大學(xué)電子文件歸檔管理暫行辦法

-12-XXXX大學(xué)電子文件歸檔管理暫行辦法第一章總則第一條為適應(yīng)學(xué)校信息化建設(shè)需要，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校電子文件的歸檔與管理工作，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-20XX）等有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。第二條本辦法所稱學(xué)校電子文件，是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)中形成多種類型的，在數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤、硬盤等數(shù)字載體，依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理和提供利用，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字格式文件。第三條基本術(shù)語(yǔ)解釋（一）歸檔電子文件：指具有參考和利用價(jià)值并應(yīng)作為檔案保管的電子文件。（二）電子檔案：指歸檔保存在檔案部門并作為檔案提供利用的數(shù)字格式文件。（三）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。（四）元數(shù)據(jù)：指描述電子文件信息屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、形成時(shí)間、責(zé)任者、編排結(jié)構(gòu)、應(yīng)用程序（包括文件處理系統(tǒng)、字處理和圖形處理工具等）以及字符集等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（五）邏輯歸檔：指在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上執(zhí)行，不改變?cè)娮游募拇鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限移交給檔案館的工作過程。（六）物理歸檔：指把電子文件從原來的系統(tǒng)中提取出來，以集中管理的方式保存到新的可脫機(jī)保存的存儲(chǔ)設(shè)備或數(shù)字載體上，向檔案館移交檔案的過程。（七）真實(shí)性：指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時(shí)的原始狀況一致，需經(jīng)技術(shù)鑒定后進(jìn)行確認(rèn)。（八）完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等完整無缺，需采用技術(shù)方法進(jìn)行核對(duì)。（九）有效性：指電子文件應(yīng)具備的內(nèi)容可讀性、信息可被利用的特性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)載體的可靠性、完好性及兼容性等。（十）遷移：指將原系統(tǒng)或原載體中的電子文件向目的系統(tǒng)或載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。第二章管理體制和職責(zé)第四條電子文件的形成、處理、收集、整理、歸檔等工作，由電子文件形成單位負(fù)責(zé)，應(yīng)將電子文件移交到檔案館前的工作納入電子文件承辦人的崗位職責(zé)，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。第五條電子文件形成單位配備的電子文件管理人員，應(yīng)具有較高的政治覺悟、業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)能力強(qiáng)，負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、歸檔和移交等工作。第六條學(xué)校檔案館對(duì)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用實(shí)行全過程監(jiān)控與管理。第七條學(xué)校檔案館應(yīng)對(duì)接收的電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，配備電子檔案管理的存儲(chǔ)設(shè)備、檔案管理信息系統(tǒng)和綜合素質(zhì)高的信息技術(shù)人員，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)與有效利用。第八條學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們對(duì)電子檔案管理的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、管理技能和對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及管理信息系統(tǒng)的操作能力，充分開發(fā)和利用學(xué)校的電子檔案信息資源。第三章電子文件的積累與收集第九條電子文件形成單位應(yīng)對(duì)具有查考利用價(jià)值的電子文件定期制作備份，并及時(shí)拷貝到脫機(jī)保存的載體上，標(biāo)明文件名稱、類別、形成時(shí)間，存入專用裝具內(nèi)妥善保管。采用物理歸檔方式移交到檔案部門后的電子文件，仍需要在移交單位保留一年后方可刪除或銷毀。第十條收集積累的電子文件類型（一）電子文件信息類型需要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件。1.文本文件：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。歸檔時(shí)應(yīng)重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、PDF為通用格式，收集用Word、Excel、PowerPoint等文字處理工具生成的電子文件，歸檔后檔案管理部門要用軟件轉(zhuǎn)為通用格式保存。2.圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。3.圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。4.影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。5.聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。6.超媒體鏈接文件：指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。7.數(shù)據(jù)庫(kù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫(kù)文件以DBF、XLS文件為通用格式。8.計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。對(duì)用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則用連同專用軟件一并收集歸檔。（二）電子文件載體類型存儲(chǔ)電子文件的主要載體有光盤、磁盤、磁帶、閃盤、硬盤、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器等類型。第四章電子文件的歸檔與鑒定第十一條電子文件歸檔范圍學(xué)校電子文件的歸檔范圍參照學(xué)校紙質(zhì)檔案歸檔范圍進(jìn)行確定。各單位形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)文件和相關(guān)軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁(yè)）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等，均屬于電子文件的歸檔范圍。第十二條電子文件歸檔電子文件的歸檔時(shí)間參考紙質(zhì)檔案時(shí)間，重大活動(dòng)等特殊電子文件應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔。電子文件歸檔過程可以先做邏輯歸檔，再實(shí)施物理歸檔，也可以直接進(jìn)行物理歸檔。（一）實(shí)施電子文件邏輯歸檔的基本要求1.電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明。2.檔案館電子文檔管理人員要會(huì)同各單位設(shè)定歸檔電子文件的查詢權(quán)限。3.歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程的背景信息及元數(shù)據(jù)。4.局域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，必須制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。5.電子文件歸檔后，各單位要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。6.各單位設(shè)備更新時(shí)要及時(shí)做好數(shù)據(jù)向新設(shè)備的轉(zhuǎn)換工作和數(shù)據(jù)更新記錄。（二）實(shí)施電子文件物理歸檔的基本要求1.各單位兼職檔案員要根據(jù)本單位紙質(zhì)檔案歸檔范圍與本單位電子文件管理人員共同制定本單位電子文件的歸檔范圍與歸檔計(jì)劃。2.電子文件承辦人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時(shí)就要對(duì)應(yīng)歸檔電子文件標(biāo)注一定的標(biāo)記（文件題名、形成日期、編號(hào)等）。3.各單位辦理完畢的電子文件，在計(jì)劃規(guī)定的期限內(nèi)拷貝到磁盤或光盤上，載體上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及磁盤編號(hào)等，如要保密還要標(biāo)明密級(jí)。凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在單位計(jì)算機(jī)硬盤或光盤上保留一年后方可銷毀。4.特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時(shí)應(yīng)在存儲(chǔ)載體上同時(shí)備份相應(yīng)查看軟件。對(duì)用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)字段名為非漢字的結(jié)構(gòu)歸檔時(shí)應(yīng)附數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)說明書，標(biāo)明每個(gè)字段的漢字名稱；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn)換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的可利用性。第十三條電子文件鑒定電子文件鑒定工作應(yīng)在檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員會(huì)同電子文件形成單位的工作人員協(xié)同開展。1.電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定，對(duì)電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、可讀性的技術(shù)鑒定以及確定電子文件的密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限等。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案館。2.電子文件的歸檔范圍參照《XXXX大學(xué)檔案管理辦法》關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。3.電子文件保管期限和密級(jí)的劃分工作應(yīng)參照《XXXX大學(xué)檔案分類辦法》關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識(shí)。第五章歸檔電子文件的移交與接收第十四條電子文件的形成部門應(yīng)定期將歸檔的電子文件移交到檔案館集中保存，可以采用網(wǎng)絡(luò)傳輸和數(shù)字載體方式進(jìn)行移交。重要的電子文件在移交前應(yīng)做紙質(zhì)拷貝。第十五條檔案館接收歸檔的電子文件時(shí)，要對(duì)應(yīng)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格的方可辦理移交手續(xù)。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)歸檔的電子文件，檔案館應(yīng)及時(shí)做好載體備份。第十六條接收載體歸檔的電子文件時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下項(xiàng)目：1.載體有無劃痕，是否清潔；2.有無病毒；3.核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；4.核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；5.對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。凡檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)及時(shí)退回形成單位重新制作，并再次對(duì)其檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的分別由移交單位和接收單位填寫《XXXX大學(xué)歸檔電子文件登記表》，雙方簽字蓋章。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由校檔案館保存。第六章歸檔電子文件的整理第十七條檔案館應(yīng)按照電子檔案管理方法對(duì)接收進(jìn)館的電子文件進(jìn)行分類、整理和編目。（一）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件按載體和文件類別代碼進(jìn)行相對(duì)集中分類組織存儲(chǔ)載體。（二）電子文件的分類方案按《XXXX大學(xué)檔案分類辦法》編制實(shí)體分類號(hào)。（三）存放載體的編號(hào)方案為：存儲(chǔ)載體類型代碼—文件格式代碼—順序號(hào)。存儲(chǔ)載體類型代碼為：GP-光盤；CP-磁盤；CD-磁帶等。文件格式代碼為：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；O-超媒體鏈結(jié)文件；D-數(shù)據(jù)庫(kù)文件；P-程序文件等。電子文檔編號(hào)方案為載體編號(hào)—文件件號(hào)。（四）把通過分類的電子文件按存放載體編號(hào)重新排列，將必要著錄項(xiàng)目輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，編制機(jī)讀目錄和簡(jiǎn)要的檢索工具。其基本著錄項(xiàng)目包括：序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、文件形成時(shí)間、全文標(biāo)識(shí)、實(shí)體分類號(hào)、電子文檔號(hào)（盤號(hào)及件號(hào)）、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)則基本要求。第七章電子檔案保管、統(tǒng)計(jì)與利用第十八條檔案館接受的電子文件一式兩套存儲(chǔ)于不同的載體，一套查閱利用，一套備份。第十九條以載體保存的電子檔案，每?jī)赡暌闄z一次，抽檢率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取恢復(fù)措施。第二十條電子檔案的復(fù)制與遷移分為相同載體的原樣復(fù)制和不同載體的轉(zhuǎn)換復(fù)制。相同條件下，要優(yōu)先考慮載體的可靠性和先進(jìn)性。第二十一條磁性載體上的歸檔電子文件、需搶救的光盤應(yīng)及時(shí)復(fù)制。第二十二條保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段。歸檔電子文件載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17℃—20℃；相對(duì)濕度控制在35%—45%，距離強(qiáng)磁場(chǎng)10米以上。第二十三條提供網(wǎng)絡(luò)化利用的電子檔案應(yīng)隨著檔案管理信息系統(tǒng)功能的擴(kuò)充及其設(shè)備的更新，及時(shí)做數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換。第二十四條歸檔電子文件的利用（一）利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。（二）電子檔案查閱利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網(wǎng)上提供利用，確有必要以聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家和學(xué)校的有關(guān)保密規(guī)定，并采取穩(wěn)妥的安全保密措施。第二十五條電子文件的保管期限參照國(guó)家、教育部和本校制定的紙質(zhì)文件材料保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。