DB37-T 536-2019 文書檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范-（高清版）

ICS01.140.20A14

DB37山 東 省 地 方 標 準DB37/T536—2019代替DB37/T536—2005文書檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范Datacollectionstandardsforthecatalogueofadministrativearchives20192019122420200124山東省市場監(jiān)督管理局發(fā)布目次前言 II引言 III112范引文件 13語定義 14據(jù)結(jié)與錄則 24.1總則 2案級錄據(jù)構(gòu)與錄則 3卷目數(shù)結(jié)構(gòu) 3卷目著則 3文級錄據(jù)構(gòu)Ⅰ著細則 6件目數(shù)結(jié)構(gòu)Ⅰ 6文級錄據(jù)構(gòu)Ⅱ著文級錄據(jù)構(gòu)Ⅱ著細則 9件目數(shù)結(jié)構(gòu)Ⅱ 9件目Ⅱ細則 105案錄據(jù)換 13參考獻 14前言本標準依據(jù)GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。DB37/T536—2005DB37/T536—2005——修改了標準名稱（見封面和2005版封面）；——修改了標準制定時依據(jù)的規(guī)則（見前言和2005版前言）；——修改了標準適用范圍（見1和2005版1）；——增加、修改、刪除了標準的規(guī)范性引用文件（見2和2005版2）；——增加了新的定義（見3.8、3.9）；——修改了案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和著錄細則（見4.2和2005版4.2、5）；——修改了文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅰ和著錄細則（見4.3和2005版4.1、5）；——增加了文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅱ和著錄細則（見4.4）；——刪除了關(guān)于“.DBF數(shù)據(jù)庫文件名格式”的規(guī)定（見5.1和2005版6.1）；——增加了目錄數(shù)據(jù)交換光盤關(guān)于數(shù)據(jù)封口的規(guī)定（見5.6）；本標準由山東省檔案館提出并組織實施。本標準由山東省市場監(jiān)督管理局歸口。本標準起草單位：山東省檔案館。本標準由山東省檔案館提出并組織實施。本標準由山東省市場監(jiān)督管理局歸口。本標準起草單位：山東省檔案館?！狣B37/T536—2005。引言DB37/T5362005DB37/T536根據(jù)GB/T3792.1—2009DA/T18—199922—2015文書檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范范圍本標準規(guī)定了新中國成立后文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換的定義、格式與著錄要求。GB/T1988—19987GB2312—1980信息交換用漢字編碼字符集基本集GB3469—2013GB/T7156—2003GB/T15418—2009檔案分類標引規(guī)則DA/T1—2000GB/T15418—2009檔案分類標引規(guī)則DA/T1—2000DA/T13—1994檔號編制規(guī)則DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則DA/T22—2015DA/T46—2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1檔案目錄數(shù)據(jù)庫3.2數(shù)據(jù)記錄描述某一案卷或文件所有特征的數(shù)據(jù)集合。每條數(shù)據(jù)紀錄由若干數(shù)據(jù)字段組成。3.3數(shù)據(jù)字段描述案卷或文件的某一方面特征的數(shù)據(jù)。3.4字段類型指數(shù)據(jù)字段的基本屬性。本標準使用兩種字段類型：字符型和數(shù)字型。3.5字段長度指字段所包容字符的最大個數(shù)。3.6代碼一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。3.7檔案著錄對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。3.7.1以一個案卷或多個內(nèi)容密切相關(guān)的案卷組合為著錄對象的檔案著錄。3.7.2文件級著錄以一個案卷或多個內(nèi)容密切相關(guān)的案卷組合為著錄對象的檔案著錄。3.7.2文件級著錄以單份文件或多份內(nèi)容密切相關(guān)的文件組合為著錄對象的檔案著錄。3.8必須著錄項目指檔案館、立檔單位檔案室組織的數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交換時，必須有的著錄項目。3.9選擇著錄項目3.10檔案目錄數(shù)據(jù)交換指在計算機網(wǎng)絡(luò)上傳輸或以磁性介質(zhì)、光盤等為載體，通過計算機進行的檔案目錄數(shù)據(jù)交換。4數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細則4.1總則根據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》（國檔發(fā)〔1987〕4號）賦予的檔案館代碼著錄（檔案室此項不著錄）。檔號總則依據(jù)DA/T13—1994《檔號編制規(guī)則》編制的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-案卷目錄號-案卷號。全宗號DA/T22—2015見表1。表1案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)一覽表序號字段名稱字段名字段類型字段長度是否非空備注1檔案館代碼DAGDM字符型62檔號*DH字符型24非空3題名*TM字符型350非空4責任者*ZRZ字符型150非空5起始時間*QSSJ字符型20非空6終止時間*ZZSJ字符型20非空7保管期限*BGQX字符型4非空8件數(shù)*JS數(shù)字型4非空9解密劃控*JMHK字符型4非空10附注*FZ字符型35011分類號FLH字符型2412檔案主題詞DAZTC字符型35013縮微號SWH字符型3014載體類型ZTLX字符型1015載體數(shù)量ZTSL數(shù)字型416載體單位ZTDW字符型1017載體規(guī)格ZTGG字符型20注：帶“*”者為必須著錄項目，其他為選擇著錄項目110案卷號位或題名一般照錄原文，原題名不能揭示案卷內(nèi)容或語句冗長不通時，原題名照錄，并據(jù)其內(nèi)容另擬題名，加“[]”號附后。責任者示例1：中國共產(chǎn)黨山東省委員會或中共山東省委（不應(yīng)簡稱省委）。示例2：山東省科學(xué)技術(shù)委員會或山東省科委（不應(yīng)簡稱省科委或本委）。示例3：山東省婦女聯(lián)合會或山東省婦聯(lián)（不應(yīng)簡稱省婦聯(lián)）?！熑握哂卸鄠€時，最多著錄三個責任者，其中列居首位的責任者及立檔單位本身是責任者的必（）——未署責任者或原責任者不完整、不準確時，應(yīng)著錄考證出的正確的責任者，并加“[]”號；——會議文件責任者應(yīng)寫明會議全稱、舉行的屆次數(shù)。示例：山東省第九屆人民代表大會第二次會議。時間81至45、7、819562月1819560218“0件數(shù)指案卷內(nèi)的文件數(shù)量，用阿拉伯數(shù)字表示。附注示例1：題名又稱“三大方案報告”。示例2：責任者系根據(jù)統(tǒng)計表制發(fā)機關(guān)確定。示例3：文件時間系刊物所載時間?！鲾?shù)據(jù)字段以外需要注明的事項，主要注明文件附件題名，文件的特殊來源如捐贈、購買、交換、復(fù)制、寄存等，文件的真?zhèn)闻袛嗟惹闆r。示例1：此件復(fù)制于中央檔案館。示例2：該件由×××于××××年捐贈。分類號（1997年和GB/T（1995年縮微號案卷級檔案縮微制品的編號在著錄時應(yīng)遵守以下規(guī)則：DA/T3A00723355623242，0023501323DA/T13—19945特種載體檔案著錄，其他檔案不著錄。數(shù)量用阿拉伯數(shù)字表示，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位，如“卷”“冊”“張”“片”“盒”“米”等。見4.2.2.1。檔號檔案載體的尺寸及型號。標準紙質(zhì)檔案載體規(guī)格，如16K、A4不著錄，其他特殊載體規(guī)格應(yīng)著錄。示例1：105mm×148mm。示例2：3/4英寸。見表2。表2文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅰ一覽表序號字段名稱字段名字段類型字段長度是否非空備注1檔案館代碼DAGDM字符型62檔號*DH字符型24非空3頁（張）號*YH數(shù)字型4非空4題名*TM字符型350非空5責任者*ZRZ字符型150非空6文件編號*WJBH字符型1007時間*SJ字符型40非空8保管期限*BGQX字符型4非空9密級*MJ字符型4非空10保密期限*BMQX字符型3011解密劃控*JMHK字符型4非空12附注*FZ字符型35013分類號FLH字符型2414檔案主題詞DAZTC字符型35015公文主題詞GWZTC字符型350檔案室著錄16縮微號SWH字符型3017載體類型ZTLX字符型1018載體數(shù)量ZTSL數(shù)字型419載體單位ZTDW字符型1020載體規(guī)格ZTGG字符型2021電子文檔號DZWDH字符型2422稿本GB字符型1023文件狀況WJZK字符型20注：帶“*”者為必須著錄項目，其他為選擇著錄項目總則（張（）：A001-01-0001-001全宗號見4.2.2.2.1。見4.2.2.2.2。案卷號見4.2.2.2.3。件號著錄案卷內(nèi)文件按排列次序的流水編號，同一案卷內(nèi)件號不得重復(fù)，不應(yīng)有空號。件號用3位阿拉伯數(shù)字標識。頁（）號著錄案卷內(nèi)文件起始頁（張）的順序號，用阿拉伯數(shù)字標識。題名文件級題名著錄時應(yīng)遵守以下規(guī)則：——一般照原件著錄，如原件沒有題名，則應(yīng)自擬題名，并加“[]”號；——原題名不能反映文件主要內(nèi)容時，原題名照錄，并據(jù)其內(nèi)容另擬題名，加“[]”號附后；——文件除正題名外，有并列題名、副題名、說明題名文字時，應(yīng)按序依次著錄；——并列題名是以另一種語言文字書寫的與正題名相對照的題名，正題名與并列題名之間加“=”號；——副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名；說明題名文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。副題名、說明題名文字前加“：”號；責任者文件級責任者應(yīng)著錄對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人，個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄與文件相應(yīng)的單位、職務(wù)、職稱，并加“（）”號?！募幪柍甓扔谩啊病场碧?、序號用阿拉伯數(shù)字外，其余照原文字和符號抄錄；時間8見4.2.2.6。密級密級按GB/T7156—2003《文獻保密等級代碼》劃分為五個級別，名稱代碼（見表3）。表3文獻保密等級代碼名稱漢字代碼公開級公開限制級限制秘密級秘密機密級機密絕密級絕密保密期限保密期限涉密文件的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超過10年。另有規(guī)定的按照規(guī)定時限著錄。解密劃控見4.2.2.8。附注見4.2.2.9。分類號見4.2.2.10。檔案主題詞見4.2.2.11。公文主題詞（1998年（1998縮微號（3見4.2.2.13。見4.2.2.14。見4.2.2.15。（DA/T13—1994示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT著錄文件的文稿、文本和版本，分為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、影印本等。稿本應(yīng)據(jù)實著錄，可著錄多個。4.3.2.22文件狀況著錄文件的文稿、文本和版本，分為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、影印本等。稿本應(yīng)據(jù)實著錄，可著錄多個。4.3.2.22文件狀況表4文件狀況標識符號對照表見表5。表5文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅱ一覽表文件狀況漢字代碼字母代碼載體破損破損P字跡褪變褪變B載體老化老化C其他情況其他D序號字段名稱字段名字段類型字段長度是否非空備注1檔案館代碼DAGDM字符型62檔號*DH字符型50非空見4.2.2.1。檔號表5文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅱ一覽表（續(xù)）序號字段名稱字段名字段類型字段長度是否非空備注3全宗號*QZH字符型4非空4年度*ND字符型4非空5機構(gòu)或問題JGWT字符型306件號*JH字符型4非空7題名*TM字符型350非空8責任者*ZRZ字符型150非空9文件編號*WJBH字符型10010時間*SJ字符型8非空11保管期限*BGQX字符型10非空12密級*MJ字符型4非空13保密期限*BMQX字符型3014控制標識*KZBZ字符型4非空15附注*FZ字符型35016頁數(shù)*YS數(shù)字型4非空17信息公開選項*XXGKXX字符型1018信息不公開原因*XXBGKYY字符型10019分類號FLH字符型8020檔案主題詞DAZTC字符型35021公文主題詞GWZTC字符型350檔案室著錄22關(guān)鍵詞GJC字符型35023縮微號SWH字符型3024電子文檔號DZWDH字符型10025稿本GB字符型1026附件FJ字符型25427摘要ZY字符型35028盒號HH數(shù)字型429統(tǒng)一社會信用代碼TYSHXYDM字符型3030文件所涉人名WJSSRM字符型350注：帶“*”者為必須著錄項目，其他為選擇著錄項目。依據(jù)DA/T22—2015D”3010Y3010BGS01/r/