(shí)際的工作付出相配套和吻合， 提高員工的滿意度， 消除不平衡心理出現(xiàn)的概率。2、對調(diào)整條件作出具體約定這一點(diǎn)同上述的工作崗位調(diào)整條件。七、員工手冊界定模糊概念很多勞動法和勞動合同法的模糊概念，需要企業(yè)的員工手冊進(jìn)行界定和明確，諸如前述的“不符合錄用條件”，還有“不勝任工作”“客觀情況發(fā)生變化”“嚴(yán)重失職”“嚴(yán)重違紀(jì)”或者“嚴(yán)重違犯公司規(guī)章制度”等法律概念。這些法律概念跟一個公司的人力資源管理概念，并不統(tǒng)一，所以公司需要將這些概念跟人力資源管理概念進(jìn)行統(tǒng)一。同時，這些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性，所以公司需要考慮公司的管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際操作模式，吸納別的公司的管理經(jīng)驗(yàn)，同時考慮合理化，對這些概念進(jìn)行具體化。只有如此，才能使公司的員工手冊具有實(shí)用價值。八、員工手冊灌輸取證意識員工手冊不但是管理企業(yè)員工的管理工具，同時也是企業(yè)HR的操作工具。人力資源的風(fēng)險，一向可以分為兩種，一種為文本風(fēng)險，另一種為執(zhí)行風(fēng)險。文本風(fēng)險需要企業(yè)在文本中盡量預(yù)見風(fēng)險，在制度內(nèi)容上盡可能地完善規(guī)定出各種情形，并提供處理方案；執(zhí)行風(fēng)險一般存在于執(zhí)行制度的過程中，處理問題的過程中。一般人皆認(rèn)為，執(zhí)行風(fēng)險產(chǎn)生的原因，在于具體執(zhí)行者的執(zhí)行能力，但是實(shí)際上，通過完善的文本規(guī)范處理問題的流程和細(xì)節(jié)，可以大大減輕和降低執(zhí)行的風(fēng)險。而企業(yè)的員工手冊在內(nèi)容上，對于細(xì)節(jié)上多做規(guī)定，注重取證，是降低執(zhí)行風(fēng)險的一個有效方式。比如企業(yè)在制訂員工手冊時，注重HR工作的具體流程規(guī)定，對于流程化的工作程序，盡可能地細(xì)化，而且每個環(huán)節(jié)皆要求HR取到相應(yīng)的書證，貫輸書面化的工作方式和習(xí)慣。通過這種方式，消化執(zhí)行風(fēng)險。九、員工手冊通過訪談方式解決辭退問題員工手冊的一個重大作用，就在于可以據(jù)此解除與員工之間的勞動合同，所以，員工手冊解決辭退問題，是公司員工手冊負(fù)有的天生使命?！秳趧雍贤ā芬試?yán)重違犯公司規(guī)章制度代替了嚴(yán)重違紀(jì)的概念，更使員工手冊的這個使命感愈加濃厚。但是員工手冊如何解決辭退問題，卻并非一個容易和簡單的事。筆者在為多家公司修改員工手冊時皆發(fā)現(xiàn)，很多公司都認(rèn)識到了員工手冊在這方面的重要作用，而且都力圖解決這個問題，但是事實(shí)上，多數(shù)公司做得并不理想。很多企業(yè)在制訂這一塊時，也充滿困惑。有的公司直接從網(wǎng)上下載，有的公司向朋友公司求助，將別的公司的規(guī)定混合摘來自用，有的公司召開人力資源部會議，進(jìn)行公開討論，有的公司進(jìn)而委托律師介入修改過程，參加討論來進(jìn)行界定。我們認(rèn)為，這些做法都不足取。對于公司的實(shí)際管理，每一家公司各不相同，每家公司的發(fā)展?fàn)顩r，目前所面臨并急需要解決的問題，更是大不相同，所以從網(wǎng)上下載來的或者從朋友公司借過來的，肯定存在與本公司實(shí)際需要脫節(jié)的地方；人力資源部的人員，多數(shù)只對公司歷年來發(fā)生的爭議類型有所了解，對于公司的整體狀況以及整體的問題，缺乏全面的認(rèn)識；律師哪怕是專業(yè)律師，也只是基于經(jīng)驗(yàn)，對于公司的實(shí)際需要，并沒有足夠的了解。所以通過這些渠道所制訂出來的員工手冊，并不能夠適合于公司的實(shí)際需要。制訂員工手冊的能力是一方面，同樣重要的，是應(yīng)該有一個良好的方法。我們認(rèn)為，了解公司實(shí)際需要，了解公司潛在的用工風(fēng)險，全面規(guī)范公司的用工制度，最好的一種方式就是在制訂員工手冊的過程中，建立一個訪談制度。通過對在職員工的訪談，了解他們對公司的認(rèn)識，對公司的發(fā)展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情況下，會在哪些用工的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，出現(xiàn)什么樣的問題，問題的原因是什么，了解員工對同一個問題由于立場不同所產(chǎn)生的不同的認(rèn)識，什么樣的行為才是真正損害公司利益的行為，什么樣的行為正在損害公司的利益，公司的日常性錯誤是什么，公司管理中潛在的問題是什么，員工對公司有沒有潛在的抱怨和相應(yīng)的要求。所有這些，是公司內(nèi)部用工現(xiàn)狀的第一手最直觀的資料，是最有利于制訂員工手冊需要的。建立訪談制度，是制訂員工手冊過程中必須要走的一個程序。同時，在具體操作訪談時，又需要有所側(cè)重，對于不同的訪談目的，設(shè)計不同的訪談提綱，采取不同的訪談方法，界定合適的訪談范圍。這是提高工作效率，同時也使訪談工作更有效率的一個基本要求。十、員工手冊的公示問題公司常見的公示做法有以下幾種：1、將公司的規(guī)章制度，公布在公司的會議室內(nèi)，沒有特意去提醒員工注意或者確實(shí)提醒了員工，但沒有任何證據(jù)可以證明，甚至沒有任何證據(jù)可以證明是何時公布的；這一做法常見于一些老國企。2、將公司的員工手冊， 公布在公司的內(nèi)部網(wǎng)站上， 每個員工皆可以通過公司系統(tǒng)進(jìn)行查詢查看。這一做法常見于新型的 IT公司，甚至一些知名的國際化的 IT公司。3、將公司的員工手冊，通過電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達(dá)。這一做法常見于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習(xí)慣依賴于網(wǎng)絡(luò)，習(xí)慣于在工作過程中使用網(wǎng)絡(luò)溝通方式。上面的第一種做法，是一種比較傳統(tǒng)的做法，也是一種風(fēng)險最大的做法。因?yàn)檫@種做法事實(shí)上沒有任何證據(jù)可以證明將這些制度對員工進(jìn)行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認(rèn)，基本上就是員工手冊無效的結(jié)局。上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡(luò)工具的興起，因?yàn)槠涫褂么_實(shí)具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實(shí)踐中受到了廣泛的應(yīng)用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風(fēng)險。這些公示方式，由于皆是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，目前司法實(shí)踐考慮到網(wǎng)絡(luò)本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現(xiàn)員工否認(rèn)而公司無法提供其他的可參考性證據(jù)時，一般情況下，也是認(rèn)定為員工手冊無效的。法律本身并沒有對公示作出任何解釋。目前司法實(shí)踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現(xiàn)過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點(diǎn)。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關(guān)系，也就具有了一定的經(jīng)濟(jì)利害關(guān)系，因此這樣的證據(jù)在實(shí)踐中并不能得到仲裁員或者法官的認(rèn)可。從而也就引申出了結(jié)論，即企業(yè)如果要證明對員工手冊進(jìn)行了公示，就必須要有證據(jù)證明對發(fā)生爭議的員工進(jìn)行過明確的告知。在實(shí)踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：1、員工入職時，公司會為員工準(zhǔn)備一些工作需要的資料或者勞動工具， 與這些資料和勞動工具同時交付給員工的，就有員工手冊（需要單獨(dú)列明），同時，要求員工簽字確認(rèn)收到了。這一種做法，既有充分的證據(jù)向員工進(jìn)行了公示，同時也便于員工在入職之時就了解企業(yè)的規(guī)章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。2、員工入職時，為員工進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)時（時間也許只有二三天），其中就有對員工手冊的內(nèi)容培訓(xùn)，對于這種培訓(xùn)，主題以及到場人員工皆有登記，并要求每一名員工進(jìn)行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實(shí)際意義。3、在第二種做法的基礎(chǔ)上，企業(yè)在培訓(xùn)結(jié)束時，會對員工進(jìn)行關(guān)于員工手冊的開卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進(jìn)行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問題。對于異地員工，由于其一般情況下，與企業(yè)的人力資源部并不在一個地方，如果要求此員工來公司總部簽這么一個東西，或者要求一名企業(yè)的人力資源工作人員跑過去單簽這么一份東西，成本都是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于收益的。那么在這種情況下，我們認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)該在與該員工簽訂正式的勞動合同時，隨合同附送給該員工一份員工手冊，并要求員工簽收關(guān)于收到員工手冊的收據(jù)，以證明這一點(diǎn)。如果在實(shí)踐中，企業(yè)對于員工手冊的公示，能夠考慮自己的實(shí)踐，著力于應(yīng)用以上四種方式，相信公示的風(fēng)險是可以避免的。單位制定修改員工手冊要合法2008-07-03本文訪問次數(shù)： 304典型案例吉美飯店是北京一家著名的豪華五星級飯店，擁有 1500多名員工。作為中國飯店業(yè)的龍頭企業(yè)，吉美飯店一貫堅(jiān)持規(guī)范經(jīng)營。吉美飯店不僅制定了健全完善的規(guī)章制度，還努力把規(guī)章制度落實(shí)到企業(yè)的日常管理和員工的日常工作中。為此 2001年吉美飯店以勞動規(guī)章制度為核心編制了生動活潑、風(fēng)趣幽默的員工手冊，并作為勞動合同的附件發(fā)給員工。吉美飯店還舉行員工手冊知識競賽，幫助員工熟悉企業(yè)的勞動規(guī)章制度，用勞動規(guī)章制度進(jìn)行自我約束和自我管理。2001年至2007年底，吉美飯店的員工手冊對促進(jìn)企業(yè)規(guī)范經(jīng)營，建立和諧穩(wěn)定的勞動關(guān)系發(fā)揮了積極的作用，并成為吉美飯店企業(yè)文化的重要組成部分。2008年由于《勞動合同法》的施行和《企業(yè)獎懲條例》的廢止，那個讓吉美人引以為榮的員工手冊卻成了企業(yè)發(fā)展的障礙。為了穩(wěn)妥地完成員工手冊的修改工作，避免產(chǎn)生不必要的麻煩，吉美飯店向律師咨詢，尋求解決方案。兆君觀點(diǎn)律師事務(wù)所易立青律師分析認(rèn)為：一、用人單位修改員工手冊必須做到主體合法由于用人單位的員工手冊是以企業(yè)勞動規(guī)章制度為基礎(chǔ)制定的。勞動規(guī)章制度是用人單位制定的適用于該單位的組織勞動和進(jìn)行勞動管理的規(guī)則，是勞動者在共同勞動過程中必須遵守的規(guī)范與準(zhǔn)則。是用人單位的“法律”，因此修改員工手冊只能由用人單位的最高行政機(jī)構(gòu)進(jìn)行。吉美飯店的員工手冊修改應(yīng)由董事會進(jìn)行，以企業(yè)的名義發(fā)布。二、用人單位修改員工手冊必須做到內(nèi)容合法《中華人民共和國勞動合同法》 第四條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度， 保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)。 ”《勞動部關(guān)于對新開辦用人單位實(shí)行勞動規(guī)章制度備案制度的通知》規(guī)定：制定規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)權(quán)利與義務(wù)一致、獎勵與懲罰結(jié)合，不得違反法律、法規(guī)的規(guī)定。否則，就會受到法律的制裁。因此企業(yè)制定和修改勞動規(guī)章制度的內(nèi)容必須合法。 吉美飯店應(yīng)對員工手冊中根據(jù) 《企業(yè)獎懲條例》制定的，與《勞動合同法》沖突的條款進(jìn)行修改，做到修訂后的員工手冊內(nèi)容合法。三、用人單位修改員工手冊必須做到程序合法《勞動合同法》第四條規(guī)定： “用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益