異地備份與檔案安全體系檔分析研究 檔案學管理專業(yè)

摘要：最近發(fā)生的一些自然災害，諸如汶川地震、舟曲泥石流等，在給當?shù)氐娜藗兊纳顜砹撕艽蟮膿p失的同時，當?shù)氐臋n案工作也受到了非常大的損失。同時，在當下的信息社會的發(fā)展趨勢下，檔案的安全保障提的建立是刻不容緩的。檔案作為人類社會活動的原始記錄，不只是一個國家和地區(qū)的重要文化財富，也是一個民族的歷史記憶。針對當前的種種風險，我們看到，對檔案進行異地備份，無疑是一種保障檔案安全的重要策略。本文對異地備份對于檔案保護的意義以及應該遵循的原則等等都進行了闡述。自然，異地備份也并不是一種萬能藥，自身也存在著一些問題，本文就這些問題也提出來相關的策略。

關鍵詞：檔案安全異地備份

檔案是真實的歷史記憶、珍貴的原始憑證，檔案是十分脆弱的，極容易受到諸多危險因素的威脅，因此我國歷來高度重視檔案安全保護工作。隨著計算機技術及通信技術的快速發(fā)展，數(shù)字檔案的出現(xiàn)，人們對檔案安全的關注又上到了一個新高度。

一、影響檔案安全保障體系的因素分析

對影響檔案安全因素的分析電子檔案的安全涉及到法律法規(guī)、技術改造、保管環(huán)境、監(jiān)管制度等多個方面，是一個多層面、多領域的綜合性問題。通過整合各個因素，主要可以分成3個方面，分別是環(huán)境因素、技術因素和人為因素。

（一）環(huán)境因素

1、存儲環(huán)境惡劣導致載體損壞。自然災害的發(fā)生會對房屋建筑、機械設施造成巨大的破壞，雷電、水災、火災、地震、臺風等自然災害的發(fā)生會造成檔案保管庫房的坍塌或摧毀，也會直接威脅到系統(tǒng)保管設施及電子檔案的安全，會導致記錄信息破壞、數(shù)據(jù)丟失、聲像失真，甚至會因為載體破壞導致電子檔案的徹底損毀。2006年7月，廣東省遭受臺風“碧利斯”的襲擊，引發(fā)洪澇災害，一些檔案部門由于缺乏防汛抗洪的應急預案，未能妥善安置檔案，致使所保存的檔案遭受浸泡而造成重大損失；1976年7月28日的唐山大地震，2008年5月12日的四川汶川大地震，上萬間房屋被夷為平地，對檔案資源及其基礎設施的破壞是毀滅性的；湛江市檔案館曾在1997年、2003年、2004年三次遭受蟲害，造成47個全宗被害蟲蛀蝕或污染，受蟲害檔案達5436卷；2003年9月湛江市檔案局（館）大樓遭到雷擊，導致供電系統(tǒng)短路引發(fā)火災，燒毀了鐵皮資料柜、臭氧殺毒機等一批設施設備，造成直接經(jīng)濟損失3萬多元。另外，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子檔案存儲載體的物理壽命較短，壽命較長的光盤不過是20-30年。材料的氧化、磁場的影響、溫度濕度過高，都會導致電子檔案信息內(nèi)容的破壞或丟失。電子檔案的生存同樣依賴計算機系統(tǒng)的安全，若出現(xiàn)軟件、硬件的障礙，也會帶來同樣的破壞結(jié)果。

2、網(wǎng)絡環(huán)境復雜帶來安全隱患。電子檔案信息的產(chǎn)生、存取、傳播和利用大都離不開網(wǎng)絡環(huán)境，電子檔案的安全很大程度上要依賴于管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡環(huán)境的有效保障。而由于當前網(wǎng)絡還處于“自由”區(qū)域，政策、法律、法規(guī)都不健全，電子檔案信息有被他人竊取、破壞或篡改的可能。

（二）技術因素

檔案信息安全建設相對滯后。隨著網(wǎng)絡與信息技術在檔案管理中的應用，檔案信息安全問題越來越突出。網(wǎng)絡攻擊和病毒侵害時有發(fā)生，給檔案管理造成了難以挽回的損失。近年來，檔案信息安全損失逐年攀升，這與檔案人員知識結(jié)構(gòu)陳舊，沒有掌握必要的計算機信息安全技術有著密切的聯(lián)系。事實證明，計算機和網(wǎng)絡并非絕對安全，檔案保護面臨著新的挑戰(zhàn)。人們在信息上網(wǎng)的同時由于計算機防護措施不到位，隨時有可能導致檔案與電子文件突發(fā)事故的產(chǎn)生，造成數(shù)據(jù)庫和服務器的破壞、電子公文和業(yè)務系統(tǒng)的嚴重癱瘓。

檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)容易受到黑客攻擊，他們是一群狡猾的網(wǎng)絡入侵者，善于利用網(wǎng)絡的漏洞發(fā)起攻擊。黑客攻擊的方法多種多樣、逐年翻新，攻擊性極大，隱蔽性很強。在英國，“網(wǎng)絡安全”已經(jīng)被定義為與恐怖主義、戰(zhàn)爭、自然災難并列的“頭等威脅”之一，檔案信息安全防護已經(jīng)刻不容緩。

1、系統(tǒng)升級引發(fā)系統(tǒng)缺陷和漏洞。電子檔案對計算機系統(tǒng)具有極強的依賴性，因此，信息技術、網(wǎng)絡技術在不斷革新創(chuàng)造的過程中，會給電子檔案的安全帶來深遠的影響。從一方面來看，電子檔案信息的管理和利用在不斷的改進中得到完善和增強，是進步的推進；另一方面，技術的局限性、系統(tǒng)的漏洞或缺陷，又為電子檔案信息增加了被竊取、盜用、非法增刪及破壞的安全隱患。

2、計算機病毒及黑客的攻擊增強。計算機病毒從1987年發(fā)現(xiàn)以來，每天大概有幾百種病毒問世，從攻擊目標單一，不具有自我保護的原始病毒階段，已經(jīng)發(fā)展成為利用操作系統(tǒng)漏洞，進行擴散傳染的攻擊性病毒。隨著計算機技術深入發(fā)展，雖然殺毒軟件具備多種病毒防御能力，但是病毒的更新、變異速度永遠都領先于殺毒技術。另外，網(wǎng)絡黑客的攻擊行為活躍，攻擊損毀目的明確，因此，具有重要密級價值的電子檔案信息，更是其攻擊的主要目標。他們利用系統(tǒng)的安全缺陷從通信服務層、操作系統(tǒng)層以及應用程序、服務器、路由器、防火墻等不同層次入手，偷襲網(wǎng)絡薄弱環(huán)節(jié)，導致信息泄露、系統(tǒng)崩潰等嚴重后果。

（三）人為因素

1、人為管理不善，玩忽職守。檔案管理人員安全意識淡薄，是電子檔案安全保護的重大隱患。傳統(tǒng)檔案員對計算機及網(wǎng)絡技術生疏，對數(shù)字信息加密保護、維護計算機系統(tǒng)升級等技術操作了解甚少，這樣松懈的防護措施，給破壞者創(chuàng)造了盜取信息安全的大好機會，增加了電子檔案的安全風險。管理者安全保密意識薄弱、責任心不強，電子檔案安全缺乏信息安全法規(guī)、標準的保護，因此，電子檔案的安全令人堪憂。

部分檔案人員安全意識不強。一些檔案人員思想上麻痹大意，安全警惕性不高，沒有認識到檔案保護的重要性和緊迫性。他們錯誤的認為，檔案移交庫房就是文件進了保險箱，不存在任何竊取或丟失的風險。事實上，檔案安全風險無處不在，地震、火災等自然災害以及計算機病毒傳播、信息竊取等人為災害時有發(fā)生，使檔案面臨著許多難以預知的危險，甚至可能遭受毀滅性的打擊。2008年，四川汶川發(fā)生了一次破壞性極強、波及范圍極大的地震，人民的生命財產(chǎn)和城市道路、橋梁等基礎設施遭受重大損失。在這次地震中，一些重要的房產(chǎn)檔案也毀于一旦。在發(fā)生財產(chǎn)糾紛時，由于檔案部門無法提供原始性證明，給財產(chǎn)理賠工作帶來了一定難度。因此，檔案安全防范工作不容忽視，要進一步增強檔案人員的安全意識，提前預防各種自然災害、突發(fā)事件對檔案的保管和利用造成不利影響。

2、他人蓄意破壞檔案安全。人為故意破壞，是一種惡意人為威脅數(shù)字檔案安全的行徑。別有用心的人員利用當前電子檔案安全的不定因素，對檔案信息進行蓄意盜取或篡改，造成檔案信息內(nèi)容失真，以達到獲取某種利益的目的。由于其行為具有明確目標，這些人的行為容易對數(shù)據(jù)造成極大的危害。

影響電子檔案安全的因素并不是獨立割裂的，而是相互影響，相互依存的。例如，網(wǎng)絡上黑客利用系統(tǒng)或軟件的漏洞缺陷進行遠程攻擊，就是一項環(huán)境因素、技術因素以及人為因素相互交叉補充的破壞行動。蓄意破壞者，利用尚未全面完善的技術缺失，在缺乏監(jiān)管的自由網(wǎng)絡環(huán)境中，盜取篡改檔案信息，威脅電子檔案信息的真實可靠。而若單單從某一方面消除檔案威脅，孤立靜止地看問題，就容易顧此失彼，離安全保護的目標只會是緣木求魚、南轅北轍。因此，對于電子檔案安全的保護問題，應當看作是一個相互交叉、相互影響的系統(tǒng)問題，將各方面的因素有效管理和整合，防范破壞者鉆取安全保護漏洞，構(gòu)建安全范圍廣泛、保護措施完備、不斷更新完善的安全體系，才是解決檔案安全的有效手段。

3、檔案安全工作機制不健全，管理松散。目前，部分檔案部門的安全工作機制不健全，安全保管措施不到位，嚴重妨礙了檔案工作的順利開展。雖然，許多規(guī)章制度中都涉及了檔案保護，但還存在不夠深入、難以實施的問題。由于人員少、時間緊，有些制度的執(zhí)行流于形式，安全工作不夠扎實。一些檔案部門缺乏相應的應急預案，一旦發(fā)生安全事故，難以在最短的時間內(nèi)采取有效的保護措施。還有一些檔案部門雖然已制訂了應急預案，但缺乏演練或演練工作不規(guī)范，沒有取得實效。

管理松散。除了自然災害，對檔案安全構(gòu)成威脅的另一個重要因素就是管理上的松散，管理人員麻痹大意乃至瀆職，責任心差，對檔案工作造成不必要的損失。由于管理人員的疏忽，檔案庫中堆放的雜物引起鼠災；由于管理人員安全意識淡薄，隨意允許非庫房管理人員進出檔案庫，造成檔案泄密或失竊。更為嚴重的是，由于缺乏防盜設施或者防盜設施失靈，造成重要檔案資料被盜。例如，2004年11月，中原地區(qū)某大學第一附屬醫(yī)院40年的30多萬份病歷檔案和10年的會計檔案，共計11.19噸，被不法分子撬開檔案庫房的門鎖，在一個月之內(nèi)分四次將這些檔案全部盜走

二、加強檔案安全防范工作的相關策略

（一）積極開展檔案安全教育。

檔案安全教育是做好檔案工作的重要基石，沒有安全的意識就沒有安全的行動。我們要結(jié)合檔案安全建設的實際需要，進一步端正思想，提高認識，積極參與。通過經(jīng)常學習與宣傳檔案基本法律法規(guī)、各項規(guī)章制度，切實增強各級領導干部和廣大工作人員的責任意識和安全意識，使之充分認識到保護檔案是每位工作人員義不容辭的責任。通過檔案安全教育短片、檔案圖片展、檔案知識競賽等豐富多彩的安全教育活動，提升檔案人員的責任感和使命感，進一步構(gòu)筑檔案安全防范的思想防線，并自覺轉(zhuǎn)化為“熱愛檔案、保護檔案”的積極行動。安全就是發(fā)展，安全是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提和保障，檔案人員要不斷提高安全意識，為檔案安全防范工作打下堅實的思想基礎。

（二）加強檔案基礎設施建設。

檔案的實體安全離不開檔案基礎設施建設，要加大對檔案基礎設施建設的投入力度，帶動檔案基礎業(yè)和檔案安全防范工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。要樹立“安全第一，質(zhì)量為本”的觀念，進一步強化工程質(zhì)量，把檔案館（室）施工質(zhì)量擺在更加突出的位置，在保證安全、質(zhì)量的條件下加快工程建設。嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范》進行設計施工，進一步提高檔案館的安全性。根據(jù)檔案館的不同等級，設置相應的抗震和耐火等級，減少地震、火災險情對檔案的危害。檔案館應選擇地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段進行建設，配備必要的通風、防潮、防水、防火設備。為維護檔案館（室）設施的安全和完整，提高檔案館（室）設施的使用效率，應定期對其進行檢修，防止火災和盜竊事件的發(fā)生。我們要高度重視檔案館基礎設施建設，積極為經(jīng)濟社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務，促進檔案事業(yè)與其他各項社會事業(yè)同步發(fā)展。

（三）加快檔案信息安全建設。

檔案信息安全建設關系到檔案管理的現(xiàn)代化，有利于拓展檔案服務領域，提升檔案服務水平，必須予以高度重視。我們要加快檔案信息安全建設，全面提高檔案信息化技術水平，抵御各類計算機病毒和黑客的侵襲。為杜絕隱患，確保安全，我們可以從以下幾個方面入手：一是訪問控制。阻止非法用戶登陸服務器，并控制合法用戶所能訪問的網(wǎng)絡資源，使用戶不能對一些重要文件做修改、復印和打印。二是防火墻技術。為防止內(nèi)部信息的外泄，可以在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間建立一道安全防火墻，攔截潛在危險的入侵。三是入侵檢測技術。通過入侵檢測，幫助安全管理員及時了解系統(tǒng)的安全狀況和潛在風險，提前做好安全防范。四是定期用光盤、硬盤進行信息備份。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障遭受損失時，幫助系統(tǒng)盡快恢復數(shù)據(jù)。

（四）建立健全檔案安全工作機制。

不斷完善檔案安全工作機制，促進檔案工作的程序化、規(guī)范化、科學化，是做好檔案安全防范工作的重要保證。我們要進一步建立健全檔案安全工作機制，通過嚴格的制度、嚴密的措施，確保檔案安全防范萬無一失。一是加強組織領導。要建立專門的檔案安全工作領導小組，認真組織落實檔案安全防范工作，將檔案安全教育納入到年度計劃進行安排和部署。二是系統(tǒng)制定檔案管理制度。通過制定檔案庫房管理、借閱管理、開發(fā)利用等制度，加強對檔案管理各個環(huán)節(jié)的安全控制，并對違反檔案管理制度的人，進行批評教育。情節(jié)嚴重的，要根據(jù)有關規(guī)定進行嚴肅處理。三是定期檢查，排除安全隱患。對容易出現(xiàn)紕漏的重點部位，要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。四是編制檔案安全應急處理預案，防患于未然。針對目前的檔案安全工作現(xiàn)狀進行風險分析，結(jié)合機構(gòu)內(nèi)、外部的應急救援資源和能力，制定出科學、合理、有效的應急預案。為提高對各種險情的應急救援能力，還應積極開展檔案安全應急演練，加強各應急部門、機構(gòu)、人員之間的協(xié)調(diào)，確保在安全事故發(fā)生后，能有效組織、快速反應、高效運轉(zhuǎn)、臨事不亂。

（五）提升工作人員綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案工作評價機制。

只有堅固的庫房和先進的設備是不夠的，檔案安全離不開檔案工作者的風險意識和奉獻精神。檔案工作者應具備以下綜合素養(yǎng)：具有良好的政治素養(yǎng)，酷愛檔案工作，嚴守國家機密，責任心強；具有精湛的業(yè)務素養(yǎng)，熟諳檔案工作，成績突出；具有良好的安全意識、保密意識、服務意識、創(chuàng)新意識和協(xié)作精神，精通本專業(yè)的軟件開發(fā)和信息利用，能夠及時學習檔案領域的新思想、新方法和新技術。同時，優(yōu)化檔案工作的評價機制迫在眉睫。人浮于事，良莠并雜，直接影響到檔案工作的成效。優(yōu)良的檔案安全工作評價機制應從以下幾個方面入手：（1）充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性和主動性，將個人自評和集體評價結(jié)合起來。檔案主管部門和領導應尊重每一名工作人員的勞動，關心其生活，引領其專業(yè)成長，幫助他們排憂解難，力爭早日成為工作中的骨干；（2）獎懲分明，責任到人，建立健全各項評價規(guī)則和制度。應激勵每一名工作人員創(chuàng)造性地開展工作，多勞多得，注重實效，每一項工作落實到人，認真填寫檔案安全核查運行記錄，嚴肅檔案安全評價考核的執(zhí)行和監(jiān)督；（3）將檔案安全評價活動日常化，隨時抽查評價報告，查閱檔案資料，核查檔案的運行記錄，防微杜漸，養(yǎng)成良好的工作習慣和風氣。

（六）多渠道籌措資金，建立健全完備安全的檔案庫基礎設施。

除了國家財政撥款，檔案館應因地制宜，發(fā)揮自身特色和優(yōu)勢，通過擴大自身影響力，充分吸收社會閑散資金和個人捐款，建立完備的檔案館安全設施。按照《國家檔案局關于副省級市以上國家檔案館安全技術防范系統(tǒng)建設工作的通知》，做好閉路監(jiān)控、自動報警、自動滅火、自動溫控系統(tǒng)的建設工作，尤其是門禁系統(tǒng)和重要檔案的查閱規(guī)則，需要有關專家仔細論證，并制定出相應的補救和應急方案。檔案庫的施工應公開向社會各界招標，精選技術力量雄厚、經(jīng)驗豐富的施工隊伍或企業(yè)，層層監(jiān)督，確保工程質(zhì)量。檔案裝具的采購應集思廣益，充分考慮裝具材料的優(yōu)劣，精選質(zhì)量過關、信譽良好的廠家名牌。

（七）加快檔案數(shù)字化進程，確保檔案信息優(yōu)質(zhì)安全。

做好檔案數(shù)字化工作及數(shù)據(jù)備份工作，是確保檔案安全的另一個重要舉措。由于數(shù)字信息的便捷、優(yōu)質(zhì)和高效，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、立卷、歸檔、保存逐漸被信息技術環(huán)境下檔案信息的設計、形成和維護所取代。雖然紙質(zhì)檔案和電子檔案具有優(yōu)勢互補的特點，但是，電子檔案的優(yōu)越性顯而易見，加快檔案數(shù)字化進程，是檔案建設急需解決的重要課題。當然，為了保證電子檔案信息的安全，應做好以下工作：（1）加強電子檔案在加密技術、簽署技術、權限控制、監(jiān)控技術、防寫技術等檔案信息安全技術方面的開發(fā)力度；（2）建立完善的電子檔案安全管理措施。電子文件的制作過程要責任分明，電子文件形成后應及時進行積累，建立和執(zhí)行科學的歸檔制度，建立和執(zhí)行嚴格的保管制度，建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)，仍然加強對紙質(zhì)檔案的管理［4］。而且，國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》明確規(guī)定：電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

隨著越來越多的自然災害、突發(fā)事件的發(fā)生，檔案安全面臨著更加嚴峻的考驗。我們要進一步加強檔案安全意識，采取各種有效的保護措施，消除安全隱患，確保檔案萬無一失。

三、異地備份：加強檔案安全保障體系建立的新舉措

檔案異地備份是指為避免檔案實體或檔案信息遭受火災、水災、地震等自然災害或不可預料的人為災害的破壞，而采取將檔案備份存儲在遠離災害可能發(fā)生地的一種安全措施。在伴隨著社會的發(fā)展和檔案自身工作的發(fā)展的要求下，檔案的安全保障體系的建立和進一步完善是非常重要的。異地備份作為一種較為新穎的舉措，在當下的檔案安全保障體系的建設中已經(jīng)有了相應的實踐。

（一）檔案異地備份管理的意義

1、防止檔案資料的丟失。

檔案異地備份管理能夠有力避免檔案資料丟失，提高檔案資料的安全性。這是檔案的特性要求。第一，檔案數(shù)據(jù)具有易破壞性。無論是紙質(zhì)的檔案還是電子檔案都具有易破壞性。檔案一旦受到外界的影響，很容易遭受到破壞，給國家和企事業(yè)單位造成損失。而建立檔案異地備份管理制度，可以有效保護檔案。即使源檔案遭到外部的破壞，備份的檔案仍然可以發(fā)揮作用。第二，檔案數(shù)據(jù)的珍貴性。檔案數(shù)據(jù)極為珍貴，對國家和社會的發(fā)展影響很大。例如，科研檔案包含著我國科研研究過程以及相關的科研成果，后人可以根據(jù)這一檔案開展相應領域的研究，提高研究的效率。而建立檔案異地備份管理制度可以對它們進行有效保護，使其能夠在后來的工作中發(fā)揮積極作用。第三，檔案數(shù)據(jù)具有不可恢復性。檔案數(shù)據(jù)一旦受到破壞，在很大程度上無法還原。而建立異地備份制度，則可以在一份數(shù)據(jù)遭到破壞而沒有辦法還原的時候，使數(shù)據(jù)仍能在備份檔案中存在。

2、避免不可抗力因素破壞。

我國是一個自然災害頻發(fā)的國家，地震、泥石流、暴風雪等自然災害對生活產(chǎn)生巨大影響。這種影響在檔案管理方面尤為突出。比如臺灣大地震和汶川大地震便給當?shù)氐臋n案造成不可估量的損失。這需要我們建立檔案異地備份制度，避免檔案受到不可抗力因素的影響。因為不可抗力因素具有突發(fā)性。這種特點使得它們到來的時候，工作人們沒有辦法及時采取措施對檔案進行保護，結(jié)果造成檔案數(shù)據(jù)的損失。因此，對檔案進行備份可以使損失降到最低。即使自然災害到來的時候，檔案仍然能夠保存下來。不可抗力因素的另一個特點是破壞性大。而又由于檔案數(shù)據(jù)的易破壞性，給數(shù)據(jù)的恢復工作帶來很大的壓力。因此，切實的做法是對數(shù)據(jù)進行異地備份，即使它們遇到不可抗力的影響，也能保存下來。

3、完善檔案管理制度。

檔案管理制度的目標在于保證檔案的安全，并使人們能夠更為有效地利用檔案資源。而檔案異地備份管理則有助于這一制度的完善。在檔案的日常管理過程中，工作人員的一些疏忽和過錯可能會影響檔案的管理，給檔案數(shù)據(jù)造成損失。而檔案異地備份管理則可以將這種現(xiàn)象的破壞程度降到最低，實現(xiàn)保證檔案安全的重要目標。除此之外，檔案異地備份管理措施還將促進不同檔案機構(gòu)的交流和合作。這種合作對檔案機構(gòu)從其他機構(gòu)吸取有益經(jīng)驗，完善自身管理具有重要的益處。因此，檔案異地備份管理是完善檔案管理制度的關鍵措施，是進行管理制度改革的推動力量。

（二）檔案異地備份的原則

檔案異地備份是指為避免檔案實體和檔案數(shù)據(jù)遭受火災、地震等不可抗力因素的破壞以及病毒、誤操作和技術過時等造成的丟失，而采取將檔案備份儲存在遠離事故可能發(fā)生地的一種安全措施。

1、經(jīng)濟實用原則

不同的檔案部門在進行檔案異地備份時，應從各自的實際出發(fā)，從資金、設備、人員的素質(zhì)等方面進行考慮，靈活地選擇備份方式、備份設備以及各種軟件等。檔案館館藏檔案少則數(shù)十萬卷，多則數(shù)百萬卷，要想在短時間內(nèi)將所有檔案數(shù)字化、縮微化是不可能的。檔案部門資金普遍緊張，因此在進行異地備份之前一定要對本部門的檔案進行價值鑒定，按照先重要檔案后一般檔案、先歷史檔案后現(xiàn)行檔案、先使用率高的檔案后使用率低的檔案順序，分步實施，持續(xù)推進，爭取做到“好鋼用在刀刃上”。檔案部門在進行此項工作時一定要遵循經(jīng)濟實用的原則，切不可好高鶩遠，貪多求大，到頭來得不償失。

2、多元化原則

多元化的備份方式可以應付風險的多樣化，盡最大可能地保證檔案實體和信息的安全。多載體備份可以避免因某種載體老化而造成檔案信息丟失，比如對于極重要的紙質(zhì)檔案可以通過復制紙制文本或縮微品的辦法進行異地備份，也可以先數(shù)字化后再儲存到磁盤、光盤等載體上送到異地保存;多技術備份就是采用不同的存儲技術對檔案數(shù)據(jù)進行多個備份，以減少技術過時造成數(shù)據(jù)丟失的風險。

3、地理遠緣原則

進行檔案異地備份的目的是避開同一災害對檔案造成的破壞，因此檔案異地備份的地點在空間上一定要與本地的檔案部門有一定的距離。備份基地與原檔案部門相距越遠，兩者在地質(zhì)構(gòu)造、水文、氣候等方面的差異就越大，對避開地震、水災等自然災害以及突發(fā)的社會事件等都有很好的作用。

四、檔案異地備份工作的實踐及存在的問題

（一）當前形勢下的檔案異地備份的實踐

目前，我省已建有各級各類檔案館174個，列入全省統(tǒng)計范圍的各類檔案近7000萬卷（件），檔案內(nèi)容豐富、載體多樣、門類齊全。近年來，我們始終把重要檔案異地備份作為檔案安全體系建設的重要環(huán)節(jié)，并且給予高度重視，狠抓落實。一是積極響應。按照國家檔案局的要求，圍繞檔案異地備份主題開展全省調(diào)研，加強工作領導，形成由主要領導負責、分管領導具體抓、相關部門協(xié)調(diào)配合的檔案異地備份工作體系。二是積極籌劃。結(jié)合館情實際，制定《江蘇省檔案館異地異質(zhì)備份工作實施方案》?？茖W組織，合理規(guī)劃，分步實施館藏重要檔案數(shù)字化和縮微工作。明確工作范圍為省館保存的所有電子數(shù)據(jù)（包括目錄、全文

和視頻數(shù)據(jù)）和縮微膠片。電子數(shù)據(jù)采取大容量移動硬盤拷貝復制，檔案與資料縮微膠片按先檔案、后資料原則，采用銀鹽拷貝機進行拷貝復制。三是積極實施。經(jīng)過多次磋商、實地考察，我們選擇不在同一地震帶、同一江河域、同一電網(wǎng)體系，級別規(guī)模相當?shù)暮鲜n案館，互結(jié)對子，成為重要的檔案異地備份基地。2011年5月，雙方就異地備份檔案的介

質(zhì)、技術標準、移交方式、定期檢測和保管條件等方面協(xié)商一致，互簽建設重要館藏檔案數(shù)據(jù)備份基地的協(xié)議。從去年起，雙方對各自館藏檔案數(shù)據(jù)以光盤、移動硬盤、磁帶和縮微拷貝片的備份形式，封裝后移交到對方檔案館的特定存儲區(qū)域進行異地保管。四是積極宣傳。開展形式多樣的檔案異地備份宣傳，組織召開全省檔案安全工作會議、全省檔案異地異質(zhì)備份座談會，開展全省檔案機構(gòu)安全保密檢查，把檔案異地備份工作作為重要工作內(nèi)容，加大社會宣傳。五是積極指導。按照分級管理要求，加大對本地區(qū)重要檔案異地備份工作的組織領導，統(tǒng)籌規(guī)劃。省內(nèi)各級檔案館和專業(yè)部門檔案的異地備份，主要采用兩種模式。一種是建立專有網(wǎng)絡平臺或是開發(fā)應用軟件對重要文件檔案進行集中保存和統(tǒng)一備份；一種是開展館際互備，在檔案載體和信息安全方面，實現(xiàn)專業(yè)化管理。南京市與哈爾濱市檔案館、揚州市與烏魯木齊市檔案館分別互建重要館藏檔案數(shù)據(jù)備份基地并正式啟動實施。

（二）、檔案異地備份管理存在的問題

1.工作人員對檔案異地備份措施的重要性認識不足。

這主要表現(xiàn)為兩個方面。一方面，他們認為檔案異地備份工作多余，會給自己增加工作負擔。因此，他們將其視為累贅，而沒有投入精力去建立和完善這一制度。另一方面，有一些工作人員認為這會導致檔案數(shù)據(jù)被盜竊。這一點在高校的檔案機構(gòu)尤為明顯。他們擔心本學校的一些科研數(shù)據(jù)在其他機構(gòu)異地備份，很有可能導致自己的科研成果被其他人盜取。這種擔憂導致他們不愿意對自己的檔案進行異地備份存儲。

2.檔案備份方式單一。在檔案備份的過程中，檔案備份的形式單一也是一個重要問題。一些檔案機構(gòu)只用紙質(zhì)的形式對檔案數(shù)據(jù)進行保存，而沒有充分利用現(xiàn)代信息技術。這給檔案異地備份工作帶來了一定消極影響。紙容易受到腐蝕，不容易保存。如果以紙的形式對檔案數(shù)據(jù)進行存儲，將不易于數(shù)據(jù)的保存。另外，紙質(zhì)檔案在運輸過程中會浪費很大的人力物力，增加檔案異地備份管理的費用，加大檔案館的經(jīng)濟壓力。這使本來就緊張的資金問題更為拮據(jù)，無助于對檔案進行優(yōu)化管理。因此，如果管理人員無視信息技術在檔案異地備份管理工作中的作用，將沒有辦法很好地提高工作效率。

3.檔案異地備份管理的資金不足。資金問題已經(jīng)成為檔案管理的一個瓶頸，也成為檔案異地備份管理的障礙。造成這個問題的原因主要有兩個。一個是檔案異地備份管理需要的資金比較多。檔案異地備份管理需要完成檔案的備份，并且在另外一個地方進行保存。如果一些檔案機構(gòu)沒有同其他檔案機構(gòu)合作而找一個新的地方來存放檔案，將會花費更多的錢。而且檔案機構(gòu)一般屬于“清水衙門”，沒有太多的經(jīng)費來源。另外，國家也沒有對它們進行大規(guī)劃的資金投入。在這一情況下，檔案機構(gòu)便沒有太多的經(jīng)費，可以用來進行檔案的管理。這便給檔案機構(gòu)開展檔案異地備份管理工作帶來很大的不便。為此，解決資金問題也成為完善檔案管理的一個關鍵。

五、檔案異地備份管理的改善措施

1.發(fā)揮信息技術在管理中的作用。

在當今社會，信息技術同我們的生活緊密相關。在檔案異地備份管理過程中，工作人員需要進一步熟悉信息技術，并將其運用到工作之中，從而提高工作的效率。實現(xiàn)這個目標，需要從三個方面進行努力。第一，檔案機構(gòu)要加強工作人員信息技術的培訓。如果工作人員缺乏必要的信息技術水平，也就談不上在檔案異地備份工作中應用信息技術。因此，檔案機構(gòu)可以定期請相關的專業(yè)人員對檔案人員進行有針對性的培訓。通過培訓工作，讓工作人員認識到信息技術在檔案異地備份